⑶举例说明
就是列出具体事例说明事物特征的方法。公文拟稿举例有两种：一种是典型性举例，说明事物具有代表意义；一种是列举性举例，说明事物包括和适应的范围。典型性举例，例如：研究院开展“反腐倡廉歌曲大家唱”活动，结合纪念建党85周年和长征胜利70周年，广泛演唱反腐倡廉歌曲，组织演唱活动25次，直接参与人数达千余人，现场观众人数达4000多人。
列举性举例，例如：研究院用先进典型激励教育职工，在局域网、闭路电视、报纸等媒体上开辟了《报国情怀》、《科学之光》、《青春年华》等专栏。
⑷引用说明
就是引用有关论述、文件、讲话、指示来说明事物特征的方法，是用来代替、辅助中心思想的表达。例如：胡锦涛指出：“全党要充分认识学习《江泽民文选》的重要意义。”（《胡锦涛在中共中央学习<；江泽民文选>；报告会上的讲话》，《中国工运》2006年，第九期）
⑸图表说明
就是用图形、表格、公式说明事物特征的方法。公文拟稿常用图片说明事件的真相，用表格统计数据说明工作业绩（图表说明请阅读数字图表运用）。
3.说明的要求
⑴客观说明
客观事物是不以人的意志为转移的，说明只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。说明的意义在于给人以知，教人以用，因此，不管是对实体事物的说明，还是对抽象事物、事理的说明，都要如实地反映事物和事理的本来面貌。
说明事物必须持客观、理智的态度，不能凭主观感情任意夸饰或减缩。说明事物、阐述事理要抓住事物的本质特点，如实地反映事物的属性和规律。
⑵精确表达
精确表达就是要精确把握说明事物的阶段、层次和构造，保证说明过程脉络清楚、层次分明。对客观事物的真实情况要精确无误地说明，说明的文字要言简意明，用词准确，没有歧意，让人一看就明白。对于陌生的事物或知识，说明最好不要用专业性术语，应借助比喻的表达手法，使深奥的道理通俗易懂。
⑶特征解说
说明的关键是要抓住事物的特征。所谓特征，就是这一事物区别于其他事物的标志。没有特征的说明容易使相近事物造成概念混淆，说明要找出相近的事物个性特点，选好角度，重点说明。例如：《运七系列飞机》对运七500型飞机是这样说明的，“运七500型飞机是一种供中、短程航线装载、运输货物和邮件的民用运输机。除装有两台涡轮螺旋桨发动机作主要动力装置外，还在右发动机后部装一台900千克推力的涡轮喷气发动机。机身后货舱门可以完全放到地面，车辆直接进出。”说明运七500型飞机是一种货运飞机，而不是一般性的客运飞机，特征明显，一看就明白。
拟稿语言表达
语言是思想的表现形式。拟稿语言表达能力直接影响公文的表现力和说服力，掌握公文语言是拟稿的重要环节。
一、拟稿语言的要求
1.准确得体
在公务活动中公文用词历来是一个敏感的问题，历史上因错用一字而丢官的大有人在。据《续资治通鉴》记载，北宋时期，大学士杨亿奉命起草答辽国书，他在称赞宋朝与契丹辽王朝和平相处时写道“邻壤交欢”，宋真宗看后觉得有贬义，就在“壤”字旁注上“朽壤”、“粪壤”、“鼠壤”，杨学士马上改为“邻境交欢”，因此被罢官。
公文具有很强的政策性和指导作用，准确得体的语言是公文起码的要求。首先拟稿用词要准确。周恩来告诫重庆《新华日报》的同志说：“不能错用一个字”。词是语言的载体，每一个词都有其特定的意义，要认真分辨词义，注意辨别同义词、近义词在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别，精心选用词语。
避免用词摸棱两可，尽量不用“据说”、“大致”、“也许”一类词语。公文拟稿一般使用单义词语，不使用有歧义的词语，较少使用模糊语言和婉曲的语言，对一些相似或相近的概念，尤其要区分清楚，不能含糊。凡是需要用修饰性的形容词或副词来限制名词或动词时，要特别谨慎为之，做到准确描述，避免夸大或缩减。
其次拟稿用词要得体。就是拟稿的内容、语气要与其制发公文单位的地位相称，根据行文关系和文种特点，把准公文语言基调。如《命令》、《决定》等就要用庄重严肃的词语；《通知》、《制度》则要用理性的词语。
对上行文语言不矫揉造作，对下行文不盛气凌人；表彰决定实事求是，批评通报言之凿凿。要力诫空洞的说教，无论是汇报工作，还是安排工作都要实实在在。
实在并非处处“实在”，而要把握好用词的分寸感，注意区别词语的感情色彩，同一个意思可能可以用许多相类似的词语来表达。在特定的语言环境中有时使用模糊词语会更得体，如，汇报学习英模成果时：“很多人感动得落泪”。再如，领导讲评工作时说：“绝大多数同志表现出色”就颇为得体。
公文语言还要有时代感，如“三个代表”、“建设和谐社会”、“开展八荣八耻教育”等时代鲜明的词语。再如，胡耀邦在科技大会上讲搞科研要“动员千军万马上山摘桃子”；邓小平说：“不管白猫黑猫，抓住老鼠就是好猫”，“发展就是硬道理”。十分鲜明形象地表达了思想，使人印象深刻。
2.简练规范
简练规范是公文的重要要求，列宁在《土地问题和马克思的批评》中说：写文章“要象电报那样写的极其简短”。简练就是力求用最少的话将内容说明白。
语言简练是思维清晰的标志，是才华和智慧的体现。语言繁冗只能说明认识模糊，思维混乱必然语言繁冗。
拟稿语言简练首先要理清思路，围绕主旨，抓住核心，讲最想说的话，拟写最必要的文字，行文造句言简意赅。
说明事理要多采用直接说明、简要说明。叙述事件要多采用综合叙述、概括叙述，求真不求全，求精不求细，求直不求曲。议论要直接阐明观点，少推理论证，使公文拟稿“篇无赘句，句无赘字”。
公文语言是非常规范的书面语言，语言简练要合乎语法、逻辑的规范，要严格遵循语法规则和国家规定的标准，尽量使用公文专用词语和约定俗成的语言习惯。
拟稿在保证公文表意明确的前提下，一般选用结构简单的直笔表意句式，多用短句，少用长句和复句，一般不用夸张、拟人、双关等修辞手法。
为增强公文表现力，可适当运用一些文言词语和成语。总之，公文语言要做到表意周全，简而不疏，简而不漏。
3.通俗易懂
公文广泛的受众性决定了拟稿语言必须通俗易懂。毛泽东在《八届七中全会上的讲话》中指出：“凡是看不懂的文件，一律不准拿出来，拿出来也要顶回去。写文件要通俗，要有目的性，观点要明朗，讲话要看对象。”实际上，真正有影响的文件，往往都是用朴实平直，明白易懂的语言表达出来的。拟稿要力弃文意晦涩，诘倔鳌牙的词语。
公文语言是让人一看就明白，一听就懂得该做什么、怎么做，而不必去仔细推敲或揣摩。拟稿不饰雕琢，公文语言就越通俗易懂，越能表达公文的观点和态度，越具有指导意义。
胡锦涛《在全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风》的讲话，整篇通俗易懂，易于领会。邓小平讲话更像口语话，譬如：“世界上的事情都是干出来的，不干，半点马克思主义都没有。”非常平易自然，有不可辩驳的力量。
4.留有余地
拟稿是公文的草稿，是提供领导审阅的稿件。拟稿不要把所叙的事物写满写得太严密，要留有一定的余地，供领导修改。
如果稿件写的天衣无缝，增一字嫌多，删一字嫌少，没有一点修改的空间，即使写的再好，领导对稿件虽然说不出什么问题，却往往不会肯定稿件。
有的领导为显示领导水平，常常会指出一些离题甚远的问题，与稿前领导交拟的主题发生了根本变化，稿件从结构上出现了问题，麻烦就大了，不可避免地要伤筋动骨，不得不推倒重来，凸现被动。
实际上，拟稿没有一次就得到领导认可的，尤其讨论稿一般都要经过多轮修改，最后才能定稿。
拟稿本身就具有不确定性，聪明的拟稿人都会有意识地留出一些明显的“硬伤”，尤其对熟知的方法、措施、议论点到为至，为领导留出展示才华的空间。
领导有了修改的空间，注意力不在结构，而是注重了词语的修改，稿件一般不会出现伤筋动骨颠覆性的问题，领导改的顺手，不但稿件能顺利通过，而且还能得到领导的称赞。
二、公文词语运用
公文语言具有较稳定的特定句、专用词语、承转短语、字格短语等词语，是长期公文实践约定成俗的固定词语。恰当的运用固定词语，不仅可以提高拟稿时效，而且有利于公文程式化、规范化。
1.特定句式运用
⑴“为”、“为了”，开头直接阐述行文的目的。如，“为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。”；又如，为了建立和完善分配制度，促进人才战略的实施，推动航空事业发展，结合我院实际，现就分配制度改革提出如下意见：
（2）“对……要”，表示对象和范围。如，“对执行政策中出现的偏差，要及时纠正；对职工群众反映的突出问题，要逐一回访督查”。
⑶“……了”表示事物的已然时态。一般在动词之后，如，“采取了多种措施，做了大量工作”；“取得了显著成绩”。
⑷“是……也是”，说明判断事物的性质。如，“保持党和人民群众的血肉联系，是摆在我们党面前的重大课题，也是摆在工会组织面前的重要任务”（《关于坚持走中国特色社会主义工会发展道路的决议》，《中国工运》2005年第7期）。
⑸“等”、“等等”，表示列举未尽。“等”字后有名词用“等”，没有其他词用“等等”。如，“在重点型号研制中，涌现出总体室、气动室、机翼室、环控室等先进单位”。又如，“如何切实抓好发展这是党执政兴国的第一要务，如何弘扬和培育民族精神，如何改革和完善党的领导方式和执政方式，如何以加强党的执政能力建设为重点全面推进党的建设新的伟大工程，等等”（胡锦涛《在“三个代表”“重要思想理论研讨会上的讲话》）。
特定句式在拟稿中运用的频率非常高，为说明原因、表明观点、列举依据、限定对象、划定范围常常用特定句式作状语或定语，使公文更显富有逻辑性。
2.专用词语运用
专用词语是公文的专用词语，具有词义精确特定、用途稳定的特点。常用专用词语主要有领叙语、称谓语、经办语、祈请语、时态语、商洽语、表意语、过渡语、结束语等类型。
专用词语有其特定含义和功用，要弄清每一种专用词语的确切含义，严格区分相近词语的使用界限，根据行文方向、隶属关系、职权范围、语言环境恰当选用。切忌混淆滥用，导致行文目的和意图落空，招致不应有的麻烦或损失。
3.承转短语运用
承转短语就是承接上文转入下文的关联词组，是拟稿加强表意句子的补充和完善。承转短语在拟稿行文中单独存在，没有语言结构上的关系，却是语言表达不可缺少的句子成分。
承转短语主要有肯定、强调、补充、总结和说明等表意方式。
运用承转短语是拟稿常用的一种表现手法。
肯定某事物时，拟稿通常用“毫无疑问”、“十分明显”、“不可否认”、“不用说”、“由此可见”、“事实证明”等短语肯定事物。如，江泽民《在庆祝中国共产党成立八十周年大会上的讲话》指出：“事实充分证明，中国共产党不愧为伟大、光荣、正确的马克思主义政党，不愧为领导中国人民不断开创新事业的核心力量。”运用“事实充分证明”短语表意十分肯定，令人不容置疑。
强调某项事物时，拟稿通常用“主要是”、“尤其是”、“特别是”等短语。如：“特别是孔繁森、郑培民等一大批优秀领导干部，充分展示了当代共产党人的精神风貌”（胡锦涛《在全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风》）。运用“特别是”短语突出地强调了孔繁森、郑培民等一大批优秀领导干部的光辉形象。
补充某项事物时，拟稿通常用“包括”、“其中”、“其他”、“还有”、“以及”、“同时”等短语。如，胡锦涛《求真务实》对大兴求真务实之风作这样的补充：“我之所以要突出强调这个问题，是因为这个问题对推进党和国家的各项工作，包括推进党风廉政建设和反腐败斗争，是一个十分重要而又具有基础性、根本性意义的问题。”又如，“对欠缴的职工养老统筹、医疗费、所欠职工工资，以及解除劳动关系的经济补偿金、抚恤对象安置费等，实行一次性扣除。”（《国务院关于深化转制科研机构产权制度改革的若干意见》，国办发[2003]9号）。
概括某项事物时，拟稿通常用“总之”、“总而言之”、“综上所述”、“从总体看”等短语。例如：“总之，学习贯彻”三个代表“重要思想，必须坚持尊重社会发展规律和尊重人民历史主体地位的一致性，坚持为崇高理想奋斗和为最广大人民谋利益的一致性，坚持完成党的各项工作和实现人民利益的一致性，切实把立党为公、执政为民具体地、深入地落实到各项工作中去”（胡锦涛《在“三个代表”重要思想理论研讨会上的讲话》）。短语“总之”在这里具有很强的论断总结性，画龙点睛，深得要领。
解释某项事物时，拟稿通常用“就是”、“也是”“例如”、“比如”、“事实上”、“简单地说”等短语。例如：“提高决策和实施的透明性，简单地说，就是将我院资源和精力聚焦在重点型号研制上，而将其它业务管理交给专家来做，比如，集中财务管理、业务流称再造等管理工作。（《研究院关于提高决策执行力的通知》院办发[2005]23号）。短语”简单地说“、”比如“的运用，明确地解释了概念，易于理解和实施。