有一些事情，看起来很急迫但是并不重要。比如说接电话，回复邮件，查找那些不知被我们放在何处的文件等。在这些事情上花的时间是可以避免的，如果朋友跟你煲电话粥，你可以委婉地提醒对方自己还要工作，接电话不要花时间太久；把文件资料之类放置得井井有条，至少自己要知道在哪儿，不要满世界去找要用的文件……学会恰当处理不重要但紧迫的事情，会给你留出更多时间去处理真正重要的事情。
另外，有一些事情很重要，但是并不紧急。比如说你那些关于“坚持学习、提升能力、锻炼身体”的计划，它们看起来可能并不急迫，但这些事情应该是我们人生中的主要事件，因为这类事情可以让我们的人生更成功。前面已经说过，要量化我们每天的工作。对于这类事情，更要如此，规定每天需要完成的部分，然后坚持不懈地去做。不要因为这些事情并非迫在眉睫，就避重就轻。真正有效率的人，总是急所当急并且防患于未然的。
还有一些事情是根本不需要做的，不要以为他们真的重要。一个几乎每天都参加饭局和宴会的经理人说，在分析之后，他发觉至少有三分之一的宴请根本不需要他亲自出席。有时他甚至觉得有点哭笑不得，因为主人并不真心希望他出席，他们发来邀请纯粹是出于礼貌，如果他真的接受了邀请，反而会使人家感到手足无措。分析一件事情对你来说，对你所在的企业来说是不是真的重要，本身就是一件很重要的事情，不可忽视。
另外，自己一定不要被别人的重要事情牵着走，而耽误了自己重要的事情，否则会让你在很长时间内都比较被动。
落实要有轻重缓急
处理事务分不清轻重缓急是一种对工作时间无情的浪费，进一步说是工作中另一种隐形浪费。它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你一些出色的工作能力。
德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。”要集中精力于紧急的要务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断地被一些次要事务所干扰，那么就会阻碍你向目标前进的脚步。
任何工作都有轻重缓急之分，只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会卓有成效。凡取得卓越成绩的员工，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限的时间。高效率地完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均用力，就是一种浪费。所以，在关键部位和主要工作上，我们要用全部精力将其做到最好。
工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，弄得我们总是晕头转向、不辨东西。这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。这样做对于我们解决工作中的问题，有以下几点好处：一是可以节约了大量的时间，提高了办公的效率。二是可以解决公司现阶段最关注的问题，帮公司减轻压力。三是可以使自己在工作中得到先苦后甜的享受。
作为现代企业的一名员工，不管做什么，都要从全局的角度来进行规划，将事情分出轻重缓急，将大目标分成若干个小目标，并坚持“要事第一”的做事原则，久而久之就会培养起自己的“先做最重要的事”的好习惯。曾经在一本书中看到过这样的一个例子：
在一次上时间管理课时，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”
“是！”所有的学生异口同声地回答。
“真的吗？”教授笑着问，然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些直至装不进去了，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”
这次他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”
“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生，“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”
“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。
“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学，“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”这位学生回答完后得意地想：“这门课毕竟讲的是时间管理啊，回答一定挨边儿了！”
教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了一遍全班同学说，“我想告诉各位的最重要信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会把其他东西再放进去了。”
凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散要去处理的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理。
工作中有长远目标、短期目标、即时目标。这些目标有时候会像热气球遇上麻烦一样到处乱撞，照顾了这一点又遗落了那一点，无论怎样权衡利弊始终不能尽善尽美。这时一定要善于发现并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才可以有机会解决其他问题。
遍布全美的都市服务公司创始人亨利·杜赫提说过：“人有两种能力是千金难求的无价之宝——是善于思考的能力，二是分清事情轻重缓急并能妥当处理问题的能力。”
分清轻重缓急，是工作中对时间管理的精髓部分。懂得如何做事的员工都是用分清主次的办法来统筹时间的。把时间用在最具有“生产力”的地方，如果我们在精力最旺盛的时候，处理一些至关重要的事情或者最为棘手的事情，会把出错率降到最低的水平。把那些不是很重要、易完成的事情，留给反应迟钝的大脑处理，出错率我想也不会很高的！可想而知，这样做事带给我们的自然是事半功倍的效率。如果每个公司的员工能这样处理问题，将为我们自己、为公司创造出多么可观的利润啊！
以往的经验告诉我们，没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但请注意：处理事务分不清轻重缓急是一种对工作时间无情的浪费，进一步说是工作中另一种隐形浪费。它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你一些出色的工作能力。
下面提供一些处理事情的先后顺序的建议，供您参考：
（1）“急”的事情优先。影响到公司利益、需要赶时间完成的工作首先去处理，比如临时委派的、很重要的任务，要尽快完成，不能拖拉的。
（2）“重”的事情次之。对于公司来说重要但不迫切的工作，要放在精力最旺盛的时候去完成。那时头脑清醒、出错率低，不易造成重大损失，而且完成了还会给公司带来很大效益，比如大手笔的交易或重大的研究项目等。
（3）“轻”的事情再次之。那些做起来轻松且不容易出错，对于公司效益影响不是很大的事情，我们可以利用做完了重要事情以后的间歇时间，让不太灵活的大脑去处理。相对于重要的任务来说，做起来这些事你就会感到是一种放松、一种休闲了，比如收发文件、传真之类“鸡毛蒜皮”的小事。
（4）“缓”的事情最后做。重要但不急迫的，就是那些被公司暂时搁置的项目，虽然没有规定完成期限，若能早点完成便可以减轻工作负担，比如预备执行的计划。
对于我们而言，有精力做事的时间都是有限的，你必须把有限的时间用在最重要的事情上，也就是把要事放在第一位，而不要迷失在那些看似紧急的、琐碎的、次要的事情当中。这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作任务。
落实，需要打破思维定势
许多人都为“愚昧”所幽禁，他们永远不能得到教育所能给予人们的自由，他们的思想永远是封闭的，不得开放。他们没有勇气为从愚昧中解放出来而奋斗，于是他们的生命狭隘渺小。
凡是取得成功的人，莫不是努力进取，善于打破陈腐的规则、突破自我局限的。虽然一些规则可以帮助我们轻松地完成某些事，但也容易让我们找到循规蹈矩的理由，束缚我们的勇敢精神和创新意识，扼杀我们的进取精神。
一位刚大学毕业的大学生去应聘，他试图向这位总经理推销“自己”——到该企业工作。
可这家很有名气的公司根本没把这个刚毕业的小毛孩放在眼里，总经理三言二语便想把他打发走：“我们这里没有适合你的工作。”
这位大学生并未知难而退，而是另辟蹊径，话锋一转，向总经理提出了疑问：“总经理是觉得贵公司已经人强马壮，完全可以在市场上独占鳌头，不再需要有人员加入了，哪怕他有天大的本事，也对贵公司无益了。再说像我这样刚毕业的学生是否有能力还是未知数，宁可拒之门外，也不可贸然使用，是这样的吧？”
总经理无言以对，半晌才说：“你能将你的经历、想法和计划告诉我吗？”
年轻人似乎很不给面子，他又将了总经理一军：“噢！抱歉，抱歉，我方才太冒昧了，请多包涵！不过像我这样的人还值得一谈吗？”
总经理催促着说：“请不要客气。”