3.叙述的方式
⑴概括叙述。就是对人物活动和事件发展概况进行粗略的交代。概括叙述的目的只是为受文者提供有关情况，或者为议论提供论据，在公文拟稿中用得比较多。例如：
2005年10月6日，研究院党委召开中层领导干部、副总师、优秀中青年工程师座谈会，认真听取科技人员的意见和建议。参加座谈会的同志本着对研究院工作高度负责的精神，结合研究院的工作实际和个人切身感受，对研究院近年来取得的科研成绩给予了充分肯定，同时对科研工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性意见和建议。现将座谈会主要内容纪要如下。
⑵详细叙述。就是对人物和事件进行具体的、详细的叙述。例如：
为了加快国家重点飞机型号研制，研究院成立了现场指挥领导小组，院长为组长，直接指挥调度。建立飞机型号研制责任制，设立总师助理，指定一名副院长主管科研技术资源管理。成立现场项目办公室，明确项目技术责任，形成了完整严密的飞机型号研制指挥体系。
⑶顺序叙述。就是按照事件发生、发展和变化的时间顺序叙述。顺序叙述和事物发展过程基本一致，是公文拟稿叙述中最常见、最基本的叙述方式。例如：
研究院抓住国家发展高新工程的历史机遇，从2000年开始，坚持自筹资金，引进国外先进技术，为迅速满足研制先进飞机创造了条件。2001年研究院经过多方努力，争取到国家重点项目贷款，对科研能力进行全面技术改造，科研能力和手段发生了质的飞跃，促进了航空技术进步。
⑷结局叙述。结局叙述是把人物、事件的结局或最突出、最精彩、最富有吸引力的地方提到前面首先叙述，又称“倒叙”。例如：
研究院发扬飞豹精神，精心组织，顽强拼搏，激情进取，圆满完成了国家重点型号研制任务，为贯彻落实中央军委尽快拿到“顶用航空武器装备”的战略要求，奠定了坚实的基础，为国防建设做出了突出贡献。
⑸插入叙述。就是中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述。例如：
国家重点飞机型号关键技术国外对我严加封锁，国内又没有成熟技术借鉴。技术关键成为影响重点型号研制进度的重要障碍。去年九月，研究院成立关键技术攻关组，经过两个月的顽强攻关，攻克了一批技术关键，为确保重点型号研制扫清了道路。
4.叙述的要求
⑴一条主线，万变不离其宗。
公文拟稿是以中心事件或中心人物为特征，叙述常常以主题和观点为主线展开。清代文学家刘熙载说：“一线到底，万变不离其宗”。不论事件或人物多么复杂，都要按照中心事件或中心人物有条不紊地叙述，一线到底，贯穿始终。
公文拟稿叙述主线没有明暗之分，一般只有一条主线，而且绝没有暗线之说。一条主线，明了清晰，这是公文拟稿特有的要求。
公文拟稿往往是以时间或事物发展的顺序作为主线叙述的。
⑵根据需要，要素不求齐全。
美国新闻学家查理·戴德定义新闻叙述为“五个W＋H”，通常认为，公文叙述同样有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因和结果。
公文拟稿的叙述一般要求六个要素必须交代清楚，不得无故残缺。在实际拟稿过程中，对这些要素的把握可以有一定的灵活性。
根据主旨表达的需要，可以不全部交代所有要素，譬如“时间”要素，必要时可以叙述得十分精确，例如：“我国自行研制的小鹰飞机于2006年6月8日10时10分在西安首飞成功”；有时也可以比较模糊，例如：“最近一个时期”、“今年以来”等等。地点也是这样，既可以具体到某公司某班组，也可以模糊地说“在集团公司”等等。
⑶起伏变化，概叙细叙得当。
公文拟稿叙述要尽量避免平铺直叙，要运用各种表现手法，使叙述波澜起伏，多姿多彩。
概括叙述要抓住起关键的人物或事件，用简练的语言把关键的思想和观点概括出来，文字虽简，却都是点睛之笔。
概括叙述的内容不能过于抽象，应“略小存大，举重明轻”，而且能够“疏而不遗，俭而无阙”。
详细叙述也要以简为要，不能纤悉不遗，拖泥带水，记流水帐。
概叙细叙要从实际出发，适宜得体，既不能概而空泛，也不能细而零碎。不论是概叙还是细叙，在事实完整清楚的前提下，都应用最简练的文字表达出最多的信息量。
二、议论
议论就是议事论理。公文拟稿议论是通过材料和逻辑推理、分析来证明观点、发表见解，表明态度的表达方式。
议论在公文拟稿中运用十分普遍，几乎所有的公文或多或少都带有一定的议论性。议论使公文观点更加鲜明，思想更加富有哲理性和深刻的理论性。
公文拟稿的特点主要是运用概念、判断、推理等逻辑手法阐明事例。议论常采用夹叙夹议、议事论理结合的多种综合表达方式，叙述事物过程有条有理，简练明白；说明观点头头是道，言之有理。
1.议论的作用
⑴对人物和事件作出评价和判断。比如：“钱学森同志是我国著名科学家。他早年在空气动力学、航空工程、喷气推进、工程控制论等技术科学领域做出许多开创性的贡献”（《国务院中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》）。
⑵对事物的性质表明观点和原则。比如，“实行结构调整，就是调整和解决研究院科研经营结构，着眼发展，建立现代企业制度”。
⑶对工作情况作出说明和解释。比如，“研究院按照‘精简、高效、多能’的原则，对组织结构进行了改革调整，对只能重叠、交叉、相近的部门进行了撤并，实行定岗、定编、定员，减少了管理层次，提高了工作效率”。
2.议论的要素
公文拟稿的议论由论点、论据、论证三要素构成。
⑴论点。就是拟稿人对论述的事物或问题所持的观点、见解和看法。论点是公文拟稿的主旨和中心，是拟稿要在公文中表达的主要观点。
论点分为中心论点和分论点。中心论点是总的观点或看法，是公文拟稿的中心思想。围绕中心论点分成若干论点阐述复杂的事理就是分论点。
中心论点和分论点是从属的关系，分论点服从中心论点。
论点是理性的认识，在公文拟稿中一般直接表达。
⑵论据。就是证明论点的材料和根据。论据是形成论点的基础，观点离不开论据，没有论据证明的论点就是空发议论。只有论据充分论点才能成立，议论才能以理服人。
论据分为事实论据和理论论据。事实论据是指客观存在的事实，如人物、事件、数据等等；理论论据指已被实践证明为正确的理论，如科学原理、理论等等。
事实论据具有典型性，理论论据具有权威性，公文拟稿的议论一般结合运用事实论据和理论论据证明观点。常见的议论表达方式就是“摆事实，讲道理”。
⑶论证。就是用论据证明论点的方法和过程。实际上，论证就是揭示论点与论据之间的逻辑联系，是材料和观点统一的过程。
论证是公文拟稿议论表达的重要方式。论据不会自动去证明论点，只有通过论证，论据才能证明论点，论点才能成立。没有严密的逻辑论证，即使正确的论点，确凿的论据，也难以揭示论据与论点之间的必然联系。论证使议论言之有据，观点正确。
论点、论据和论证具有严密的逻辑关系，论点是提出“证明什么观点”；论据是回答“用什么证明观点”；论证则是解决“怎样进行证明观点”的问题。论点、论据、论证紧密联系，构成一个完整的逻辑关系：观点——观点的依据——确立观点的方法。
3.议论的方法
⑴例证法。就是通过列举典型事实作为论据来证明论点的议论方法。例如：为了加快重点项目研制，研究院大胆引进国际先进的CATIA软件，紧急购置了300台工作站，在国内首次实现全飞机三维数字化设计、协调和计算机发图，并实现异地移植，被誉为航空技术的革命。
⑵引证法。就是引经据典证明论点的议论方法。照录原文是直接引证；高度概括是间接引证。例如：职工说：“没有比人更高的山，没有比脚更长的路”。敢问路在何方，路就在脚下。研究院正是依靠这种信念，不畏艰难困苦，勇闯技术难关，取得了关键技术的突破。
⑶对比法。就是将两种性质截然相反或者存在差异的事物对比证明论点的方法。对比有两种，一种是纵向比，就是用过去与现在作比较。一种是横向比，就是用两种对立的事物作比较。对比使观点显现得更加鲜明突出，例如：过去由于管理落后，科研工作环境脏乱差的现象十分严重，2004年研究院实施6S管理，经过一年整理整顿，如今科研现场整洁卫生，科研管理井然有序，科研能力显著提高。在公文写作中运用对比，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正错误。
⑷类比法。就是用已知的事例证明类似的观点。例如：航空产业的形成，离不开地方政府的支持和帮助，如美国西雅图、法国的图卢兹，都是由于地方政府对航空产业的支持而闻名于世的城市。我国民机产业的形成，需要地方政府的大力支持和帮助。
⑸分析法。就是通过剖析事理，揭示论据和观点的因果关系来证明观点的方法。例如：分析去年科研工作，研究院存在的主要问题是：科研能力提高缓慢；试验准备不足，数据可靠性不强；不少技术关键难以逾越。对此，我们必须清醒的认识，加快技术培训，提高科研能力，追敢世界先进技术。
⑹喻证法。就是用比喻来说明观点的方法。比喻是一种修辞手法，在公文拟稿中常作为论证的辅助手段，通常从正面阐述。例如：在结构调整中，研究院真刀真枪动真格，拆了庙，减了方丈。
⑺反证法。就是通过事实证明否定对立的观点。反证实际上就是反驳论证，通过论证指出对立论据的错误，论据不能成立，论点自然不攻自破，从而建立自己正确的观点。例如：由于对市场认识不足，1998年研究院错误地决策经营粉碎研磨农机项目，经营很快陷入困境。2001年研究院关闭研磨农机项目，整合重组分散的民品实体，组建股份制飞龙公司，开发经营高技术含量产品，两年实现净资产收益率增长68.7%。
4.议论的要求
⑴正确建立论点
论点是公文拟稿对所要论述问题的基本观点，要求必须正确、鲜明。论点确立必须经过认真的思考，实事求是，有的放矢。正确鲜明的论点来源于科学实践。建立论点确实是经过实践证明是正确的认识；确实是经过自己调查研究得出的独到见解；确实是符合实际情况的建议和主张。
论点要有新意，发人深思，要能说出别人想说而没能说出的思想。看问题，要一针见血，深刻透彻，叫人拍案惊奇；谈观点，要旗帜鲜明，毫不含糊，令人明辨是非。
⑵确凿举例论据
论据是证明观点最有说服力的材料，列举具体事例必须真实可靠，符合实际。对具体事例的叙述不能过细，列举的事例只要能说明观点即可，切忌喧宾夺主，让事例材料淹没了观点。列举较多事例应注意变换角度，不要罗列同一类材料。必要罗列时要尽量安排得跌宕起伏，详略得当。
举例要和论证有机地结合在一起，对所举的事例要进行分析、论证，使每一个事例与观点融为一体，紧密联系，通过“摆事实”，达到“讲道理”的目的。
⑶合乎逻辑论证
公文拟稿论证的过程主要是推理的过程，推理必须合乎逻辑。推理的前提首先必须正确，前提错了，结论必然是错误的结论。推理要注意前后一致，不能中途转换概念，要合乎事物的内在联系和发展的规律，要符合从特殊到一般，从一般到特殊的规律。
论证要抓住主要矛盾，突出观点，在充分占有材料的基础上，推理出合乎逻辑和辨证逻辑的论证结论。
三、说明
说明，是对事物、事理进行解说。公文拟稿的说明就是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、作用等进行解释的一种表达方式。
公文拟稿的说明分为事物说明和事理说明两大类型。以客观化实体事物为对象说明就是事物说明；以抽象的概念或科学道理为对象的说明就是事理说明。
说明是公文拟稿的重要表达方式之一，说明和叙述、议论等表达方式结合使用，在公文各种文种中运用的较多。如叙述一件事、汇报工作、介绍背景材料时往往运用说明方式表达。
1.说明的作用
⑴为叙述事物起铺垫作用
叙述需要说明做铺垫，没有说明的叙述，事物就无法表达透彻明白。公文拟稿叙述情况、阐述观点都需要说明背景材料，如工作总结、工作报告、基本情况、表彰决定、事故通报等等。
⑵为议论事理交代论据作用
议论是运用概念进行判断和推理，说明则是对概念的揭示。议论的事理要靠材料说明的方式来表达。“论”是“说”的依据，“说”是“论”的基础，论说结合，事理就会更显客观性，更具有说服力。
⑶为解释事由起说明作用
制发公文时需要说明事由，说明事由一般在公文的开头和结尾部分说明。如：简报按语、领导批示、文件附则等等。
2.说明的方法
⑴定义说明
就是给事物或概念下结论，是用简明准确的语言说明事物的本质属性的方法。公文拟稿往往对定义的对象作出详细说明。例如：企事业单位公文拟稿，是指依据企事业单位法定领导意图的真实记录，按照公文特定体例拟制，提供给领导或机关修改、讨论和审批的原始稿件。
⑵分类说明
就是把说明的事物，按照一定标准分成不同的类别进行逐类说明。公文拟稿常常采用比较的方法。例如：研究院开展思想政治工作基本经验是“一结合两融入”，一结合就是思想政治工作与管理相结合；两融入就是把思想政治工作融入科研生产，融入企业文化中去。