第九条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第十条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第十一条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件的卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
立卷——案卷质量要求
第十二条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第十三条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十四条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十五条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第十六条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第十七条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。
第十八条卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第十九条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第二十条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置于卷尾。
第二十一条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第二十二条案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料，应按裱糊技术要求托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第二十三条案卷各部门的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）、文件、封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第二十四条本制度自印发之日起实施。
三、企业收文管理制度范本
企业收文管理制度
公文的签收
第一条凡公启文件（厂领导亲启的除外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交总办机要秘书拆封。
第二条在签收和拆封时，收发员和机要秘书需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件，应查明原因；对密件开口和国外信函邮票被撕，应拒绝签收。
第三条对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告下级机要部门，并登记差错文件的文号。
公文的编号保管
第四条总办机要秘书对上级来文拆封后，应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
第五条必须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交总办办理正常手续。
第六条本厂外出人员开会带回的文件及资料，应及时送交总办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
公文的阅批与分转
第七条凡正式文件均须由行政部主管根据文件内容和性质阅签后，再由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅完，紧急文件要即阅即办。
第八条一般函、电、单据等，分别由总办机要秘书直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
第九条为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门；如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。
文件的传阅与催办
第十条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，或带到宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露。
第十一条阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，总办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第十二条阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。确因工作需要时，要办理借阅手续，以防丢失泄密。
第十三条文件阅完后，应送交总办机要秘书，切忌横传。
第十四条总办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、传真，应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总办同意后予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第十五条按照阅文范围，离退休人员一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由总办机要室通知到机要室阅文。
四、企业发文管理制度范本
企业发文管理制度
发文的规定
第一条全厂上报下发正式文件的权力集中在厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第二条各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作时，应分别向厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交总办审核。厂部同意发文，则由厂办按行政部门设置与业务分工统一归口，以厂××字发文。
第三条对全厂影响较大、涉及两个以上厂领导分管范围的文件，必须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
发文的范围
第四条凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第五条厂部下发文件主要用于：
（1）公布全厂规章制度。
（2）发布有关奖惩决定和通报。
（3）公布工厂体制机构变动或管理人员任免事项。
（4）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件。
（5）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定。
（6）其他有关全厂的重大事项。
第六条厂部上行文、外发文主要用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
第七条在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传送上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
第八条凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用“工作简讯”发会议纪要。
第九条各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
发文程序规定
第十条各部门需要发文，应事先分别向厂部提出申请。
第十一条厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或实际需要草拟文件初稿。
，标定日期和密级。
第十三条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
第十四条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
第十五条文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送厂部领导审定签发。
档案管理制度
档案管理常用制度
一、档案管理规定范本
档案管理规定
根据国家档案局关于企业档案管理的有关规定，结合本企业档案工作实际情况，为进一步加强企业档案管理工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制订本规定。
总则
第一条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。本公司在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、账簿、凭证、照片、录音带、录像带均属企业档案。
第二条按照档案集中统一管理的原则，各类档案（包括行政、经营、产品、会计类档案等）必须实行集中统一管理。
制度。
文件材科的形成与归档
第四条根据工作实际需要，制订各项工作制度，确定各类档案的归档范围、程序、手续。
第五条建立健全文书处理制度，做好文件材料的预立卷，按年度在规定时间内，由专职档案员协同各部室、分厂、分公司兼职档案员按其业务范围整理归档。
第六条科技文件材料（包括图纸、照片、文字材料等）由承办单位或项目、专题承办人员负责积累、整理，交技术部资料室整理归档，产品档案、科研档案、基建档案等由技术部门资料室协同基建兼职档案员收集整理后交综合档案室存档；出厂产品资料及产品质量检测等由质量办公室兼职档案员收集整理交综合档案室存档。
第七条会计档案由公司财务部整理立卷，按年度在规定时间内交综合档案室存档。
第八条声像档案应随时归档。
第九条干部职工档案应随时归档。
第十条归档要求：
凡归档的文件、材料、图纸、报表、账簿、凭证等，要求字迹工整、图样清晰，禁止用铅笔和不适应长久保存的圆珠笔书写。
1行政、经营、生产技术类档案的归档要求：
归档文件齐全完整、分类清楚、科学系统；组卷正确、保持联系，卷内文件排列条理；保管期限划分准确；拟写标题确切；抄写目录；填备考表；去掉书钉，编写张号，装订结实，整齐美观；填写卷皮，整洁清楚；排列案卷，编制目录。
2产品、科研、基建、设备类档案的归档要求：
（1）档案和资料分开组卷，分类明确。
（2）案卷内文件材料，必须是一组有联系的集合体。
（3）卷内文件材料的排列有序，能反映出其自然形成规律。
（4）案卷编目清晰准确，能揭示出案卷内文件材料的内容和成分。
（5）案卷内的文件材料和图纸，字迹要端正，图样要清晰，幅面要符合国家规定，审查签字手续要完整，并禁用铅笔和圆珠笔书写。
（6）归档的图纸，按四号图样规格，按“手风琴”式折叠整齐，图签折在右下角，存档一套装订成册。
（7）底图用缝纫机匝边后，用牛皮纸袋装封，平放保存。
（8）卷内无金属钉，整齐、美观、牢固，保管期限划分正确，填写一式两份移交目录。
3会计档案的归档要求：
（1）按照账簿、凭证、报表三种形式进行分类整理，并按规定划分了保管期限。
（2）卷内会计档案保持了原基础，并做了原则整理（如拆除了金属物，裱糊了破碎账页，没编页码的补编了页码）。
（3）凡属归档的会计材料均装进卷盒，并认真填写卷盒封面，字迹工整、清晰、美观。
（4）案卷编写流水号，编制了会计档案目录，并填写一式两份移交目录。
第十一条归档时间：
1行政、经营、生产技术类档案的归档时间
本公司各部室、部门在各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年一季度前由本部门兼职档案员收集、整理交综合档案室整理归档，生产经营过程中的各种原始记录、凭证、台账、报表、用户信息反馈等材料由具体承办人收集整理，年终交综合档案室存档。
2产品、科研、基建、设备类档案的归档时间
产品、科研文件材料的整理归档工作，由本公司技术开发部承担；产品试制、基建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，划定密级，确定保管期限，由技术部资料室保存1～2年后，填写一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管；设备档案由设备科兼职档案员在年度终了后收集、整理，于第二年上半年填写一式两份移交目录，交公司综合档案室归档保管；出厂产品资料、产品质量反馈等，由质量管理办公室兼职档案员在产品出厂一年后，按时送交公司综合档案室归档保管。
3会计档案的归档时间
本公司形成的会计档案，由公司财务部按照归档案要求整理立卷、装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可由公司财务部保管1～2年，期满后，由财务部兼职档案员编造一式两份移交目录，交公司综合档案室归档保管。
4干部职工档案、声像档案应随时归档。
第十二条档案的保管期限划分为永久、长期（16～50年）、短期（1～15年），对介于两种保管期限之间的档案，其保管期一律按长期期限划分。
确定保管期限的基本原则是：
（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保管。
（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
第十三条本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入本公司各部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十四条本公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工、验收，必须由档案工作人员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。
第十五条本公司产品和工程创优、科研成果评定，归档的文件材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容，档案人员不签署意见不得申报成果。
第十六条本公司档案人员应参加外购设备的开箱，对随机的技术文件材料，在进行核对、登记后，及时归档保存。
第十七条本公司人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向综合档案室归档。
第十八条公司综合档案室要对公司文件材料的形成、积累、整理归档工作进行指导、监督、检查。
档案管理
第十九条建立健全各项档案管理制度，列入本公司的经济责任制体系，并制订严格的考核和奖惩办法。在年终工作总结时，对归档材料齐全，按时完成任务的单位和个人给予表彰和嘉奖，对归档材料不齐全、完不成任务的单位和个人，给予批评并酌情扣发年终奖金。
1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制本公司档案分类编号方案。
2分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
3科研、产品、设备档案按产品型号、设备型号、科研课题、工程项目等分类；党群、行政、经营、生产技术档案按时间、组织机构、问题、保管期限分类；会计档案按类别、年度、保管期限分类。
第二十条档案编目与编制检索工具
1编制档案总目录、档案分目录、底图目录和保管单位目录。
2根据需要编制多种档案检索工具，积极提供利用。
第二十一条档案保管