书城成功励志即席讲话
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第12章

第十章.成功主持会议,领导者应该具备哪些技能

领导者在实施管理和决策时,会议是不可缺少的基本工作形式,是领导者实施领导的重要方式之一。会议既是与会者互通信息、协调关系的场所,又是领导者部署工作、展示领导决策意图的手段,也是发动群众、鼓舞士气、调动群众积极性的方法。会议的效果与诸多因素有关,但就主持会议的领导者而言,其语言表达的技能是至关重要的。

会议主持者的素质与修养

会议是现代领导者开展工作和互通信息的手段之一。会议能否成功,与会议主持者的素质和修养关系甚大。

切忌一言堂

领导者在主持产生思想观念的会议的时候,他的领导艺术表现在于:切忌一言堂,要发扬民主,提倡百家争鸣,能将其中的精华吸收到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了10条意见之后,企业领导发表排斥这10条意见的第11条意见,这样下去,久而久之,参加会议的人就少了,会议的气氛也必然窒息。这对领导者来说,是种很大的危险。

注意发挥各人的个性

企业领导最容易犯的毛病,就是在会议上强求通过自己的意见,他总是不切实际地希望下属与自己有着同样的个性、看法和想法。这在客观上是根本办不到的。企业领导不仅应当承认还必须尊重他人的个性,并善于设法利用他人的个性去争取工作的成功。

加强引导,批评要有建设性

既然会议是一个群体进行讨论,总难免会发生某些冲突,有时甚至进行人身攻击。在这种情况下,会议主持人往往不得不对某个人、或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免同他们发生冲突,如果会议主持者与他们发生直接冲突,会议就陷入僵局。在批评之前,主持者最好先对他们作一番鼓励和夸奖,使他成为你的朋友,然后再良言苦口,善进忠言,并且应当在批评中带有建设性,使被批评者真正明白其道理。

声音要洪亮,举止要适当

会议主持者洪亮的声音,会立即反映出他的朝气、信心和魄力,有一种无形的感染力。还应当注意举止要适当,比如,不必过分地指手画脚,不应咬着烟斗讲话;动作也要注意,如不时地推推眼镜,把眼镜拿下来擦一擦,玩一玩手上的铅笔,搔搔头,抖抖腿,等等。这些事情虽然很小,但却会分散与会者的精力,影响领导者的威信。

会议的时间不可太长

据生理学家的研究,参加开会和讨论时,人的脑力最佳状态只能保持40~45分钟,人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限,与会者的注意力就会松懈,会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下,主持者如果坚持继续开会,多数发言者就只能重复别人的发言,而显现不出创见。生理学家们给这种状态专门取个名称,叫做“反面活动阶段”。在这个阶段,主持者对与会者变得很难驾驭,这一阶段通过的决议,容易带上“激进”的色彩。如果会议开得再长,许多与会者一心想快点散会,将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此,最紧凑最有效的会议,一般不应超过1小时。多数与会者需要30~40分钟才能恢复良好的自我感觉,这样才能保持良好的会议效果。

要避免炫耀自己的业绩

会议主持者在会上吹嘘自己的业绩,以此想抬高自己的威望,其结果必然适得其反。一般情况下,与会者对他所欣赏的人的心理状态是,希望从他的谈吐中,得到如何把工作搞好的启发,而不是想听他过去的“丰功伟绩”。

准备会议的“三明确”

主持重要会议,首先要进行周详的准备,做到“三明确”。而且还要在不断的积累中,了解人在会议过程中的生理、心理变化,并据此做出自己的言语对策,从而达到召开会议的预定目的。

1.明确性质

不同性质的会议,有不同的主持方法。一般有四类。

(1)学习领会类

主要是学习党和政府的重要文件、领导人讲话、领袖著作等。主持这类会议,事先要吃透两头:一是学习材料,二是群众思想。这样,主持人讲话才能抓住关键,一石击起千层浪,几句话便引来与会者的千言万语。

(2)布置工作类

不论是传达上级的部署,还是本部门布置工作,主持人都要在会前反复思考其意义、要求、做法,了解部属在执行中会有哪些困难,把与会者可能产生的疑问或者自己也想不明白的内容,作为问题在会上提出。这样,主持会议时,既能分析、说明,又能提问、议论,使领导的意旨变为群众的自觉行动。

(3)研讨问题类

这是集思广益的一种会议。主持者要设计好一连串有启发性的问题,引发与会者的思想火花。再以睿智的语言,使之相互撞击,产生新的火花,新观点、新方案自会逐渐形成。

(4)情况调查类

调查要有所获,就应让与会者知无不言,言无不尽。事先应准备一份周密的调查纲目,做到有纲有目,还有一串吸引人的问题,说起来有味,听起来入耳。

2.明确目的

会议目的不明确,主持人在会上只能盲目发问,或者放任自流。明确会议目的,要做到以下三点:

(1)清楚

主持人在会前应把会议目的反复琢磨,做到:心中想得清楚,本子上写得清楚,嘴里说得清楚。

(2)扼要

不要企求一次会议解决所有问题,要突出重点:学文件,着重领会某一、二条;议工作,重点解决某一两件;做调查,主要弄清某一、二项……其余留待下次会议再说。

(3)适宜

预定目的要适合时宜,符合部属要求,切中群众思想的“热点”。会上讨论的和群众心里想的相一致,主持时自会一点就着,何愁启而不发?

3.明确程序

包括主持人对会议怎样开局,以什么话引发;怎样承接,如何转入另一项内容;怎样合拢,如何归纳小结等。会前均应有所准备。对会议程序了然于胸,主持时便会从容不迫;遇到意外情况,也能应变自如。

开场精彩

会议的开场白要陈述的内容,包括会议的主题、目的、意义、议程和开法,其语言要简明扼要、条理清晰,语调与表情都要与会议气氛一致。

一个好的开场,有利于吸引与会者的注意力,增强他们对该会议的兴趣。所以,一般的主持人都非常注意开场。好的开场有三条:一是直入点题,提纲挈领、要言不烦地把会议的内容主题讲明白;二是借题发挥,调动全场情绪,使与会者亢奋起来,造成适宜会议开展的气氛;三是出口成章,富于启示性和诱导性,引导全场迅速进入境界。要尽力避免那种陈旧死板、千篇一律的格式。如:“现在开会了,请×××同志作报告,大家欢迎……”、“××晚会现在开始,第一个节目……”等等。而是要根据会议的实际,或说内容,或讲形式,或道特点,或提要求,或谈历史上的今天,或讲别处的此时此刻,总之因境制宜,灵活设计。另外还要尽量来点幽默话语,让听众发出会心的微笑。

做好会议衔接

主持一个会议,一般都要在中间搭桥接榫,过渡照应,把整个会议连缀成一个有机的整体。这个连接过程也是主持人发挥其机智和口才的过程,它将显示主持人的组织能力和概括能力。

例如,有人主持“我是一名共产主义战士”的演讲,其中第一位讲了《人与共产党人》,第二位讲《要有艰苦奋斗的创业精神》。他在这两篇演讲之间说:“共产党人是人,但又不等于一般的人,共产党人要无私无畏,要经得起风吹浪打,这就离不开艰苦奋斗。下面请听××同志演讲。”短短几句话,使两篇演讲连接无痕,毫无造作之感。

主持人所用连接语不外乎承上启下:肯定前面的,画龙点睛;呼出后面的,渲染蓄势。两者都很重要,应更重视后者。但在会议主持中,用还是不用,话长还是话短,应看具体情况。若需用连接语,即可顺带,也可反推;可以借言,也可直说;可以设疑,也可问答,总之,不要弄成“主持八股”,应以别开生面、恰到好处为原则。

巧妙打破会议沉默

领导者在主持会议的过程中,经常会遇到无人发言或某一部分人毫无反应的现象。这种

沉默的现象不利于会议的充分展开,不利于实现预期的目的。造成会议沉默的原因多种多样。原因不同,对策也就不同。下面是一些针对不同的沉默原因而采取的相应措施:

(1)胆小害羞型

这类人往往年轻、社会见识少,参加的会议也不多,多半不习惯或害怕在人数众多的场合发表自己的见解、观点。会议主持人要主动鼓励他们发言,可以进行主动的提问,并告诉他们说错也没有关系。而当他们在发言时,主持人应表现出对其发言的兴趣,同时也要对他们发言中合理性的方面加以肯定。

(2)人单势薄型

这类人往往与大多数人有着不同的看法,害怕说出自己的看法后遭人嘲笑而保持沉默。这类人的思路往往与众不同,主持人要善于主动接近,鼓励他们畅所欲言,敢于发表自己不同的看法,力求创造出宽松、自由讨论的会场气氛。

(3)清高闭守型

这类与会者往往自有一套自己的见解,他们阅历较深,处事比较严谨,一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的架子,而且其中有些人抱有言多必失的顾虑。主持人对待这类人,要善于点拨,多给他们一些体现和尊重。

(4)事不关己型

这类与会者不往往对会议缺乏热情、兴趣,不愿过多投入,认为议题与己无关或认为不重要,讨论、决议是领导者自己的事情。对于这类人,主持人应积极创造民主、活泼的会议气氛,去感染带动这些同志参与,或主动与他们接近,征询他们对问题的看法,久而久之,也就能改变他们这种不配合的态度。

(5)敌对情绪型

这类与会者要么反对议题,要么对主持人有意见。主持人应不计较个人恩怨,对他们友好团结,可向他们采取主动发问的方式,并对他们的发言持重视的态度。

(6)议题不明型

有时候与会者对议题不明白、不理解而表现出沉默。主持人应再作陈述、改变阐述的角度,也可以采取打比方、举例的方式,让与会者明白、理解。

(7)羞于开头型

有时候,与会者不善于第一个发言而出现冷场。这时主持人可用幽默风趣的话语打开与会者的话题,也可让性格外向、胆子较大的同志先开口发言,进而带动大家发言的积极性。对于比较庄重严肃的会议,在需要讨论时,主持人也可适当调节与会者的紧张情绪。如果是对一些不良行为、不正确的言论进行议论,涉及某些人的具体利益,主持人应带头发言,作出明确的表态,为他人发言作好铺垫。

纠正会议离题

在会议活动中,常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况,主持人出于对发言者的尊重,一般不应当面直说,而应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话,因势利导,并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题,主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉地中止,并有意识地重新强调会议的议题。

有些会议,需要与会者事先经过一定的准备,查阅一定的材料,列出发言的大致纲要来。美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧:在会议提出一个重大问题或主要问题之后,随即他便要求与会者进行沉默思考,会议室处于安静之中,然后到一定时间大家才开始发言。

制止无谓的争辩

在对某个问题进行讨论时,由于与会者的学识、素养、社会经验不同,看问题的角度也就不同,因而解决问题的方案也不同。

与会者往往会各持己见,据理力争。这是会议深入讨论的表现,是开始会议的好现象。但在观点已经趋向集中、明确时,主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题,主持人就应该伺机加以阻止,或说时间有限,暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接地制止。在遇到较为激烈的争辩时,主持人要随时注意有的争辩者会感情用事,进行影射、讥讽、旧事重提,在这些领导者应及时正面加以提醒、规劝,以免矛盾激化,引起争吵、冲突。如果已经发生争吵,主持者应从会议的组织性、纪律性出发,直接加以制止;对恶语伤人者,必要时进行严肃的批评,以平衡与会者的公正心理。

另外,对会议中出现的与会者注意力不集中、“会中有会”、迟到早退的现象,主持人也不能睁只眼、闭只眼,而应有针对性地与其打招呼、进行适当的暗示,语气应平和而有分量。在会议的开始,主持人不妨给与会者提出一定的要求,布置一定的任务,给他们施加一定的工作压力,免得他们产生无事可做、与己无关的心理。

控制会议进程

会议进程控制是一项重要的管理艺术,它需要依照会议规则进行,同时又需要根据不断变化着的情况,灵活采用各种措施和方法,有针对性地调整各种关系,解决各种随机性问题。为此,它又需要从事控制活动的人,特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几个方法。

(1)会议召开之前,主持人须认真研读有关文件材料,了解议题和议程,了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

(2)主持人必须严格守时,明确会议开始和结束的时间,准时开会和散会。

(3)主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论,不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见,更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己,不要以与众不同的姿态和语调讲话,忌各种语病。批评要有建议性,应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

(4)在组织讨论时,应规定讨论与不讨论界限,给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向,并注意其方式,不能因此而挫伤发言积极性。

(5)应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析,正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。

(6)当时机成熟时,应适时终止讨论或辩论,及时确认结论形成决议,一个议题结束后应立即转换议题,以免延误时间或节外生枝。

(7)多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

(8)会议较长时,应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮,特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。

(9)应以各种方法和措施,避免或减少与会者中途退席,特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

(10)除非必要,一般不宜随意变更议程。

(11)主持者应声音洪亮,举止得体,有一定感染力,忌多余的动作(动眼睛、玩文具、

搔头抖腿等),忌语无伦次缺乏自信。

(12)当会场出现混乱时,应保持镇静,及时采取措施结束混乱状态。

(13)注意创造与会议性质相适应的会议气氛,科学安排会议中的高潮与低潮,及时分发会议文件材料,监督工作人员及时认真地做好会议记录。

引导会议讨论

主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平,良好的思维能力。在会议上,要善于提问,积极引导,能够从不同角度、不同层面上发现问题、提出问题,进行辩证式思维、逆向式思维、发散性思维,对问题的看法不仅从质上去认识,而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问,另外,如有必要可以进行分组讨论,每组指定1名小组长,到时集中小组的意见,由代表们代表小组进行发言。

美国管理学家卡尔森认为,主持会议讨论的技巧有:

(1)为议事活动选择好恰当的题目,使与会者对要讨论的题目发生兴趣;有在众人面前表现自己的意见和观点的欲望。

(2)布置好开会的场所,使每一个前来参加会议的人感到自在,不致因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。

(3)作为会议主持人的职责是推动会议的讨论,但要避免亲自解答与会者的问题,以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。

(4)使大家的注意力集中在有价值的议题上,并引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见,但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。

(5)掌握和安排好时间,限定每次发言的时间,掌握好会议讨论的范围,随时警惕有人随意说出的一、两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。

(6)为会议做出全面的总结、记录或报告,并贯彻执行,保证会议所确定的事项得以实现。

灵活驾驭,提高会议效果

主持一个会议,重要的是引导与会者充分发表意见,积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话,并且说得透彻,畅达?怎样提高会议效果?这就需要灵活地驾驭。

(1)指名法

主持人讲完开场白,让大家发言。开始时容易出现冷场。主持人可适当指名:“老张,您对这个问题很有研究,今天一定有好主意,先讲讲吧!”“老王,您大概早就考虑好发言内容

了,大家就等着听您的高见哩!怎么样?您带个头吧!”万事开头难。有人带了头,下面就会有人跟着讲。

(2)激将法

好马也要扬鞭,强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人,促使他及时发言。如说:“老黄,您今天一言不发,看来是想‘金杯漱口’了!”旁边很可能有人接口:“老黄向来能说会道,今天怎么会甘拜下风呢?”这样一激,老黄还能不一吐宏论吗?

(3)点拨法

当人们对某个问题还似明非明时,常常难于发表看法。主持人应抓住关键,适当点拨,与会者便会顿开茅塞,话如泉涌了。如说:“这个问题正面一时看不清,假如反过来看呢?从它究竟有多少弊端的角度看,是否应下决心解决呢?”

(4)复述法

某人的发言十分精辟,主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论,可复述他发言的要点。如:“老郑认为,我校提高教学质量的关键,不在于严格考勤、考试上,而在于联系实际改进教学方法,说得很有道理。大家对此议论一下吧!”老郑听了非常高兴,大家讨论也有了方向,会议就会深入一步。

(5)比较法

讨论会进行到一半,几种意见已经摆出,主持人便可简要归纳,引导大家从比较中判定优劣,从而顺理成章形成结论。如说:“对第四季度的工作安排,现在有三种方案:一是……

二是……三是……同志们可以比较一下,选定一种最佳方案。”

(6)收束法

讨论会上,有时可能出现离题现象,一些人天南海北,把话题越扯越远。此时,主持人要及时收束,使其回到本题。运用收束法时,应注意不挫伤发言者的积极性。主持人要十分自然地收束圆场。如说:“老陈等同志说到的问题,确实是存在的,他们的看法也很有价值,今后可专门为此开讨论会。不过,今天的中心议题是如何制定超产奖金的发放规定,大家应集中对这个问题思考议论一番。”

(7)谐趣法

当会上不同意见争论过于激烈,发言者嗓音越来越大,调门越来越高,主持人要用幽默的语言,诙谐风趣的插话,及时为之“降温”,使双方都冷静地分析对方的意见,达到求同存异。如说:“同志们,别激动!听说高分贝的声音会把耳鼓膜震破,为了不让我们都变成聋子,我建议大家发言时把嗓音降低20分贝好吗?”几句话引得哄堂大笑,会场上的气氛也得到了调节。

(8)过渡法

用适当的连接词,把会议的一项内容过渡到另一项内容。如说:“既然大家都认为搞联营是使我厂发展壮大的必由之路,那么,和哪些地区、哪些单位搞联营呢?请大家提供一些确切的信息。”这样承上启下的过渡,也能把讨论的内容引向深入。

(9)劝说法

讨论会上,有人针对不同意见者言辞尖刻,刺伤了他人;有人则发言过多,垄断了会场。主持人要以委婉的言词,作适当的劝说。如“小李的发言也是一得之见,从正面理解,有其合理的部分,不应过多指责。再说,言者无罪!人人都可以讲话嘛!”“讨论会要各抒己见,让大家都发言,小蔡说了好几次了,算是一家之言。到会一二十人,就是一二十家,最好是百家争鸣。还有十多家没发言,请你们都说说吧!”