书城管理管理统御团队协作
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第14章 团队理论(1)

拿破仑曾说:“两个马木留克兵绝对能打赢3个法国兵:100个法国兵与100个马木留克兵则势均力敌;300个法国兵大都能胜300个马木留克兵;而1000个法国兵准能打败1500个马木留克兵。”

当一个团队致力于一个目标而努力时,需要每个员工使出最大的力量去完成自己分担的任务。个人的能力总是需要用集体的力量来补充的,个人的成绩在群体中将被进一步完善和扩大;个人的失误也会被群体所纠正。更主要的是,群体能发现任何个人无法发现的真理,解决个人无能为力的问题。

§§§第一节团队的引人

□群体效应

拿破仑曾说:

“两个马木留克兵绝对能打赢3个法国兵;100个法国兵与100个马木留克兵则势均力敌;300个法国兵大都能胜过300个马木留克兵;而1000个法国兵准能打败1500个马木留克兵。”

这是因为马木留克兵是散漫的,而法国兵是精心组织、集体作战的。许多人协作、许多力量溶合为一个总的力量,就造成新的力量,这种力量又和它的一个个力量的总和有本质的差别。

如果我们自诩天才,倒不如以凡人自居,介人有形或无形的团体,与人交换智慧,互助合作。

如果把20世纪30年代“大科学”的概念的产生作为观察对象,我们将发现学科之间无论是纵向还是横向交叉渗透的事实已大量出现。

科学规模日益扩大,团队结构也越来越复杂。由于研究问题的深度、广度和综合程度是前所未有的,不仅经费日益增大,实验设备日趋复杂和大型化,而且要求众多的工程师、管理统御专家以及各类科研辅助人员同时参与。牛顿和伽利略式的“个体户”科研形式在重大科研课题面前已束手无策,只能代之以科研、数学和生产公司密切配合、共同组成的有机整体,进行协同作战、联合攻关。

团队协作也是如此,当一个团队致力于一个目标而努力时,需要每个员工都用最大的力量去完成自己分担的任务。个人的能力总是需要用集体的力量来补充的,个人的成绩在群体中将被进一步完善和扩大;个人的失误也会被群体所纠正。更主要的是,群体可以发现任何个人无法发现的真理,解决个人无能为力的问题。

西德汉堡有个叫DESY的高速加速器中心,是西德的一个高能物理研究所(世界著名的高能物理研究所之一)。丁肇中博士就是通过在这里所作的实验发现了J粒子从而获得诺贝尔物理奖的。

DESY不从科研成果或研究合同之外谋取收益,它从事的是纯科学研究(该所1987年的经费为1.7亿马克)。

DESY约有1300名员工,其中有1000人长期任职,另外有300名则是来自外国各研究所的客座科学家。他们中有一半是高能物理学家,另一半是从生物学到固体物理学的不同专业的科学家。

现代科学冲击着每一个宁静的角落,使不同加速度的科学家聚合到一起_DESY提供的十分昂贵的机器,先进的设备和成功的管理统御制度吸引着世界上众多的杰出科学家。

该所副所长波尔特博士曾这样说:

“一个研究所最主要的财富是它的全体员工。如果一个所长能使它的员工成功,那么所长也就获得了成功。研究所管理统御最主要的指导思想是要努力创造一种科学精神。什么是科学精神?一是能够畅所欲言,二是思想要自由,三是勇于创新,四是允许发表不同意见,并相互交流。”

波尔特还认为:

在一个科技群体中,保密似乎是一种金钱、时间和人力上的浪费行为。当你置身于一个有朝气的群体时,可以说已经抓住机会了。

如今,管理统御者生活在一个充满动荡和繁复、时时发生惊天动地的技术进步和剧烈国际竞争的时代。管理统御者的员工大军日复一日越趋多元化,管理统御者有关员工及其工作的态度也在不断变迁。

在以往的几年里,世界商界经历了巨大变迁——重组、重设和重构,许多公司如今变成强壮、精炼、高效的团队,然而在这种短暂辉煌的表象下,公司变化无常,不堪一击;由于管理统御者及其员工之间箭拔弩张的关系,猜忌和偏狭一时盛行。世界渴望崭新的管理统御者,精智健全、远见卓识、性格健全的管理统御者来扭转乾坤,将日薄西山的公司重振旗鼓,成为一个健康高效的团队。

那种为我们带来管理统御性成本和重组理念的管理统御者头脑,并不是21世纪所需要的发动人们健康和有利可图业务的管理统御者所应具备的头脑。

□推倒金字塔的启示

金字塔是古埃及文明的见证,也是权力的象征,它暗示着一种严密的、等级森严的阶层意识,人们在构筑它的同时,既怀着对权力的敬畏的心情,又有着对权力的极度向往。

当人们将这个概念引进公司管理统御界的时候,发现这似乎对团队的管理统御很有效,这种金字塔构成了古典团队理论的理想模型。使得团队内管理统御的层次相当分明,通过由上到下的统一指挥,公司团队似乎被连成了一条线,一动全动,充满“活力”!

这种金字塔形结构,在一位最高管理统御者之下,有数个或数十个被监督的一级公司,每个被监督的一级公司之下,又各有数个被监督的二级公司,以至最基层公司,这样,由上至下,形成了上小下大的金字塔形状。

这种形态下的团队有几个主要问题必须要加以说明:

·公司如何划分

·职责如何制定

·一个人监督几个公司才比较合适

·结构的阶层有几层才合理

一、公司划分

常见的公司划分方法,一是依产品划分,一是依职能划分。

依产品划分公司为多角经营公司所采取,多角经营公司依产品划分的主要原因,是因为没有人是万能的,对各种产品的生产与销售都能通晓,故必须采取专业化的划分。

对工程与销售人员课以专责,例如毛纺部、奶品部等等。依产品划分公司,但服务部门仍然是共同的。例如总务部是个共同公司,同时为作业部门提供服务。

假如各作业部门之内,再分别配备以人事、总务、会计等人员就成了一个完整的独立部门。这样,独立部门更容易执行其计划并控制其预算,在一个多角经营公司内,则更容易建立执行利润中心制度。

典型的职能划分是生产、销售及财务三者鼎立。

生产或称工务、销售或称业务,于是工务、业务及财务称为典型的“三务”。

三务之外,然后再加上服务公司,如总务、人事与物料等。

公司内部的划分,并不限于采用单一的职能划分或产品划分,也有采取两者混合的方式。

二、管理统御幅度

这与管理统御者性格、个人精力、时间、授权程度、管理统御作风、所监督人员的素质与有无既定的工作制度、工作程序以及工作计划有关,有很大的弹性。

最高管理统御者直接监督的公司(或人数)究竟几个才比较合适,对此没有一致的看法。有人主张直接监督三四个,有人主张可以多到八九个甚至数十个不等。

三、结构的阶层

我们常见的团队结构,阶层以三层者为多,也有四层的。以一个公司的团队结构为例,管理统御者为一阶层,下设的部(或处)经理为一阶层,部(或处)下所设的科为一阶层。如科下再设“股”或日本常用的“系”,就是四个阶层了。

如果属员的素质高,有良好的激励办法,有健全的工作制度与程序,使业务繁多、规模较大的公司团队结构维持在三阶层,则公司本身会收到更良好的效果。这是常见的一种三阶层团队形态。

阶层多是一种浪费。因为阶层增多,所需人数就增多,所需协调的事就增多,所需要的工具和设备也就增多,在管理统御上所花费的精力、时间、金钱也自然增多。

同时,阶层加多后,管理统御者对属下的控制将增加难度。意见不易交流,控制增加难度,将造成公司整体的损失。

四、各公司职责的制订

多数人常忽略了公司内部公司职责的制订,殊不知各公司的职责是一个环,一个为达到共同目标分工办事的环节,若干环节接起来是一条链子,这条链子就是大家共同维持其密切配合紧密连接的工具。

将这个工具交与各公司管理统御者使用,使他尽到链内一个环的责任。

其方法是先从作业公司开始,第二步再服务公司如总务、人事等公司。然后再根据工作程序一条一条列举出来,选择其类似者予以归纳。

例如:

如拟订生产公司的职责,依其工作程序就从进料开始,进料包括依图样开列材料采购单,采购时的询价与订货,检查收货,登卡入帐,凭领料单发货出帐等等。次一步工作程序则为依图样下料,施工、检验、对合格成品包装入库等等。

团队结构是显示由上而下纵的系统和横的地位与协调关系。各公司协调密切,合作无间,公司最高主持人和各公司管理统御者指挥灵活,命令贯彻,才能凝成一个坚强团体,才能发挥高度团队精神。

金字塔的等级团队结构在运行了相当长的时间之后,由于它自身的原因而摇摇欲坠了。

“粉碎金字塔,事实上,从某种意义上来说,我们就好像聚集在倒塌的金字塔废墟上,讨论我们该怎么办”。

这是J·奈斯比特在《大趋势》一书中的大声疾呼。

金字塔受到了来自各方面的尖锐批评,人们抱怨它等级团队过于僵化,等级过于森严,只重效率不重情感,这是人们从它的团队结构形式中发现得出的金字塔的弊端。这些还不足以使这座团队内的“完美建筑”由于根基的松动而趋于解体。

庄强、王功民在《以人为本》一书中认为,这种等级层次结构遇到的最大问题就是人们在为自己的完美理论自圆其说的同时,却在行动上悖离着自己的原则。

军队就是最典型的例子。

军队的金字塔结构保证了军队的机动与有效性,使它能够在大敌当前之时,向着统一的目标采取集体的行动。

但在一个公司里,统一指挥的功效似乎只有在构建团队宏伟蓝图,或是在危机迫近时才能显现出来。人们似乎更偏向于自己采取行动,自己管理自己。

在21世纪初的今天,团队的员工已经发生了类似“洗脑”式的变化。一批批拥有良好教育,有着更积极地参与团队决策要求的人群大量地进入了各级团队,他们向金字塔的顶尖发起了攻势!

人们已经不甘心做“金字塔”的维护者,每一位员工都有推倒“金字塔”的动机。

在“内忧外患”的情势逼迫下,金字塔被推倒了,人们都在思忖着怎样在将来的废墟建造出更好更成功的团队结构呢?

□团队时代的来临

有一家私营公司是从几个人的小贸易行发展而来,管理统御者独断专行,亲自指挥属下所有的几个人,根本谈不上横的连络。

某甲做的事只有他自己和管理统御者两个人清楚,某乙做的事也只有某乙自己和管理统御者两个人知道,就好像情报员的工作一样,由指挥者单纯管理统御,甲乙间不相互沟通。

这家贸易行的事业倒也相当顺利,不到数年间就扩充为员工近千人的公司。这位经理还依然故我,不想真正建立团队模式,来配合事业生涯发展的需要,只以一些皮毛的团队知识,画一张团队系统表了事。

他对纵的指挥系统,横的公司联系以及职称划分所能发生的功能,根本不懂,不会要请教专家来切实地实施,他常对他的属员说:“过去几十年从来也没有团队系统表,我也发了财,我也扩充了这么大,团队是个什么东西!”

殊不知员工的工作涣散,效率低落,时间浪费,不合作,不团结,百病丛生,旁观者看得清清楚楚,但管理统御者却仍未醒过来。

像这种私营公司在现代社会已经很少见了,时代不同了,员工们只有在得到参与管理统御的切实满足以后,才能爆发出强大的工作热情与干劲,个人业绩才能有很大的提高,整个团队在各个小团体的集体参预下形成。现在,我们有必要总结一下团队的概念:繁荣于内、“结果”在外的良好迹象。

团队一词的意义,如以人为对象,就是把许多人集合起来,发挥集体精神,以达到一个共同的目标。

将三五个人团结起来比较简单,但是,把许多人团结起来就比较困难了。因为人的家庭、学校和社会背景不同,学识、修养与见解各异,若使这么多人步调一致,同心协力,向着一个目标迈进,就必须先使目标鲜明而固定,管理统御者指挥灵活,人与人横的连络方便,工作的指派肯定而清晰,然后管理统御者随时纠正偏差,这样,团队才会发挥最大的功能。

而使目标鲜明而固定,管理统御指挥灵活,人与人横的连络方便,以及工作指派肯定而清晰,常需要一件书面文件,表示出目标,规定出指挥系统,说明横的关系,划定各公司职责,称之为团队规程。

团队规程是一个公司的基本规范,依此可以发展出若干管理统御准则。

一个公司的管理统御者派了一位地位类似厂长的人到工厂去会同厂长推动建厂工作。派往之前,管理统御者没有说明二人何人有最后决定权,何人为受命者。每当两人意见不同时,就争论不休。这位管理统御者以长途电话来解决纷争,也无济于事,私人方面不仅伤了和气,公的方面也贻误了时机,使建厂工程耽误了两三个月之久,士气低沉,损失不小,这位不懂团队重要性的管理统御者,最后不得不亲自坐镇,以求弥补,可惜为时已晚。

公司职责不明,管理统御者随心所欲地指派工作,因而浪费人力和时间,也是不懂团队功能。

原来由甲公司某甲所担任的一项工作。职责之繁简难易非常适合他的才能,作了若干年以后,管理统御者又改派乙公司的某乙来担任,他必须翻阅档案,熟悉有关法令规章,才能着手办理。结果事倍功半,浪费不少人力和时间。这位管理统御者还自我解嘲地说:“我是在培养人才!”

人们在团队中看到了如细胞一样的东西,它们为团队生命机体的稳定与活力提供着能量,同时又积极主动地吞食着团队内的有害病毒,维护着团队的健康,多美妙的一项生命工程啊!

在团队中,员工间的个人关系被当作了目的本身,人们在心理上知晓,心照不宣,都理解他们是一个群体,代表着一项事业。

这正如篮球比赛中职业选手出神入化的配合,大有心有灵犀一点通的味道。

这使得团队员工之间形成了无懈可击的默契,人脉已超然于工作关系之外,结成更深的情感组合。

人们在团队中个人价值的实现,参与感的满足通过一个个相对独立的团队、群体而得以实现,人们在展示才华的同时,又充实了自己求知的事物,奇思妙想的智慧火花正是伴着团队中无拘无束、轻松自如、协调一致的气氛而不断闪现的,而这些精妙的构思已改变了团队的面貌!

对团队来说.它有着很高的工作效率,讲求工作业绩的团队管理者为团队的发展与创新献计献策,从宏观上来看,这样的团队会使人产生简练,明快的团队印象。

1997年10月份美国管理统御协会出版的管理统御评论杂志,内有一文曾提到这种团队的趋向,叙述如下: