对有外包装及商标的货物，在包装上注明重量的，要抽样复秤，核实包装上的重量是否正确；对以箱装或盒装的货物要开箱检查，应特别检查箱的下层是否装满。对按重量计算的原料，要过秤复查；按个数计算的要认真点数。所以，作为采购员，他应该熟悉质量良好的原材料的外观、颜色、味道和尺寸，以其作为标准来判断所进原材料的质量。
第四步，检查价格。在验收进货的价格时，要认真检查发票上的单价是否与采购单或“购货合同”相一致，防止供应商变相提价。
第五步，受理进货。完成上述检验程序后，验收员应在送货发票上盖验收章并签字，接受进货。
第六步，送库储存。验收后的原料要及时送入库内存放，容易腐烂的鲜活食品要及时通知厨房领用。食品原料入库应有专人搬运，不能随便请人搬运，与仓库无关的人员不得进入仓库。要牢记一点：不要让送货人直接送货入库。验收员按程序验收毕后，送货人应及时离开，验收员再组织人力将货物入库。入库的食品原料项贴上食品标签，注明数量、入库时间、单价和总价值等。所有食品原料经验收合格并办完仓储手续后，如发生质量、数量、规格等问题均由仓储员负责处理，采购员及供应商不再担负责任。第七步，填写每日验收报告和其他有关表格。食品原料入库后，验收员要填写“食品验收回报表”，认真填写食品原料品名、进货日期、供应商、发票号、数量、单价和金额等。每日验收报告可以帮助企业随时保持与供应商的信息沟通。货物进库之后，由厨师长或指定专人负责验收，并在“验收单”上签字。
原料的储存和仓库管理
当验货员完成检查进货的手续后，他必须将货品正确地摆进储藏室内。所以，食品原料的储存管理对餐饮成品的质量和企业的成本有着举足轻重的影响。由于仓库管理不善，从而导致原材料的浪费与成本负担的例子数见不鲜。餐馆应该重视对仓库的管理，仓库位置、容量、原料堆放、卫生条件、安全措施、温度、通风设备等方面，都是储存管理必须注意的地方。
储存管理最主要目的在于避免因为偷窃或食品腐坏而遭致货品损失。偷窃分两种：一种是餐馆外部人员的偷窃，另一种是餐馆内部人员的偷窃。严格地管制钥匙，并且随时将仓库（储藏室）上锁，是预防第一种偷窃行为的最好方法。对于内部员工的这种不法行为，一直是餐饮业最感头痛的问题，依据统计，四分之三的存货短少是因为员工的盗卖行为产生的。
相比之下，食品腐坏的控制比偷窃的控制要容易得多。要避免食物腐化和变质，首先要合理设计仓库，其次要合理进行食品、原材料的储藏。
1、仓库设计的要点
仓库的具体面积应根据餐馆的类型、地点、规模、采购方法、订货周期等因素决定。快餐店、咖啡厅及规模较小的餐馆与供应品种齐全且经常变换菜单的餐饮企业，在储存原料的种类上就有明显的差异。所以，对库房的容量也就有不同的要求。但是总的来说，仓库太大或太小都不是有效率的原料物质管理，具体面积的确定还应考虑各餐厅的营运因素。
可以有两种方法来确定仓库的面积：第一种方法是根据餐馆营业量的大小，即由每天供应的餐数决定，并且认为每供应一道餐饮约需要仓库面积0．l平方米；第二种方法是根据餐馆实际储备量的需要来确定仓库面积，同时认为餐馆一般应有两个星期的原料物资储备。
仓库里应该保持一定程度的温度和湿度。不少餐厅的仓库是暖气管、排水管交接的场所，致使仓库温度过高或水管由于冷凝作用产生滴水，影响库房湿度，从而破坏原料的储藏环境。仓库温度对维持食品原料质量有着极大的影响，储存温度过高或温度时高时低致使温差过大会加速食品原料的质变过程。一般来讲，食品原料干藏仓库应保持相对凉爽。温度应保持在16℃ ～21℃，最好能保持在10℃左右，这样的温度对大部分原料来说，更能保证其品质。因此仓库应该安装温度计、湿度计，并且经常检查温度和湿度是否合乎储存要求。
仓库通风良好有利于保持适宜的温度和湿度。按照标准，食品干藏仓库的空气每小时应交换4次。仓库在设计时，应该防止阳光直接照射而使得某些原料的温度高于周围室温。阳光直接照射会引起食品原料品质下降。所以仓库如有玻璃门窗，应尽量使用毛玻璃，这样可以有效防止阳光直射。
2、原料的储存
不同种类的食品原料，都有其不同的贮存方法，不同的贮存方法要求达到的共同目的在于：一是保持食品原料的质量不变；二是保存食品原料的新鲜程度；三是延长食品原料的保存时间。一般来讲，通常有以下三种贮存方法：（l）干货库贮存。采用这种贮存方法的食品原料主要有米面、各种调味品和调料、罐头以及各种干货等。这类食品只需在干净、阴凉、干燥处贮存即可。干货原料的储存应注意下列事项：·不要将物品放置在靠近污水管或水沟的地方；·避免将物品置于地面上而遭致细菌感染，物品至少离地面约15厘米，离墙壁约5厘米；·适宜的相对湿度为50％－60％，最佳贮存温度为10℃ －20℃；·将有毒性的物品，如杀虫剂、肥皂、清洁剂等与食品分开存放；
·为了发放原材料的方便和便于管理，一般将干货进行分类存放。将原料按属性分类，指定堆放地方，然后再将属于同一类的各种原料按照名称部首笔画或拼音字母顺序，堆放在固定的位置；·将较重的物品置于货架底层；·定期清洁储藏室；
·将经常使用的物品放在靠进出入口的货架底层；·进货时记录下该食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则；
（2）冷藏库贮存。适合于这种贮存方法的食品原料主要有：新鲜的海鲜、肉、禽类食品，新鲜的蔬菜和水果、蛋类、奶制品以及加工后的成品、半成品，如糕点、冷菜、熟食品和当天使用的饮料、不易储藏的酒类等。
不同的食品原料有不同的冷藏温度、湿度要求，因此理想的做法是将各种原料分别冷藏。通常，10℃ ～49℃最适宜细菌繁殖，在餐饮服务中被称为“危险区”。因此，所有冷藏设备的温度必须控制在10℃以下，最适宜的温度是2℃ －5℃。但是这种冷藏贮存食物只对微生物的生长繁殖起抑制和延缓作用，并不能杀灭微生物，因此冷藏食品是有一定期限的，必须特别注意贮存时间的控制，一般以不超过24小时为好。相对湿度过高有利于细菌生长，会加速食物质变，相对湿度过低则会引起食物干缩。因此应该保持比较低的温度和适度的湿度。各类原材料适合于冷藏的温度和相对湿度可以参见下表。
原材料温度（℃） 相对湿度（％）厨房一般冷藏1～4 75～85新鲜肉类0～2 75～85新鲜海鲜、水产类－1～1 75～85蔬菜水果类2～7 85～95乳、奶制品3～8 75～85冷藏食品的储存应注意下列要点：·不要将食品直接置于地面或基座上，以避免遭致细菌感染，物品至少离地面约15厘米，离墙壁约5厘米；·经常检查冷藏室温度，各类食品适宜的冷藏温度如下：海鲜———10℃或更低，新鲜蔬菜———7℃或更低，乳类、肉类———4℃或更低；
·在进货时记录下食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则；
·将某些原材料分开存放，例如将乳品与气味强烈的食品分开存放，鱼类与其他类食品也要分开存放。
（3）冷冻库贮存。餐馆往往喜欢用冷冻食品原料，包括各种冷冻肉类、禽类、水产海鲜等原料，以及已加工的成品和半成品食物。食品原料的冻冷储藏室的温度一般应控制在－23℃———18℃，使食品完全处于冻结状态，在三个月内可以保持其质地、色泽和营养成分不被破坏。冷冻贮存适宜于一次性大批量购进食物原料。但是应当注意：冷冻食品解冻后不能再次冷冻贮存，因为食品一经解冻，特别是鱼、虾、禽类食品应尽快使用，否则复苏了的微生物将迅速引起食物腐败变质，且再次冷冻会破坏食物的组织结构，影响食物的外观、营养成分和食物的香味。
另外，根据规律，冰库的温度每升高4℃，冷冻食物的保存期限就会缩短一半，所以食物的冷冻也须注意安全的保存期。下表具体罗列了一些常见原材料的安全保存期，希望在经营过程中，餐馆的主管们能够注意到这一点。
冷冻食物的储存应注意下列要点：·任何食品原料都不可能无限期地储藏，其营养成分、香味、质地、色泽都将随着时间逐渐流失和降低；·经常检查冷冻室温度；
·在所有食品容器上加盖；·包好冷冻食品，避免食品发生脱水冻现象；·必要时应进行除霜，以避免累积厚霜；·预定好开启冷冻库的时间，避免多次进出浪费冷空气；·在进货时记录下货品进货日期，出清食品时以“先进先出”为原则。
（4）饮料酒水的贮存方法。饮料和酒类一般应该放置在比较阴凉的地方，室内光线不能太强，不能有阳光直接照射或辐射。贮存温度在15℃左右为宜。
·啤酒在购入后不宜久藏，最佳保质期为三个月，不能超过六个月，保存温度以6℃ －10℃为好；·香槟酒和葡萄酒要平放在酒架上，以防止瓶塞干裂导致酒水变质；
·烈性酒不需要特殊的贮存条件，能较长时间贮存，但应注意防止金属瓶盖生锈而影响酒的质量。
原料的发放程序
原料的发放，是餐馆经营从原料采购、验收入库、贮存保管到出库供应整个过程的最后一个环节。厨房在领料之后，就可以直接进行生产，然后将菜品提供给顾客。原料发放管理的任务在于：保证厨房用料得到及时、充分的供应；控制厨房各种原料的使用数量；正确记录厨房用料成本，为核算整个餐饮成本提供依据。整个发放和领用原材料的过程必须注意下面三点：（1）定时领料。餐馆应该对领料时间作出硬性的规定，并规定领料部门提前一天送交领料单。这样一来，保管员便有充分时间准备原料，避免出现差错，而且还能促使厨房作出周密的用料计划。通常为每天发料两次，上午8：00－10：00，下午14：00－16：00，其它时间除紧急需要外，一般不予领料。
仓库保管员应经常查看各种食品原料的库存数量及规格情况，同时应通过“领料单”掌握各种原料使用的频率，对用量较多的原料，要及时向采购员反馈，避免供应脱节而影响营业，对库存时间已经较长的原料，应及时向厨房提出尽快领用，减少积压。（2）使用领料单。为了记录每一次领用的原料物资数量及其价值，以正确计算食品成本，仓库原料发放必须坚持凭领料单发放的原则。领料单应由厨房领料人员填写，由厨师长核准签字，然后送仓库领料。保管员凭单发料后应在领料单上签字。“领料单”一式三份，第一联由库房留存，第二联随发出的原料交回领料部门，第三联转财务部门。库房保管人员应于每天业务终结时或次日上午，将“领料单”汇总后编制“领料汇总表”，送财务部门会计入账。原料从库房发出后，保管员应及时在“领料单”上填列各项原料的单价（即食品标签上标明的进货单价），并算出各项原料的金额，然后汇总当天发出原料的总金额。
“领料单”是仓库发出原料的原始凭证，因此仓库保管员应仔细核对原料品名、数量、规格及签字后，凭单及时发料。要做到没有“领料单”的不发，未经有关负责人审批签字的不发， “领料单”涂改的不发，手续不全的不发。领用原料及发放手续，应事先明确规定由哪个部门、哪些具体人员审批签字才有效，确定后应交仓库保管员一份审批人员的姓名及个人签字样本，用以核对。（3）直接发料。有时候餐馆进行发料时，并不是采用向仓库领料的方式。因为有时候厨房加工需要的某些鲜活原料，如鲜肉、活禽、海鲜品、蔬菜等，验收人员验收合格后不进入仓库储存，而直接通知需用部门办理申领。
直接发料至各部门的食品原料作为当日消耗，计入当日食品成本中。实际上直接发料至各部门的食品原料并不一定当天消耗完，可能二三天后才能用完，但还是应该计入领料部门当天的食品成本。由于正常的餐饮经营的连续性，所领用的原料每天基本是均衡的，其原料消耗也同上述情况一致，计入领料部门的当日食品成本，就基本上反映了原料消耗的真实情况。