近年来，全国高校固定资产规模大幅度增加，高校固定资产管理的难度越来越大，对固定资产的管理要求也不断提高。应对新形势下的固定资产管理的发展变化趋势，实时计算机信息化管理是必由之路。
固定资产信息化管理是将先进的信息技术应用到固定资产管理工作之中，通过该系统可以实现固定资产的规范管理、科学统计和快速查询，并能及时反映固定资产的增减变化及日常管理情况，从而使固定资产的管理更加有效、快捷、科学，是提高管理水平和效率的重要手段。
一、建立资产管理信息系统的现实意义
资产的网络化管理是高校资产管理改革和信息化、网络化技术结合的具体应用，给高校固定资产的管理带来了新的机遇，也是高校信息化管理发展的必然趋势。网络具有的各种信息服务功能，能够及时、准确地提供给人们所需要的信息资源，学校各部门、教职员工都能根据需要随时从网络中查询学校的资产使用、资产构成等信息，对资产的管理进行有效的监督，使资产管理由封闭式逐渐变成开放、透明式，实现资产信息资源的时效性、开放性，极大地提高固定资产的管理水平，从而使固定资产的管理更加有效、快捷、科学，不仅能节约人力物力，简化工作程序，提高工作效率，还能使资源合理配置更加合理，提高固定资产的利用率。目前各高校普遍建立了局域网，硬件设施已基本完备，这为固定资产实施网络化管理奠定了物质基础。
二、固定资产信息化管理系统的主要功能
固定资产信息系统可以完成固定资产日常业务处理，并实施及时管理。
（一）固定资产增加的处理
根据实际工作流程，采购部门（或使用部门）录入验收单信息，生成资产卡片并填写相关使用信息，打印出规范的验收单、卡片、条码标签，在校园网上提交归口管理部门审核和财务部门审核与记账，完成固定资产增加手续。不同种类的资产自动生成不同物质属性的验收单、卡片。
（二）资产变动管理
可以记录固定资产在使用过程中一些主要使用属性的变化，如现状、使用人、使用单位、使用方向、存放地点、单价等。对于即将发生变动的资产，填写并打印资产变动报告单，经过归口管理部门审核，可能对资产价值产生影响的变动，再经过财务审核与记账。
（三）资产处置管理
对于报废、报损、出售、无偿调拨的固定资产，填写并打印资产处置报告单，提交归口管理部门审核和财务部门审核、记账，完成资产处置。
（四）资产清查
利用已有的固定资产数据资源和校园网络资源，实现特定时点的以账对物、以物对账式的资产清查。可以利用条码采集设备信息，对已粘贴条码标签的资产进行快速清查，准确率高，劳动强度低，也可以对特定单位、特定使用人、特定地点的资产进行清查。
（五）查询
以简单、直观、方便的操作方式，查询到所需信息，生成各类查询表格，栏目、样式可自行设定。并可以直接得到日常管理活动中最常用的按使用单位、存放地点、使用人的查询表。
（六）财务管理
通过财务审核和财务账表，实现财务监督。系统能够自动生成符合现行财务制度的国家教育部十六大类固定资产总账，分户、分类账和明细账，并能自动生成相应的国家财政部十大类账、六大类账，保证会计数据与资产信息的协调一致。
（七）统计报表与自定义报表
可以根据设定条件，生成各种常见的统计表，包括基本情况总表、固定资产增（减）情况明细表、使用方向分户统计表、现状分户统计表、结存表、分户结存统计表、分户明细表、分户分类结存表、分户结存明细表、年代构成统计表、精密贵重及大型仪器设备使用情况、仪器设备分户增减变动表、仪器设备价值分段统计表、交通运输工具增减变动情况表等等，为固定资产日常管理和领导决策提供全面、准确的依据。
（八）上报数据
可以严格按照教育部高等教育司《关于报送高校实验室和仪器设备统计数据盘及报表的通知》规定的数据结构和文件格式，生成需要上报的有关仪器设备的数据，主要包括三张表：教学科研仪器设备增减变动情况表、教学科研仪器设备数据、教学科研贵重仪器设备表。
（九）统计分析
利用系统中的各类数据，根据管理需要，设定各类统计、分析的条件，可以对全校固定资产进行全面的统计与分析，并生成样式丰富的分析图形和账表，直观实用，便于资产管理以及统筹决策等。
三、固定资产信息化管理系统主要特点
（一）网络管理的科学性
使用网络化管理后，通过上网查询，学校固定资产设备管理人员及使用人员所需的信息可尽收眼底，能够避免传统的资产管理模式下中管理部门和使用部门之间、使用部门互相之间信息交流不通畅所造成的固定资产重复、闲置、浪费等现象。
（二）网络管理的时效性
每学年所进行的大量固定资产数据的统计、资料的整理等工作，工作量大，耗用时间长。而实现固定资产的网络化管理后，资产管理人员无须在这方面的工作上投入很大的精力。数据统计是计算机的基本功能，而网络的发展让大量数据的短期汇总和专项统计成为可能。资产管理部门可以通过广泛的下行节点，在汇总上行信息的同时，有针对性、分时段地提取有价值的信息进行专项统计，所有的数据统计信息都由专业的资产管理软件自动完成，而且可生成详细的统计报表。这大量地节省了人力、物力和精力，提高了工作效率。
（三）有利于实现大型精密仪器设备校内外资源共享
可以在现有仪器设备基础上，建立学校大型仪器设备共享平台，研制大型仪器设备网络共享系统，完善大型仪器设备信息库；采用专管共用、网上预约等方式，实行开放使用；通过机制创新，建立有效的激励机制，以及设立“大型仪器设备开放基金”等方式，推动大型仪器设备开放共享；通过对大型仪器设备进行年度考核，并且考核结果与投资挂钩，进一步提高大型仪器设备的利用率和投资效益。
四、固定资产信息化管理的具体要求
固定资产信息化管理的对象涵盖学校各类固定资产，包括房屋及构筑物、教学科研仪器设备、办公设备、后勤设备、图书及文物陈列品等，并对物质属性不同的固定资产进行多样化管理。其管理的内容主要包括固定资产增减变动、系统管理、信息发布、资产清查、查询统计、分析账表、上报数据等等。
固定资产信息化管理系统在技术方面的要求较为普通。硬件要求方面，一是客户端——普通PC机，能链接互联网，可带宽行打印机或链接网络打印机，二是服务器——可由普通高档微机充当服务器，有条件的可配置专用服务器。软件要求方面，一是客户端应安装Windows/95/98Me/2000/Server等系统及软件，二是服务器端——Windows2000/2003，数据库采用MS SQLServer 2000.
五、固定资产信息化管理应注意的问题
（一）加强数据的安全保密性
采用网络传递数据时，应考虑使用一个加密程序将所传递的数据加密。经过审核确认后的数据不能随意更改，影响其真实性。
（二）软件使用的普遍性和协调性
所采用的软件都应考虑与其他管理软件相互协调的问题。尤其是数据格式的相互协调问题。
（三）系统运行稳定问题
系统应采用科学的、系统的方法设计开发，以确保系统的完善性，进而保证系统运行的稳定性。
（四）提高网络化管理的认识
高校国有资产管理模式的更新，首先需要管理者不断与时俱进，采用现代化管理理念，利用最新科技，用网络化管理模式取代传统管理模式。
（五）加强网络技术培训
网络化管理是目前大多数高校国有资产管理的一种创新，管理员业务能力的强弱直接导致软件运行的成败，网络技术的普及与应用程度直接关系到高校固定资产管理创新的成功与否。因此，高校应采取有针对性的集中式定期专业培训，对固定资产管理人员加强现代信息科学与网络技术教育，确保软件运行前所有管理员能正常操作软件。
（六）建立可行的固定资产管理绩效评价体系
固定资产的绩效评价是对各部门占有、使用固定资产的效率进行评定，主要考察其是否得到了合理配置、安全完整和有效使用。通过构建固定资产管理绩效评价体系，把各部门的固定资产管理纳入考核范围，以此来推动部门领导重视本部门固定资产的使用效率，避免各部门不断重复申请同类设备，减少闲置资产。
（七）健全管理制度
对原有的规章进行修订，规范网络化管理程序，使今后的网络化管理工作有章可循，有法可依。