预约时的沟通工作主要包括以下四个方面：首先，简要说明心理咨询的特点。在预约时，咨询师有必要对心理咨询作一番解释，让求询者了解什么是心理咨询，以及心理咨询的一些基本问题，消除求询者对心理咨询的误解。其次，了解求询者的心态。有时，尽管求询者的问题非常适合做心理咨询，但是却难以与咨询师建立咨询关系。有时，有的求询者是在冲动之下来做心理咨询的，一旦求询者的情绪平定下来之后，就不再继续咨询了。有的求询者是为他人（如父母为孩子、妻子为丈夫）来做心理咨询的。因此，在预约时咨询师要了解求询者的心态，以便确定是否可以建立咨询关系。再次，初步了解求询者的问题性质。有不少人并不清楚心理咨询的工作范围，因而有些求询者并不是因为心理学性质的问题前来咨询，因此，在预约时有必要简单了解一下求询者的问题性质。此外，不同的心理咨询师有不同的擅长，有的擅长学习心理问题，有的擅长性心理问题，有的擅长婚姻家庭心理问题等。因此，在预约时了解求询者的问题性质可以避免盲目来访。最后，说明相关具体事宜。经过初步沟通，确认可以建立咨询关系了，就需要说明有关具体事宜。比如，地点、线路，以及来访的具体时间，等等。
二、做好环境准备
心理咨询会话不同于日常的生活交谈。日常的交谈随意性很大，环境对人们的交谈没有太大的影响。但咨询会话不同，环境的影响比较明显，一个简练、温馨、富有生活气息的、理想的、人与环境优化统一的心理咨询环境，能使求询者感觉温馨、松弛，并有安全感，不必担心“泄露”秘密，可以心情轻松毫无顾忌地讲述有关事情，很安全地谈论个人生活的细节问题，畅所欲言。而心理咨询师可以仔细倾听他们的谈话，并帮助他们认清问题，帮助他们探索解决问题的方法，从而促进了咨询工作的开展。因此，心理咨询需要为营造一种适宜的环境氛围做好准备。
1咨询室的布置与设计
咨询师对咨询室的布置和设计应考虑的问题很多，例如房间的摆设，椅子如何放置，墙壁挂什么样的画或作品，房间是否应该禁烟、禁食等。应该制定必须制定的规矩，在求询者不清楚的时候，咨询师应该给予具体的说明。
在色彩和光线的设计上，咨询室内一般应光线含蓄柔和、色彩温和，创造一种温馨的气氛、良好的咨询氛围，以便使求询者的情绪能够平静、轻松，精力集中，不至于分散注意力。咨询室内的钟表最好放在求询者的背后咨询师容易看见的地方。如果咨询师多次看手表的话，容易使求询者不能平静地谈话。另外，如果咨询师的旁边放上笔记用具的话，可以随时将采访者的住所、电话号码、家庭成员构成、家庭成员的年龄马上记下，以免忘记；有时可以在草纸上写写画画，确认一下求询者所描述的某些构图或让求询者自己写一下、画一下。
咨询室的坐椅应该柔软、舒适，这样的话，求询者容易放松。另外，求询者和咨询师的坐椅之间要有一定角度，避免求询者与咨询师直接面对面。因为，每个人在与别人交流时，围绕交流者身体周围有一个看不见界限而又不受他人侵犯的个人空间，直接的、近距离的面对面交流，有些不想要的信息，如面孔、身体、气味等感觉和感性认识，会通过视觉、听觉、嗅觉扰乱或抹杀谈话的内容，直接损坏咨询效果。
2咨询师的形象
咨询师的形象也会对求询者产生一定的影响。因而，咨询师在开始心理咨询之前要注意自己的衣着和发型等，塑造一种有威信的形象。
（1）衣着。咨询师不宜穿颜色太深的衣服，如黑色、深蓝色等。因为这样的颜色会使人感到难以接近，求询者会有距离感，感到拘谨，影响会话时的气氛。咨询师的衣着也不要过于显眼，颜色不要过于鲜艳。一方面，鲜艳的颜色容易分散求询者在会话时的注意力，影响会话的效果。另一方面，鲜艳的颜色会引起人的情绪反应，有时会使求询者感到不安或焦虑。如果求询者忌讳这种颜色时，会话效果更差。同时，人们容易对衣着鲜艳的人产生轻浮、不稳重、不可靠的感觉，求询者会因此对咨询师产生不信任感。一般而言，咨询师穿中性色彩的服装较好。此外，咨询师的衣着应整洁。不然，随随便便，甚至邋邋遢遢，会使求询者产生对你的不信任，甚至反感。
（2）发型。咨询师的发型不应过于奇异，如光头、着色、过长、过亮等。因为一般来说，不同发型的人，往往有不同的行为方式，有不同的个性。发型怪异的人，其行为方式也会与众不同，而且令人难以捉摸。因此，人们一般不大愿意接近发型奇特的人，不容易信任他们。虽然这在生活中不足为怪，但在心理咨询中会影响求询者对你的态度。同时，奇特的发型也会分散人的注意力。因此，咨询师留有奇特的发型是很不适合的。
3咨询师与求询者的空间关系
空间位置与人的心理活动有着极其密切的关系。某些空间位置关系看起来很简单、很无所谓，但在人际关系中可以产生很重要的心理效应。在心理咨询中，咨询师与求询者的位置关系一般以对面坐法为多。但是，这一位置关系会加重那些存在各种心理问题、怀着不安、焦虑的心情第一次来心理咨询的求询者的心理负担，影响咨询关系的建立。而对于那些对人恐怖感较强的求询者来讲，来自对面咨询师直接的视线又会加重心理上的紧张不安。对这样的求询者，可以考虑斜坐法、90度法或180度法来进行。
如前所述，对面法很容易造成求询者拘谨，也容易使求询者对咨询师的眼神特别敏感。180度的并排坐法固然解决了由对面法所造成的求询者的紧张和不安，但并排而坐在日常生活中往往是亲密关系的位置象征，这种坐法容易使咨询师产生逆转移或对抗感情转移，从而影响心理咨询的开展。况且，这一坐法使咨询师不容易看到求询者的全身，特别是无法观察到求询者的脸色和眼神。
三、做好心理准备
除了上述准备，心理咨询师在开始咨询时还要做好心理准备。
首先要调整好心态。在现实生活中，难免会遇到不顺心的事，但是，作为心理咨询师，当你将要接待求询者特别是初次求询者的时候，当你走进心理咨询室将要开始工作的时候，一定要调整自己的心态，迅速地转换角色，从生活的情境中走出来。心理咨询师切忌把生活中的情绪带到咨询会话中来，应该完全让自己从心理上进入咨询师的角色状态。万一面临特殊情况，陷于生活的情境不能自拔，心态不能调整到位，最好不要马上开始工作。
其次，要做好充分的心理准备，因为有时求询者会有一些难以预料的情况打乱你的原定计划。更重要的是，求询者来访的心态往往是比较复杂的，既想通过心理咨询获得帮助，又对心理咨询有一种抗拒性。咨询师心理上需要有所准备，以应对求询者这种矛盾的心态，从而做到有备无患，充分运用咨询技术，建立良好的咨询关系，实现咨询目标。如果咨询难以顺利进行，就要考虑转介。
再次，神态要自然。初次来访，求询者容易紧张不安，如果咨询师也表现得紧张不安，会很快地传染给求询者，让求询者更为焦虑不安。这样，会使咨询会话一开始就陷入尴尬局面。所以，咨询师在开始咨询之前还要让自己的心情放松下来，以便神态自然地面对求询者。这样的自然神态本身，对于求询者来说，就是很好的安神剂。
在进行心理咨询前，求询者应做好哪些心理准备？
心理有问题去看心理咨询，如同躯体有病到医院看病一样。但由于人们对心理咨询的一般知识了解不多，以至于把看躯体疾病的习惯用于做心理咨询，影响了咨询效果。所以在进行心理咨询前，求询者也应该做好心理准备，接下来就谈一谈这个问题。
第一，求询者本人有心理咨询的愿望。这样有助于建立对心理咨询师的信任，有助于正视心理问题，充分提供真实清晰的情况，敞开心扉适度倾吐本来就有治疗意义。若求询者没有沟通的愿望或是被亲朋好友带领至此，是不会情愿地谈及真实自我的，咨询效果就会受到影响。
第二，求询者不必担心谈话的内容外露。有些求询者因有这种担心，咨询时往往隐去某些问题，不利于咨询师做出诊断和提供帮助。心理咨询师绝对为隐私问题保密，这是咨询师工作的原则之一，所以求询者的坦然相告有利于咨询师做出诊断和提供帮助，相互信任尊重的咨询关系是成功的开始。
第三，求询者最好有自助意识。心理咨询除有咨询师的启发引导帮助，还需要求询者积极主动配合。有的求询者没这种意识，在咨询后对咨询师布置的作业不实施。如对恐怖症患者的治疗是先练习放松法，再进行系统脱敏疗法，这是一个连贯程序，有的求询者回家不练习，总想在咨询师那里讨一种简单的治疗方法或药物，导致咨询半途而废。
第四，求询者勿急于追求效果，欲速则不达。心理问题是各种原因长久“积蓄”的结果，解决它需要时间和过程，更需要求询者的耐心和努力，急于求成的态度不可取。比如人际交往障碍，有的求询者出现障碍的原因是因性格偏内向、口吃、怕别人讥笑、拒绝与人交往引起的，咨询时首先要打破这一循环链，使求询者改变自身对口吃的认识，消除紧张焦虑情绪，学习与人交往的方法技巧。这是一个积累的过程，并不是短期就能达到的。
初次接待求询者，咨询师要注意哪些事项？
初次会晤对咨询双方咨询关系的发展起重要的作用。咨询的目标随着咨询关系的亲密程度和有效性而不时地改变着，咨询能在多大程度上导致求询者的变化或是否会发生变化取决于初次接待的结果。在初次接待结束时，如果他们希望继续咨询双方的关系，无论咨询师还是求询者，都会在双方相互作用的过程中体验到。一方面，咨询师应能够对求询者通过诚实、公开和恰当的询问等方式，对自己是否能够把握和控制求询者的问题做出准确的判断；另一方面，求询者也必须问自己，是否感到与咨询师的交往很舒适，是否是以一种真诚的方式对待对方，他们的相互关系、亲密程度是否可以发展成为一种有价值的咨询关系。由此可见，初次接待有着十分重要的意义。
初次接待求询者的来访，咨询师要亲切自然，有礼貌，即不能板着面孔，又不宜热情过度。一般来说，求询者进门时，咨询师必须起立迎接，并礼貌地说：“请进!”除特别需要外，一般刚见面不宜握手。然后，单手示意座位，平和地说：“请坐!”如果条件允许，可以由求询者自己来选择座位。
在正式咨询之前，咨询师与求询者可以谈一些与心理咨询无关的话题。比如谈谈天气，或其他一些有意思的事情。因为在刚刚见面的时候，求询者的心情往往还没有平静下来，甚至不知所措，思绪混乱，此时难以开始正式的咨询会话。在初步平定求询者的情绪之后，进入引导性会话，咨询师可以做一下简单的自我介绍，询问一下求询者是如何找到这里的，可以让求询者填写登记表。这时，一般常用如下的话来交流：“非常欢迎前来咨询，谢谢你的信任。”“你怎么知道这里的?”“我很愿意向你提供心理帮助。”
咨询师可以请求询者填写档案表格，不过需要注意的是，就目前我国的情况看，人们对心理咨询存有不少误解，大多数求询者认为去做心理咨询是一件丢人的事情，因而有很大的顾虑，也不愿透露自己的姓名。这种情况下，咨询师也不必强求，只需让求询者报告一个称呼，便于对话和记录就可以了。
之后，咨询师可以采取间接的方式询问求询者希望得到哪方面的帮助。有一点需要咨询师注意的，就是杜绝直接逼问式的提问方式，例如：“有什么问题，说吧！”“找我有什么事，说吧!”“怎么啦?有什么问题，说吧!”间接式的提问方式容易被求询者接受，以达到良好的咨询效果，比如：“说说看遇到什么困难了，看我在哪方面能为你提供帮助?”“你特意来访，希望在哪方面得到我们的帮助呢?”然后，表明态度，说明求询者的问题是否属于心理咨询工作的范畴，是否能向求询者提供帮助。