一个老总曾经反映这样一件事：他有一位下属，交给她的工作，她总要延迟才能完成。每次问她原因，她总有理由，因为要做某某事情，所以来不及完成。他发现她有一个工作特点，每天总是从做“无关紧要”的事情开始。比如，打一个电话，跟客户谈上半个小时。
实际上，这个电话可打可不打，也并不要紧。她之所以要打这个电话，一是觉得打这样的电话没有压力，也没有什么难题需要去解决，同时，也给人造成一种印象：“我可是在忙着，并没有不做事情。”
对此，这位老总指出，下属这样做，表面上是没闲着，但实际上却没有效率。后来他要求这位下属先分析自己的时间都用到哪些地方去了，哪些工作是有价值的，哪些是毫无价值的，哪些是价值较小的，然后不断地优化。这样坚持了一段时间，这位下属的效率就明显提高了。
这位老总的做法，其实是有理论依据的。现代管理学之父德鲁克在其代表作《卓有成效的管理者》中明确提出：管理要从管理自己开始，管理自己要从管理时间开始。他还特别提到要分析自己的时间都用到了哪些地方，之后再去优化。这样的做法，的确是很值得我们重视的。
2.让专业人员做专业事
领导学家柯维曾指出：“一个努力的人没有达到应该有的效果，往往是由于他将劲使在不该使的地方。”
曾在中国惠普公司工作的高建华在他所写的《笑着离开惠普》一书中，写了这样一件事。
刚到惠普时，他担任的是市场开发助理工程师的职务。当时，在公司入口处有一个透明房间，是用来给客户作演示用的。因为他是所有助理工程师中，唯一在进入惠普之前有工作经验的员工，所以被上司指定负责这个房间的管理，维护房间的整洁。
这个房间就在入口处，是公司的脸面，又离两位老总很近，因此他对房间的管理也很用心。
一天，他从外面回来，路过演示房时，发现房间里的机器放得乱七八糟，纸箱子满地都是，可能是哪个部门使用后没有整理就走了。于是，他赶紧动手收拾，把机器摆好，把空纸箱放进仓库，又扫地擦桌子，忙得满头大汗。
这一幕正好被市场部的经理看到了，经理让他收拾完后到自己办公室去一下。
他认为，自己干得这么辛苦，经理一定会表扬自己。然而，他万万没有想到，经理不仅没有表扬他，反而把他批评了一通：“我想告诉你的是，我不希望用一个工程师的薪水请你来，而让你去做打扫卫生的工作。”
在经理看来，应该让专业人士去做专业的事情。市场开发工程师，就应该去做市场开发工程师该做的事情。房间脏了，可以告诉打扫卫生的人，让他按照标准去打扫干净就可以了。
本来想表现一下，没想到却挨了批评，高建华刚开始也想不通。但慢慢地，他明白过来了。领导的话是对的，如果自己该做的事情不去做，把时间和精力花在了可以由专业人士负责的细小事情上，那么无论对自己和公司，都是不合算的。
高建华的故事也给我们提了一个醒儿：在工作中，我们提倡主动精神，有时即使不是自己分内的事，只要与单位工作有关，也应该主动关心甚至去做。
但这是有前提的，即要与效率思维挂钩，与单位的分工挂钩。
如果没人去做，自己顶上去，当然是可以的。但明明有人做，或者可以通过有效的途径让有关的人做得更好，那么自己再“越位”去做，可能对单位还是自己，都未必是最好的方式。
能走绝不爬，能跑绝不走，这正是最好的执行者时刻要求高效的写照。
善于抓住问题的关键
对于最好的执行者来说，在工作中要想提高效率，还需要学会察微知着，善于运用系统思维。
察微知着，也就是从细枝末节的小事着手，了解事物的本质，掌握整体工作。
我们在工作中如果能够善于察微知着，就会发现这是一种非常好的提高效率的工作方法。
《党史文汇》曾刊登过一篇文章，讲述周恩来总理问盐的故事，充分说明了察微知着的重要性。
一般在月底时，负责管理现金和银行存款的工作人员杨金铭会向邓颖超报账，但是，有一天，周总理突然要杨金铭仔细报告最近两个月来家中的收支情况。
杨金铭拿着记账本认认真真地念道：“3月1日买大葱5分钱，厨房用；3月2日买盐1斤，1毛5分钱，厨房用……”
念到这里，周总理突然叫他停下，说买盐多花了1分钱。杨金铭很紧张，赶紧找出买盐的发票，上面确实写着买盐花了1毛5分钱，这证明他不是记错了账。
周总理看了发票后，当即给北京市有关部门打电话，询问民用食盐为什么涨价。有关部门回复，这是卫生局为了预防市民惠大脖子病而给食用盐加碘，所以食用盐价格相应提高了1分钱。
周总理这才放下心。
可能有人会觉得，身为一国之总理，竟然连食盐涨了1分钱这种小事都会如此在意，甚至特意打电话给有关部门询问，这不是太小题大做了吗？
其实，周总理不是在乎多花的那一分钱，而是因为食盐涨价关系着千家万户的利益，这不是小事情，所以不能不重视。这正是周总理能以小见大的高明。
而“丙吉问牛”的故事，则从另一个角度体现了察微知着对工作的重要意义。
有一天，西汉宣帝的丞相丙吉外出，路上遇到有人斗殴，打得头破血流、横尸路边，丙吉却不闻不问，驱车而过。
过了一会儿，一位老农赶着牛走过来，那头牛不停地吐着舌头喘气。丙吉就马上让车夫停车，问是怎么回事。
下属很不理解，丙吉重视牛却轻视人，这岂不是轻重不分吗？
丙吉说：“丞相是国家的高级官员，所关心的应当是国家大事。路人斗殴，自然有地方官处理，无需丞相亲理。我只要适时考察地方官的政绩，有功则赏、有罪则罚即可。但牛的事就不同了，现在是春天，不应该像夏天那么炎热，如果那头牛是因为天热而喘息，那就说明今年的天气不正常，农事势必会受到影响。那就需要我这个丞相来做些事情了。”
丙吉问牛而不问人，正说明他做事能够抓住问题的要害，善于从细节着手来发现和解决问题。
我们在工作中要处理的事情，肯定没有周总理和丙吉要处理的事那样千头万绪，可是仍然会有不少人忙乱不堪，经常出现小事做了一串、大事要事却放过了的现象，或是由于工作中有些环节被忽略、执行不妥当，导致整项工作都受到影响。
在这两个案例中我们可以学到：
1.要先有全局观
正因为周总理考虑的是全国人民的利益，才会想到盐价的上涨会影响百姓的生活，才会在生活中留意到食盐涨了1分钱这种小事情。
我们在工作中也要先有全局观，知道整项工作的大方向是什么，这样才能知道工作中的细节会起到什么作用。
2.每个工作环节是有机联系的
丙吉能从春天耕牛热得吐舌头这件事，想到全国的农事是否会因天气而受影响，是因为他能察微知着，明白每一个小的工作环节所引发的连锁反应会朝什么方向发展。
这是因为系统是由各个部分构成的，不是分割的，而是统一的，各部分之间不是机械联系，而是有机联系，牵一发动全身。
无论是做什么工作，我们也都应该查微知着，运用系统思维，善于抓住问题的关键。这样，不论工作有多么繁琐，也都能够做得有条理有效率。
利用“三管好”提高效率
要想在工作中做到“能走决不爬，能跑决不走”，可以利用“三管好”来提高工作效率。
所谓“三管好”，就是指：
管理好时间，可以减少执行中的随意性，从低效无功中解放出来；
管理好计划，可以减少执行中的无序性，从杂乱无章中解放出来；
管理好文档，可以减少执行中的无效性，从重复消耗中解放出来。
下面我们分别来看一下这“三管好”在执行中的运用。
1.管理好时间，杜绝随意性