（四）日记账要保持连续和完整。为了保证账簿的安全性和真实性，日记账本必须逐页逐行登记，不能跳行、隔页，更不能随便更换账页和撕去账页。日记账本是固定的订本式账簿，按规定不能随意撕账页，即使是作废的账页也不能撕去，要保持账簿的完整性，对于作废的账页要由记账人员盖章。会计年度通常为一年，在固定的会计年度内，出纳人员无权以任何理由更换账簿或重抄账页，账页的内容有误时可以按规定进行修改但不能私自更换账簿或重抄账页。
（五）账页上的文字和数字要保证清晰，准确无误。每个人都有自己的书写习惯，可能会有一些除了自己别人都看不懂的文字或数字，这在记录账簿时是不允许发生的。因为账簿并不是只给记账人员看，还要给会计主管、企业领导等许多人查看，所以出纳人员一定要规范地书写文字和数字，不能滥造文字，不能使用错别字，文字写要紧靠左线；数字一定要在金额栏内，不得越格错位、大小不一；文字、数字字体大小适中，适当倾斜，除了保持账页整齐外，还可以给日后改错提供方便。
（六）填写账簿时还要按规定使用钢笔。不能使用圆珠笔或铅笔，钢笔只能使用蓝色和黑色，红色在会计记账中只能是冲销错误记录及会计制度中规定使用红字登记的业务才可以使用，否则不能使用。
（七）规范换账页。账页记满时，出纳人员要按规定将账页上的数额进行合计，并结算出余额，便于了解日记账中连续记录的累计数额。换页时还要在本页最后一行和下页第一行的摘要栏中注明“过次页”和“承前页”字样。当然也可以在写完的账页的最后一行，用铅笔将发生额合计数和余额，用蓝色或黑色墨水钢笔在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，并在摘要栏内写上“承前页”字样，这样就不必在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。
（八）规范地更正账簿错误。账簿上出现错误时要按规定方法更正，不允许任何人对账簿记录随意涂改或刮、擦、挖、补，更不能使用化学药物清除字迹，现在更正账簿错误的方法主要有三种，包括划线更正、红字更正、补充登记，出纳人员要按规范更正，只有更正规范的账簿才具有法律效力，才能作为法律的有效证明资料。
案例
【例3-1】大洋公司12月31日有关现金收付业务如下：
（1）开出现金支票，提取现金52000元。凭证为银付字123号，会计分录为：
借：现金52000
贷：银行存款52000
（2）销售某产品10件，凭证为现收字100号，会计分录为：
借：现金5500
贷：产品销售收入5000
应交税金--应交增值税（销项税额）5500
（3）收到某企业租用设备租金500元，凭证为现收字101号，会计分录为：
借：现金500
贷：其他业务收入500
（4）发放工资53000元，凭证为现付字124号，会计分录为：
借：应付工资53000
贷：现金53000
（5）销售科领用备用金800元，凭证为现付字125号，会计分录为：
借：其他应收款--备用金（销售科）800
贷：现金800
（6）出纳员赵刚赔前一天短款100元，凭证为现收字102号，会计分录为：
借：现金100
贷：其他应收款一现金短款100
（7）收到某商品包装物押金500元，凭证为现收字103号，会计分录为：
借：现金500
贷：其他应付款一包装物押金500
（8）收到职工李红还回的借款500元，凭证号为现收字104号，会计为：
借：现金500
贷：其他应收款--职工借款（李红）500
（9）总务科王强报销差旅费，凭证为现付字126号，会计分录为：
借：产品销售费用1200
贷：现金1200
（10）向银行送存现金业务收入5510元，凭证为现付字127号，会录为：
借：银行存款5510
贷：现金5510
第三堂账簿的保管和更换
一、账簿更换
账簿更换是指在会计期间终了时，将本期间的账簿更换为次会计期间新账簿的工作。企业的总分类账、明细分类账及现金、银行存款日记账每年都会更换一次。
更换账簿时上一年余额可能直接过入新账簿中，不需要编制记账凭证，也不必将余额记入本年账户的借方或贷方，只要在新账第一行的“摘要”栏中注明“上年余额”，并将余额过入“余额”栏中即可。在将上年的余额过入新账时，还需要编制会计分录，出纳人员不要忽略此步骤，
账簿在更换新账后除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理归入会计档案保管。归档前应做好以下几项工作：
（二）更换账簿时要先装订账簿。
1.账簿装订前的工作。账簿装订前需要将账簿的细节认真检查一遍，确定无误后才可将装订，需要检查账簿启用表的页数、账页、序号是否齐全、连续，检查工作完成后，再将会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理，按顺序排列。
2.活页账簿装订要求。活页账装订前要将账页按序排列整齐，不同的账目不能混淆，多栏式、三栏式及数量金额式活页账要按类分开，不可混装。活页账还要编写好科目目录、页码，用线绳系死，保证活页账不易散乱。排列好的活页账还要贴上封皮，在封皮上写明账簿的种类、企业、时间，由会计主管人员、装订人或经办人签章后即可装订。
对于业务量较小的公司，账簿不用贴口取纸，而业务繁忙的大公司则需要在账簿上贴口取纸，可以按科目分类将账页由前到后粘贴，口取纸可以使出纳人员及时找到所需账簿。
3.账簿装订后的其他要求。
出纳人员在装订后，要认真检查账簿是否合乎要求，要做到账簿平整、不缺角、错页、掉页、加空白纸的现象，账簿还要做到封面齐全、平整，编号连续无误，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账，如果有误要向有关人员说明并及时更正。
（1）不得随意将账簿丢失，必须按规定保管会计账簿。
（3）调用旧账时要严格办理相应的调用手续。账簿归档后，一般是不会轻易借出，出纳人员如果因工作需要，借作归档账簿时，要经过企业领导，会计主管人员的签字批准后才可以借出，不得擅自借用。借用归档账簿要遵循不涂画，拆封和抽换的原则，同时还要要企业的记录借用账簿的名称，期限，借用时间等。
（4）账簿保管期满后，要按程序销毁。前面我们已讲过账簿的保管有一定的期限，账簿期满后要进行销毁处理。出纳人员对账簿销毁时，首先要向本企业档案机构和会计机构提出销毁申请，并将编制妥当的账簿档案清册，包括档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号向有关人员提交审核，企业负责人审核无误后要在清册上签字盖章。销毁账簿时，企业需要派人参加监毁，监毁人员要核查清册上的内容，并清点监毁清册数目，账簿销毁后，要向企业负责人汇报销毁工作。
（5）会计电算化档案需要加强保存和管理。会计电算化的广泛应用，给账簿管理带来了新内容，会计电算化档案的特点决定了它的管理与传统账簿的管理会有所有不同。会计电算化档案包含了大量的账簿信息，包括记账凭证、会计账簿、会计、会计报表及会计电算化系统中的所有系统软件、会计软件程序和其全套文档资料。这就要求出纳人员加强对电算化档案的保存和管理。
（6）加强磁介质管理。会计电算化档案容易受到温度、湿度及磁场等因素的影响，所以在选择会计档案的介质时，要选择质量高，可靠性强的储存介质，这与手工账簿受纸张的影响是一样的要求。存档介质要放在干燥、清洁、防磁的环境中，同时要写上保护的字样。介质经过长时间的存放可能会丢失一些资料，这就要求出纳人员定期对存放的介质复制一次，3个月、6个月或者1年，可以复制两份，放在不同的位置，这样更有保证。硬盘上的会计档案要定期备份到软盘或光盘上。
（二）制定管理措施。会计电算化资料与手工账簿一样，都需要按规定立卷保管。会计电算化档案管理期限与手工账簿的管理期限相同，都是按照《会计档案管理办法》（1998［财会字］132号）进行管理，出纳人员要与其它部门加强管理，确认会计档案的内容后，采取严格的管理措施。
（3）会计电算化档案与手工账本相比，管理起来难度更大，因为手工账本不能轻易修改，修改会留有痕迹，而电算化档案则不同，修改后仍然不会有痕迹，现实财务活动中就曾发生过会计人员修改电算化档案而给企业造成巨大损失的事情。这就要求企业与会计机构加强对会计电算化档案的管理，对硬盘上的会计档案，采用设置密码，用户识别等方法来防止他人修改电算化档案。一些企业还采用了操作日志管理的方法，即操作人员对其改动后，可以留下记录，为日后核查留下线索。
（4）一些企业使用自行设计的会计软件，这种软件更适合企业的需求，但也给会计电算化档案埋下了隐患，会计人员必须加强这些软件的文档管理。一个软件系统由于操作者的主客观原因会产生一些问题，这就要求会计人员要保存完整的软件文档，因为一些文件一旦丢失后，系统很难自动恢复。
下午账簿无错一身清
第一堂更正账簿错误的方法
一、出纳人员常见的账簿错误
出纳人员每日与数字打交道，难免会因疲劳或大意而在工作上出现错误，一些新出纳人员也会因为对业务不熟练而出现一些失误，这些失误必须是出纳人员的非故意过失。
出纳人员主要的错误出现在现金的收付和记账两个环节上，下面我们就来分析一下这两个方面的差错表现和预防方法。
（一）现金收、付款中常见的差错
1.数额看错。出纳人员在工作繁忙时需要查看上百张凭证，由于劳累或其它原因就会出现将金额看错的事情，如将100000看成1000000，或者69看成96。