在没有人员定额标准、管理定额、服务工作定额或者劳动组织水平超过了规定定额的情况下，可以采用近似考察的方法来确定工程技术人员和职员的必要人数，或管理职能、某些职务的服务定额标准。如果通过考察、研究，确定的定额达到了需要的可靠程度，则可采用上述方法制定所有工程技术人员和职员的劳动定额。
在乌拉尔机车车辆厂，科学劳动组织和企业管理处制定了该厂的《车间辅助性服务工作中工程技术人员和职员人数的确定方法》。根据这种方法制定和核准工程技术人员人数定额和机械师、动力师、以及工具室、生产调度室的服务工作定额。确定这些定额的基础是工作复杂性系数。
例如，对工程技术人员工作强度具有显著影响的因素分别为：在工具室中是工具的复杂性和一个生产工人的工具消耗量；对机械师的服务性工作，则是设备维修的复杂性和一个人所承担的维修工作量。分析表明，对大多数各种职务的工程技术人员来说，影响其工作量的往往同时好几个因素，而它们的意义和作用，往往没有可比性。所以，为使各种因素具有可比性，我们借助相对评价系数这一概念。这个系数量是每个因素相对同一单位的比值。采用定额的办法，可以建立起合理的车间和整个工厂的管理结构；而在建立起新的结构分支时，能够有科学根据地确定出工程技术人员的人数。
在斯维尔德洛夫斯克州的一些企业里，改进管理工作的组织工作分两个阶段进行。虽然两个阶段的时间界限不是严格固定的，但是两个阶段的划分方法则是经过认真研究而确定的。第一阶段的任务是改进企业个别分支机构的结构。例如，在以М·И·加里宁命名的斯维尔德洛夫斯克机械厂，这项工作是这样进行的：
完善车间管理的组织结构。所谓组织结构，就是车间内部各个单独存在而又互相联系的所有管理环节的总和。各个管理环节根据上下从属关系的相互联系，来执行其严格规定的职能。
分析车间管理的组织结构包括探讨研究以下问题：
车间管理的组织结构，即车间下属单位的组成、从属关系和相互工作联系；
各车间下属单位和执行人员的职能；
各种职能的工程技术工员和职员的人数；
工程技术人员和职员的教育程度和工龄状况。
详细订出车间管理的组织结构图。这种结构图表示出车间下属结构分支的组成，它们的从属关系或依从关系。它是在分析的基础上制订的，然后进一步把结构图具体到各执行人员。当管理结构发生变化时，就要考虑制订新的结构图。在分析现行组织结构时，要不断给领导人员职务表补充新的内容；考察是否存在一个工作人员同时属于两位领导人管辖的现象，而这是不允许存在的；指出一个领导人应管辖的下属单位数量（一般为3~8个），执行人员的数量（一段为6~25人，不包括生产工段的段长）。
确定各分支机构和执行人员的职能。在分析的过程中，要查明每个分支机构（或工作人员）实际完成的职能，把它们与条例规定的职能加以对比，而在没有这种条例的情况下，则与有关同类的职能对比；不断给车间各分支机构组成表补充新内容；指出委托给它们的职能（不是其固有的职能），指出重复工作的事实；列出需要完成而未完成的各种职能的清单；对造成这种现象说明原因，提出对未来工作的建议。
到七十年代中期，在改进车间管理方面所进行的各项工作已经显示出良好的经济效果，但还没有做出充分贡献。随着各企业自动化管理系统的推广，现已具备了达到更高管理效率的必要条件，这样就能够做到：
把工程技术人员和管理人员从繁重的统计工作职能中解放出来（而这是编制各种计算报表和基层文件所必需从事的工作），使他们能够把自己的力量集中于解决主要的管理问题：计划工作的质量、监督检查工作和高效能地调度生产等。其结果使由于组织工作原因造成工作时间的损失减少了。发生这类情况的原因也减少了，因而为杜绝类似现象提供了可能条件；
管理人员及时获得所有必要的生产信息和组织，调节生产的决策，那么他们便可以对生产进程和生产效果（如对综合指标、产量、生产周期、辅助工人的工作负担、劳动生产率水平、单位产品的成品等）施加有效的影响；
完成多方案性预测和计算，并在此基础上挑选出最佳方案。这些方案包含在详细计划和技术经济核算中，以此为基础来降低单位产品的劳动消耗和物质消耗，保证产品生产量的不断增加。
由于劳动消耗定额、材料消耗定额和技术资源消耗定额的技术依据水平的提高，促进了业务和技术经济计划质量的提高。
在斯维尔德洛夫斯克州的很多企业里，如乌拉尔重型电机厂，乌拉尔重型机器厂、下塔吉尔钢铁公司、斯维尔德洛夫斯克加里宁机械制造厂等，都已采用了自动化管理系统。自动化管理系统的应用改变了管理机关的职能，因而也带来了管理结构的变化，上述企业已着手解决这些新课题。
综合组织设计过程被认为是改进管理工作的第三个阶段，它要求制定出使管理工艺合理化的系统措施，其中包括：
改进管理机关的组织结构和职能结构；
使完成基本工作的工艺合理化，领导人员劳动条件和工作时间使用的合理化；
采用组织技术手段和提高工作人员劳动的机械化水平。
实践表明，组织设计与改进管理工作的其它方面相比，具有一系列优越性。但它目前尚未得到广泛采用，而其部分方法则已被广泛推广使用，这就是改进工作场所的组织工作。
领导人员工作场所和技术服务的组织对他们的劳动效率具有很大的影响。人的心情、工作能力（这些因素对劳动效率影响很大）在很大程度上取决于其工作环境和劳动文明程度。
苏联科学院院士B·M·格卢什科夫当年非常重视上述因素的巨大意义，他说：“我们工作的场所应搞得整整齐齐、井井有条。我不喜欢让一叠叠文件堆满办公桌，每一份文件又都要求及时批阅。当然，可以象卡列尔·恰佩克笔下的一个人物那样，不管多少文件，总是及时处理完毕。但是，当我的办公室出现文件堆积如山的情况时，我就要深究事情的根源，而不是靠开夜车来削平文件山。一旦弄清造成这种现象的原因并把它排除之后，那么工作的节奏就会很快恢复。通常我总是力求今日事今日毕，否则就要造成工作的积压。公文架上、办公桌上各种文件的存放位置，我都很清楚。如果工作人员的办公室里毫无秩序，就意味着他们的工作安排也不会秩序井然。这类工作人员终日忙碌，不停地拨电话，问这问那，解释这事儿、议论那事儿，看上去忙得不可开交，实际上什么事也没有处理好”。
从以上议论中，可以反映出科学组织领导人员办公室工作的一些原则：办公室的面积应当恰如其分，室内的设备要适用，完成工作必须有一定的程序和方式方法，人的体力和心理负担要合理。
目前，为改进企业领导人员办公室的组织工作，已经在几个方面作了大量工作，同时还做出如下规定：
改进工作场所的劳动卫生保健条件；
改进领导人员办公室的人体和空间关系特点；
计算出最适当的组织工作技术手段的需要量；
根据工艺美学要求来设计办公室的室内装饰。
专家们已经证明，综合劳动卫生保健条件，不仅能从生理上、而且能从心理上影响人们的工作能力。办公室的照明条件、色泽调节、工作中的噪音、室内温度、空气流通等因素，对人的工作能力及其恢复周期的长短都有很大影响。
重视人体对空间需要量的要求，是领导人员办公室组织工作的一个必要组成部分。应当在合理地选择工作面积、工作区域和全套设备的基础上，根据人体与设备、空间、位置之间的比例关系要求来设计办公室。
实践表明，计算用于装备领导人办公室的组织技术手段时，不应当仅仅根据典型的定额标准，而且还要考虑到具体的生产条件：生产的类别、规模、地理位置、领导干部的职务、生产工艺、与上级领导人和下属人员联系工作的方式等。
组织技术手段的基本内容：包括办公室的家具和设备，通讯联系和信号装置；工业电视装置；公文文件的编制、复制、技术性处理、储存、查找、运输等技术手段，制图和工程计算工具，计算技术手段等。利用这些技术手段拟定需要完成的具体任务；确定月、季和年度的工作量；选择适合于具体生产规模和工作类别的技术设备及工具，计算设备的数量及确定其使用形式。选择适合各种情况的技术装备要经过充分的经济论证。
通过对下塔吉尔冶金联合企业管理人员的组织技术装备水平的分析（见表5），不仅可以看出劳动机械化方面数量上的变化及其价值指数提高了四倍（一个工作人员所需组织技术手段的卢布数），而且还可以看出这个过程质量上的变化。组织技术手段的组成结构指示出，计算技术设备已有饱合的趋势；七十年代中期计算工具的数量增长的过程，改变了提高其使用质量水平的发展方向。造成这种情况的原因，一方面是由于与信息中心通讯联系装置数量的增加，而使通信工具的数量增加了三倍；另一方面是由于公文处理技术装置的减少，于是在信息流通量增加的条件下就要求具有相同功能的代替设备——字母数字打印装置、电子计算机取代旧的文件处理装置。
下塔吉尔冶金联合企业管理
根据以上资料可以得出什么结论呢？可以简要地归结如下：目前在管理人员之间的劳动分工与协作方面，仍然是大有潜力可挖的，其中蕴藏着提高社会劳动和社会生产效率的巨大可能性。这是不要花费大量投资，而能对社会经济和组织工作做出巨大贡献的提高劳动效率的方向。
（第二节）提高领导者工作时间的利用效率
事业心强的人非常注重提高工作效率，他们总想在较短的时间内，办较多的事情，对他们来说，真是一寸光阴一寸金。电子计算机的运用、自选商品市场的兴起，以及影印报刊资料、口授录音代替书写，都是为了节省时间。人们普遍感到时间不够用，难以抽空去看看朋友或写上几封信，没有充裕的时间去好好照料自己的孩子也无暇在春天的树林花丛里散散步，欣赏欣赏大自然的美景。时间啊！象是东去的流水，只能流去不能流回。
摘自：Д·格拉宁：《时间的价值》
一个人如何对待时间，反映这个人工作效率的高低，也能看出这个人的精神状态和劳动态度。节约时间，不仅是共同劳动生产的规律，而且是人类生活的一种法则。那么，人们应该怎样利用时间呢？是充分有效地利用它，还是自由自在地消磨它呢？把时间用在什么事情上，把什么看作是主要的，什么是微不足道的呢？一天工作之后有什么感觉？是满意，还是遗憾？是疲倦，还是无所事事的轻松？是不是希望更加充分地利用时间？
节省时间是任何时代，任何生产方式所共有的经济规律。但是，一个人如何看待时间的价值，则是由其生活的社会道德法则所决定的。在社会主义社会，如果一个人很爱惜时间，能充分利用时间，对时间的安排有严密的计划，那就是说明这个入具有较高的文明道德水平，有较强的组织性和事业心。
科学技术上的新发明新创造，为人们节省了许多宝贵的时间，人们为了节省时间，应当学会、掌握各种技术手段。时间的潜力很大，我们必须合理地支配自己的时间，充分地利用自己的时间，不让一分一秒白白地浪费掉。许多著名的社会活动家、生产组织者、学者和政治家都有如何珍惜时间、充分利用时间的经验，在他们的回忆录或著作中，对如何挤时间，有效地利用时间，都有过阐述、记载。
要想有效地利用时间，首先应安排好工作时间计划。在对以往时间利用情况的统计资料及其分析的基础上，安排工作进度和编制工作日计划。
时间利用情况的记录与统计
对工作时间的利用情况，进行记录和统计的方法有：观察记录、自我记录、测定各种工序时间和瞬时观察等。工作人员对工作日的利用情况的自我记录，是最简便有效的方法。根据管理条例或工作细则，对工作人员各项工作时间占用情况的对比分析，就可以发现，哪些时间的运用是合理的，哪些时间的运用是不合理的，对不合理的情况加以研究，找出原因，以便改进。有些工作细则对某些领导职务没有详细规定，担任领导职务的人员，有的由于不受工作细则规定的约束，工作时间安排不当，工作效率就不高。
对工作时间利用情况进行记录和统计，可以检查预先对时间的安排计划是否合理，找出时间浪费情况及其原因，可以存此基础上科学安排时间，编制工作进程表，充分利用时间。一个人充分利用时间，就等于说相对延长了这个人的生命。
往往有这种情况，由于能科学地进行工作，善于安排时间，一天七小时工作制比起八小时工作制来，不仅工作效率高，而且还不感到疲倦。
善于有计划地利用时间，这是文明劳动的重要表现。
对工作时间利用情况的分析
在对工作时间利用情况进行分析的时候，一方面要注意工作人员所做的各项工作与其职务、知识、技能是否相适应；另一方面应考虑各项工作所占用的时间是否超过了合理的时间定额。
根据大量的调查了解，发现如下问题：
一、专家的工作效率不高。现在，苏联受过高等教育的专家人数占世界第一位，但存在的问题是必须进一步提高他们的工作效率。在工业系统，调查的大量材料表明，受过高等教育的工作人员，有30%—70%的工作时间，从事不需要高等教育水平，有时甚至是不需要中等专业教育水平的工作。当然，这就大大降低了高级专门人材的工作效率。这种情况说明，必须改进管理系统和管理工作方法，以便进一步提高管理工作的效能。
二、企业的各级领导人员实际工作时间普遍超过了定额时间。在斯维尔德洛夫斯克州对一周六天工作制的企业和一周五天工作制的企业进行调查，许多厂长、副厂长、总工程师、车间主任的记录材料中表明，实行一周六天工作制的企业，定额工作时间与实际工作时间的比例，厂长是1：1.6，总工程师是1：1.28，车间主任是1：1.31。实行一周五天工作制的企业，定额工作时间与实际工作时间的比例，厂长是1：1.42，总工程师是1：1.26，车间主任是1：1.23。
三、从上述资料中也可以看出，一周五天工作制的企业与一周六天工作制的企业比较，厂长、总工程师、车间主任的实际工作时间比定额时间超过的少，这说明一周五天工作制的企业，这些人员的工作效率较高。