一、什么是工具书
一般而言，工具书是专为查考字、词、文句、数据、文献出处、事实资料等而编篆的图书，也可以说是根据一定的社会需要，以特定的编排形式和检索方法，为人们提供某方面的基本知识或资料线索，专供查阅的特定类型的图书。它具有下列特点。
（一）知识性
是指工具书具有大容量、高密度的信息并且信息条理化，可信度高，为人们提供“浓缩”的知识，是一种基本情报源。
（二）资料性
指工具书广采博收、旁征博引，把收集到的资料，按有关原则和方法，高度浓缩和概括，为人们提供有关的资料或资料线索。
（三）检索性
即工具书讲究科学的编排形式和检索方法。每种工具书都覆盖有关的知识领域和资料范围，并提供多种检索途径，使人们一检即得，十分便利。
二、工具书的作用
（一）是读书治学的工具
工具书具有辅导自学，指示读书门径的功能，人们常称它为“良师益友”。例如，书目提要能够帮助人们选择图书；专科论文索引帮助人们收集资料进行科学研究；字典、词典，百科全书和年鉴、手册能帮助人们解释疑难。显然，使用工具书能大大节省人们的时间和精力，使读书治学收到事半功倍的效果。
（二）是传播思想和文化的工具
工具书作为观念形态的产物、人类知识的结晶，它的出现必然反映一定的社会要求，并受一定阶级的制约和利用。使特定的社会思想形态，文化技术成果在更广阔的时间、空间里得到传播和交流。
（三）是图书馆工作的工具
在图书馆工作中，工具书被广泛地利用。如馆藏目录和各种书目，是采购工作的指南；编目工作经常翻阅有关工具书；流通工作离不开各种目录；阅览工作要利用工具书来辅导阅读；馆际互借工作依赖于馆藏目录和联合目录；参考咨询工作更借助于工具书；文献检索课也要把它作为教学的主要工具。
（四）是编译人员的得力助手
编辑、翻译文稿资料，必然要涉及大量的名词术语和数据资料。要对这些资料和数据进行核实与查对工作，要提高编译工作的质量和速度，就必须借助于工具书。
(第二节工具书的排检法）
工具书的排检方法，既是它的编排方法，又是它的检索法。熟悉和掌握其排检方法，是使用工具书的前提。它的排检方法，一般分为字顺法、分类法、主题法、时序法和地序法五大类。
一、字顺法
字顺法是一种排检单字或复词的方法，也是中外文工具书的主要编排和检索方法。它又分为形序法、号码法和音序法。
（一）形序法
1·部首法 所谓部首，大体上说就是“偏旁”。即把一些在形体上相同的部分归并到一起为一部，这些字相同的部分就作为部首。如“桃”、“李”、“柳”都有相同的偏旁“木”；“江”、“河”、“流”都有相同的偏旁“三点水”，前者入“木”部，后者入“水”部。部首按笔画数排序，同部首的字按笔画多少排列，同画数的再按或五种笔形顺排。
用部首法检字时，应先分析字形结构，按偏旁笔画，查出部首页次；其次数清部首以外的笔画数目，然后查字。部首法的优点是把结构形态复杂而极不规则的庞大数量的汉字分别归并到一二百个部首里，比较符合汉字的结构特点和人们查字的习惯。不认识的字，念不出来，不能用拼音音序检字时，可以用部首法查找。其缺点是部首固定，或左或右、或上或下，有的还在中间，学习和掌握有一定的难度。
2·笔顺法 指按汉字笔形顺序确定汉字先后的查检法。查字时先确定汉字的起笔，第一笔相同的比较第二笔，以此类推。《起笔部首字典》即按此法编排。
3·笔画法 此法已在第四章的(第二节)中作了详细讲解。按笔画法编排的工具书有《历代诗词名句辞典》《多功能成语典故辞典》等。
（二）号码法
号码法是把汉字的各种笔形变成数目字，再按数序排序汉字的方法。其优点是号码的位置固定，查字速度快；缺点是学习掌握有一定难度。号码法主要有四种：一是四角号码法，二是快速检字法，三是中国字度撷法，四是起笔笔形法。其中以四角号码法的用处最大，后三种检字法难学又不常用，故此略。
四角号码法 该法是根据汉字方块形式的特点编制而成。它把汉字笔形分为10类，用0~9这10个数字表示，按字的左上（第一角）、右上（第二角）、左下（第三角）、右下（第四角）4个角取号。把4个角的号码依次连在一起就成了四角号码。
有人按照这10种笔形，编成一首歌诀：横一竖二三点捺，叉四插五六框六，七角八八九是小，点下有横变零头。按四角号码法编排的工具书有《四角号码汉语成语大词典》《四角号码新词典》等。
（三）音序法
音序法是按照字音排列汉字的方法，主要有下列三种：
1·汉语拼音字母排列法 此法已在第四章(第二节)中作了介绍。此法的优点是方法简便；科学性强，符合国际上工具书编排规则，是一种理想的查字法；缺点是由于汉字没有完全实行拼音化，同时我国方言复杂多样，语言缺乏规范化，在读音不标准的情况下，按音序查字有一定的困难。按该法编排的工具书很多，其中有《中外文化辞典》《工青妇大辞典》等工具书。
2·注音字母排列法 在汉语拼音方案公布之前，此法比较通用。后来被汉语拼音字母排列法所代替。
3·音韵排列法 该法是古代按音序排列工具书的一种方法，在古代能用，但在现代很少有人使用。
二、分类法
分类法是将资料按学科或事物性质系统地加以排列。该法有按一种方式单独编排的，也有与按时间、地区排列的方法相互配合使用的。如，美国《现期期刊目次》，美国《化学文摘》，美国《生物学文摘》等，其正文部分大多数都按分类法编排。
分类法的优点是同学科、同性质的资料集中在一起，便于族性检索；不足之处是先要熟悉工具书的分类体系，然后才能进行查找。
三、主题法
主题法是先将资料按照一定的主题集中，然后按主题词字顺进行排检的方法。其优点是可将不同学科的同一主题的资料集中在一起，便于专题文献的检索。如，中国人民大学复印报刊资料的主题部分即采用此法编排。
四、时序法
时序法是按时间的顺序排列资料的方法，多用于编制年表、历表、年谱等工具书。它便于人们查考换算历史时间，查考历史事件和图像资料。按此法编排的工具书有《20世纪大事记》《中国抗日战争与第二次世界大战系年要录·统计荟萃》等。
五、地序法
地序法是按照一定时期的行政区域来排列资料的方法，主要用于编制查考地理和地方资料的工具书。按此法编排的工具书有《中华人民共和国分省地图集》《中国县市概览》等。
(第三节工具书的类型）
一、辞书
辞书是字典、词典的统称。
字典和词典都是汇集、解释字词、按一定顺序编排的工具书。
在汉语中，字和词是有区别的。字典以标出汉字形体，注出读音并解释字义为主，它的重点在于解字；词典则以解说词汇的概念、意义和用法为主，它的重点在于释词。但是，语文字典对词语也加以解释，语文词典大多以单字为词头，对字的形、音、义也作说明。故一般的语文字典、词典并没有严格的区别。
字典和词典这种类型的工具书，在我国有着悠久的历史。不过，在古代人们并没有明确区分什么是字典、词典。凡是这类以解字释词为主要内容的书，古人都把它统称为“字书”。可见，字典和词典的区别并不是自古就有的。我国现存最早的第一部字典是《说文解字》，以讲字形为主；第一部词典是《尔雅》，以讲训诂为主；第一部韵书是《广韵》，以讲字音为主。《说文解字》《尔雅》《广韵》代表了古代字书的三大系统。明代末年梅膺作的《字汇》等书，简化了汉字的部首，体例上有所创新。清代康熙年间编成的《康熙字典》影响很大，“字典”一词即派出于此。1915年出版的《中华大字典》吸取了西方词典编篆方法，成为现代字典、词典的开创之作。中华人民共和国成立后，随着文化事业的发展，各种字典、词典陆续出版。有代表性的如《新华字典》《现代汉语词典》《辞源》（修订本）《辞海》（1980年版）《汉语大字典》《汉语大词典》等。
现代字典、词典的种类很多，按所收内容可分为语文字（词）典和知识词典两大类：
语文字（词）典可分为以下几种类型：
1·综合性语文字（词）典 对字的形、音、义和词义、用法全面加以解释。如《汉语大字典》《现代汉语词典》。
2·专门性字（词）典 只收一定范围的字和词，或侧重解释字词形音义某个方面。如《北京方言词典》，是一部以北京生活为代表的河北方言词典，里面还包括北京地区的一些社会方言。还有一些解释字形或辨别音义的词典，如《多音多义字汇释》。
3·字（词）表 只汇集字、词，一般不加解释。如《常用汉字表》《古文字类编》。
有些“形体字典”实际上是一种特殊的字表。如《甲骨文编》《古文字类编》。
知识词典包括以下几类：
1·百科词典 汇集各学科重要的术语和概念，加以概括解释，提供最基本的知识。《辞海》（1980年版）是一部以百科词目为主兼收词语的综合性词典。百科词典的性质接近于百科全书。
2·专科词典 收集一个学科或专门领域的术语、概念、专名、加以解释，系统反映专业知识的概要。它所提供的知识往往比百科词典更为详细。
3·专名词典 这也是一种专科词典，以人名、地名、书名等为对象，只介绍有关专名的概况，提供事实和资料。人名词典如《中国历史人物辞典》；地名词典如《中国地名大辞典》；书名词典如《丛书大辞典》。
字典、词典还可以按语种区分为单语词典和多语词典。多语词典中以双语词典为主，是两种语言词汇对照的翻译词典。如《英汉辞典》《俄汉大辞典》。
按收词量和篇幅又可分大型、中型、小型词典。
字典和词典不仅有扫除语言文字障碍和迅速解决疑难问题的作用，也是普及科学文化如识的重要工具，是进行自学的良师益友，是读书治学、获取如识的金钥匙。因此掌推它的使用是很有必要的。
二、类书
类书是我国古代流传下来的一种工具书。它将古书中记载的有关材料，按类加以编篆汇集成书，以便读者翻检使用。
类书是各种材料的分类汇编，所包甚广，以杂见称。它包括历史事实、名物制度、诗赋文章、成语典故、拼词丽语、自然知识等各个方面，故有百科全书之称。
我国的类书起源很早。《尔雅》十九篇是最早的训估词典，它首创了按类收词的体例，实为类书之先河。这十九大类包括了后来类书的主要门类，不过各朝的类书随着时代的发展，名物的增加，而门类越多，子目也就越细。我国最早的类书，始见于三国时期《三国志·魏志文帝纪》，说魏文帝喜好文学，除本人着述外又使诸儒（刘劭、王象等）撰集经传，随类相从，凡千余篇，号曰《皇览》，后来这部《皇览》即被认为是中国类书之祖。可惜宋初《皇览》早已亡佚，现存辑本1卷。真正有大批类书出现还是始于唐代。从初唐到盛唐时期，经济文化繁荣发展，科举制度已颇盛行，迫切需类书提供典故和辞藻，因而类书产生和发展对社会的前进起了极大的促进作用。据史籍所载唐代初年所编的类书有十余种，现在流传下来的有《北堂书钞》《艺文类聚》《初学记》等数种。宋代自开国以后，类书也得到了空前的发展。从太宗到真宗前后近40年间，集中了大批人力物力编篆了大型类书《太平御览》《册府元龟》《文苑英华》《太平广记》等，而且还编篆了各种仿唐、续唐的类书。如视穆的《事文类聚》，潘自牧的《记篆渊海》等。同时也产生了各种具有专门用途的类书。如为科学应试编篆的《玉海》；有考察事物起源的《事物纪原》等。元代的类书远不如宋代，只有阴时夫的《韵府群玉》和赵世延的《经世大典》等较为知名。到了明代，类书又有了新的发展，出现了我国历史上最大的一部类书《永乐大典》，同时各种的仿唐宋、集唐宋和缩唐宋类书也大量出现。清代类书的编篆可以说达到了极盛时期。康熙、雍正年间编篆了不少巨型类书，其中有我国现存最大的类书《古今图书集成》。有《佩文韵府》及姊妹篇《骄字类编》，有集唐至明17种类书之大成的《渊鉴类函》，有采子、史两类图书之名偶句的《子史精华》，以及私人陈元龙编篆的有关事物起源的《格玫镜原》等。但乾嘉之后，随着封建文化的日趋没落，作为封建社会主要工具书之一的类书其编篆也随之告终。
总之，我国类书的发展逶迤连绵，数量庞大，种类繁多，据历史艺文志·经籍志着示，自元朝至清代约六百余种，现存者也有二百多种。由于类书集中保存了历代繁荣的文献资料，作为研究古籍，包括辑佚和校勘工作的参考材料，还是有一定价值的。总的说来类书的作用可概括为以下几个方面：可查考某一诗文语句或成语典故的出处；可供校勘古籍和辑录古书佚文；便于按类查找，搜集各类资料。
三、政书
政书原是历史着作的一种体裁--典章制度专史，它分门别类记载典章制度的沿革。政书以事类为中心，分类编辑历代的政治、经济、军事、文化等方面制度的法律、法令与章程、规章（即典章制度）等史料，具有检索便利的特点，现在也作为一种工具书使用。