书城管理秘书高效率工作手册
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第36章 如何拓展人际关系

一、人际关系能为你获得无穷的利益

当你走向社会时,好多信息都是靠人际网提供的。如果你因为可能受到伤害而不愿与人分享所认识的人或所知道的事,或许还情有可原。但如果丝毫无负面风险却紧守着这些信息,这对你便毫无价值可言了。

我们会意识到自己正面临一个问题:急需知道该怎么做才能拓展自己的人际关系。在20世纪80年代,“公关”这两个字广泛地流行在女性的专业组织中,因为这些女性专业人才了解开发个人的人际资源,对她们的事业大有帮助。在21世纪的今天,如何在事业与生活上建立全面的人际关系,已经至关重要。

在21世纪,由于太忙而找不到时间与人交流已不再是借口,因为建立人际关系,已是保证自己发展的重要措施。

二、如何获得良师益友

观察你周围的人,找一找:

(1)会和你笑在一起的人。

(2)受尊敬的人。

(3)受欢迎的人。

(4)不要忽视了那些含蓄、安静,却有许多地方值得我们向他学习的人。

一旦你找到可能的对象,下面是一些可以派得上用场的诀窍:

(1)微笑,说“早安”,再寒暄一番。

(2)注意他(或她)所设计或完成的计划。写一张短函表达你对这项计划的事前规划、过程或结果的正面评价。

(3)请对方提供给你资料或建议。

(4)尊重对方的时间与工作态度。不要花掉对方太多的工作时间。

(5)如果对方给了你任何资料或建议,你应继续往下研究。

(6)记住向对方报告进展,并让他(或她)知道你很乐意在日后多听取他的意见。

(7)写一张感谢卡给他,并表示有机会你想请他吃午饭。过一阵子后再打电话给他,敲定一个共进午餐的日期。

三、有了关系注意事后联络

建立人际关系的诀窍在哪里?答案是:事后的追踪联络。

建立关系需要花时间。从开始做公关的那一刻起,到回办公室继续做追踪联络,都需花费时间与心血。把收集到的名片拿出来好好读一读,注意自己在上面写下的评语,并回想名片上的人。在名片上写下当场来不及加上去的评语,或把这些额外的资料记在索引卡上,或干脆输入电脑。最后,找出你真正想联络的人来。

1.寄一封短函给他们

一句话就够了,不过最好用手写,电脑或许更方便省事,但却不及一张亲笔写的短函更令人印象深刻。也许你知道罗明是个足球迷,哪天若无意中看到一篇比较足球与企业管理的文章,你可以把它剪下来,附上短函寄给他。

2.在寄出短函后的12至14天内打电话

邀请对方共进午餐或晚餐,且至少选出三天任其选择。如果没有联络上对方,在留言时,除了清楚地留下自己的姓名、电话以外,也特别提醒对方你们认识的地点与谈话的内容。如果你是留言在答录机或公司的答录系统上,尽量在声调中流露愉快和感兴趣的气息。

3.不要寄公司简介

除非对方要求,否则不要寄公司简介或年度报告给对方。不过如果真的向你要了,不要迟疑,趁早寄过去。最后,等12~14天后再打一次电话。

假如对方向你要更多有关公司的资料,却一直没有再给你回音,两星期左右后,再给他回电话(有时对方可能因答录机故障或其他原因而没有接到你的留言)。

我们不可能和每个见过面的人联络,也不该期望所有的后续动作都会有结果。

日后联络显示我们尊重对方的时间表。“尊重”是一切人际关系的基础。若以尊重为本,再假以时间和信任,也许便能发展成稳固的关系。前一两个月,可寄些专栏、活动通知或卡片给对方。

四、公关中致命的缺点

这些致命的缺点包括:

(1)糟蹋了“幽默”的真义。

(2)饮酒过度。

(3)紧迫盯人。

(4)在该打领带、着正式服装的场合却身穿T恤或牛仔裤。

(5)在与工作相关的场合,穿着低胸、暴露或不合时宜的紧身衣着。

(6)手中夹着香烟或雪茄,四处晃荡。

(7)自助餐会上,盘中菜肴堆积如山,或来回取食的次数过多。

(8)在吃、喝时又忙着说话。

(9)以个人的头衔“论人斤两”(尤其是对于妇女、老人或身体残疾者),摆出一副高人一等的姿态。

(10)讲话声音过大。

(11)紧迫盯人的推销模式。

(12)不信守诺言。

(13)不时抱怨场地、菜色或其他与会者等。

那么该如何对付这些敷衍成性的人呢?三十六计,走为上策。因为你实在没有理由忍受,也不必把时间浪费在这些人身上。他们根本毫不在意你是否彬彬有礼地对待他们。尽量保持谦虚和礼节,不过也请记住,敷衍成性的人对于有礼和无礼之间的差别,并不怎么敏感。总之,若你不幸碰上这种人,赶快开溜就对了。