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第11章

第三篇 领导者主持会议时的语言技巧

第九章.领导者主持会议应具备的语言技巧

在具体主持会议时,不可能也没有必要对每一个会议中主持者该做什么、该说什么都提供一个现成的答案。这些只能靠领导者灵活把握和运用。但是,这不等于说没有规律可循。有一些基本要求是领导者主持会议时所必需遵守的。

主持会议的语言特点

主持会议的语言表达活动,其特点主要表现在以下几个方面:

1.突出中心、紧扣议题

无论开什么样的会议,都必须事先拟定好一项或几项议题,这是会议的核心和灵魂。

从这种意义上说,会议主持者的首要责任,就是组织引导与会者,围绕议题、完成议题。主

持者讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题,为中心议题服务。

2.准确、鲜明

会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境中,除传达文件外,通常不宜用书面文稿照本宣科。因此,如果说得没有分寸、不合身份,或政策精神把握不准,就会使人产生歧义和误解,影响会议效果。所以,语言必须要准确、鲜明。具体一点说,就是遣词用句要字斟句酌,确切地表情达意,如实地、恰如其分地反映客观事物的实际面貌。“鲜明”是在“准确”的前提下而言的,只有准确才能谈得上鲜明,而鲜明则能够把要说的意思更突出、更清晰地表达出来,增强其准确性,使与会人员更好地把握会议精神。

3.精炼、概括

精炼就是简洁、洗炼,要言不繁,言简意赅;概括是在接触外界事物后,把综合感觉到的材料加以归纳整理、改造,找出规律性、本质性的东西,使之上升到理性和理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达到精辟透彻程度的反映。如果对客观事物复杂的内部联系和本质缺乏深刻的了解,头脑里只有一堆芜杂纷乱的印象,那是无法表达得精炼、概括的。

4.严谨、灵活

严谨,是指会议主持者讲话力求周全而没有漏洞;灵活,是指临场随机应变,临时调整、变动会前准备的讲话提纲,以适应变化了的情况。

为了达到会议预期目的和不讲错话,会议主持人往往在会前经过反复思考,拟出讲话提纲和腹稿,从讲话的顺序、结构到重点内容,都成竹在胸。但是,即使准备得再充分,临场听众的反映在会前也是无法完全估计到的,所以,会前拟好的提纲要留有余地,带有某种程度的“弹性”为好。这样,在主持会议过程中,既不轻易离开提纲随意发挥,又不把提纲当框框束缚自己,可以根据会议的实际情况和与会人员的意见及时加以适当发挥。

5.通俗、易懂

参加会议的人员,不可能都是一个知识层次、都有相同的理解水平。会议主持人不能不看对象,不管效果,在讲话中大谈某些艰深难懂的东西。即使是政策性、专业性、学术性强的会议,主持人也要用朴实无华、浅显易懂的语言来表达深刻的内容,把深奥的道理浅显化,使更多的与会人员不感到枯燥艰涩。这就要求领导者具有较高的政策、业务或者学术水平,同时又具有深入浅出的语言表达能力。通俗易懂的语言不但让人容易听懂,还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉,能缩短主持者同与会者的距离。当然,通俗不是浅薄庸俗,这是毫无疑问的。

6.幽默、生动

幽默是机智思维的结果。幽默的语言闪烁着智慧和文明的火花。一定程度的幽默感是哲理和情趣的统一,它反映了会议主持者自信、乐观、豁达、充实的精神面貌和风度。生动主要是讲话感情色彩强烈、丰富,使与会人员对主持人表达的各种思想观点和思想感情,产生共鸣。幽默和生动密不可分。在讲话中,适当插入幽默的语言材料,能增强讲话的生动性和趣味性,产生感染力,还能使与会人员在紧张的听讲中获得愉快的放松,同时又深受包含在幽默之中的道理的启迪,促使大家在轻松愉快的氛围中,接受主持者的思想观点和施政主张。 大学者钱钟书先生是个很幽默的人。他80岁高龄时,中国社会科学院要给他祝寿,他坚决不让,说:“增一岁当然可以贺之,减一岁则应吊之。这一贺一吊,不是互相抵消了吗?不必花些不明不白的钱,找些不三不四的人,说些不痛不痒的话。”一些电视台要宣传他,并说要给酬金。钱老淡泊名利,说:“我都姓了一辈子钱,难道还迷信钱吗?”不但语言幽默,而且寓意深刻,足见钱老品格之高洁。如果领导者在主持会议中,适当运用一些格调高雅的幽默语言,一定会有助于把会议开得生动活泼的。

7.音调正确、表情举止适当

会议主持人应发音标准(使用普通话),吐字清晰,声音洪亮、自然,语调变化得体。如果发错了音、读白了字或是南腔北调,都会直接影响表达的效果。此外,还应讲究表情、举止、坐姿、衣着、发型等,做到文明庄重,落落大方。

议题突出,宗旨明确

会议主持人是会议的“舵手”,要随时把握、驾驭好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分的研讨,才能如期达到预想的目的。这就要求主持人必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等。其中,哪一项应由与会者在会上做出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动等等。而要与会人员听得明白,那么,主持会议的企业领导就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容等一一交待给大家,层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听者不知所云、无所适从。

言之有度,掌握准时机分寸

开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,便出现了冷场,拖延了时间;在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气……

会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办?这就要求会议主持人能够细致了解会议进程,掌握与会人员的心理,恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时,立即终止;意见大同小异时,允许求同存异,及时终止;很难一致时,下次再议;对于离题太远的发言,会议主持者可寻找时机予以引导、提醒,拉回正题。为了不分散大家的精力,不浪费大家的时间,不冲击会议的中心议题,企业领导必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。

除此之外,领导者还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。

语言的分量是由词意和态度两个主要因素构成的。词意是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的企业领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大作之嫌,本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达不到教育本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使人闻者足戒。当然,不做具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱批一通,也不会有好效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲话的时候,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是,既要弄清问题,又要教育职工。指出问题的严重性,进行严肃的批评,不一定非要大嗓门、声色俱厉不可。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲

笑他人为乐事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。

实事求是

文有文风,会有会风。领导者主持会议要讲话,要做报告,要引导会议,既有个文风问题,也有个会风问题。

从文风上讲,某些领导者不敢或不愿坚持实事求是的思想路线,迫于某种压力或抱着某种私心杂念,不能坚持真理,修正错误,沾染上了说假话、套话、大话、空话的习惯,报喜不报忧,报功不报过,指远不指近,责人不责己,加之官腔、官气、官僚主义,使人对他们的报告、讲话、发言不愿听也听不进。

从会风上讲,不少地方开会成灾,人们早已对“文山会海”现象表示不满。当然,必须的会议还是要开的,问题是会议太多、太滥、太长,内容泛泛,目的不明,议而不决,决而不行,效果欠佳。

因会制宜,善于调动群众情绪

领导主持会议,当然希望吸引听众,调动听众的积极性,使他们更多地接受会议精神。因此,针对不同的会议,把职工的情绪鼓动起来,刺激职工的兴奋点和吸引其注意力,就是领导者主持会议过程中充分发挥语言艺术的一个重要课题。

大家都知道,会议有不同的类型,有不同的要求,作为领导就要因会制宜,区别对待,在语言的运用上赋予不同的感情色彩。譬如在庄严的会议上,语言则应注意严肃性、规范性;在欢庆会上,语言则应热烈喜庆;在工作部署会上,语言应清晰、准确、明快;在动员、誓师会上,语言就必须富有鼓动性,以提高人们的决心与信心、干劲和勇气。不同的语言,应和不同的会议、不同的气氛相协调、相配合、相一致。

在会议上,调动职工情绪,要靠真情实感来产生共鸣。不能大喊大叫,捶胸顿足;不能巧言令色,甜言蜜语;也不能低眉顺眼,博取同情。要真实的语言,真实的感情,还要靠对群众的信任、理解和尊重。职工是真正的英雄。只要把政策交给职工,把前途和困难向职工讲明,虚心向职工学习、请教,职工是会支持我们、帮助我们的。

声音响亮有力,语调富有变化

领导者主持会议,要让每一位与会者听到他的声音,这是最为基本的要求。规模大一点的会议,则可借助麦克风、喇叭等工具。领导者作为“领头羊”,说话应该有力度,声音洪亮、吐词清楚,节奏适当,声音中表现出自信、向上的力量,而不能有气无力,或者平铺直叙,缺乏活力。领导者通过语调的变化,表达出各种思想观点和思想情感,同与会者产生思想情感上的共鸣,使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议,要求语调平缓、凝重;欢快、轻松的会议,要求语调轻快、流畅。

有头有尾,善于总结

会议既然有开头,也就应该有结尾。会议在行将结束之前,一般说来,领导者应作简明扼要的总结、归纳,将有关信息、讨论情况、所达成的共识,进行概括性的说明。同时,对会后的具体要求、需要落实的工作,加以部署强调。总结应力求客观、符合实际,切不可言过其实,自欺欺人,以致形成不解决实际问题的会风。对会议的总结,在看到成绩的同时,也要及时、适度地指出存在的问题及今后需要努力的方面。会议的总结,往往能起到提醒、强化信息的积极作用。