书城管理主管易犯的88个错误
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第75章 会议成灾收效了了

情景故事

某主管是会议爱好者,除了每周一和每周五的例会外,总是冷不丁地让下属中断手里的工作,要求大家立即到会议室去开会。开会的理由可谓是五花八门:主管突然产生了一个想法,让大家为他的想法提供建议;公司要发布一项新的政策,主管在会议上告知大家,其实这个政策本可以让行政人员通知大家,或者通过内部邮件系统告知大家;主管在会议上对某一位下属提出批评,让大家引以为戒;对部门前一段时间的工作作出总结,让大家说说自己的想法;等等。总之,该主管只要感觉有什么想和大家说了,便匆匆通知大家去开会。而且,该主管在开会时还喜欢旁征博引,常常扯到很多无关的事情。如果会议时间不是很长,下属也很喜欢开会,因为这样大家就可以暂时放松一下,心安理得地不工作,听主管东拉西扯,也感觉是打发时间的不错方法;如果会议影响了大家就餐和下班的时间,大家就如坐针毡,心里默默祈祷,赶快结束这个不知所云的会议!

问题分析

与其他沟通方式相比,会议是一种成本较高的沟通方式,因为在开会时,下属将自己本应工作的时间用于会议沟通,将会议时间与与会人员的人数相乘,时间成本自然是不菲的。然而可悲的是,会议所取得的沟通效果却并不总是与开会成本相称,导致开会成了低效率的沟通行为。就像案例所展示的那样,主管在上面滔滔不绝,下属对于议题却毫不关心,完全是“身在曹营心在汉”,似乎开会是与自己无关的事情。之所以会出现这种情况,根本原因便在于:

(1)会议无目的,可开可不开。

(2)开会无准备,对于开会与否,主管只是即兴而为。

(3)会议所谈的问题与会议参加者关联不大。

(4)会议时间过长,使会议参加者产生了厌烦心理。

(5)会而不议,议而不决。

开会不当,虽然会产生很多负面效果,但是会议对于组织又是必不可少的,因为会议具备如下功能:

(1)开展多项交流,有助于集思广益。

(2)监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度。

(3)通过面对面的方式,协调上下级以及员工之间的矛盾。

(4)经过讨论与沟通,达成协议与解决问题。

(5)开发创意。

(6)激励士气。

(7)主管通过召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。

以此来看,会议是部门中必不可少的沟通工具,可是很多的部门却是会议成灾,基本上没有解决实质的问题。

沟通的定义是这样的:为了达到既定的目标,把信息,思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同协议的过程。但是以此观之,很多会议根本没有实现这些目的,无非是会议场所沦为了主管一个人的秀台,下属在座位上欣赏着上级的表演,所听到的也只是字面层次的信息,根本不涉及情感层次的沟通,充其量只是由上而下的单向沟通。

管理讲堂

为了提高会议的效率,主管应该做到:

(1)不要随性而为,突然之间感觉想跟下属说些什么了,便立即召集大家,让大家去会议室参加一个不明所以的会议。主管在开会前,一定要对会议内容、出席会议的人以及会议议程清清楚楚。

(2)要求与会人员必须按时出席会议,自己的椅子最好面向大门,这会使迟到的人心生恐惧而尽量避免迟到。

(3)最好把开会时段选在下午,一般上午是工作的黄金时段,高效能够处理一些需要比较周密思考的工作,而会议是一种低效率的管理行为,不应该选在黄金时段。

(4)主管应提前印制会议资料,并在开会前将它发放到与会者手中,使大家对会议内容有所准备,减少预热期。

(5)最好选在分点而非整点开会,比如选在10:45开会而不是11:00,这样有助于提高时间利用效率。

(6)会议室不要设置的太舒适,最好不要摆放茶点等零食,并要求员工暂时关闭电话,不要接受外界的干扰。日本的很多企业都很注重开会效率,他们为了提高开会效率,将会议室设计地十分简陋,甚至连椅子也没有摆放,开会的人都是以站立的方式开会,简陋的开会条件简化了会议的流程,也提高了开会的效率。

(7)如果不是关于重要事情的讨论,可以把开会时间选在接近午餐和下班的时间,这样能极大地缩短开会时间,提高开会效率。

(8)限制会议时间。不开议而不决的会议,会而有议,议而有决。多次会议才能解决的问题,应当明确宣布是暂时休会,并应宣布下次会议的进一步要求,提醒大家早作准备。一位注重时间管理的管理者曾说:“在规定的时间内,如果讨论不完某一个问题,或没有达到作出决议的地步,这就说明这个问题放到本次会议来解决,是过大了。最好进一步在个人之间进行个别交谈,在此基础上再处理。”有关调查结果显示:大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果超过一个半小时,疲劳和无聊的感受就会越来越厉害,与会者对会议的关心越来越淡薄。所以,主管最好限制会议时间,如果某个下属在会议上提出的问题不具备代表性,便不要在私人沟通上花费较多时间。一般而言,将会议的时间设定为一个小时左右比较理想。

去梯言———

或许你认为当着全部门下属的面发布命令,是一种很酷的行为;或许你认为借助开会的方式,可以有效地沟通大家的感情;或许你富有奇思妙想,总是想迫不及待地把自己的最新想法推销给下属,但是关于开会,也应该按照投入产出的逻辑去运作,否则会议成灾,所取得的积极效果却是聊胜于无。