无论是行政机关还是企(事业)业单位,在开展工作时,都离不开上级领导的支持与帮助。处理好与上级的关系,不仅有利于领导者自身的进步,更重要的是,有利于单位的生存与发展。作为领导者一定要与上级建立良好的互动关系,为个人和单位争取一个好的发展环境。
一、怎样处理与上级的关系
古今中外成功的领导者,都很重视"天时、地利、人和"。如果一把手想要以有效并负责的态度胜任领导职务,就必须从上级那里获得支持、信息、资源和帮助。因此,与上级建立及维持良好的关系是非常重要的,"和上之术"不失为一种特殊的管理艺术。
然而,在管理实践中,许多领导者忽视"和上"之术的重要性,不 仅不能取得上级的信赖,且得不到下级的拥戴,给工作带来许多不利影响。
1.上下级领导之间的关系
上下级领导之间的关系是一种十分自然而又十分复杂的现象。从构成的方式与作用看,主要表现为隶属关系、依存关系和职能关系。
全隶属关系是从上下级在领导体系中各自的位置特点来看。人类领导活动从一开始就孕育着上下级领导之间的关系,随着领导活动内容的日益丰富复杂、参与领导活动人数的日益增长和人的素质的改善,上下级之间的关系就变得更加普遍而密切、复杂而重要。而每个下级领导总是隶属于一定的上级,每个下级领导也总是有隶属于他的若干下级。这就是上下级领导之间自然而然形成的隶属关系。
依存关系,表现为上下级领导之间相互依存、相互作用,下级领导要依靠上级的指导与支持,才能顺利地开展本层次的工作,完成任务;上级领导也要依靠下级的支持与配合,才能统筹协调全盘工作,实现领导目标。
职能关系,实质上是领导与被领导的关系。即下级必须服从上级,必须接受上级的命令指示,实现上级意图,这种不平等是领导活动规律的客观要求。
2.处理好与上级的关系的原因
鉴于上下级领导之间特殊的定位,就要求下级领导一定要处理好与上级的关系。因为下级是上级的执行者和被领导者,他们经常与上级发生工作等方面的关系。如果处理不好二者的关系,会给自身带来以下不利影响。
首先,不利于取得上级的信赖和赢得下级的拥戴。在整个管理机构中,上级处于核心位置,其对下级的信任程度和支持与否,既取决于下级的素质和工作表现,也取决于彼此的交往和关系。如果下级不能够处理好与上级的关系,不仅不能留下好印象,失去领导对自己的信赖,而且也会失去更多的支持、指导和帮助。在一般情况下,上级信赖和支持的领导者,往往更具权威性、号召力和影响力,能够赢得下级更多的拥戴和追随。反之,则相反。
其次,不利于创造良好的工作环境,实现自己的抱负。良好的工作环境既是人们的共同追求和普遍愿望,也是领导者顺利工作和成功发展的重要因素。实践证明,在同等情况下,处理好了与上级的关系,上级领导会在精神和物质方面给予更多的鼓励、指导和帮助。再加上个人主观意愿的努力,其成绩、能力、才华就容易被上级所发现,得到上级的肯定,从而更快更好地迈向成功,否则,会适得其反。
最后,不利于保持正常心态,有害于身心健康。在现实生活中,有的人由于善于处理与上级的关系,从上级那里得到了"尊重"和"自我实现",心态比较健康;而有的人则不能获得精神上的满足和需求,出现心理变态,不仅影响自身的工作和发展,同时也对身心健康带来负面效应。
因此,领导者要想取得事业的成功,就应与上级处理好关系,因为上级的信赖和支持是做好工作的前提。领导者应掌握"和上"之术,以便在"天时、地利、人和"中求得最佳业绩。
3.处理好与上级关系的方法
(1)理解上级的意图正确理解领导意图,是下级卓有成效地开展工作的前提条件之一。由于领导交代意图的时机、地点、场合和方式方法不同,下级要正确理解领导意图并非易事,为此需要把握以下几点:
●要彻底领会和理解上级所实行的方针、措施。当你被任命为某一部门的领导时,就必须搞清楚你面临的问题、任务及采取的对策,以及是否依照上级的意图来决定和执行,这就要求将自己假设为上级,站在上级的立场上考虑问题,即进行换位思考。这是正确理解领导意图的基本方法之一。各人因为立足点不同,对事物的看法和结论也往往不同。下级总习惯于站在被领导者的角度看问题,由于视角受限制,往往对领导的意图理解发生偏差,因此,有意识地进行换位思考,配合领导,方能协调好上下级关系。
●理解上级的难处。上级领导确实有很大的权力和自主的余地,但是,应该了解,他们也有自己的难处。一般而言上级也有上级,处于中间位置的领导,难免会有不如意、不顺心的时候,如工作出现失误、下级消极怠工、彼此内耗丛生等。作为下级就应理解其难处,做到心中有数,体谅领导,不能一味抱怨或不满。
●理解上级的期望。了解上级的期望也是下级的责任,上级得意的部下应该是能够很好地了解上级的要求和期望,创造出出色成绩的部下。下级不仅要了解上级的一般期望(比如希望知道何种问题,何时知道等), 还要了解上级的特殊期望(如某个特定项目何时完成,上级需要何种信息等)。下级可以定期拟制详细的工作报告,呈请上级审核,然后再详细 讨论细节问题。讨论之中,上级的许多期望就会显露出来,从而可以找准目标、思路,通过努力工作获得上级的信任和赏识。(2)尊重上级全作为下属,最重要的一条原则就是应该尊重上级,努力获取上级的信任和理解,这是避免上级产生"心理屏障",有效协调上下级关系,使上级"愿意"积极帮助和支持下属工作的重要前提。
下属之所以应该尊重上级,是因为上级是接受组织的委派、拥有一定的权力、并代表组织行使这种权力的人。因此,尊重上级,并不仅仅意味着尊重某个个人,而是意味着对组织做出的人事委任的尊重,对党和国家制订的组织原则的尊重,以及对整个管理"机器"的尊重。只要组织对某个上级领导的委任存在合法性,只要上级领导仍在代表组织行使着领导权,作为下属,就应该继续保持对上级的这种尊重。
作为下属,尊重上级,绝不仅仅是一种态度上的表示,更主要的应该体现在下属的思维方式、行为方式和心理活动上。这种尊重不仅要让上级"看"出来,更应该让上级从内心"感觉"出来。这种感觉体现在:
●使上级感觉到,下属在指导思想和大方向上,和上级完全一致,都是出于公心,为了把党和国家托付的工作做得更好。
●使上级感觉到,下属在思维方式上,能够开拓进取,勇于创新,既立足于微观位置考虑本职工作,又站在宏观角度替上级领导出主意、想办法。这种积极、多维的思维方式,促使下属想方设法做好他分管的那一部分局部工作,从而对上级分管的整体工作,给予最有力的支持。
●使上级感觉到,下属在行为方式上,能够积极出谋划策,畅所欲言,甚至大胆提出不同意见,并不是为了"出风头",企图超过自己,而是为了维护自己的威信,真诚地助自己一臂之力。
●使上级感觉到,下属在心理活动上,对自己布置的每一件工作,做出的每一项决策,都在认真对待;至于某些修正意见,也是经过深思熟虑之后提出来的,即在心理活动中表现出对上级的尊重,这是无可挑剔的。
但是尊重并不等于崇拜。值得尊重的上级,只需具有合法的强制权、法定权、奖励权以及一定的资历、学历和职位就够了。而值得崇拜、钦佩的上级,则需要具有突出的专长权和个人影响力,即统驭权,它是由领导个人的品质和才能决定的。因此,在一定程度上,"尊重"可以通过对下属的教育来"培养";"崇拜"、"钦佩",需要靠上级自己创造条件来"获取"。
(3)"批评"上级讲求技巧
人非圣贤,孰能无过。同样,上级领导者是人不是神,由于领导活动的复杂性,上级领导者也有说错话、办错事的时候。作为下级领导者,本着对事业认真负责的态度,对上级的缺点、错误提出批评并帮其改正也是应该的。但既要达到治病救人又不伤害上下级之间的感情,就需要讲求批评的技巧,即注意批评的时间、地点、方式、方法,否则,将会适得其反。
●确定批评的时间。在工作中与上级发生冲突、产生分歧,可以进行辩论,但如果上级怕失面子、情绪比较激动、心情欠佳的时候,就需要自己委屈、忍耐一下,等到他情绪稳定、头脑冷静、心情舒畅时,在谐和的气氛中阐述自己的意见,以取得沟通。
●选择批评的场合。选择一个适当的场合,对上级领导来讲非常重要。首先,应当选择非正式的场合,即私下的场合,如:餐桌上、路途上、家庭聚会上等,因为在此场合提出意见,"批评"上级比较随便,领导的回旋余地较大,容易采取"有则改之,无则加勉"的态度,较容易接受。其次,要使谈话的气氛尽量轻松一些。因为严肃的气氛易使被批评的领导产生戒备心理,对提出的批评意见产生反感或生气。那么,选择或制造一个轻松和谐的"软"环境,就可扫除这一心理障碍。
●讲求批评的方式。一方面,尽量以个人、朋友、晚辈的身份提出意见,让上级感到下级是真心诚意地帮助他,并无其他目的;另一方面,用间接、委婉的语气阐述自己的看法,而不是采用过激、直接甚至严厉的语气。因为过分的指责会激化矛盾,使上级没有面子,伤其自尊,严重者会引起打击报复。
美国前国务卿赫尔在《赫尔回忆录》中曾记载了这样一件事:有一天,罗斯福总统参加内阁会议稍稍迟到了一会儿,一路笑着进入会议室,自嘲地说,刚才受到家里的一个人顶撞,这个人说:"先生,你说得太多了,我们永远没有机会插一句嘴。"罗斯福总统说完后,转过头笑着问国务卿赫尔:"你同意这句话吗?"
赫尔回答道:"唔,总统先生,今天我来开会之前,有几名新闻记者 到国务院来看我,他们问我说,"国务卿先生,有人说白宫的膳食很不好,我们想听听你的意见。"我回答说:"我从未吃过白宫的膳食。"他们 不相信,接着又问:"我们知道你经常在白宫吃午饭或晚饭。"我说:"是的。不过我在去白宫之前总会先吃饭,然后在总统吃饭时,我才有机会说几句话。""赫尔的话说完以后,罗斯福总统及所有参会人员都笑了。
全赫尔采取幽默、婉转的方式批评了罗斯福总统,这种批评方法很值得我们学习。
(4)调动上级的积极性
作为下属,应该准确知道上级的长处和短处,以及他的工作方式和生活习惯,尽量扬其所长,避其所短,使上级不仅"愿意",而且"能够"
有效地支持下属的工作,即调动起上级的积极性。
知道上级的"底细"并不难。根据他的履历和学历,就能大致摸清他的知识结构和学识水平,知道他的长处和短处;从有关资料和曾经与其共过事的人的交谈中,就能知道他的工作方式和生活习惯。然后通过自己与上级的直接接触,就能掌握上级的主要特点。
为了有效地调动上级的积极性,努力提高工作效率,精明的下属应注意抓好以下几个环节:
●根据上级的不同特长,主动寻求有效的支持。通常情况下,上级最擅长最熟悉的领域,往往是他知识比较丰富,兴趣比较浓厚,也是最能给下属以"有效支持"的工作领域。一个精明的下属,往往能敏锐地看准并充分利用上级的特长,知道上级能做些什么,可能提供哪些支持和帮助,并据此适时适度地向上级提出给予支持的请求。
●区别上级的长处和短处,灵活掌握汇报的方式,从而寻求尽可能多的支持和帮助。对于不能随意选择的固定上级,"主动"寻求支持比较困难。在此情况下,最好的办法,还是针对其特长,采取不同汇报方式,以寻求最大的支持。譬如:对于上级精通的业务,汇报时简明扼要,少解释多提示;对于上级不懂的业务,汇报时要详尽透彻,解释要耐心,并陈明利弊得失。
●尽可能适应上级的生活习惯和工作方式。精明的下属,必须首先善于适应上级的作息习惯,因为它是上级在长期的组织管理活动中形成的。
在上级精力最集中,情绪最饱满,工作效率最高的时候,将最重要的工作计划和意见书,提交上去,这样往往能获得最满意的工作效果。其次,必须适应上级的沟通习惯。调动上级的积极性,必须经常沟通情况,使上级充分了解下属的工作进展和思想意图。另外,还必须适应上级的交谈习惯。在与上级的接触中,交谈是增进上下级之间的了解,获得上级的同情和支持的最直接手段。
(5)赢得上级的支持
作为下属,应当运用有效的方式方法,使上级了解你的工作的重要性和可行性,从而使上级理解你的战略意图,愿意帮助你,使自己赢得上级的支持。
常用的方法有以下几种:
●反复强调法。作为上级,一方面,由于他处于宏观和整体的领导地位,考虑问题,总的来讲,要更全面更周到一些,这是其长处;另一方面,由于重任在肩,公务缠身,涉及具体工作时,往往由于精力分散,时间仓促,往往不如下属能够更清醒更深入地进行了解分析,这是其劣势所在。
作为下属,在许多情况下,能够集中精力和时间对某项工作进行专心研究,但由于身处微观和局部的负责地位,因此,考虑问题又不如上级高瞻远瞩。既然上下级之间各有所长、各有所短,为了获得上级的有效支持,下属对上级"半信半疑"的工作,应采用反复强调法。
●侧面疏通法。此法通常是在向上级正面请示无效的情况下,采取的一种辅助办法和补救办法。有时,由于下属的身份和影响力,还不足以使上级改变态度,甚至说多了反而会将事情弄僵,这时候,精明的下属,就不应该一味地"正面强攻",而应改用侧面疏通法,巧妙地使上级在不失体面的情况下,转而采纳你的意见,支持你的工作。
●实绩启示法。上级对客观事物的认识,总要有一个逐步深化的过程。有时,当某一项工作尚未开展起来时,上级对其重要性和可能性的理解,总是比较浮浅的。任你磨破嘴皮,说干嗓子,他获取的仍然是一些模糊抽象的概念。此时,理智的下属,不应该再搞无效的说服,而应及时采用成绩启示法,使上级在实绩面前得到启示,从而转变为支持你的工作。
向上级展示实绩的方法也是多种多样。例如:下属可以在职权允许的范围内,先做小型试验,待取得预期成绩以后,请上级来现场观摩;也可选择其他已经取得较好实绩的示范地区,请上级参观等。通过实绩启迪,有时往往能收到事半功倍的效果。
●形势催逼法。在某种情况下,精明的下属也可对举棋不定、行动迟缓的上级,施加一定的精神压力,使他在形势面前,感到再不支持下属的 工作,就有失职和落后的危险,从而"催逼"他改变态度,积极支持和帮助下属开展工作。
二、协调与上级关系的十条基本原则