（1）分工处理。在较大的机关，文书处理工作由办公厅（室）和机关所属业务部门分工负责。涉及全面性的、重大问题的文件和以机关名义发出的文件，由机关办公厅（室）处理；属于具体业务问题的文件和以业务部门名义发出的文件，由业务部门负责处理。
（2）集中处理。在较小的机关或基层单位，除了文件的承办工作以外，其他文书处理环节都集中在机关的办公室。办公室的专职或兼职文书工作人员直接同机关领导和各业务部门发生联系，各业务部门不再设专职或兼职文书工作人员。
文书处理工作实行统一管理原则：一是机关与机关之间的往来文书工作要有统一的规范和要求；二是在一个机关内要遵循统一管理的规定。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》总则第四条规定：公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。这个规定原则也适用于党的各级机关的文书处理工作。
文书管理最基本、最主要的方法就是登记和编号。把文件分类排队，编号入档，用文字记录文件的来源、内容、去向等，这种方法就叫登记。编号往往跟登记紧密连在一起，它在文件管理上起着很大作用。编号一般有两个作用：一个是组织作用，文件一经编号，就排列好顺序，可以按照号码有秩序地去处理；另一个是简化作用，一个文件的编号就是这个文件的代称。一个部门的文件编号愈单纯愈好。编号有两种方法；一种是统一编号法，也叫流水编号法；另一种是分类编号法。即使是分类编号，号码也不要重复。
3、文书工作的范围
文书工作的范围主要有：
（1）收文。凡是从外部送达本机关的有关业务的文件、电报、信函和其他文字材料都是本机关的收文。收文渠道大体来自四个方面：机要通信局、机要局（科）、邮电局和专人投递。收文处理工作一般包括整收、拆封、登记、分办、批办、传阅、承办、催办、控办、归卷等一系列程序。
（2）发文。凡是从本机关发出的一切关于业务的文件、电报、信函及其他文字材料都是本机关的发文。发文主要包括六个方面：请示文件；批复文件；向下发的指导性文件；向上级机关反映本地区或本部门的工作情况的报告；同平行机关（包括不相隶属的机关）商洽工作的问函或复函；其他各种文件、电报和信件。
发文处理工作一般包括拟稿、核稿、签发、编号登记、缮印、校对、用印、封发、归卷等程序。
（3）催办。催办是在文书处理的过程中，根据缓急程度和承办时限的要求，及时提醒和督促承办部门或承办人员在要求时间内把事情办完。文件催办包括两个方面：一个是对内催办，即对本机关内部承办的收文处理及其他交办事项的催办；另一个是对外催办，即对本机关发出去的文件需要答复的，向受文机关催询处理情况的催办。
（4）行文。合理地组织文件从制发机关发往受文机关，即机关与机关之间的文书往来所应遵守的规则和要求称为行文制度，它包括行文关系、行文方式和行文规则等三个方面。
所谓行文关系是指各级单位和机关，都有各自的职权范围，各自处于一个组织系统之中，因而构成了相互之间不同的组织关系。在同一系统的机关，有上下级关系，有同等级别的关系（即平行关系）。在不同组织系统的机关、单位中，同一级别的属于平行关系。机关之间公文往来就是根据上述组织系统、机关之间不同的工作关系进行的。
所谓行文方式有下行文、上行文、平行文三种。上级领导机关对所属下级机关的行文称下行文；下级机关向所属上级机关的行文称上行文；相互无隶属关系的机关、部门、单位之间的行文称平行文。
所谓行文规则是指：严格控制发文数量和范围，除有必要，不得越级行文；不要违反行文常规；行文要分清主送、抄送；请示不要同时抄送同级和下级机关；同级机关可以联合行文。
（5）立卷。机关在公务活动中形成和使用的文书，处理完毕以后，需要进行系统整理，将其中具有查考保存价值的一个个零散文件，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。这种系统整理工作即是文书立卷，也叫组卷或编立案卷。
立卷的基本原则是：按照机关工作规律，保持文件之间的历史联系，反映机关工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。立卷有两点要求，即要以本机关形成的文件作为立卷的重点，以及正确制定文件的保存价值标准。
（6）印信。印章是一种代表一个机关或单位的合法存在及其职权的象征物，它具有标志作用、权威作用和凭信作用。印章管理以及与之密切联系的介绍信、工作证的管理统称为印信管理。
（二）党的办公厅（室）的秘书工作
党的办公厅（室）的秘书工作包括党委秘书机构和秘书工作人员的工作，是党的办公厅（室）的一项主要工作。现代机关的秘书一般分为行政秘书、机要秘书、事务秘书、外事秘书等。行政秘书还可分为领导专职秘书，办公部门的会务秘书、文字秘书，为领导班子集体服务的党组秘书等。党务工作的秘书工作也如此。我们在宏观了解秘书工作的任务、职责、特点、作用的同时，还要了解作为领导人秘书工作的要点。
1、秘书工作的任务和职责
秘书工作的任务和职责概括起来主要有：协助领导收集和综合分析整理信息；协助领导制定决策；协助领导起草文件；做好上级、下级以及平行机关发来的各种文书的处理工作；协助领导处理群众来信来访工作和接待工作；协助领导做好各种会议的准备和组织工作；负责管理本部门的印章、介绍信和证明信；承办领导交办的其他各项工作。
2、秘书工作的特点和作用
秘书工作的主要特点有：
（1）具有政治性与事务性。秘书工作是一项政治性很强的工作，同时也是一项事务性很强的工作。这二者并不矛盾。秘书工作接触到的不仅有政治问题，而且有大量的经济、技术、科学、文化以及行政管理等问题。日常生活和工作中，大量的收收发发、接人待物、跑腿学舌等细小繁杂的事务性工作都需秘书去做。
（2）具有服从性与主动性。秘书是为领导从事辅助性工作的人员，其工作不是独立自主的，必须遵从领导的指示，按照领导的意图和要求办事。
（3）具有服务性与群众性。离开为领导服务，秘书工作将无的放矢，失去意义。但是，秘书工作的服务性不仅仅体现在为领导个人服务上，还必须体现在为领导集体服务、为领导机关服务、为基层服务和为人民群众服务上。因此，秘书工作是服务性与群众性的统一。
秘书工作的作用是多方面的，具体体现在五个方面：
（1）广泛、周密、经常地收集情况和资料（信息），起到领导的耳目作用；
（2）协助领导制订工作计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用；
（3）协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌作用和信息反馈作用；
（4）协助领导与各方面取得工作联系，起到桥梁作用；
（5）协助领导处理各种事务性工作，起到领导的助手作用。
3、领导人秘书工作人员的职责和要求
由党的各级办公厅（室）委派到党的领导同志身边工作的专职秘书工作人员，称之为领导人秘书。领导人秘书是以个人为主体开展工作的，这一点区别于秘书机构的群体工作性质。因而，领导人秘书的职责及对领导人秘书的要求也就具有一定的特殊性。
领导人秘书的职责概括地说主要有两方面：一是当好领导人的助手，二是当好领导人的参谋。具体说，领导人秘书的职责是：
（1）记录领导人的讲话，为领导人讲话、作报告准备素材；
（2）收存整理来文，登记公文，包括领导人的来往函件；
（3）领导人批示文件的承办、催办、查办工作；
（4）安排领导人的活动，记好活动日志；
（5）提供信息资料及领导人临时需要的参考资料；
（6）积累、提供政治、经济等方面的重要数据；
（7）做好日常的事务性工作；
（8）领导人外出时的服务工作；
（9）领导人礼仪性活动的安排与服务。
领导人秘书的性质决定领导人秘书在履行自己的职责时，必须符合以下要求：
（1）对领导委派的各项工作任务，要有高度的责任心，要保证及时圆满地完成任务，同时要做到分忧不越权；
（2）工作要积极主动，讲究效率，同时要具有任劳任怨、从容大度的胸怀；
（3）向领导人反映问题一定要准确，传达领导人意见一定要完整，向领导集体汇报一定要全面；
（4）严守机密；
（5）作风要谨慎，态度要谦虚，待人要热情；
（6）坚持原则，顾全大局；
（7）对领导同志一视同仁。
（三）秘书的会议工作
办好各类会议是文秘部门的经常性任务之一。办好各类会议，其前提是要对会议进行周密的筹备和组织，制定出周密的计划或实施方案，认真地、一丝不苟地做好会前、会中、会后的各项秘书工作。
1、会前秘书工作内容
（1）拟定预案，即制定召开会议的简要计划，包括会议主题、时间、地点、参加人员范围、参加领导人、文件准备等。
（2）拟发会议通知。
（3）准备文件材料，即会议报告、讲话、决议、决定草案等。
（4）安排会议议程、日程和程序。
（5）制发证件。大中型会议和重要会议都要根据需要分别制发代表证、出席证、列席证、旁听证、来宾证、工作证、记者证、汽车通行证等会议证件。
（6）编印与会人员名册。中型以上会议都应对与会人员编出分组名册。
（7）准备物资，安排生活。
（8）布置会场。一是要根据会议规模和与会人数选好会场；二是会场布置要符合会议的性质，会场要布置得庄重、朴素、大方；三是对会议所需要的设备和设施要进行仔细检查，确保完好、适用；四是要根据不同会议类别安排与会人员和主席台的座次。
（9）开会前一两天要组织有关人员认真检查各项准备工作的落实情况。
2、会中秘书工作内容
（1）会议签到。要根据会议规模大小分别采用簿式签到或卡片签到，精确统计到会人数。
（2）作好会议记录。会议规模不论大小，都要作记录。
（3）组织好分组讨论和大会发言。确定发言名单时要注意地区与代表的平衡性、广泛性，发言内容要各有侧重。
（4）撰写会议简报和会议日志。
（5）搞好上下联络，确保会议始终围绕主题、沿着议程顺利进行。
（6）有的会议还要做好选举工作。要准备好选票，安排好投票和计票。
（7）清理回收文件材料，以免失密。
（8）登记购买车、船、机票。
3、会后秘书工作内容
（1）会议报告和各种文件的修改、加工、报批、印发。
（2）需要新闻报道的会议要主动配合新闻单位组织稿件，做好会议报道工作。
（3）拟写会议情况报告，报请上级了解情况和批准会议决定事项。
（4）做好会务工作总结，总结经验教训，表彰积极为会议服务并作出成绩的个人和部门。
（5）会议文件材料的立卷归档。
（6）抓紧催办会议决定事项，督促落实会议精神。
五、党的办公厅（室）的调查研究工作