规范开会制度
会议是一种集思广益的渠道，是一种群体沟通的方式，是一种统一思想的秘诀，是一种提高认识的武器。办会的目的是为了解决问题，但一些领导因为不了解开会的要点，不但解决不了问题，反而会使问题变得更加复杂，因而也更加难以处理。因此说，做一名合格的领导者，一定要学会办会。
会议是随着人类的出现而出现的。从人们物物交换的集会，到带有迷信色彩的庙会；从带有丰收喜悦的欢庆会，到青年男女幸福求爱的民族风俗盛会……历史发展到今天，人类已步入“信息时代”，现代领导者只要借助各种通信设备，就可以与一切部门和个人进行有效的联络，甚至是遥控自如。但是，这并不能取代面对面的会议。开会仍是当今领导的“家常便饭”，会议是实施领导、推动工作的重要工具和基本手段，它具有其他交流方式不可比拟的优势。
会议是整个社会活动的一种重要反映，也是与会者身份的一个重要注脚，它显示了一个组织或一个部门的存在。会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的想法，会聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意，就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。与会者在意见交流之后，会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南。群体沟通，可以使大家的联系更紧密。
会议是如此重要。那种主张取消会议，搞什么“无会议月”、“无会议季”，甚至“无会议年”的倡议，是十分不妥的。试想，不通过会议形式，怎能形成集体决议呢？但是，也应正视目前在组织会议上存在的普遍问题，主要是会议占用时间多，效率低，领导者陷入“会海”之中。各级领导者应致力于规范办会制度，研究组织会议的艺术，提高会议效率，从而增进领导效能。
很多组织的开会效率低下，根本达不到会前预期的效果。出现这种情况的原因有很多，具体表现在以下七方面。
（1）开会时间
许多领导都不知道何时是开会的最好时机，而且对于何时开会几乎都不征询员工的意见，会议可能被安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
（2）开会地点
会议地点设在领导办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
（3）开会对象的选择
必须出席会议的人因与其他重要事务冲突不能出席，通知来的是一些可有可无的参加者；准备不充分，不能激起讨论；不能有效地做到上情下达、下情上报。
（4）主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
（5）参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表达意图，又不知如何及时引退，致使会议失败。
（6）会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
（7）开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果，在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败，这是一部分领导脑子发热所致。
会议的主要目的就是解决问题。如果由于各种原因造成会议效率低下，开会不但无益于解决问题，反而使问题更加复杂。频繁的会议与领导的随意决策，常常是下属的梦魇；花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费组织成本，也造成工作效率低下。
因此，规范会议制度，提高领导的工作效率，是组织稳定发展的需要。为规范各种会议制度，明确会议责任部门的职责和任务，使会议在组织管理中的作用得到有效发挥，对领导组织会议有以下要求。
（1）要有明确的目的，不开无目标的会议
每次会议的议题不宜太多，可开可不开的会议坚决不开，会议的参加者尽量与会议的主题直接相关。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。但为了进行正常、连续地交流与接触，组织例会是不应该间断的。
（2）每次会议都应有充分准备，不开无准备的会议
会议除非有特殊情况，不要搞“突然袭击”。会前由部门负责人或主管领导将议题送到有关办事机构，由办事机构整理好议题，向主持会议的领导汇报，并将议题提前通知与会人员。准备不充分，没有提出解决方案的议题不上会；主管部门没有统一意见的议题也不上会。
（3）会议主持人必须紧紧抓住议题，不做离题的讨论
领导要发挥好引导作用，既要启发诱导与会者充分发表意见，又要注意控制离题和重复的发言。发言者应力求语言简洁、明确，不重复别人已经说过的话题。要避免到会领导人必讲话的惯例。
（4）会议一定要有决议，不开无决议的会议
会议一定要形成决议，并责成有关人员认真贯彻执行；有关办事机构要负责督促检查，并收集反馈信息及时向主管领导汇报。
（5）注意会议纪律
要负责整顿会风，反对迟到、早退和会上交头接耳、接听电话等不良现象。严令禁止与会者频频出入会场。
（6）指定专人做好会议记录
会议主持人应指定专人做好会议记录，重要会议应有两名记录者同时工作，有关办事机构要整理好记录，事后按档案管理办法立卷归档。
规范开会制度，各级领导者都要积极行动起来，精简会议，提高效率，做好报告，会后自觉地将会议所宣讲的、所规定的工作路线、方针政策、战略意图、工作意见及其措施、要求等内容落实到位。
作为领导者，应以有效的手段保证开会制度的顺利执行，注意宣传，不要以为这些规则谁都知道。当开会制度成为一种铁打的规范时，才能最大范围地发挥会议的实效。
做好会议的主持人
大多数会议主持都是领导者本人，因此，做好会议主持也是领导者的必修课。做好一名会议主持人，需要具备良好的修养，需要具备一定的技能，具有号召力，并能够调动与会者的积极性，使得会议按照既定的方向顺利进行。要做好会议的主持人，需注意以下几点。
（1）把握主持会议的基调
从国家机关到企业事业单位，召开会议是一项重要的工作。领导者大都是会议的组织者和参与者，主持和出席会议是日常工作中的一项重要活动。把握主持会议的基调，就是要根据各种不同类型的会议，采取不同的主持风格，引领会议一步步进行下去。
会议主要有三种类型：一是安排布置工作的传达型会议，二是交流信息的研讨型会议，三是产生共识以及激励为主的共识型会议。会议的类型不同、目的不同、对象不同，场地布置方式、主持方式也有不同。如何分辨会议的类型，会前的准备工作，议题的选定，参与会议人的确认，场地的布置，座位安排以及主持人如何控制会场，如何做会议记录，如何处理争议，如何引导发言，如何总结做出结论，会后如何跟进，未尽事宜的协调等，都是领导应有的技能。
（2）不要轻易发表意见
有些会议，领导者的责任就是一个字：听。在这种场合，主持会的领导者不发表意见，只是在倾听，有目的地吸收自己所需要的东西。真正耐心听取别人发言，是充分发扬民主、集思广益、尊重别人的具体体现。兼听则明，主持者要创造条件让大家讲话，即使是刺耳的话也要让人讲完，不满的牢骚话也要让人发泄，不要随意打断别人的发言，除非他的发言又偏又长。
即使需要主持者讲话的会议，也不要过早地提出自己的主张和看法，宁可等到别人提出同样的建议，也不能自己先说出。未等到会议进行一大半儿、各种意见明朗化，主持者绝不可表露声色。一定要防止家长式的小生产领导心理，仿佛自己不先讲个一二三四，就说明自己无能、水平低、不够掌握会场的资格。
（3）要营造自由发表意见的气氛
只有会议气氛轻松活跃，大家思想才能放开，问题才能摆开，各种意见才能发表得更充分，讨论也才更彻底。主持者要制造和保护这种气氛，努力使与会者之间互相尊重，坦率交流。遇到别人的发言与自己的想法不同时，应当力戒冲动，要注意吸取别人意见中有益合理的部分。在争论问题时，应抱着商榷、探讨的态度，不要把自己的意见看得绝对正确，别人的意见一钱不值；更不要讽刺、挖苦、攻击、恶语伤人，那样就破坏了讨论问题的气氛。
（4）采取正确措施应对冷场
领导在主持会议时，有时会出现冷场。主持人应找到沉默的原因，分别采取相应的对策措施。
1）如果是与会人员因为胆小害羞、缺乏经验而保持沉默，主持人应该主动鼓励他们发言。也可以进行启发或提问，并告诉他们说错了没有关系。他们发言时，应从表情上显示感兴趣，同时对发言中合理的方面及时给予肯定，增强其发言的信心和勇气。
2）如果是与会人员有顾虑、怕言多有失而保持沉默，主持人就应努力创造、宽松的会议气氛，打消他们的思想顾虑，鼓励他们畅所欲言，敢于发表不同的观点，敢于讲真话、讲实话。
3）如果是与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默，主持者应该多给他们一些鼓励和尊重，让他感觉到自己的意见很重要。比如：“老张，你对这个问题有研究，是这方面的专家，大家都想听听你的看法。”
4）如果是个别与会人员持不同意见、抱对立情绪而保持沉默，主持人应从团结的愿望出发，不计个人恩怨，以亲切的感情和语气使他们改变态度，可以主动发问，并对他们的发言持重视态度。
5）如果是大家都不愿意第一个发言而保持沉默，主持人可以用幽默风趣的话语打开与会者的话题，也可以点名，让性格外向、胆子较大或资历较深的人先带头发言，以此带动大家发言的积极性。
（5）注意规避离题发言
领导主持会议时，有些与会者的发言会离题很远。对闲话式的离题，主持者应采取以下措施：一是接过讨论的某句话，顺势巧妙自然地引回到正题上来；二是联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到正题中；三是用一句善良的话或风趣的话结束议论而引入正题。
对与会者过度深入讨论的现象，主持者应立即去制止和平息，不能视而不见，任其发展。但在制止时，要讲究方式方法，以冷静的态度处置，千万不可恼火，大发脾气，也不在纠纷的细枝末节上妄加裁判。
（6）做好综合和总结
在会议即将结束时，主持者要对会议召开的有关情况及所取得的成果进行全面、客观的总结，对不能确定的或未解决的问题作出解释说明。对会议总结得如何，是衡量主持者水平高低的重要方面。会议总结要体现简明扼要、全面准确、重点突出、实事求是的特点。好的总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握，有利于会议的贯彻落实。
会议总结没有固定的模式，但内容大体包括：会议基本情况，会议的主要收获，今后工作意见。对会议的总结是详细还是简要，这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。
提高会议效率
领导者想提高工作效率，就要在狠抓会议效率上下工夫。这需要在开会之前做好充分准备，也就是要注意以下问题。
（1）只开必须开的会议，不开可开可不开的会议
为此，要遵循以下原则：可以按惯例解决的问题，已纳入确定了的方针、程序、处理计划和预算的问题，绝不开会解决；必须依靠各种知识、意见、判断，集思广益才能解决问题时，发生重大变革和实行新方法时，可以选择开会；一些包括研究目标规划、商讨方针政策以及开展学术交流等的政策商讨会和那些包括部署工作、总结表彰等，通过会议来解决；没有明确议题、议题过多、没有充分准备、可用其他方式替代的，都不开会解决；没有迫切需要的会不开，对会议成本过高的会权衡利弊，仔细斟酌确定后再定。
（2）明确会议目标
这是有效会议的前提条件。不管是商务会议、还是研讨会、招商会，会议本身就是以目标为导向的。会议目标是指召开此次要解决什么问题，达到什么目标。
（3）确定与会对象和会议类型
要确定参会对象，参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少。在确定会议的性质的同时，确定会议最终所需要完成的议题。会议类型主要包括沟通型、管理型、决策型。不同的类型对与会者的要求不同，会前要有区别地准备。
（4）选择高效能的主持人
有些会议需要领导主持，而有些则可以指派主持人来主持，这就需要选定高效能的主持人。
（5）会前将会议议程发给与会者
让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等；应事先将需要大家讨论的问题的相关资料准备好，随会议议程一同发给每一个与会者，让与会者做好发言的准备。
除了会前的准备，会中的控制也至关重要。会中控制包括两方面的内容：第一就是时间控制，外国一家公司开会时使用一种“沙漏计时器”，在沙子漏完之前，必须得出结论并宣布散会。第二就是议题方向的控制，要说到会议的中心上去。
作为一名领导者，应该有预防性管理能力，所谓预防性管理，其实就是防患于未然。对于会议来说，做预防性管理，就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种情况，做好预防工作，从而保证会议的高效进行。那么如何有效地提高开会质量呢？
（1）会议前进行网络通知
如果有人到了会议室才问今天要讨论什么，这会议就算失败。因此，会议召集人一般须在一周前发出会议通知。会议通知共有九个项目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式，还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主题的相关资料上网或以书面形式通知。
（2）制订会议计划
会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言等。
（3）准时开会
没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟的空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议。
（4）巧妙控制会议过程
为使会议自始至终保持良好的运行状态，必须对会议进行有效过程控制。会议开始时，应由主持人或领导说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络链接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议讨论的流程是，提出问题，交流信息，产生主意，做决定，确认行动并进行总结。会议主持人或者领导的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始，准时结束，并要对每个议程定个大致的时间限制。需要注意的是，领导者如果不重视会议，不抓实效，那么与会者就会敷衍应付了事，致使会议多流于形式。
（5）利用现代工具开高效会