书城管理领导力的42个黄金法则
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第32章 公共关系协调能力(6)

可以看出,明确成员地岗位职责,分情况的激励团队成员,具体问题具体分析,可以事半功倍。然而,明确成员地岗位职责,对企业发展地方方面面都是有极其重要作用的。

每个人在工作中都会隶属于某部门某岗位,成为公司特定组织中的一员,肩负起组织中众多角色中某一角色的职责来。员工必须充分认清自己的角色位置,熟悉公司有关规定、岗位职责规范,明确自己的工作内容、工作特点、工作方法,明确社会对这一角色的期望等。只有如此,才能明确在工作中怎么去做、做些什么、怎样做好等,将公司与自己紧密联系在一起。

多多考虑自己的工作计划和工作目标,不要只是一味等待上级的任务与命令,一旦完成任务便认为万事大吉,可以松一口气。这种被动的任务驱动的思想如果在头脑中根深蒂固,就会使我们懒得思考,更懒得行动,将公司的战略计划等同于日常繁琐的工作,以至失去目标,认为自己无所适从。根据自己的岗位职责,主动完成工作目标,并且确立未来一段时间自己需要达成的工作项目,将工作项目分解到日常行为中,密切与公司之间的联系。

【巧手点金】

岗位责任制是依据各成员的远期及近期目标而相对作出的岗位职责,分为远期职责和近期职责。岗位责任需要明确,量性定化,因人而异。所有的级别责任和成员个人责任均建立责任文档,并让每个成员明确自己的岗位责任。“拿多少钱做多少事,多一事不如少一事”,可以说这是在我国的企业环境下相当一部份人的一种工作理念或准则,也称为“世俗之道”,而不是我在什么岗位该做什么事和根据工作目标来做事。然而,这种工作准责对一个开拓型的团队来说是极其不利的,如何得以改变,这不仅需要依赖于岗位责任制及激励机制,而且还要建立相对良性的企业或部门文化。

每个人都会有惰性,只有在压力下才会有动力,或是只有在有激励的条件下才会有工作激情。如果责任不够明确,工作过程中就会产生责任扯皮现象。这对于团队合作来说,是非常不利的。诚然,有些责任不能完全划清由哪个成员来负责,在这种情况下应由该小组的负责人来主要负责。

以此来看,作为一个企业领导,非常重要的一点就是要让自己的团队成员明确自己的岗位职责。一个团队中的成员是否明确自己的岗位职责,并在此基础上展开积极主动的工作,是衡量一个团队主管领导力是否有效的标尺之一。

【思维创新】

岗位职责属于制度、规章、规范的范畴。而制度是社会、机构、组织的一种博弈游戏规则。也可以说,是人类设计的自我约束、制约人们相互行为的规范。那么,岗位职责,就是机构、组织为了约束某一岗位责任人的行为、责任、义务等而编写、制定的该岗位责任人必须履行、应该履行或者可为、不可为的言行规范,包括奖励、处罚等激励机制。比如,董事长岗位职责、总经理岗位职责、副总经理岗位职责、办公室主任岗位职责、企划经理岗位职责等等。

而且,岗位职责应该设定该岗位责任人的工作范畴、工作任务、工作目标;协同工作范畴、工作任务、工作目标等,还有奖惩激励机制的设定,比如奖励的阶梯、惩处的阶梯等。明确责任人该做什么,不该做什么等言行规范。

【实战要点】

作为一个团队管理者,如何让团队成员明确自己的岗位职责,可以从以下几个方面考虑:

1.我是谁(who)?即团队成员自我的深入认识,让团队成员明确自己具有的优势和劣势、对工作的喜好、处理问题的解决方式、基本价值观差异等。

2.我在哪里(where)?每一个团队成员都有其优势和弱点,而成员要胜任自己的工作任务,协同团队面对外部的威胁与机会,通过分析团队所处环境来评估团队的综合能力,找出团队目前的综合能力对要达到的团队目的之间的差距,以明确团队成员如何发挥优势、回避威胁、提高迎接挑战的能力。

3.我成为什么(what)?以团队的任务为导向,使每个团队成员明确团队的目标、行动计划。为了能够激发团队成员的激情,应树立阶段性里程碑,使团队成员对任务目标看得见、摸得着,创造出令成员兴奋的幻想。

4.什么时候采取行动(when)?合适的时机采取合适的行动是团队成员完成任务的关键,是团队任务的启动信号。团队遇到困难或障碍时,团队应把握时机来进行分析与解决,以及团队面对内、外部冲突时应在什么时机进行舒缓或消除,以及在何时与何地取得相应的资源支持等。这些团队成员都必须有清晰的把握。

5.我怎样行动(how)?怎样行动涉及到团队运行问题。即团队内部如何进行分工、不同的团队角色应承担的职责、履行的权力、协调与沟通等。因此,团队内部各个成员之间也应有明确的岗位职责描述和说明,以建立团队成员的工作标准。

6.我为什么(why)?对于这个问题,目前在很多企业团队建设中都容易被忽视,这可能也是导致团队运行效率低下的原因之一。团队要高效运作,必须要让团队成员清楚地知道他们为什么要加入这个团队,这个团队运行成功与失败对他们带来的正面和负面影响是什么?以此增强团队成员的责任感和使命感。即可以是我们常常讲的激励机制引入团队建设,也可以是团队荣誉、薪酬或福利的增加、以及职位的晋升等。

【情景再现】

1.情景案例

某建筑设计院创建于1950年,是中国最早建立的大型综合性设计院之一,具有国家建筑工程设计及咨询甲级资质、市政热力工程设计甲级资质、市政给水排水工程设计乙级资质及邮电专用通讯网工程设计乙级资质,还具有建筑装饰设计、智能建筑设计、建筑工程总承包、工程建设监理、房地产开发等资质,1993年进入全国勘察设计单位综合实力百强之列。近年来在全国主要建筑设计院综合排序中位居前列。

然而,由于该院整体的功能和业务转变,一些部门已没有存在的必要,如离退办和基建处;有的部门随着院企业化经营的发展,其职能应整合,如党群相关部门;有的部门之间存在一定程度的职能重叠、职责交叉,影响管理效率,如财务处与经营处、财务处与资产管理科、图书档案处与技术处、院办和党办均不同程度存在职能重叠和职责交叉;有的部门不能适应企业化经营的要求,如财务部在企业决策中的作用基本没有发挥,经营处对市场营销缺乏研究,不能为高层决策提供必要支持,图书档案处的信息收集整理工作做得不够,而且只是对内收集信息,对外部技术信息的收集整理基本没有做。

与此种情况相对应的则是岗位职责不清晰、责权利不相匹配。该院高层与各设计所负责人承担了经营管理的巨大压力和责任,与其收入明显不相匹配,比较行业内其他院所,其收入明显偏低;岗位职责没有落实到人,有些部门岗位分工不明确,责权利不相匹配。

这种部门重叠的情况直接导致了该院人力资源管理处于低层次,不能对企业战略提供有效支持,人才潜能不能得到有效发挥,人才严重流失。

问题:请问该院在明确岗位职责方面犯了什么错误?

2.角色模拟

假设你是一个团队的领导者,你将通过什么方式让你的员工明确自己的岗位职责?

3.思维启蒙

当一个团队里面的成员整天不知道自己应该做什么,那么这个团队的前途是危机四伏的。而当一个团队的成员每天上班之前都在脑子里面过一遍自己的职责是什么,那么这个团队无疑是高效的。然而,团队成员明确岗位职责必须清楚自身优缺点,请简要谈谈你的看法。

4.实务训练游戏

5.提升计划

第一天

查阅资料,了解岗位职责的确切含义。

第二天

收集关于岗位职责研究的历史资料。

第三天

归纳总结自己实际工作中此方面的经验。

参考答案

1.情景案例:该院岗位分工的不明确导致员工对自己的岗位职责不明确,在工作上不明所以,导致了工作结果的似是而非,工作报酬上的付出与汇报不相匹配,给该院的发展造成很大麻烦。

2.角色模拟:答案略。

3.思维启蒙:答案略。