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第32章 掌握开会要点把握办会规律(3)

空谈误国,实干兴邦。行动是检验决策的最好标尺,行得通才说明会议决议做得好。要不折不扣地贯彻落实会议精神,落实是一种观念、一种责任、一种意志、一种文化、一种有效的执行力。只有坚持落实的理念,养成落实的工作作风,领导的管理工作才能够再上一个新台阶。

写工作总结的基本原则

写工作总结,是领导者的家常便饭。它是领导者经常需要承担的一项重要工作,也是领导者必备的基本功。

工作进行到一定阶段或告一段落时,领导需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下,肯定成绩,找出问题,归纳出经验教训,提高认识,明确方向,以便进一步做好工作,把这些用文字表述出来,就是工作总结。工作总结,一般是用来向上级或本单位人员反映情况或报告工作的。

工作总结按内容可以分为工作总结、学习总结、思想总结等;按时间可分为年度总结、季度总结等;按范围可分为个人总结、小组总结、单位总结等;按总结的内容所涉及的面又可分为全面总结、专题总结等。

无论是写哪种工作总结,都要注意把握以下八点原则。

(1)要有实事求是的态度

工作总结中,常常出现两种倾向:一种是好大喜功,搞浮夸,只讲成绩,不谈问题;另一种是将总结写成了“检讨书”,把工作说得一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结的特点之一是“回顾的理论性”,正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上,对成绩,不要夸大;对问题,不要回避。

(2)要有正确的指导思想

这就要求领导者加强学习相关理论,明确上级组织的有关指示精神;认真研究、深刻体会上级领导对写总结的指示;全面准确地领会上级领导的意图和原则。

(3)要坚持运用辩证法

全面地看待过去的工作,既能看到得,又能看到失;既能看到现象,又能看到本质;既能看到主流,又能看到支流。进行总结时,要通过调查研究,努力掌握全面情况和了解整个工作过程。只有这样,才能进行全面总结,避免以偏赅全。

(4)总结要写得有理论价值

一方面,要抓主要矛盾,无论谈成绩或谈问题,都不要面面俱到。另一方面,对主要矛盾要进行深入细致的分析,谈成绩要写清怎么做的,为什么这样做,效果如何,经验是什么;谈问题,要写清是什么问题,为什么会出现这种问题,其性质是什么,教训是什么。这样的总结,才能对前一段的工作有所反思,并由感性认识上升到理性认识。

(5)热爱本职工作,熟悉业务

事业心强,是做好工作的前提,也是搞好总结的基础。写总结涉及本职业务,如果对业务不熟悉,就难免言不及义。

(6)重点在得出经验,找出规律

集中下属的智慧和经验,丰富总结的思想内容。总结的最终目的是得出经验,吸取教训,找出做好工作的规律。不能停留在表面现象的认识和客观事例的罗列上,必须从实践中归纳出规律性的结论来。

(7)总结要用第一人称

即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主,说明为辅,也可以夹叙夹议。文字表述要善于抓重点,有特色,注意观点与材料的统一,语言要准确、简明。

(8)工作总结的主要内容

1)标题。总结的标题大体上有两类构成形式:一类是公文式标题;一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成,如《××县2000年普法工作总结》等。非公文式标题则比较灵活,有的为双行标题,如《增强体质,全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》;有的为单行标题,如《推动人才交流,培植人才资源》等。

2)基本情况。应以简明扼要的文字,写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想,以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言,交代背景、点明主旨或说明成绩,为主体内容的展开做必要的铺垫。这部分文字篇幅不宜过长,只作概括说明,不展开分析、评议。

3)工作回顾。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上,深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法,以及存在问题的根源和教训,揭示工作中带有规律性的东西。这是总结的核心部分,对措施的步骤要描述得详细、具体,对取得的成效要表达得形象、生动。回顾要全面,分析要透彻。

领导把握工作总结的基本原则,经常性地总结过去一段时间内工作中的成绩和问题,利用经验和教训来领导组织未来的工作,在此基础上不断提高,可以避免走很多弯路。

有总结才有提高。领导者写总结,不要只总结成功的经验,不要强求面面俱到,不要拘泥于一种思维方式,更不能请人代劳,真正达到总结经验利再干、吸取教训防覆辙的目的。

学会写机关公文

机关文书可以传达上级精神、政策指导,布置和安排工作,请示和答复问题等。依靠文件指导工作,是领导实施管理的重要方法之一。领导者最主要的写作就是机关文书。

公文的基本格式包括:标题、主送机关、正文、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄报抄送单位、文件版头、公文编号、秘密等级、紧急程度、阅读范围、附件等项。

(1)标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般还应当标明发文机关。由发文机关、事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”。公文标题除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(2)主送机关

上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文,叫普发公文;凡下属机关都是受文机关,也就是发文的主送机关。下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下,顶行写。

(3)正文

正文内容要求准确地传达发文机关的发文目的和要求,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事。作为公文的主体,正文是公文最重要的部分。

(4)发文机关

写在正文的下面偏右处,又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印,不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。

(5)发文日期

公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

(6)主题词

一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方,如“人事任免通知”、“财务管理规定”等,词组之间不使用标点符号,仅用空格隔开,用醒目的黑体字标出,以便分类归档。

(7)抄报抄送单位

是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报,是平级或下级机关列为抄送。抄报抄送单位名称列于文尾,即公文末页下端。

(8)文件版头

正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××(机关)文件”,下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。

(9)公文编号

一般包括机关代字、年号、顺序号。如:“国发[1997]5号”,代表的是国务院1997年第5号发文。“国发”是国务院的代字,“[1997]”是年号,(年号要使用方括号“[]”)“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号。

(10)签发人

许多文件尤其是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小。一般格式为“签发人:×××”。

(11)秘密等级

公文应根据秘密程度划分秘密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。秘密等级由发文机关根据公文内容所涉及的秘密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证秘密的安全。密级的位置通常放在公文标题的左上方醒目处。

(12)紧急程度

这是对公文送达时限的要求,分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明,通常也是放在标题左上方的明显处。

(13)阅读范围

根据工作需要和秘密程度,有些公文还要明确其发送和阅读范围,通常写在发文日期之下,抄报抄送单位之上偏左的地方,并加上括号。如:“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非秘密性公文,下级机关对上级机关的行文,都不需特别规定阅读范围。

(14)附件

这是指附属于正文的文字材料,它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件,应当在正文之后、发文机关之前,注明附件的名称和件数。

(15)其他

公文文字一般从左至右横写、横排。拟写、誊写公文,一律用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔和铅笔,也不要复写。公文纸一般用16开,在左侧装订。

总的来说,公文的行文应该确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。具体做到:做好调查研究;正确选用文种,一事一文;避免多头请示和越级请示;做到观点鲜明、看法明确、语言清晰,便于下级机关正确执行;缘由要开门见山、简明扼要、高度概括;事项要具体详细、条理清晰;措辞要分寸得体,语气要平和礼貌;结束语另起段,写上惯用语“请即复函”、“此致敬礼”等。