书城管理管理公司的23个细节
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第3章 管理细节1:华盛顿合作定律(2)

6.各股东之间明争暗斗,为了使势力均衡,各主要股东均要求派其亲信人员在公司内任职,以收相互监视之效,这些人若学无所长.只有任其闲置;

7.某些观念偏差的老板,认为部属愈多,愈能显示其权威与地位,于是不管工作负荷如何,拼命地要求补充人员,致使冗员充斥;

8.公司快速扩充时,体制配合不上,人员递补毫无计划,日后制度走上轨道,才发现人员过剩,又不便任意开除,冗员相对过剩。

对企业而言,冗员的存在不容大意。

1.使公司因人工成本增加,而降低市场竞争力,同时许多员工的努力结果也受到侵蚀;

2.冗员因无所事事,影响其他人的工作情绪及意愿,甚至因无事到处串门,妨害各部门工作的顺利进展;

3.某些背景强硬的冗员,学无所长,却又喜欢干涉各部门的业务,以致扰乱了指挥体系;而各级老板多半慑于其背景,敢怒而不敢言,因此,破坏了公司辛苦建立起来的体制。

淘汰冗员、精简组织,是公司降低人力成本的首要任务,其做法有下列数种:

1.将公司内部的冗员,针对其个人的专长、特征,予以登记,等到有合适职位出缺时,予以安排,使之发挥功能;

2.局部调整生产规模或作业流程,在不增加生产成本的原则下,将冗员纳入生产行列;

3.对于年龄较大的冗员,动员或强制其办理退休,此举虽须支出一大笔退休金,但就长期而言,既可免于支付细水长流式的费用,又可免其影响其他员工的工作情绪,对公司有很大的好处;

4.经营者运用其社会关系,将冗员介绍到适合其发挥所长的企业。但事先应向被调任的人员剖析利弊,使其心甘情愿前往任职;

5.对学无所长的冗员,安排其接受在职训练或其他专长训练、技术训练,使其习得一技之长后,予以分配适当工作;

6.对于无法做上列各项安排的冗员,宜将他调任为不必天天上班的工作,如此,人工成本虽然无法减少,但是至少使他们不影响其他员工的工作情绪与意愿。

当然要想治本,使冗员不再产生,要靠企业不断创新体制,使每个人都发挥最大作用;建立适当的员工进出制度,合适的人配给合适的岗位,避免无谓的人员增加。

职场中的处事之道

如果我们的每个上司都贤明公正,那将是我们梦寐以求的。

然而,事实并非我们想象中的那么完美,现实的做法是了解每个上司的风格,并找到相应的解决办法。

你一定看到过像暴君似的上司,他们习惯颐指气使,要求每个人都言听计从,并且时有仗势欺人之举,而你一旦有什么把柄被他抓住,就只能乞求老天保佑了。

面对这种上司,逃避与反抗都毫无作用。下面的一些策略教你如何应对:

1.不让你的情绪受到上司的影响:试着学习从达成任务本身获得满足感,而且不要太看重上司的评价。

2.把工作仅当成是一份工作而已:很多人因为工作的不顺而产生不良的情绪,他们甚至把这种情绪带到家庭和生活中。因此,你最好在下班以后就让你的工作见鬼去吧!

3.让自己学会冷静:每一次当你和上司发生争执时,最好保持冷静,用具体事实为自己说话。

4.看透“暴徒”的心思:每一个仗势欺人的上司的背后,都有弱点,聪明的下属会掌握这些弱点,并善加利用。

工作中你也许会遇到一种“变色龙”上司,当你向他提出一项好建议时,他会立即表示“百分之一千”支持你的计划,甚至把他坚决支持的方面都点出来。

于是你拼了命地工作,以为从此会一帆风顺!

然而,你无法想象,当他的上司发现这个计划并开始过问之后,一切都完全改观。当别人开始有不同意见的时候,这墙头草见风转舵的速度快得惊人。整个计划在顷刻间被取消,迎接你的将是另一个重要岗位——每天检查卫生;

这也许是你第一次遇到这种“变色龙”上司,但决不要认为这是最后一次。你必须学会如何对付他们,以此来保护自己。对付变脸上司最有效的方法就是“往下挖”。

举个例子,刚刚提到的这位“变脸上司”经常根据“管理高层要什么”来做事。你要做的其实很简单:征询“上上级那些人”的意见,投入一项计划,然后再向这位“变脸上司”解释“上上级”认同这项计划的原因,通常,这位上司都会点头接受。

其实抬出“上上级”这招,比想象的简单。

与“变色龙”相比,非常固执的上司显得更加难以对付,因为每当有人向他提出新点子,都会被他大泼冷水。

遇到这样的上司,下属除了自叹命苦,也就只能尽力投其所好、言听计从了。这也并不保险,因为这位上司有时竟然连自己的想法都照样推翻!

除了上述三种上司之外,还有一种上司,这类上司就算是火烧眉毛了,也会不紧不慢地抽烟。这家伙简直可以当“核废料场”——任何东西到了他那里,都会石沉大海,有去无回。

和一个无法变通、没有弹性的上司相处,不是件简单的事。

有时候,求助于公司里的其他部门是让他改变的最好办法。你不一定要做得像是在打小报告或越级投诉,但如果能找到一位让你上司尊敬的人,为你的想法,而不是为你自己美言几句,或许能有些转机。

应付这种“固执”上司的另一个方法,就是接受他的意见,让它渐渐成为你自己的想法。刚开始,你可以表示支持他。告诉他,你正试着执行他的主张。

一旦他知道你支持他,他就可能放松对你的限制。接着,你可以一步一步地,发表你的看法,让他知道,你这么做是为了强化他的主张,让他的想法可以成功实现。

当然,这种做法并不是十分完美的。如果你能同时享有充分的发言权,又能让自己的想法获得应有的重视,无疑是最理想的。

但现实的情况是:你和你的上司——不管他是善变型或一成不变型——并不是处于平等的地位,他的权力比你大,说话当然也比你大声。不过,如果你能时时注意这几点,或许会有意想不到的结果。

如果你很幸运是一个上司,那么处理好你与下级的关系就显得更为重要了,因为可怕的内耗直接关系到你的前程!

在一家公司,有一位叫彼得的中层经理采取“铁腕式管理”,负责一个54人的部门。之所以这样,是因为他总是担心,如果在电梯里遇到上司问他有关某一位部属的情形时,他会答不出来。

为了确保这种情况不会发生,彼得不允许部属提出新观点,尝试新方法,只让部属做他能掌握的工作。结果如何呢?

他的部属们不再“自动自发”,曾经满肚子好点子,曾经积极想把工作做好的人,都成了行尸走肉。彼得像高速公路上的收费通道,不管部属有多大的马力,都会让他们缓下来。

如果彼得给部属们加油,替部属清除路上的障碍,不挡在他们前面,那么彼得将会很快因为部门的成绩而得到提升。然而,他并没有这么做。

一个聪明的上司要想将部属的潜力最大、最全面地发挥出来,下面是几种比较适用的方法。

——给下属足够的“燃料”。一位刚刚获得律师资格的年轻人抱怨,他工作的法律事务所,往往不怀好意地提供他片面信息,让他看起来像个完全无法胜任工作的笨蛋。假如事务所愿意多给他一点信息,他一定能按照他们的要求完成任务;而如果事务所提供的信息不足,他便得自己想办法猜。结果,事务所那些人提供的信息,正好足以让他出丑。

千万别对你的部属犯这样的错误,经常问他们是否得到了足够的信息和资源,然后提供他们所需要的一切。

——替下属清除清除路障管理。“大师中的大师”爱德华·戴明说,企业面对的问题当中,有94%是来自“制度”,而不是人。

在制度方面,你能为部属做些什么呢?

你不妨先试着从他们的观点来观察制度,有哪些行政程序害得他们手忙脚乱?你应该怎么做,以节省他们的时间和力气?简言之,你如何运用自己的权力,使他们的生产力更高?

——给予下属必要奖励。或许你会说把工作完成,就是最好的奖励。若是如此,为什么那些大牌经理人每年可以拿到高得吓人的奖金,而他的部属们却只能从工作中得到满足?

设法为你的部属提供一些实用的奖励方式,包括:现金、配股、休假和升迁等。例如,在自己的部门里设立一套奖金制度,或者利用年度预算中没有用完的部分,推出部门内部的“利润共享计划”。

下达命令要明确

当今,很多人正面临“期望落差”许多主管不把自己的期望直接告诉部属,却期待部属自己能够去体会。但部属可以看出你的情绪,可以看懂你的指令,却怎么也猜不透你在想什么。

所以,在每一次交代任务时,记得把你对目标和进度的要求说清楚。

下面是企业管理界一个知名的案例:

某知名管理顾问接到F公司张总的求助电话之后,犹豫了很久。张总是他的好友,自然不便推托。F公司的现状确实很棘手,组织结构、管理制度、人力资源、市场营销等方面存在一大堆的问题。

这位顾问心想:“该从何处入手呢?”因为他与F公司接触过几次,了解到公司决策层的做法还是“摸着石头过河”。

所以,他提议首先改变操作层面上的混乱状态。于是,他让所有的员工玩一种游戏。首先,把在场的员工分成两组,然后让A组的每个成员从一叠扑克牌中选取最好看的两张;请B组每人选取两张红桃,并对点数作了明确的要求。最后,两组人员把各自的牌都亮了出来,出现了下面的结果:

A组:黑桃2、方块A、黑桃8、梅花Q、红桃3……

B组:红桃A、红桃K、红桃Q、红桃J、红桃10……

“发现问题了吗?”他问张总。

张总仍然迷惑不解,要求解释。

“两组的结果是完全不同的,A组是一副杂牌,B组却是一手红桃同花顺。A组的人都按照各自不同的审美观来选牌,因为我对他们没有明确的指令。但很显然,他们每个人的做法都是一种个人行为。个人行为与个人行为混合在一起被唤作‘乌合之众’。

看看B组,清一色的同花顺,这才是组织行为。”

这时,张总轻轻“喔”了一声。

他继续说:“你能拿一副杂牌去打败对手的同花顺吗?”

“当然不能。”“恕我直言,如果公司的管理现状不及时改变的话,恐怕会印证‘以乱攻治者亡’这句哲言。”现在F公司处于A组的混乱状态,这不是员工的过错,而是管理层有问题。如果一个企业想要得到一副“同花顺”,必须达到两个条件:第一,决策层一定要思路清晰;第二,要给员工发出明确的指令。否则,员工们要么茫然失措,要么自行其是。

建立合作的文化

群体归属感是人类作为一种群居动物的特质。如果自己的行为和群体相同,我们就会心安理得,不然的话,就会产生不安的感觉。因此,人类更多的是群体合作行为。在漫长的人类历史中,人们通过群体合作度过了一个又一个的灾难。

当众人同心协力地完成某件事情的时候,每一个参与者都会感到自豪,都能体会到合作的乐趣,甚至找到长期的朋友和伙伴。所以,相互合作的文化成了人类文明不可或缺的一部分。

在传统的管理理论中,大多数的管理制度都致力于如何减少人力的无谓消耗,而非如何提高组织的效能,对合作的研究并不多。换句话说,管理的主要目的是避免内耗过多,而不是让每个人做得最好。

建立互相合作的文化,有其外在的表现形式,有人认为用穿制服之类的手段来强调“团体性”有一点本末倒置的意味,其实不然,心情的波动也许是外在的整齐所致。所以,尽快适应这样的穿着风格吧,将你喜欢的服装保留在假日。穿着制服到公司上班,外表上会给别人较规范的感觉。

21世纪将是一个合作的时代,可喜的是,越来越多的人已经意识到真诚合作的重要性,正在努力学习合作。