书城文化执悟2
14673400000016

第16章 《用最好的方法解决问题》——解决工作问题,提升工作效率的绝妙方法

这本书是由广播电视出版社出版的,6本“成功新华经典培训丛书”之一,作者是朱雪强。这位集管理培训与营销策划于一身的专家整合国内外最新的管理培训资源,精心策划出版了一系列企业管理类、员工培训类、成功励志类等畅销书。我先前写过《高效能人士的七个习惯》读后感,亦是其中之一。作为一名企业管理者,我读过这套系列丛书,并认为是很好的企业管理经典。

温家宝总理曾经说过:自己去发现问题,讨论问题,解决问题,这种做法非常好。发现一个问题比解决一个问题更重要。一个人要成才,就要学会独立思考,学会用最好的方法解决问题。

任何人、任何事、任何企业、任何团队,每时每刻都有问题存在,因为问题的实质就是评判者的期望与实际感受之间的差异。更何况,所谓的评判者的个体差异,甚至团队差异也非常大。往往别人认为没问题,我会觉得有问题。别人觉得是这方面问题,我会觉得是那方面问题。比如,四五年前,我们企业开始建设合规与内控评价时,各单位反映的问题不少,客户经理和柜员的问题,林林总总不下几十种现象,很难使管理理出头绪,一一解决。当我深入分析后,以二分法的观点,得出:所有的问题都可以分成两类,要么是业务技能不够,要么是工作责任心不强。虽然背后的原因有很多,但管理者只有善于将问题归类,并找出问题的症结并给予认真的分析后才能更好地解决问题。我记得当时我提出一个观点:跳出信贷看信贷。意思是信贷工作很多的问题不见得都是信贷人员或信贷专业上的问题。这需要有拓展的思路和你积累的职业判断并有追根寻底的精神。

还是要介绍当年由美国陆军兵器修理部首创的“5W2H工作法”,它应用方便,易于理解、使用,且富有启发意义,对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助,也有助于弥补考虑问题的疏漏。

(1)WHY——为什么?为什么要这么做?理由何在?原因是什么?

(2)WHAT——什么?目的是什么?做什么工作?

(3)WHERE——何处?在哪里做?从哪里入手?

(4)WHEN——何时?什么时间完成?什么时机最适宜?

(5)WHO——谁?由谁来承担?谁来完成?谁负责?

(6)HOW——怎么做?如何提高效率?如何实施?方法怎样?

(7)HOW MUCH——多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

别小看这七个问题,我在长期的工作中,尤其是作为管理者是深有体会的。管理者最忌讳的是心血来潮,突发奇想,不切实际,不问原因,指东道西,按照自己好恶瞎指挥,瞎评判。弄得自己和大家都不愉快,从而影响工作,影响情绪,影响健康,影响人际关系。

所以说,我们自己就是问题的一部分。

如何看待问题,有个“90/10法则”,简要地说,生活中的10%是由发生在你身上的事情组成的,而另外的90%则由你对发生的事情如何反应所决定的。所以,我们能够掌握问题,但前提是要认识到,在问题面前最重要的是改变自己。比如,在工作中遇到问题时,不妨多从自身角度来考虑,及时改变自己那些不适应工作的缺陷,这样会更有效地找到解决问题的途径。

从哲学和辩证法的角度说,人生无时无刻无处不存在问题,无论是生活和工作,其实质就是一个不断遭遇问题、发现问题、正视问题和解决问题的过程,循环往复、永无休止。因此,我们就不难理解:没有问题就是最大的问题,和发现不了问题就是有问题的哲学理念。

前GE公司总裁杰克·韦尔奇说过一句名言:没有解决不了的问题,只有未找到最好方法的人。

让问题到此为止,是一种负责的态度,也是每一个职场人应该铭记在心的行为准则。如果大家都从自己做起,让问题到此为止,这能极大地提高团队的整体效率和工作质量,当然,也能提升团队成员的职业素养和道德准则。我们在银行内部控制建设中常常说的一句话是“小不禁恐生大祸,偶不禁恐发串案”。大灾难往往是小问题引起的,破坏力极大的风暴很有可能是一只蝴蝶挥动翅膀引发的,大到世界性的金融危机,小到一个员工的操作风险,无不体现了“忽视小问题,引来大危机”的道理。

问题是,问题不会自动消灭。生活和工作本身就是一个不断发现问题、分析问题、解决问题的过程。“扫帚不到,灰尘不会自己跑掉”。但如何能最有效地解决问题,作者给我们支了几招。解决问题千万不能拖延。人人都向往自己有解决问题的高超办法、能力。但这和人的性格、修养、职业经历、所处岗位,甚至和当时的环境有关。简单明了的、单个的、绝对有掌控权的、制度条规明确的问题解决起来就比较容易。反之,复杂的、长久的、普通的“法无禁令”的,就需要多方考虑,慎重处之。但不管是什么样的问题,出现问题并不可怕,可怕的是不想办法解决,甚至,面对问题,却不知道是问题。

解决问题需要勇气。生活、工作中难免常常会遇上各种问题,有的甚至还会是全新的、棘手的,面对问题,积极的心态,还是消极的心态,其对解决问题会产生两种截然不同的结果。我在长期的工作经历中,遇到过不少棘手的问题,有的处理得很好,也有的拖延畏惧,其结果不甚理想。实际上是一种勇气,还是泄气,积极还是消极,主动还是被动,都是心智表现在外的一种体现。当然,解决有些问题需要智慧,需要空间,甚至需要时间。

解决问题要多想方法。俗话说,条条道路通罗马。说的是要达到一个终点目标,有很多条路可走。俗话又说,一把钥匙开一把锁。意思是很多问题的解决都有特定的方法,只要找到这条路,这个方法,看似不能解决的问题也会迎刃而解。机会和成功,不是等所有的条件具备就会实现,而是在行动中创造条件,寻找方法,激发起解决问题的智慧。

解决问题要竭尽全力。只要你仔细观察,在你身边或是你曾经熟识的人中,往往成功的人,是面对问题竭尽全力地想方法,找路子,爬山头,通关系,是被常人不屑为之的“厚脸皮”,但生活、工作就是如此,你不想尽办法,仅仅是尽力而为,那么,问题就会越来越多,甚至把你包围,把你压垮。

不要使自己成为“问题员工”。其实,无论什么样的企业、团队,所有人都免不了会遇上许多问题、挑战、压力,解决问题,有两个方面。一是不能简单地把问题提交给上级,每一个岗位上的人都要主动积极地处理问题,这就需要不断地训练自己分析、解决问题的能力,当然遇上你岗位、能力的局限时,你已尽了很大努力,应该向上级求助,请求支援。二是任何层级的管理者、领导人,平时应培养、培训、培育员工的解决问题的能力,一旦遇到员工的求助,应该积极响应,而不应该仅仅把求助者简单地看作缺乏能力或推卸责任者。

用最好的方法解决问题。所谓最好的方法是指解决一个或一类问题的最恰当的方法。这些方法可能不是单一的,而是综合的;可能不是马上的而是兼顾中长期的;可能不是单单这个问题而是考虑到相关因素的;可能并非是这类问题的表面而是其他原因造成的。毛泽东同志就说过:没有调查就没有发言权。这个调查就是分析问题的成因,这个“发言权”就是解决问题的方法。

现实生活中,我们常常看到,出现问题就要想方法去解决,不过方法也分三六九等,要想彻底解决问题就需要用最好的方法,不好的方法则会制造问题。

管理学上有一条重要的格言:当看上去只有一条路可走时,这条路往往是错误的。同样,解决问题若只有一种方案就无所谓择优,没有了择优,决策也就失去了意义。

建立问题系统,总结出解决问题的最好方法。很多企业的问题有它的规律性、特殊性和普遍性,我们如果在企业内部设置专业的部门和专业的人员,将问题统计得越系统,越全面,也就越有可能将问题的种类进行划分,将问题的复杂程度进行划分,将问题的解决方法形成各类预案与教材。比如,多年来,我们致力于在小法人银行中建立合规问题库,揭示问题的风险节点,将会计柜员中的问题划分成一二三级类型,以引起管理者的重视,坚持不懈地推行非现场审计,设置了两百多个问题模型等等。将企业的问题系统,与责任系统、评价系统、绩效薪酬系统进行有效链接,以促进企业的各类问题得到最大程度的减少。

要善于运用经典的七种解决问题的思维方法

一是要用逻辑思维方法解决问题。面对问题,以抽象的概念判断和推理作为思维的基本形式,以分析、综合、比较、抽象、概括和具体化作为思维的基本过程,从而揭露事物的本质特征和规律性联系。

二是用类比思维方法解决问题。用从两个或两类对象具有某些相似或相同的属性的事实出发,推出其中一个可能是另一个、另一类的原因或解决问题的途径。

三是用逆向思维方法解决问题。解决问题不一定每次都需要循序渐进,可以用“反其道而行之”的方法,也称之为异质思维方法。

四是用发散思维方法解决问题。比如“头脑风暴法”放射思维、辐射思维、多向思维、扩散思维、一题总有多“解”。

五是用侧向思维方法解决问题。在侧面、次要的、不重要的地方先行解决,取得小成和共识,继而扩大战果。

六是用换位思维方法解决问题。将解决问题者放在问题之上、之中去思考,去认识、看待问题,从而找出解决方法。

七是用迂回思维方法解决问题。面对有些问题,常常从正面解决反而觉得障碍重重,往往寻求问题的关联方先行揳入,反而会迎刃而解。

我们需要认识到,问题无时不在,方法无处不在,我们要做的就是找到方法,解决问题。

《不抱怨的人生》——激发与促进每个人积极工作、快乐生活的书

《不抱怨的人生》是由美国人盖恩·加拉德所著,黄志华翻译,五洲传播出版社出版。作者盖恩是美国教育学家,也是心理学家和人际关系学家。还有一本与该书相类似的,也是同一出版社出版的由美国心灵导师马洛·曼特尔写的《不抱怨的世界》。我认为,这两本书都属于人生励志书,也归类于“积极心理学”,核心理念是用不抱怨的心态面对人生,无论顺境或逆境,都要积极地争取成功;不同的心态构成不同的人生,要学会以积极的心态面对世界。

送走抱怨,树立自己的生活目标

所谓生活的目标,并不在于我们有多少宏伟的蓝图,重要的是我们是否选择了正确的目标。但纠结于我们(特别是青少年)的一个难题是,怎样做,才能找出自己的目标呢?所有的人生目标无不和年龄、家庭、社会的环境与阅历有关。我刚上初中时,梦想过自己的人生目标:当兵、上大学、开上一辆自己的车。到了参加工作后,又修正自己的目标:当一个称职的管理者、出两本自己写的书、周游世界。人过知天命后,又萌生出努力自学中医、做一个养生家、开一个心理咨询诊所……所以说,要选择一个目标,必须事先要有一个清楚的概念,还要遵循如下的规则:

规则一:找出自己确实想要的事物,想去的地方——有形或无形的。

规则二:将这些成功的目标排出先后顺序,分清轻重缓急,有些目标的成功会自动引出下一个目标。

规则三:一旦明确了自己的目标,便可以开始规划要如何去完成它们。

但事实是,生活目标受制于两大因素:一是我们个人的心智与修养的成熟度,年轻人容易选定大而不切实际的目标,并且由于受外界干扰多而容易改变目标。二是受环境影响,或者说是受社会潮流影响,试想,在一个全面批判文化、知识的年代,你要去学文化、求知识,还真有点像天方夜谭。所以,坚持自己的目标,一步一步去实现,就显得尤为重要。

停止抱怨,迎接机会与成功

工作和生活中,我们常常会觉得这件事不公平,那件事不顺心,中国老话讲:人生之事,十有八九常不如意。每每这时,我们就会增加抱怨,虽然抱怨是一种性格的反映,但也和一个人的心智成熟度有关。面对困难与不平,本身也是一种机会,我们常说:压力就是动力,危机就是机遇,问题往往伴随着创意(创意,就是解决问题的种种方法)。

无论是工作和生活,都要及时地让你的创意放光;如果要使创意从萌芽、发展到功效很大的实用方法,要经过作者讲授的六个步骤:

第一,不要让创意平白飞走,要随时记下来;

第二,定期复习你的创意;

第三,继续培养及完善你的创意;

第四,每一个灵感都是新的构想;

第五,不要轻易放过偶然的现象;

第六,千万别小看自己无意中产生的主意。

失败时,给自己一个坚强的理由。

没有失败,便没有成功。在生活中,挫折是不可避免的,挫折并不总是不断的,有时候,挫折恰恰能起到推动成功的作用,同时,挫折教会我们要谦虚、不要骄傲;要振奋,不要消极;要学习,不要自弃;要前行,不要犹豫。回想半个多世纪的人生,我有过许多失败与成功的经历,虽然,都已成往事,但留给人生的智慧是诚如作者所言:我们要善于化失败为动力,诚恳而客观地审视情势,不要抱怨别人,而应反求诸己。分析失败的过程和原因。重拟计划,举一反三,以求改正。坦然接受批评与挫折,不必为此感到失落、愤怒和抱怨,而应该善于“从错误中学习”,整顿行装,重新出发。

面对失败,有如下八点建议是我们必须遵循的:

保持快乐。林肯说过:你想让自己多快乐,你就会有多快乐。养成一种快乐、健康的心态,然后开始去做你搁下的工作。

控制你的情绪。花点时间,了解失败的原因,学会认识自己的情绪。

克服心中的畏惧感。当你准备要克服你的恐惧时,必须先做好心理准备和心理体操,以保持心理的平衡和活力。

训练你的心智。不能让心智处于休眠状态,我们要不断地沉思、学习、回想、行动、创造。

调动你的感觉。肯定自我。学会奖励自己。改变某些习惯。

不抱怨,你就学会了面对。不抱怨,从接受自己开始。

不抱怨地接受自己,接受命运赐给你的东西,不是认命,不是容忍,不是忍气吞声,而是在接受的前提下,迅速找到你与这种境遇相逢后的最佳方式,找到去改变它最大的可能。

回首往事,我的人生经历中,有太多的抱怨左右了自己,不仅左右了自己的下一步行动,也左右了自己的情绪,甚至自己的健康、快乐。以至于这种抱怨发展成生活中的负能量,随处蔓延,无所顾忌地生长,忘却了我的生活目标,抱怨生活中的点点滴滴。排斥自己,排斥他人,排斥工作生活中一切不如意,不顺心的事。学习积极心理学的最大成效是,抱怨自己的人,应该学着接纳自己,抱怨他人的人,应该试着把抱怨转化成感恩;抱怨工作的人,应该努力发现工作中的乐趣;抱怨生活的人,应该更多地发现生活的美好。这样,你的内心才会更加美好。

西班牙的塞万提斯曾说:在路上总比停在旅店要好。人生,就是一场旅途。所以说,热心、了解你自己、对自己负责、认识你自己是多么的重要。

用行动取代抱怨

如果我们想要成功,想要快乐、健康、就永远不要抱怨。因为抱怨不如改变,不如用积极的行动去消除抱怨。我们经常碰到工作中、生活中积极乐观、主动助人的人,与其说他们心地好,不如说他们心态好,因为不同的心态构成不同的人生,要学会以积极的心态面对世界。

我们的生活中不缺少创意,也不乏金点子。缺乏的是“行动”,具体可行的创意的确很重要。在工作中,生活上一定要有创造与改善任何事的创意,但光有这一点创意还不够,那种能使你获得更好业绩的工作创意和改善生活状况的创意,只有在真正实施时才有价值。正如作者告诫的那样:

切实执行你的创意,以便发挥它的价值,不管创意有多好,除非真正身体力行,否则永远没有收获。天下最悲哀的一句话就是:我当时真应该那么做却没有那么做。

种下行动就会收获习惯;种下习惯便会收获性格;种下性格便会收获命运。

培养不抱怨的习惯

喜欢抱怨的人不见得不善良,但常常不受欢迎。人生有很多简单的方式可以消除抱怨,比如闭嘴,比如沉默,比如转移情绪,比如想出好的办法等等,如果抱怨成了一个人的习惯,于人无益,于己不利,你就会觉得处处不顺,事事不满。

我们每个人都会遇到工作中好几件事要在同一时间内完成的情况。这时,最先要做的就是细分工作,防止常常陷入无用功状态。首先,分析你的工作,仔细地研究它,其次要细分工作,尤其对那些不太令人愉快的工作。再有,善于组织与计划,这点很重要。我在工作中看到太多太多缺乏组织与计划的行为,想到哪儿,做到哪儿,既延误工作,又使参与者精疲力尽,埋怨不止。所以,养成良好的工作习惯,确定每件工作的基本框架,轻重缓急,执行顺序与完成时间就显得非常重要。

人生不可能没有抱怨,但是,如果你陷入无休止的抱怨困境,那是没有一点好处的。它会让你心境更恶劣,并且增添无尽的烦恼,其结果只会向你的同事、朋友、亲人显示自己的无能。评判你能力的最佳裁判不是你的师长、你的朋友、你的亲人,而是你自己!所以,勤加练习、勤加练习,然后还是勤加练习,决不放弃学习,而且一定要将学到的知识运用到日常生活中。

调整心态,获取双赢

在工作中、生活中有太多的地方会讲究利益关系,有些是有形的,有些是无形的,甚至和你最亲密的人之间,也会时时碰到利益取向。从双方的利益看,有四种模式:“赢——赢”、“赢——输”、“输——赢”和“输——输”。诚然,每个人都希望获得“赢——赢”模式,为了寻求“赢——赢”模式,我们就应注意四点:从对方的观点来看问题;找出关键的问题和担心(不是立场);确定一个完全可以接受的解决办法必须包含哪些结果;找出获取这些结果的可能的选择方案。而这种模式或称之为原则,取决于生活中相辅相成的四个方面:品德(真诚、成熟)、关系(信任、感情)、制度(言行合一)、过程(办法)。

之所以在众多的励志书、积极心理学书中选择《不抱怨的人生》写作读后感,我觉得无论是回首往事,总结人生的成败得失,还是启迪后人,不要留下太多的遗憾,都是有积极意义的。多一点正能量,再多一点。

快乐地生活,会有快乐的人生。