书城管理企业规范化管理系统实施方案·组织架构管理
8035100000058

第58章 财务控制管理系统的事务工作项梳理

财务控制管理系统是资金财务系统的第四个二级子系统。所谓财务控制管理,简单地说就是组织资金、使用资金,使企业的自有资金能最大限度地实现增值。这一方面要求通过多种渠道筹集融入资金,包括对企业组织运行过程中形成的现金收入进行调控,以保障企业组织运行所需资金的投入。另一方面又要求通过投资方向的确立和投资项目的优化选择,把资金转换成回报率最高的资金形态。

如果这个二级子系统不健全、不完善,企业组织运行在规模上就不可能有发展,甚至还会因为企业组织运行过程中的资金需求不能满足而导致企业组织运行的中断,使企业陷入困境甚至破产倒闭;或者因为资金的闲置而使资金不称其为资金,仅仅变成一种不能带来增值的窖藏财富。

也正是这一原因,任何一家企业也都不敢忽视这个二级子系统的健全完善工作。而所存在的问题仅仅在于缺乏必要的计划控制,使企业或者为了缓解资金短缺之痛而蒙受诸如高利贷一样的筹资成本损失,或者使资金退出企业组织运行过程,存在于不能带来增值的形态——现金或银行存款上,而造成资金闲置的损失。

这个二级子系统的具体内容,必须包括筹资管理、投资管理、收入管理、资金流动性管理四个方面的内容,或者说它必须对应分解为筹资管理、投资管理、收入管理、资金流动性管理四个系统模块。这四个系统模块之间的关系属于并列关系。筹资管理是组织资金,投资管理是运用资金,收入管理是对经营所创造的收入进行把控,资金流动性管理是对资金的存在形态结构进行把控。

一、筹资管理系统模块的事务工作举要

筹资管理系统模块,是财务控制管理二级子系统的第一个基本子系统。财务控制管理的职能不是简单的管管钱,而是为企业经营所需筹到资。但筹资并不等于向外借款。借款只是筹资的一个渠道,发行债券、股票,进行筹资租赁,吸纳新股东入股,进行经营合作等等,都是筹资。而这还只是向外筹资,还有向内筹资。进行收入的资金转化、利润反耕经营投入、向员工集资,老股东扩股增资等等,都是筹资,并且这是内部筹资。这一系统模块的目标是通过对筹资渠道进行优化组合,按照企业组织运行对资金的需要筹集到能保证所需的资金,避免因为资金不到位而导致的项目运作中断和企业组织运行中断。其事务工作主要包括如下内容:

(1)梳理筹资渠道,确定能得以实现筹资的筹资渠道,明确筹资的方向。

(2)分析各个能得以实现筹资的筹资渠道的筹资成本费用,计算筹资成本费用率,以为筹资渠道的选择组合提供依据。

(3)与各个筹资渠道中资金供给机构负责人保持经常性联系,以使企业筹集所需资金有供给上的关系保障。

(4)对每一条筹资渠道所能提供的资金支持额度、资金筹集成本进行比较分析后,对筹资渠道进行选择和组合优化。

(5)对应投资所需,按照企业经营预算和投入项目预算,制订筹资计划,以通过计划进行前瞻控制。

(6)设计拟订筹资方案,并进行优化分析论证,在保证企业组织运行不发生资金缺口的同时,实现筹资费用最小化、负债风险最小化。

(7)组织调度资金,以保证能对应企业组织运行,按照其时间要求和数量要求提供资金支持。

二、投资管理系统模块的事务工作举要

投资管理系统模块,是财务控制管理二级子系统的第二个基本子系统。财务控制管理的首要目标是保证企业经营活动的效益。所以,它不仅要为企业经营所需筹集到资金,而且还要为资金要寻找到能保证实现最大限度增值的投资项目。所以,对于投资项目的选择、分析、评价,也就成了财务控制管理活动的重要内容。在企业组织运行的现实中,人们往往仅仅注重外延的扩大再生产,忽视挖掘效益的内涵扩大再生产,因而忽视了对这类形式的投资项目的关注。这是企业组织运行效益普遍偏低的一个根本原因。这一系统模块功能作用的健全完善,既包括一个科学方法的选择问题,也包括一个发展观念的调整问题。投资并不是一定要在现有项目之外去开辟新项目,只要通过追加投资,能够给原有投资带来更大增值,通过对现有项目经营活动中某一个环节甚至管理方法创新,追加投资之后,能够带来高于原有投资边际收益的边际收益,也就是有效的资金运用。这一系统模块的目标是通过对投资过程的每一个环节的活动进行记录、分析、监督、控制,一方面保障投资活动能按照预期的计划进行,以避免马拉松式的项目造成资金占用损失,以达到减少资金占用,提升资金周转速度;另一方面又降低项目投资过程中的费用支出。其事务工作主要包括如下内容:

(1)寻找投资回报充分高的项目,并对其收益的确定性、稳定性进行分析论证。

(2)编制投资项目预算,并以预算为据进行比较分析,选择确定投资项目。

(3)在准确分析核定项目实施的资金需求规律的情况下,对照预算编制项目实施资金投入控制计划。

(4)对项目投资实施过程进行记录和跟踪,并对照预算和计划进行控制,以保证项目实施严格按照计划进行。

(5)对企业所经营的事业项目进行优化组合,出售不能给企业发展带来应有收益的事业项目,购入对企业发展能形成关联效益的事业项目,以使企业有限的资金能为企业带来充分大的增值。

(6)通过资金运营来调节企业的资金余缺,以使企业资金每时每刻都能为企业带来增值。

三、收入管理系统模块的事务工作举要

收入管理系统模块,是财务控制管理二级子系统的第三个基本子系统。为企业经营所需筹集资金,并不是只能从外部融入资金,企业经营收入却是资金筹集的最重要来源,而且是保证企业稳定发展的最重要的融资途径。在企业组织运行的现实中,很多企业组织内部的职务犯罪之所以能够得逞的一个重要原因就是这一系统模块功能作用不健全、不完善,使有些人有机会接触到企业的大额现金资产并染手占用。“慢藏诲盗,冶容诲淫。”(《周易·系辞上传第八章》)这不仅给企业带来了不可挽回的损失,而且相对于这些当事人而言,又直接是通过现金资产的可得性引诱,把他们推上了犯罪的道路,坑害了他们自己。这一系统模块的目标是对企业组织运行过程中所形成的收入,通过计划、预算监控和制度控制,减少中间占用和滞留,以及时把企业经营所形成的收入纳入到企业资金运行总过程中来,进而提升资金运动的效率,减少浪费。同时,避免和防止企业收入发生体外循环导致流失,甚至携款潜逃的犯罪事件的发生,以保证企业的各类收入作为企业组织流动性资产的一个入口,协调平衡企业的资金余缺。其事务工作主要包括如下内容:

(1)分析总结企业组织运行过程中收入形成的规律,把握其在不同时段、不同渠道、不同地域的数量规模,并制订管理计划和控制预算。

(2)对收入管理系统进行规划设计,配置人员,设立机构,使之相对于企业的各级单位、部门具有相对独立性,以减少收入体外流动和挪用的可能性。

(3)完善收入管理制度,对收入的形成、解缴、账户全面制定管理规范,对责任人的权力和责任进行限定,为收入管理确立一个有法可依的规章。

(4)对照预算和管理规章对收入的形成、解缴、入账的过程进行跟踪控制,以保证收入能及时进入企业统一管理的账户中来。

(5)对违规行为及时进行查处,做到防微杜渐,以避免严重的违规和犯罪行为的发生。

四、资产流动性管理系统模块的事务工作举要

资产流动性管理系统模块,是财务控制管理二级子系统的第四个基本子系统。要保障企业经营稳定,这也就必须保证不为资金流动性的不足所困。维持资产的一定流动性,这是保证企业持续经营所必不可少的一个条件,但也不是资产流动性越大越好。一个企业的资产如果仅仅以流动的形式存在,至少会在客户心目中降低其可信性,当成行骗的皮包公司。因而要保证资金增值的效率,也就必须使企业的资金在形态结构上合理化。一方面保障企业组织运行连续性的需要,使企业组织运行过程中所需的现金能准时配送;另一方面又能维护企业组织运行的稳定性和可信性,增强社会公众、合作伙伴和客户的信心,以稳定市场和扩大对外合作。这一系统模块的目标是对资金运转过程中根据现金流量的大小和时间规律,有计划地对资产的流动性进行规范、设计、管理和控制,以在保证资金能带来充分高的投资回报的同时,保证企业组织运行对资产流动性的需要,以绝对避免因资产流动性不足而使企业组织运行陷于危机的事件发生。其事务工作主要包括如下内容:

(1)对企业组织运行过程进行分析,确定企业组织运行的资金流量变化规律和对现金流量的需求规律。

(2)对应于企业组织运行对现金的需要规律,规划、设计、确定资金在不同流动性形态上存在的结构比例,制订管理控制计划。

(3)依据资产流动性管理控制计划,对资金存在的形态进行动态调控,以在保证资金充分实现增值的情况下,为企业组织运行的现金投入所需提供支持。

(4)应对企业组织运行过程中突发的现金需求,通过对流动性高的资产的形态转换,以获得现金提供满足。