一、一次完成艺术
假若处理问题（事情）能一次完成，就最好不过。同样一个问题，会处理的人一次就可能解决了；不会处理的人两次甚至多次都处理不完，有的甚至一拖好多年。
工作中，小事、中事、大事都有，为提高处理问题的效率，作为秘书，应该树立“一次完成”的意识。比如，当承办一个会议时，哪些部门参加，应一次想好，一次通知完，不要拖拖拉拉，想起一个单位，再通知一个单位。
再比如，当接到一封电报需要往下转发时，不妨把转发的通知写好，一起呈领导审批，这样一次就完成了。实际生活中，有的同志往往不这样做，他先把电报呈领导阅，领导指示转发，他再起草转发通知，再呈领导审批。“六指抓痒”，多了一道，速度自然也慢了，还多跑了腿。工作中，呈批公文是经常性工作之一，若能尽量“一次完成”，不仅能提高办事效率，也可以减轻领导的负担。当然，有些公文是要先送领导阅批后再承办的。工作是否可以“一次完成”，要靠秘书的理论水平、政策水平和工作经验。
“一次完成”，是处理艺术的一个高峰，经过努力是可以攀登上去的。
二、化繁为简艺术
如何做到“化繁为简”呢？有这样一个很有意思的例子：
一位经验丰富的货车司机，开着车来到一座桥下，可惜桥低了那么一点点，司机使尽浑身解数，车仍不能通过。正准备倒车绕道时，一个看热闹的小孩提醒他，把轮胎的气放掉一点，司机茅塞顿开，货车顺利通过。这么一个难题，小孩指点一下就解决了。小孩的头脑是简单的，想出的办法也是简单的，然而却是可行的，这说明生活中一些问题，可以用简单办法处理。
秘书在工作中，有许多复杂的事情，如果用复杂的方法处理，很可能越处理越复杂，“剪不断，理还乱”。不妨采取简单化的处理：抓住关键点办事，“快刀斩乱麻”。对于处理之后没有实际意义或效益不大的事，甚至可以采取不加处理或最简单的办法去处理（当然此法一般是不常用的），这也可以叫做“时间处理法”，即让时间（历史）去处理。因为有些事情不到一定时候是无法处理的。
三、委曲求全艺术
作为秘书，有时很需要自己（单位、个人）受点委屈，求得问题的解决。委曲求全，也叫“自亏处理”。说白了，就是自己吃点亏，把事办了。这种方法，需要有点精神，不怕丢面子，不怕丢票子……
当事情涉及本单位和外单位利益关系，一时难以调整时，在不违背大原则的前提下，从有利于解决问题出发，说服本单位领导吃点亏，让一分。如果是在“火头上”，则应做降温工作，切不可“火上加油”，越弄越僵，不仅坏了两个单位之间的关系，而且还耽误了工作，像俗话说的“神仙打架，百姓遭殃”。
当事情涉及秘书本人和他人的利益关系时，更应该胸怀宽一点，姿态高一点，切不可赌气，死活不让步，“一夫当关，万夫莫开”，影响事情的顺利进行。委曲求全既是工作方法，也是思想修养，没有不计个人（单位）得失的精神，没有整体效益观念，是做不到的。
四、洗耳恭听技巧
有句话叫“人要精、善于听”。生活中有许多事情需要听别人讲述才会明白，注意倾听的技巧是十分必要的。有以下几点需要注意：
（1）不要随便打断别人的谈话。别人讲话时要耐心地倾听。有的人讲话有条理、有内容，听起来比较入耳。有的人讲话滔滔不绝，但言之无物，可以适当地把话题引开而不要粗暴地打断。有的人讲话颠三倒四，重复再三，这时，你可以善意地帮他理清头绪。
（2）不要漫不经心。当你正在想问题或写东西时，有人找你谈话。若你实在没空时，可礼貌地约另外一个时间，而不要别人正在谈，你却在想着心事，或看着文件、做着其他事情，一副似听非听的样子。这样，讲话人会因为没有受到尊重而不愿把话谈下去，以后也不会主动地再谈什么事情，这就等于堵塞了言路，失去了明事的机会。
（3）不要强加于人。听话要顺着讲话人的“路子”走，不要随便改变讲话人的“方向”，而使讲话人感到不愉快。不要在听别人讲话时，随便加一些不属于讲话人意思的话语。更不要抓到讲话人的“只言片语”，夸大其辞，或作为以后谈话的资料，这样做就可能失去交谈者。
以上说的是同事之间的谈话，作为秘书，经常接触领导，如何倾听领导的谈话，接受指示，领会意图，也是非常重要的。
（1）注意听、拼命记——用脑子或用笔记；
（2）听不明白的地方及时请示，以免执行中出现偏差；
（3）平时注意事情的来龙去脉，避免听不明白。领导讲事情、发指示，有时常常讲“横断面”的话，如果对事情的起因、过程不了解，一下子很难听明白领导讲的是什么；
（4）尽可能站在领导的高度（全局高度）去考虑问题，才能深切地领会领导讲话的精神。
总之，不论倾听同事或领导谈话，都要端正自己的态度。要特别记住：自己是听的、记的，不是说的。
五、处处留心技巧
作为一名秘书，除了应掌握基本理论外，大量的是在日常工作、生活中留心各种事物，向实践学习。特别是一些不便“言传”的事情，更需要自己去留心“意会”。
对不懂或不会做的事情，一是要留心看，看别人是如何做的，例如第一次乘飞机，如何系安全带，如何打开座椅后面的小桌子，如何把座椅放下躺一会儿，如何接受服务员送来的茶点等，只要注意看一下别人如何做就行了。平时工作中的事也是这样。二是注意问，不懂不要装懂，要诚恳地虚心地向内行的人请教。例如到任不久，对机要电报不知如何处理，就可以直截了当询问知道情况的人。
对已经懂得或者已会做的事，要注意观察做得好的人是如何做的，从中看出“门道”，提高自己。例如，最简单的事：写字。平时不妨注意一下写得好的人那个字是如何写的，记下来。积累多了，字就写得好了。再如办事，为什么同样一件事，有的人办得好，不妨请教一番，自己的办事能力就提高了。
六、一目十行技巧
常常听到一些秘书抱怨工作忙得很，每天光看文件就费去很多时间。这里固然有“文山高、难攀登”的原因，但也确有不得要领的问题。有经验的秘书很少有抱怨文件多的，因为文件多信息多，接受信息多，不能说是坏事。有如下经验可供参考：
（1）一目十行。除重要文电外，不要逐字逐句地去读，要按名按行读。要用脑子读，不要用嘴读。
（2）一目横扫。除了指令性——必须办的文电外，对指导性、信息性的可以略读，“横扫”一下子就可以了。无关的可以不读。
（3）注意“但是”。不少反映情况的材料，往往前面讲的多是“套话”，“但是”后面才是正文。因此有时不妨掀过一两面，找到“但是”再读。
（4）抓住头尾。一般来说，文章的开头是作者亮明观点的，结尾是“结论性的”。因此要注意开头和结尾。
（5）摘记要点。从工作需要出发，记下文电题目、事情发生的单位（地点）人物、时间、作者、主要观点等，有的公文标出了主题词，要摘记下来。
（6）先读提要。有的材料标出了提要或用黑体标出了重点，先读这些，再横扫全文，进行衔接，可知全文概貌。
（7）注意详略。重点公文或重点部分细读，非重点公文或非重点部分略读，一般公文材料了解一下就可以了。值得研究的或要办理的留下再读、再议。
秘书要有意识地培养自己的速读能力，逐步达到“一目十行”的境界。
七、“不求甚解”技巧
秘书除了工作需要经常阅读公文外，还应经常多读一些其他书籍，这样才有助于对各种事情的理解，提高办事能力。在读书方面，各种经验、方法比比皆是。从秘书特点出发，适于采用“不求甚解”法。
所谓“不求甚解”，就是多读，广泛地涉猎，但不必深钻。因为知识都是互相渗透和扩展的。知识的积累和丰富，是在不知不觉中进行的，是一个长期的渐进过程。在这方面，要克服一个根深蒂固的思想障碍，就是“不懂怎么能行”。不懂，或似懂非懂都没关系，读的多了，就可能懂了。以读一篇文章为例，假如文章中间有不懂的地方，你盯着那个地方看上几小时，也不一定能懂。不妨采取“不求甚解”的办法，先跳跃过去，继续往下读，读到后面可能前面不懂的地方也就懂了。同理，对一篇文章看不明白，可以粗略地看过去，在看别的文章时，很有可能把那一篇不懂的文章弄懂了。即使还不懂，那也没有关系，就让它放着罢了。
在读书上，不少人都制定过计划，从实践上看，真正按计划执行的不多。做为一名秘书，由于事多复杂，很难区分办公时间和业余时间，很难按部就班地看书。因此，在读书上干脆就不要有按部就班的思想，有时间就读一点，抓到什么读什么。管它懂不懂，读了再说。
书读百遍，其义自见。长期的、大量的不求甚解，总会转化为甚解的。可以这么说，很少有人看见什么懂什么，几乎都是在不求甚解中逐步达到甚解的。“好书读得多，胸怀才开阔”，说的也是这个道理。
八、百问不烦技巧
秘书为了把自己的工作搞上去，常与人打交道，要弄明白一些事情，难免要向人提问。问得不好，一句话就可能会谈僵；问得不妙，几句话就可能使对方厌烦。如何做到三句话打开局面，问上百句对方也不烦，以下要点可供参考。
（1）先了解一下谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、专业特长、爱好兴趣，甚至脾气性格以及周围的环境等。不同人要用不同问法。
（2）向对方交待自己的身份、来意，特别说明为什么必须找对方，尽快建立融洽的关系，在朋友、同志式或聆听教诲式的聊天中谈出所要了解的事情。
（3）问题要提得简单、明确、具体，对方能够回答。所提问题一定不要使对方陷于尴尬状态。记住：问题提得正确，等于解决了问题的一半。
（4）给对方留下思考问题的时间，不要“紧追不舍”，引起对方反感。
（5）关键地方请对方讲清楚。必要时可进行讨论，一定不能争辩，更不能说教。
（6）不要强迫问，要问那些能引起对方兴趣的、便于回忆的、便于谈论的具体问题。
（7）要认真倾听，不要轻易打断对方谈话。
（8）要边听边想，当发现一些有价值的材料时，就往深处挖下去，把事实搞清楚。
（9）尽量缩短时间。
（10）注意给对方保密。尤其在取得对方信任后，对方一股脑儿甚至把个人生活范围的事也讲了，在这种情况下尤其要注意。除要了解的正题外，不要泄露对方的秘密。
在问的过程中，可以让对方感到你是天真幼稚、一无所知的，也可以让对方感到你是知识渊博、见多识广的。
九、迂回包抄技巧
迂回包抄，就是像剥洋葱一样，先把与“主体”有关的“客体”弄清了，“主体”自然就“显露”出来了。实践中，就是了解一个人，不妨先了解他周围的同志；了解一个单位，不妨先了解这个单位的上下机关（单位），甚至左邻右舍。这样做：
（1）可以较为广泛地了解到情况，核对事实；
（2）知其大概情况后，有利于进一步深入了解情况；
（3）知道了周围上下的反映后，对所了解的单位和个人可以做到心中有数，把握分寸。
实际生活中，众口一词说好或说坏的人和事是不太多的，往往是一个人、一件事众说纷纭，有时把当事人和单位都搞糊涂了。因此，从上下周围开始了解，容易把事实搞清楚。
十、不可轻信技巧
社会是很复杂的，人也是很复杂的。要把一件事情搞清楚，是很不容易的。如果就某件事情进行调查，一定要注意，不可轻信。要注意分析自己的谈话对象，一般来讲，有以下几种情况：
（1）愿意讲，也善于讲。这种人不多，遇到了要少问多记。
（2）愿意讲，不善于讲。遇到这种人需要进行启发，最好提一些具体问题，设想一些情况，请对方考虑。
（3）善于讲，但不大愿意讲。这种人警戒心理比较重，首先要注意消除思想顾虑，先扯点“闲篇”，再进入“正题”。
（4）不善讲，也不愿意讲。遇到这种情况就要采用“迂回包抄”的方法“进攻”。
（5）爱表现自己。对这种人，要注意倾听他的讲话，但不要轻信。
（6）有意回避事实真相的人。对这种人的话绝不可信，但在一时没弄清的情况下，不妨先记下来，以便分析。