书城管理乡镇干部素质与能力教育读本
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第14章 乡镇干部的沟通、协调能力(2)

协调,从哲学角度说,是指事物存在的一种和谐而平衡的状态;作为动词,是指人们在共事过程中同心协力、配合默契的行为;作为形容词,是指事务所达到融洽和谐、恰到好处的程度。

一、协调的特点、作用

协调具有广泛性、联结性、平衡性、灵活性和保障性等特点。

“赛龙舟”中的每条舟上的敲鼓手,用“鼓声”来协调众人划桨的节奏和频率,目的是使龙舟飞速前进。一个组织有许多成员,如果没有协调,甚至各吹各的号,各敲各的锣,那么整个组织就会像一盘散沙,其发展目标就不可能实现。协调的作用如下:

1.团结凝聚作用。通过协调,减少分歧,团结配合,发挥群体优势,增强组织的凝聚力。

2.目标导向作用。通过协调有助于各部门及其人员对组织目标、任务和措施的了解、理解和确认,形成共识,产生动力,避免工作脱节或重复,消除浪费,顺利实现目标。

3.有序控制作用。一个组织在日常运行中,总是存在一些不确定的因素,使工作系统处于不稳定的状态。根据各种信息进行跟踪协调,可使每个成员司其职、行其权、负其责,使各部门职责分明,程序明确,内外适应,及时化解矛盾,保证整个工作系统能在环境不断变化下,始终处于最佳状态,实现管理有序化。

4.提高效率作用。组织协调与工作效率成正比例关系。加强协调,就可理顺人际关系和解决好工作中的矛盾,使各方面和谐一致。

二、协调的类型

1.目标协调。整体总目标要与各部门(单位)的分目标相衔接,尽量使总目标与组织成员的切身利益结合起来。

2.计划协调。部门(单位)计划与总体计划发生了矛盾,应及时协调,进行调整、修改;需要几个部门(单位)完成的任务,应及时通气、协调,彼此的计划要衔接、照应;各项计划在执行中,根据客观形势的发展、变化,应对轻、重、缓、急的不同事项,进行适当调整,必要时要重新安排。

3.关系协调。包括党、政组织之间的协调,政府机关各部门之间的协调,乡镇机关与各村民自治组织的协调,乡镇政府对外关系的协调,与其他社会团体的协调。

4.利益协调。由利益引发的人际关系的矛盾是大量存在的,我们在协调各种关系时,既要考虑整体利益、长远利益,又要考虑局部利益、眼前利益,兼顾国家、集体、个人三者的利益。

5.权力协调。权力和责任是密不可分的,在实践中,权力的分配、权力的掌握、权力的使用必然表现为一定的人际关系。诸如权力过分集中而专权、分配不当而争权、使用不当而滥权,或有职无权、有权无职、用权不当等都会影响人际关系,引发人际矛盾、冲突。因此,权力协调的任务比较艰巨,这项工作做好了,就有利于增强组织内部的凝聚力。

6.工作协调。在完成一项任务的过程中,组织内部往往出现步调不一致的情况;有些单位会遇到新的困难;单位与单位之间、单位与组织整体之间可能发生这样、那样的矛盾;组织内部各种资源也可能发生比例失调。这就要及时沟通,消除分歧,化解矛盾,搞好协调。

三、协调的原则

协调工作应尽量符合主动、及时、妥善、满意的要求,并认真遵守下述原则:

1.公正原则。协调工作要依据国家的法规、政策,协调的结果要符合国家和人民的利益。协调者的立场、态度要客观、公正,一碗水端平,要敢于同歪风邪气、同不正当的关系网作斗争。

2.统筹原则。应说服有关方面从全局着眼,从长远着想,使小道理服从大道理。协调工作切忌以感情代替原则,不能意气用事。

3.服务原则。协调是一种辛辛苦苦的工作,协调工作者应牢固地树立服务的意识,在工作中要谦虚谨慎、平等待人,不能居高临下、盛气凌人;要主动热情,不能无动于衷、袖手旁观;要耐心、认真地听取各方面的意见,不要怕麻烦、怕费事。

4.协商原则。协商各方应以平等的地位、相互尊重的态度、识大体顾大局的精神,主动沟通情况,交流思想,共同寻找解决问题的有效办法;要相互支持、相互宽容;在枝节性、非原则性问题上,不要斤斤计较、纠缠不休。

5.求实原则。协调工作应重视凋查研究,深入了解事物的内部条件和外部环境,摸清事物的来龙去脉。协调的意见、方案、措施,要以客观事实为依据,应被各方认同。

6.团结原则。协调的重要目的是使各方同心协力、步调一致地实现组织的共同目标,协调者要千方百计为各方牵线搭桥,进行“焊接”,消除裂痕。团结就是力量,团结能发挥组织的“1+1>2”的系统整体效应。

(第五节)协调的步骤、方法与艺术

一、协调的步骤

1.调查研究。只有掌握真实、全面的情况,才能进行协调;通过调查,弄清问题的来龙去脉。

2.听取意见。协调人员要广泛听取各方面的陈述、意见,做到兼听则明,集中正确的意见,权衡各方面的要求,便于形成统一的认识,使协调方案顺利实施。

3.分析论证。首先对掌握的情况、材料进行分析鉴别,做到去粗取精、去伪存真;然后依据有关法规、政策和组织的整体目标,酝酿协调的各种意见、方案。

4.选择方案。对各种协调的方案进行利弊分析、论证,在比较的基础上,选择一个较为满意的协调方案。该方案要明确协调的方式方法及协调工作的地点、时间、具体事项等。

5.确定人选。选定的协调人员要有良好的政治素质和心理素质,要有较高的政策水平和工作能力,要懂得相关的业务技术。

6.着手协调。要精心、缜密地沟通各方面的思想、意见,巧妙而耐心地做他们的工作。将原则性和灵活性结合起来,将科学性与艺术性结合起来,尽快而圆满地完成协调任务。

7.协调结果。在各方协商一致(或基本一致)的情况下,提出能被各方接受的协调意见,协调结果应有文字记载,以便有据可查。

8.协调督办。协调结果要抓落实,不能使协调结果变成一张废纸。各方要严格履行自己的承诺,包括应尽的责任、义务,不能失信而“我行我素”、各行其是。协调者要及时了解实施情况,进行催办。

二、协调的方法

协调方式方法不必拘于一格,应根据协调主体、客体、环境等情况,因时、因地、因事制宜。协调的方法一般有下列几种:

1.责任连锁协调。明确职、责、权、利,使之环环相扣,并把这种关系以书面形式肯定下来。出现问题,按规定行事。

2.自动协调。各部门及其工作人员要自觉、主动、了解组织目标,根据组织目标,及时调整本部门、本岗位的计划与行动。

3.程序协调。第一次出现问题,没有先例,但从中总结经验,制定规范的处理程序,以后再出现类似问题,一般可按此规范、程序办理。

4.磋商协调。当一项任务与几个部门的权限、责任、利益有关时,应事先一个一个地进行磋商,各方都同意、满意,再着手行动。如果一方不支持,事情就难办成。

5.随机协调。一些特殊问题出现,不马上解决,就影响大事,这时,应紧急行动,采取有效措施,使急剧不稳定的现象尽快平稳下来。协调者掌握信息要快,有胆识有魄力,反应敏锐,采用的手段要果断。

6.咨询协调。对某些问题尚不十分清楚或拿不出对策时,以请教、商量的姿态与有关部门联系,使问题得到圆满解决。

7.建议协调。对于一些因思想方法、工作方法不同而出现的不协调问题,采用建议的方式比强制性方式效果要好。

8.说服式协调。启发引导,晓之以理,动之以情,沟通思想感情,通过协调使各方相互理解和支持。

9.仲裁协调。当冲突激烈、人际关系处于十分紧张的状态时,一般的说和、协商方法不能奏效,可由权威领导人代表组织在充分调查研究的基础上进行仲裁。这种方法一般应尽量少用,非用不可时,事后要继续做好思想教育工作。

协调的形式,还有面商协调、文字协调、会议协调、制度协调、访问协调、合署办公协调等。

三、协调的艺术

1.“硬”协调。指根据法规条例、政策采取组织措施进行协调,规范和约束各方的行为。其特点是具有强制性。“硬”协调,不是以势压人,态度不能生硬,而是坚持原则。

2.“软”协调。指运用道德舆论的力量、思想教育和协商处理的方法,说服各方顾全大局,讲风格,讲奉献,搞好团结互助。协调人员要谦虚谨慎,尊重各方。

3.“明”协调。指在公开场合或通过会议进行协商对话。把话说在明处,便于沟通思想,消除误会。在协调中,充分发扬民主,让各方把话说透。

4.“暗”协调。指利用非正式场合进行协调。对矛盾尖锐、复杂、不宜公开的问题,协调人员可在“暗”中穿针引线,疏通关系,最终促使矛盾各方握手言欢、和衷共济。有些话当事人难以启口,但通过第三者的口说出来,效果就不大一样。在进行“暗”协调时,协调人员要善于当“月老”、“红娘”,要牵好线搭好桥。

“明”协调与“暗”协调是互相联系的.后者是前者的准备,前者则是后者的继续和结果。有时,两者可以交互使用。

5.“冷”协调。指运用“冷”处理的办法解决矛盾,其特点是避其锋芒、以柔克刚。当人的情绪爆发时,往往会失去理智,出现心理失调。协调人员应沉着、耐心,冷静处理,待其情绪稳定、头脑冷静,恢复心理平衡后,再出面协调,这会起到事半功倍的效果。

6.“热”协调。指抓住有利时机,“趁热打铁”,使协调活动圆满结束。协调人员要善于观察,掌握好“火候”。当各方思想已通,有积极主动的表现及愿意和解的意向时,就应迅速行动,巧妙周旋,促其和好。

有些事急了,可能欲速不达,适得其反;而有些事慢了,又可能错过机会。对“冷”协调与“热”协调的运用,要因人、因事、因时、因地而制宜。

资料链接:乡镇干部要扮演好三种角色

作为乡镇领导干部,尤其是党政的主要领导,一定要扮演好三种角色:一是“倒苦水的缸”。乡镇干部应当自觉地置身于村级干部和广大群众之中,聆听他们的苦衷,了解他们的想法,做广大农民群众的知心朋友;二是“篱笆上的桩”。乡镇领导干部要了解村级干部和农民群众想什么、盼什么,还要千方百计为他们出谋划策,为他们多干实事,如产业结构如何调整、外出务工的路应该怎样走等。三是“碾顽石的夯”。农民朋友碰到难题时,乡镇干部应帮助他们出主意、想办法、拿主意,必要的时候组织集中力量突破难关。

——《谈如何当好乡镇领导干部》