（2）调查方式的选择。
如果是集体调查，即把被调查者集中到一起同时进行调查，那么就可以由调查实施者本人发放、回收问卷。如果是单独调查，即由被调查者本人选择应答的时间和地点，那么最好通过正式的组织渠道发放、回收问卷。如果有保密的需要，可以随附信封，问卷填好后装入信封，密封以后再收上来。需要强调的是，应该建立一定的控制系统以保证回收率，否则，有些被调查者就会随手把问卷扔进废纸篓。
集体调查方式有利也有弊。有利的方面在于：有机会做广泛、直接的指导，解释调查的目的，回答有关提问；保证回收率；保证被调查者有充分的时间提供有用信息。
不利的方面在于：增加了成本，如把被调查者从工作现场集中起来的往返时间、路费，聘请或培训专门的调查人员的费用等；会在一定程度上影响正常的工作流程。因此，调查方式的选择没有常规可循，应根据实际情况灵活运用。
（3）选择适当的信息源。
一般而言，有关工作执行与否的信息、时间花费的信息最好由工作执行者本人来提供；而其他一些任务评价信息，如工作的重要程度、困难程度、工作失误的后果的严重程度等信息最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供，或至少参考他们的意见。
（4）填写任务清单的一般步骤。
由于任务清单格式的不同、任务评价维度的类型与数目的不同，填写的步骤不尽相同。填写任务清单的一般步骤如下所示：
第一步，被调查者以填空或选择的方式回答背景信息部分的所有问题。
第二步，被调查者阅读任务清单上的所有描述，并在属于其正常工作范围内的任务描述旁边作标记。
第三步，被调查者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范围内的所有任务描述。
最后，被调查者重新回到任务清单起点，逐一对其所选定的任务（属于其正常工作范围内的任务）进行评价。这里所谓的“正常的工作”是一个相对概念，比如，某项任务在调查期间属于被调查者的工作，但这项工作任务是临时的特殊的任务并且以后再也不会重复了，那么这项任务就可以被认为不属于正常的工作范围。相反，如果某项工作任务近几个月来没有执行过，但按照工作本身的要求，可以预期将来肯定要执行该任务，那么应当认为该任务属于正常工作范围。
按照TIA要求，被调查者需要两次浏览任务清单，一次是找出被调查者本人所执行的各个工作任务，另一次是对所找出的工作任务进行评价。这样做主要出于三个目的：第一，总体上浏览一遍任务清单，有助于被调查者把握全局，更精确地作出相对时间花费的评价；第二，让被调查者有足够的时间阅读各个任务描述，有助于他们补充那些被遗漏的任务项；第三，可以预防那些没有读懂填写说明的被调查者对所有任务作出评价。虽然这个问题似乎可以通过设置“0”刻度（表示从不执行）来解决，但这种方法有时并不可行，因为有些被调查者只执行很少的任务，如果让他对其余很多任务项都作出“0”评判，就太浪费时间了。
在实际应用中，通常会出现这样一种情况，即被调查者总是倾向于将绝大多数任务评价为“重要的”或者“需要花费大量时间”，但实际上，任职者的工作时间和精力是有限的，不可能完成那么多重要的工作任务或者花费非常大量的时间，因此这类评价的结果有失准确性。为了避免这种情况发生，调查人员在进行调查说明时，要督促被调查者慎重考虑对工作任务的评价，并要强调相对的概念，对于一项工作而言，必有一部分工作任务不是那么重要或者只需要花费很少的时间。
三、分析任务清单所搜集的信息
任务清单系统搜集的信息，绝大部分是量化的，可以应用计算机程序进行统计分析。较为成熟的任务清单系统都有自己的应用软件，如TIA通常运用CODAP系统进行分析。如果无法获取专门的分析软件，可以借助一些普遍应用的软件，如社会科学统计程序 SPSS、E载CEL等进行统计分析。
至于那些不可量化的信息，或为某些特殊目的搜集的附加信息，应根据工作分析的目的进行相应处理，本书不再加以讨论。
由于信息分析的过程主要是应用计算机进行的，所以本书不再对分析的具体方法、程序进行解说，否则将会把简单的问题复杂化。本书将主要阐述各种分析方法背后的实际意义，使读者了解做某种分析的目的和价值。
对信息进行分析的方法很多。分析方法的选择应根据信息的类型和应用的目的。任务清单所搜集的信息绝大部分是可以量化的，如任务的重要程度、困难程度、相对时间花费、错误执行的可能后果、所需教育层次等等都由数字来代表。任务清单数据分析的主要应用目的有：人力资源预测、人员招募甄选、绩效考核、薪资管理、培训开发、工作分类和工作设计等。
统计分析方法是用来分析数量化工作信息的最常用方法，因此也是任务清单系统最常用的分析方法。对于大多数工作分析目的而言，最普通的描述统计就可以满足需要。一些单变量统计推断方法也会用到。此外，有时也会用到多变量统计方法。
（1）描述性统计方法。
对大多数工作分析目的而言，一般只用最简单的描述性统计方法，如百分比及其分布、集中趋势测量、离散趋势测量、相关程度测量（包括重叠度测量）等。
①百分比及其分布。任务清单信息的基本统计分析就是一系列百分比统计，如执行某一任务的人数占被调查者总人数的百分比、执行某一任务的时间占总工作时间的百分比、认为某一任务是关键任务的人数的百分比等。这些百分比数值往往用作区分各个任务的指标。那些认为需要最经常执行的、最困难的或者最关键的任务，才会被重点分析，用作人员甄选或绩效考核等人事职能运作的重要参考。
②集中趋势测量。任务清单分析结果报告中必不可少的项目，就包括任务评价的均值或中位数，比如，每一项任务困难程度的均值、关键程度均值、时间花费均值，等等。这类数值显然是评价分析工作的重要指标，是进行各种人事决策的参考依据。
③离散趋势测量。方差或标准差的测量可用来揭示信息的信度、执行同类任务的各个员工之间的差异等。
④相关程度测量（包括重叠度测量）。相关程度测量可以揭示各个任务或各个工作之间的相似程度或差异程度以及信息的信度等，可用于工作分类，建立回归预测模型等。相关程度测量在任务清单分析中的运用，最常见的是有关任务重叠度的测量。任务重叠度测量有很多方法。
（2）其他分析方法。主成分分析、聚类分析、单变量统计推断等数据统计方法常用来对工作进行比较、分类，为制作工作族文件作准备。需要注意的是，工作的比较、分类一般不能单纯依赖于统计分析的结果，而要结合实际，否则，将会出现虽然统计上有意义但无实际价值的结果。多元回归分析和预测模型也是可以利用的方法，比如，把工作任务信息与人员甄选、绩效考核、培训内容设计、工作执行标准、工作满意度等结合起来，分析它们之间的关系，并建立回归模型，为管理决策服务等。
四、利用任务清单编制工作说明书
利用任务清单系统对工作进行分析，分析结果是典型的工作说明书，包括工作描述和工作规范两部分。
工作描述的主要内容包括：
（1）工作概要。一般是用一两句简明概括的语言说明工作的性质与主要职责。
（2）重要的任务维度（如职责或其他某种比“任务”更广泛的概念）。
（3）非常重要的任务。这是任务清单分析结果的直接运用。
利用任务清单编制工作规范文件之前，要进行“任务--知识、技术、能力（KSAs）矩阵”研究，即将“任务”与一些可能需要的“KSAs”组成矩阵，用数值表明两者之间的相关程度。
这样，就可以找出对单个任务而言最重要的知识、技术、能力，从而进一步确定对整个工作而言所需要的知识、技术、能力类型与程度，为编制工作规范准备主要依据。
下面给出几种利用任务清单工作分析系统对进行分析得到的工作说明书。
第三节任务清单分析系统（TIA）的应用
任务清单分析系统的一个主要的优点在于它向管理的许多应用领域都提供了有用的信息。通过对任务清单获得的数据进行分析，其分析结果可以应用于人力资源预测、人员招募甄选、绩效考核、薪资管理、培训开发、工作分类以及工作设计等许多方面。比如，从任务清单中得到的数据可以作为确定工作评价项目以及建立工作评价体系的依据。
任务清单分析系统可以用来描述当前或计划要做的工作。具体的团体性的工作描述可以对工作进行分类或用来确定任职资格要求、环境要求、工作态度要求等。团体性的工作描述还可以为对那些由部门、小组、新的员工、女性、上夜班的员工、表达工作不满的员工、老员工、在海外工作的员工、操作特殊设备或运用特殊工具的员工执行的工作进行管理提供最有意义的信息。
任务清单分析系统最主要的应用之一就是为增加人力资源的潜能提供信息。比如在军用服务领域，主要运用这个分析系统制定符合工作要求的培训课程；另一方面，还可以通过这种方法发现许多紧急的但并未包括在培训中的任务以及员工执行得很差的任务。
任务清单分析系统能够为管理提供员工对工作内容不满或员工态度方面的信息。管理者可以利用任务清单结果来确定能够提高生产力的领域。
除了上面提到的一般应用领域之外，任务清单分析系统还有以下的应用，如工作满意度调查、在少数群体中的运用、设计专门的培训课程、确定任职资格要求、建立个人经验档案、确定工作危险度等。下面举出两个例子。
（1）确定任职资格要求。
由于任务清单包括了某一职位要执行的全部工作任务，所以这些清单为确定人员任职资格提供了一个极好的起点。USFA从管理者那里搜集了一些职位的任务在身体（如举、拖或推的力量要求）要求方面的详细的信息。管理者可以运用这些数据确定各种职位对身体条件的要求。任务清单也可以用于评估一些职位的相对的学习难度。一般通过调查问卷来搜集某一职位相对的学习难度方面的数据。为了运用这些数据来确立任职资格要求，有必要把所有的职位都以同样的尺度来衡量。这可以通过以一个基准的尺度来评估某一职位的一组任务来实现，然后运用这些结果来重新衡量这一职位的所有任务，最终产生与任务的相对学习难度相关的描述。通过任务清单得出的数据还可以作为人员甄选系统的一个部分，比如，把最难的工作提供给那些在个人能力方面得分很高的人员。可见，通过任务清单获得的数据在确定某一职位的最低的水平要求方面发挥了重要的作用。
（2）建立个人经验档案。
可以用任务清单分析系统为在某一职业领域工作的员工建立工作经验档案。员工首先需要检查他们当前以及过去执行的全部工作任务，接着他们提供可以显示他们从事这些任务（相对于其他被检查的工作任务而言）的时间的等级。CODAP系统能够被用来计算并且报告个人或团体的经验档案。在这里，个人的价值是由她或他从事某一个职业的全部的时间来反映的。这些信息需要通过任务清单中的背景信息部分来搜集。这种类型的经验档案可以被用于考察一个高级管理者是否具有执行分派给他们的管理职责的合适的工作经验。
第四节小结
任务清单分析系统是一种较为常用的工作分析系统。南佛罗里达大学评价研究中心发表的一份研究报告曾对7种工作分析系统进行了比较研究。该研究的调查对象是93位具有丰富经验的工作分析专家，由他们对TTA，ARS，PAQ，CIT，TIA，FJA，JEM7种常用工作分析系统进行比较和评价。评价的指标有两大类：一是对实现组织目的的有效性；二是现实可用性（Practicality）。评价结果显示，在对11项有效性指标的评价中，任务清单系统在工作描述、工作分类、工作设计、人员培训、人员流动、人力规划、法律要求7个方面的有效性都获得了最高评价，在其余4个方面的评价也是可接受的。可以看出，任务清单在满足各种组织目的方面有得天独厚的优势。同时，在对现实可用性的11项指标的评价中，任务清单在标准化程度、信度、职业适应的广泛性、分析结果的质量、操作性5项指标上均名列前茅，其余指标除时间花费外均超过平均数。可见，任务清单系统也有较好的现实可用性。
任务清单分析系统的优点在于：
（1）信息可靠性较高，适合用于确定相关的工作职责、工作内容、工作关系和劳动强度等方面的信息；（2）所需费用较少；（3）难度较小，容易为任职者接受。
任务清单分析系统的缺点在于：
（1）对“任务”的定义难以把握，即难以明确什么样的活动或内容能被称之为“任务”，结果导致“任务”的粗细程度不一，有些任务描述只代表一件非常简单的活动，有的任务描述却包含丰富的活动；（2）使用范围较小，只适用于工作循环周期较短、工作内容比较稳定、变化较小的工作；（3）整理信息的工作量大，归纳工作比较烦琐；（4）任职者在填写时，容易受到当时工作的影响，通常会遗漏其他时间进行而且比较重要的工作任务。
思考题
1.任务清单分析系统的构成部分是什么？
2.任务清单分析系统所使用的信息搜集工具是什么？其基本结构是怎样的？
3.举例说明任务清单分析系统的具体实施步骤？
4.在利用任务清单收集信息的过程中，需要注意哪些方面的问题？
5.任务清单分析系统有哪些应用领域？分别举例进行说明。
6.简述任务清单分析系统的优缺点？