我们的工作为什么会出现忙而乱、没有时间？原因有许多：电话干扰、没有计划、随意性、官僚作风、事必躬亲、没有目标、本末倒置，这些都导致了我们经常说忙、没有时间。
伴随着信息爆炸时代的来临，员工获取信息的方式和途径越来越便捷。然而这些渠道在革新员工工作方式并带来便利的同时，也令员工在快节奏的生活以及高信息量的工作安排中左支右拙、疲于奔命。
据一项针对办公室员工调查数据表明：影响办公室员工工作效率的原因主要是沟通不畅、信息干扰、工作缺乏计划性等。而解决工作效率低下的最优工具是高效时间管理。同一个职位，同等工作量，放在不同员工身上，感受往往不尽相同。有的员工会感到应付起来绰绰有余，当然也有员工会觉得手忙脚乱。同样，时间对于每一个人来说都是同等的，每个人一天的生命长度都相同，要获得与别人不一样的人生，唯有拓宽生命的宽度。
“时间就是生命，效率就是金钱”已经是一个老生常谈的话题，然而在快节奏的都市生活中，职场人更关注如何切实可行地进行高效时间管理，利用有效工具在有限的生命里创造出更大价值。
为什么有的人一生功绩无数，有的人却是一事无成？为什么同样的事情不同的人去做，耗时差距很大？效率更是大不相同？根本的原因在于工作计划方法和时间的利用差异。那么，如何进行高效时间管理呢？
中小型企业总会有这一类人：他们永远准时，从不会忘记要办的事；能够按事先计划的步骤，如期、甚至提早完成工作；事事办妥，轻松无比；他们拥有异于常人的超能力？当然不是，他们只是会高效管理时间的人。
怎样才能进行高效时间管理呢？
一、将计划列于纸上
首先，每日回到办公室，未开始手头上的工作之前，可把一日内要处理的工作项目分门别类，清晰地写下来；其次，按工作的重要性排列要完成及处理的次序，以成果先行，哪项工作效益最大，便先行处理，没空理会的工作不是丢下不理，而是稍后再理，这不仅是时间管理，而是投资时间以求最大的回报。
从事廿多年管理顾问工作的美国著名管理学家DavidAllen指出，把所有资料硬塞进脑里是最不智的做法，聪明的做法是，利用纸和笔，记录每日的工作日志，亦可以用录音机，把所有计划概念化，整理好后放在你私人办公桌、每日必会翻看的资料夹中，作为执行工作的指针。
二、选择策略性目标
当然，个人精神状态亦很重要，只有在最佳的体质及健康状况下，才能按进度工作，且能够胜任具创意的工作。至于一些次要的工作，可选择下放，请求公司部门内的其它同事的帮忙，或向上司呈报有部分工作要稍迟处理的原委，留待日后再处理。同时，最好能更新每日的工作时间表；只选择最迫切的工作去做，即等于你懂得高效时间管理的重要性。
在工作进行时，还需不时反省及检讨工作进度，包括检讨先前已做好的规划及策略性选择。你切需掌握每日执行工作的节奏；每周定时检讨工作进度。碰上大型的工作计划，最好能仔细计划要执行的下一个步骤。同时，检讨进度可助解决一时的突发事故。例如，工序受阻时，可实时找合作的同事或上司，商量解决问题的方法，以避免问题进一步恶化，导致难以收拾的局面。
三、预早订下完成时间
所有在一日内已列出清单，必须要完成的工作最好能如期完成。有时，难免会出现拖延的借口。要杜绝这个弊病最有效的方法是，为每项独立的工作预早定下完成时间，下决心如期进行及完成。
另一方面，要懂得节省及充分利用时间，绝对不要浪费时间去处理你能力内办不到的事情。选择你能力范围内可胜任的工作，然后全力以赴，成本效益相对亦会提高。但问题是办不到而又被上司委任的工作该怎么办？其实，你可主动出击，不要被动地等死，例如，向公司资历较深的同事请教，甚至主动请他们帮忙，一起完成工作，不单止令工作于指定时间内完成，更有助与协助你的同事建立良好的合作关系。
四、注重操作不求质
另一方面，拥有丰富人力资源管理经验的香港人力资源管理学会外务总监吴克俭认为，香港人对于西方引入的时间管理概念较为模糊，常犯上通病，令工作不单止未能有效完成，更处理得一团糟。港人一般爱在同一时间内做很多件事，就像同时看几本书，每次都要不停花时间反复再看，每本都看不出结果，如此不能集中精神，到头来便一事无成。
吴克俭建议企业及办公室引入时间管理的概念，以提高个人及企业效益。时间管理最重要是有清晰的工作计划及目标，懂订定先后次序，如果掌握不到重点，便如同本末倒置。吴克俭说，每间企业不同职级的人，面对时间管理时都有不同的问题。例如，低层职员未能如期做妥工作，可说是非他之过，而是他的上司没尽其管理的责任，当然，个人看法及态度亦是关键。自己看工具书，或尝试用记事簿协助、督促自己如期完成工作亦是很好的做法。而定期检讨进度，亦可训练个人策划能力，习惯有系统及有规律地处理工作，可避免浪费时间。
五、时间应“用”而非“花”
吴氏又说，一些初出茅庐的毕业生，面对从读书转到工作的环境，多数不懂如何有效地管理时间，以达到最大的工作效益，他建议学校或企业可在他们步出校门前或上班前，接受有关的培训。
总括专家意见，时间管理的精粹是，订定工作目标，分配工作次序，依计划行事。学习有效地“用”时间，而非“花”时间。实行最初可能会很难，但一旦习惯后，你会发现工作得特别起劲，个人工作效率亦相应提高不少。
高效时间管理5部曲为：
1.写下每日、每周需完成的工作事项，看看能力范围内哪些工作是可行的。
2.将工作以重要性次序排列及处理，成果先行，先做最具成本效益的工作。
3.每日更新工作项目，定期检讨工作效率及目标，使计划能按部就班地完成。
4.要做的便马上去做，勿为自己找寻借口以延迟进度。
5.量力而为，估计自己究竟要用多久时间才能完成一份工作，以及是否需要其他人的帮忙。
高效时间管理可以使自己在有效的时间内完成更多的时间，提高时间有效率。