第3章第2节如何寻找时间 (2)
卡尔?华尔德是我的钢琴教师。有一天，他给我教课的时候，忽然问我每天要练习多少时间
钢琴?我说大约每天三四个小时。
“你每次练习，时间都很长吗?是不是有个把钟头的时间?”他说，“你将来长大以后，每天
不会有长时间的空闲的。你可以养成一种习惯，一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你
上学以前， 蛟谖绶挂院螅蛟诠ぷ鞯男菹?
余闲，五分钟、五分钟地去练习。把小的练习时间分散在一天里面，如此弹钢琴就成了你
日常生活中的一部分了。”
有这样一位大学教师，想从事兼职创作。可是上课，看卷子，开会等事情把他白天晚上的时
间完全占满了。差不多有两个年头他一直不曾动笔，他的借口是没有时间。
后来，他想起了华尔德先生的话。到了下一个星期，他就把华尔德先生的话实验起来。只要
有五分钟左右的空闲时间，他就坐
下来写作一百字或短短的几行。出乎意料之外，在一个星期过去后，他竟积有相当的稿子准
备修改了。
后来，他用同样积少成多的方法，创作长篇小说。他的教授工作虽一天比一天繁重，但是，
每天仍
有许多可资利用的短短空闲。他同时还练习钢琴，他发现，每天小小的间歇时间，足够
他从事创作与弹钢琴两项工作。
利用短时间，还有一个诀窍：你要把工作进行得迅速，如果只有五分钟的时间给你写作，
你切不可把四分钟消磨在咬你的铅笔尾巴上。思想上事前要有所准备，到工作时间来临的时
，立刻把心神集中在工作上。迅速集中脑力，就不像一般人所想像的那样困难了。五分钟、
分钟往往随便过去，但是，人类的生命是可以从这些短短的闲歇闲余中获得一些成就的。
开会也可节省时间
首先，要注意开会的方法。如果能灵活运用“零数效果”，就可以很好地做到开会不迟到。
由于
职业上的关系，很多人不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。
外面的会议一向很长，有些会议甚至长达两三个小时，废话连篇，以致延长了时间；除此之
外，会议开始时间不确定，也令人恼火。为了避免浪费时间，管理者每逢主持会议时，总要
实行几种防止迟到的对策，其一是把开会的时间设定于“几点一刻”，即有零数的时间。正
为大家都习惯于几点或几点半，以致把几点几分都看成整点或半点。于是，就加上了一刻钟
的零数，这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定
，老是迟到的人，开始变得很积极，顶多只延误两三分钟，这就是“零数效果”。乍看之下
，并没有什么特别，然而，效果却是相当惊人。另外，如果有等待迟到者的“前例”，那
，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢?”可是
，一旦大家都有这种意识，浪费时间仍是不可避免。因此，事前就应该采取上述方式，一开
始就说清楚，那么就算在全体尚未到齐之前召开会议，迟到者也不至于抱怨，按时开会
者也不会抱怨。这样一来，准时出席将不会导致时间浪费，如果能彻底地实施好这项原则，
那么你就可以避免不必要的迟到了。
其次，要搞好会议的准备工作。一般人都有这样一种观念，认为所谓的会议，是坐着喝茶，
便聊聊而已，但是，有一家知名企业不管是多么重要的会议，会议参与者往往站在走廊谈论
句，一下子就把问题解决了。要记住所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的
决定，只
要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。为了达到这个目的，在会议开始以前，就要做一
准备工作，以便提高出席者的问题意识。在开会前，应叫出席会议的人提出“必须讨论的内
容”
、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”
等问
题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理，
在召开会议以前，已经提高了出席者的问题意识。此后，你仅需对若干重点进行必要的质疑
和讨论，那么你很快就会形成一个良好的决议。
如果不经过这种步骤就集合开会，那么，与会者便会处于盲从的状态，在这种状况下，往往
要浪费更多的时间，才能够使问题明朗化；有时还会将内容拖到下一次会议解决。经过很长
的时间，仍然不能获得结论，甚至必须“憋”到下一次会议。在没有必要的资料的情况之下
，搬
出几个“假设”谈论，只有浪费时间了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿
见影的效果。不过，在这以外的场合，如果胡乱地讨论问题，只能浪费时间。只有事前的准
备工作进行得很好，才不会变成“消极性”会议。
再次，要使会议速战速决。准备活动充足之后，最重要的是要先确定结束会议的时间。人类
的心理
很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。只要确定“结束的时
间”，就可以使人集中注意力。遇到这种情况，如果跟会议开始时一样利用“零数效果”的
话，效率将大为提高。
再其次，站着开会能提高效率。很多人都认为开会时，坐着比站着好。其实这是不正确的，
着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下
子就解决了。那种又臭又长的会议，只是浪费时间。
最后，预先通知参加开会的人，“准时开会，逾时不候”。无论做任何事，总有人不守时。
如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时来的人都损失10分钟，造成时间
的大量 朔选Ｒ虼耍谕ㄖ崾奔涫保宄硎净嵋槭怯馐辈缓虻模庋词共渭尤嗽?
还未到齐就可以准时开会，还可以杜绝下次他们再迟到。
和时间赛跑
麦科马克以和时间比赛的心理状态尽量减少时间的浪费，他记住了哪家餐厅上菜迅速，哪些
楼中的电梯快，哪些航空公司准时，哪些地方处理行李快捷。在乔治环境公司上班的凯西?
桑德斯成功的秘诀是：“我到办公楼首先做的事是打开收件箱，将文件分类处理好，并在心
中规定完成的时间，然后尽可能在规定时间内完成，通常我完成的要比预期的快一些。”在
日常生活中，你要学会和自己比赛，尽可能地超出自己平常的成绩。
将时间管理当成比赛是有许多好处的：
能让平淡无味的工作变得有趣、生动。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事
。
和自己比赛可以激发心理学上的“满溢状态”的行为。
这是一种内在的变化，时间似乎很少，但你的成果却很多。
会改善你的工作质量。
对于实现你自己的目标应该像优秀的跨栏选手一样速度更快、更好，还要求不把栅栏碰倒。
一些竞赛性的活动，个人、团体、部门都很喜欢。如比赛“零缺点”能保持多长时间、全单
位能
创出多少业绩，通过加强合作可增强员工的斗志。米利肯公司专门生产纺织品和化学制品，
是凭此技巧而荣获“麦坎波得吉”全国品质奖。他们的宗旨是：“假如你不算分数，那么你
还处于练习阶段。”米利肯的工厂到处都是记分板，以此让同事们一目了然。管理者认为：
这样做，员工的斗志、热情、自尊、趣味都会被激发出来。
可以说，时间管理不仅是独乐，也是众乐的一场赛事，和时间赛跑，人人都有可能是胜利者
。只有不参加的人，才是失败者。
如何创造时间区
拿破仑?希尔提议可以将工作分成不同的时间段。在这些时间段中，你完全是自
己支配时间，不受任何人打扰。对创造时间区段的另一种选择是“大杂烩”，这和电脑在程
序之间不停地奔波却没有结果是一个道理。
真正接受这个建议是很难的，对多数人而言，被干扰已成为他们的一种方式。一些员工是在
话和别人的打扰中工作的，这是很不对的。有些领导必须把上百个决定在几小时内做出，但
只要能创新再增加一些自制，即使忙得不可开交的他们也有机会创造和利用时间区段。
那么，怎样创造时间区段呢?
早到或晚走
许多高层首脑人物都是提前上班的，他们清楚此刻电话不会不停地响，正好可以利用这段清
静的时间。这也是
，而且也不会再接进电话。
远离工作
一些成功人士每周都会给自己留下一两天在家的时间，目的就是要创造时间区。当然，
这需要你的老板允许你如此，或者你就是老板。
在空档时间中创造时间区
霍尔博士在他的三个办公室来往之间找到了他的时间区。三个办公室：校区、葛莱狄医院、
狄克室。以前他想，在三个办公室辗转太浪费时间了，可现在令他高兴的是，他知道了可以
怎样充分利用他三个办公室之间的辗转时间了。在办公室的来回需要15分钟，这15分钟是
他一天中最
佳的思考时间。
经常乘飞机的旅客会在飞机上找到他们的时间区。泰勒说：“我对于乘机非常偏爱，因为那
段时间是我完成工作的最佳时间区。”所以，许多人放弃的空档时间是完全可以充分利用的
。
给重要的一对一会谈创造时间区
如果你有一个极为重要的约会，你应在约会前通知你的助手：如果不是极为特殊或必须立刻
处理的事出现，就不要打扰你。现任费尔基金总裁的奥尔森就是这种技巧的成功运用者。他
所谓“固定时间会谈”指的就是与下属的会谈，他说：“今天早晨10点左右，一位职员和我
会谈。我和他都希望有足够的时间。根据他的目的，他的时间大约为三十到四十五分钟之间
。这段固定时间很重要，要不受外界的干扰。”在此期间，如何处理打进的电话?奥尔森的
办法是分两个时间区回电话：早上和下班前。他的结论是：“我努力给自己找两三个小时不
受干扰的时间区工作。”
恪守时间是一种无言的信用
一个不守约的人，除非理由充分，否则就是个十足的骗子，他周围的整个世界就会像对待骗
子那样对待他。
格里利说：“一个人如果根本不在乎别人的时间，这和偷别人的钱有什么两样呢?浪费
别人的一小时和偷走别人五美元有什么不同呢?况且，很多人工作一小时的价值比五美元要
多得多。”
富兰克林对总是迟到却总是有借口搪塞的佣人说：“我发现，擅长找借口的人通常除此之外
什么都不擅长。”
华盛顿总统四点钟吃饭，有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了，这个时候华盛顿就会
自顾自地吃饭而不理睬他们，这使他们感到很尴尬。华盛顿经常这样说：“我的表从来只问
时间有没有到，不问客人有没有到。”
他的秘书找借口说，自己迟到的原因是表慢了。华盛顿回答说：“那么，或者你换块新表，