书城管理总经理管人用人的21种手段
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第25章 兼听博采(2)

另外,要正确识别和对待错误意见。面对错误意见,管理者一定要冷静,仔细地分析,明确它们错在哪里,采取什么相应的方法,耐心地说明道理,使发言者从认识上得到提高,不影响方案和决策的制定。并且,尽可能从这些错误意见中吸取有益的东西,使制定的方案和决策更加完善。

为了使下属发表意见的积极性不受挫伤,能够持久地保持下去,管理者需要对下属的意见,不管是正确的或错误的、正面的或反面的、重要的或不重要的、有价值的或没价值的,都应有所交代。对正确的和有价值的意见,不仅口头上接受,工作中采纳,还要给以表扬甚至奖励。一切意见中的可取之处,都应吸收到方案或工作中去,并且告知提意见者。对没有可取之处和错误的意见,也应对提意见的人表示感谢,说明提意见就是对企业的关心,而关心就值得感谢,鼓励他们以后继续关心企业的发展,发现了问题和有什么想法及时提出来,从而在企业内部形成下属敢说话的传统。

管理者与下属交流的时候,要注意使用各种方法。比如说谈论一些下属感兴趣的事,然后转入正题,或者在场面僵持的时候,来一个适当的幽默,整个谈话的气氛就会为之一变,员工的积极性也会被调动起来。

某单位王主任很善于营造氛围。在一次会议上,王主任想让大家畅所欲言,大家反而有些拘束。为了把气氛弄得活跃一些,王主任又发挥他的特长。他说:“有个善于演讲的人总结了一条经验,要调节会场情绪,只要注意看两个人:一个是长得最漂亮的,看那个人可以让你的讲话更有色彩;另一个是会场上最不安分的那个听众,这样你会更有信心。我想学习这个方法,可我看了一下咱们的会场,发现长得漂亮的就有100个,可是没有不安分的听众,这可让我不好办了……”

员工们听完哈哈大笑,气氛一下子活跃起来。员工们也对这位主任有了更多的好感。

一个人长期生活在一种压抑的氛围里,很难想象他会把工作做得很好,更不要说让他主动发表自己的意见了。

管理者和员工沟通时的很多小细节往往会影响到员工对管理者、公司以及工作的看法。中国人心思细密,在交往中喜欢察言观色,一些员工常常会从管理者和他们的沟通中寻找蛛丝马迹。他们很注意管理者说什么,没说什么。他们也很在意管理者的聆听能力,以及他们关心员工的程度。如果管理者疏忽了一些小细节,会产生和员工沟通的障碍。

管理者要注意态度和控制情绪。成功的管理者不随波逐流或唯唯诺诺。他们有自己的想法与作风,但是很少对别人吼叫、谩骂或争辩。他们的共同点是自信,有自信的人常常是最会沟通的人。此外,管理者在沟通时也要注意情绪控制,过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受,尽可能在平静的情绪状态下与对方沟通,才能保证良好的沟通效果。

管理者在与员工沟通的过程中应尽量合理使用身体语言。身体语言在沟通过程中非常重要,有50%以上的信息可能是通过身体语言传递的。管理者的眼神、表情、手势、坐姿都可能影响沟通。管理者是专注凝视对方,还是低着头或是左顾右盼,显然会造成不同的沟通效果。管理者坐姿过于后仰会给下属造成高高在上的感觉,而过于前倾又会对下属形成一种压力。因此,管理者要把握好身体语言的尺度,尽可能地让对方别感到紧张和不舒服。只有让对方尽可能地放松,才能让他说出真实的感受。

总之,管理者要想让下属敢说话、说真话,就要在沟通的过程中努力营造最佳的氛围。

做个善于纳谏的领导者

在中国古代,往往把能否“纳谏”作为衡量一个皇帝明与昏的标准,在现代社会,是否能够听取下属意见可以看出一个管理者的管理能力和成熟与否。

比尔·盖茨指出,作为管理者,你所要做的工作只是宏观把握,高瞻远瞩,而不是关心那些具体的细枝末节。因此,你所决定的只是告诉你的手下去做什么事,至于具体怎样去做,你应该放心地由下属去思考,切忌独断专行,不管大事小事,什么都是自己说了算,那简直是管理者最大的禁忌。一个被剥夺了应该具备起码思考能力的员工,那就成了一个单纯的体力劳动者,而不是公司的一位具有可开发性的人才。要搞清楚,具体的工作是要求你的部下思考如何去努力做好并完成任务的,而不是你分内的事,千万不要越俎代庖,胡子眉毛一把抓。

你仅仅只是一个人,一个头脑,每个人都有自己不同的方法、主意,没有办法去帮助团体中的每一个人,你想把自己的做法渗透到每一个具体操作人员的手中,那是不可能的,也是注定要失败的。

你一个人的能力是有限的,而大家的合力是巨大的,如果仅仅按照个人的意愿去办集体的大事,那往往具有很大的局限性。所以,作为一个领导人,必须懂得发挥你的手下的作用,让他们提出好的构想,在某些具体操作的过程中,让他们充分发挥自己的思考才能,给他们思考的机会。

谁都知道,人多力量大。同样,人多办法多,大家共同的主意远比某些个人的想法要全面得多。仅凭一个人的想法去办事,多有偏颇之处,如果你作为一个管理者却忽略了集体的力量和才智,那将是最大的损失。

所以,比尔·盖茨强调,管理者要给下属一个足够的思考空间和更多思考的机会。

善不善于纳谏,在某种程度上说,是决定一位领导人是否会成功的不可缺少的因素,同时这也会决定作为领导人会不会达到他一生中事业的最高峰。

下属的工作动机是多种多样的,来自他们的意见代表了不同层次、不同方面的各种情况,正确地听取他们的意见,营造一种民主的氛围,无疑会让每位员工都感觉到舒心,从而刺激工作积极性。切不可忽视这些至关重要、影响全局的因素。

更有人把善于纳谏上升为一种艺术。比尔·盖茨觉得许多管理者在这方面做得非常好。

麦克·米克是一家拥有近万名职员、年经营利润在4亿多英镑的跨国大公司。该公司的最大特点就是:善于听取下属意见,并以此闻名。该公司培养出一种民众决策的优良作风,那些重大的决策、未来的目标、政策或方案,甚至都有最基层的员工来参与。公司认为,事实上是最有价值的讨论和对话营造了这样一种环境,即对下属的意见寄予充分的重视,因为公司的发展是众人的合力,大家的共同意见,才是公司发展的正确道路。

你有没有打算让你的下属成为你的智囊团的新成员呢?也许他们的某些构想将会对整个集体有用,如果你不采用的话,那简直是一大损失,你是否考虑到把听取意见形成一种规定呢?这与设置什么意见箱、意见簿之类的做法是不同的,那些从某种程度上说只是一种形式主义,因为主管的人往往是不明了问题的真正之所在,所以是形同虚设,并没有起到什么效果。

比尔·盖茨认为,比较有收益的做法是:作为一个高层管理者,你应该经常拿出一些时间来同你下属的主要人物谈话,征求一些他们关于本公司的意见和建议。如果所得构想对公司是有益的,就应该提到议程上来加以考虑、讨论和实施。我们相信,一个迅速发展的公司,注重公司内部人才利用,发挥他们多方面的潜力,才会使公司健康地发展壮大。

因为管理者能听取下属的意见,他的下属就必能自动自发地去思考问题,而这也正是使人成长的要素。试想,身为下属的人,如果经常能觉得自己的意见受上司重视,他的心情当然高兴,于是不断涌现新构想、新观念,提出新建议。当然,他的知识也会愈来愈宽广,思考愈来愈精辟,而逐渐成熟,变成一个睿智的经营者。

反过来说,下属的意见经常不被上司采纳,他会自觉没趣,终于对自己失去信心。加上不断地遭受挫折打击,当然也懒得动脑筋或下苦功去研究分内的工作了。整个人变得附和因循,而效率也就愈来愈差了。

一般说来,多数管理者的工作经验会比较丰富,专业知识也比下属精深。所以下属所提出的意见,在管理者眼中,也许根本就不成熟,尤其在管理者忙碌的时候,更不可能有耐心去聆听。所以,关于管理者是不是一定要听取下属的意见,或以什么态度去听取下属的意见,这件事情恐怕还是见仁见智,很难有一致的答案的。也许下属的意见是幼稚可笑,但上司必须有倾听的态度。假使在态度上能注意到这点,下属就会感觉被重视,而更主动找机会表现自己的才能。

尽管下属的意见不可取,管理者也不能当头泼冷水,而应该诚恳地说:“你的意见我很了解,但是,有些地方显然还须多加斟酌,所以目前还无法采用。但我还是很感谢你,今后如果有别的意见,希望你多多提出。”如果管理者的措辞这么客气的话,下属的意见尽管不被采纳,心里也会觉得很舒坦。同时也会仔细检讨自己议案中所忽略的事,然后再提出更完整的构想。

做个最佳的倾听者