4.字格短语运用
字格短语就是按照一定的逻辑顺序并列组合的句式。字格式短语结构相近、排列整齐、合乎逻辑，具有简洁凝练、均称稳密、易读易记的特点。字格式短语有一定的形式美和音乐美，在公文中具有强烈的修辞表达效果，因而，被拟稿广泛应用。字格式短语很多，形式多样，常用主要有四字格、三字格和六字格三种表意形式。
四字格，就是以四字组合的词组结构形式。四字格在公文中使用频率很高，毛泽东是运用四字格的大师，最著名就是：“实事求是”、“团结紧张、严肃活泼”。
四字格通常用来表意工作方针、理念、精神等等。例如，“我们要坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防的方针”；“努力实践“航空报国、追求第一”的理念“；”发扬“激情进取、志在超越”的精神。迎接挑战、抓住机遇、激情拼搏、创造业绩，为跻身世界航空工业强者之林而努力奋斗！
也有表意希望或要求的，比如，江泽民《在庆祝中国共产党成立八十周年大会上的讲话》中说：“希望你们热爱祖国，热爱人民，志存高远，胸怀宽广。”胡锦涛《在“三个代表”重要思想理论研讨会上的讲话》中要求“做到精心组织、周密安排、及时指定、加强督促，不断将学习贯彻活动引向深入。”语句简洁精练，节奏明快，通俗易懂，琅琅上口，令人振奋。
三字格，就是以三字组合的词语结构形式，通常表意现象或强调意义。例如，胡锦涛针对以权谋私、与民争利的现象指出：“乱收费、乱集资、乱摊派”；在强调制度建设重要性时说：“制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。”；在强调干部作风时要求：“时时处处坚持重实际、讲实话、出实招、办实事、务实效”。简明扼要，逻辑严谨，令人信服。
六字格，就是以六字组合的词语结构形式。通常表意认识或明理，例如，《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》谈到如何认识国际形势时说：“善于从国际形势和国际条件的发展变化中把握发展方向，用好发展机遇，创造发展条件，掌握发展全局。”谈到党性修养时这样说：“常修为政之德、常思贪欲之害、常怀律己之心。”对仗整齐，简洁均称，富有哲理，耐人寻味。
六字格也常用来表达工作活动，如，“研究院在重点型号研制坚持‘技术攻关到位、措施落实到位、程序执行到位、质量控制到位’方针，促进了型号研制工作。”语言朴实无华，却高度概括出了研究院在重点型号研制中的出色表现。
格式化短语极富表现力，远不至于上述表意功能，主要字格也不至于上述三种字格。实践中也常见有两字格、五字格、七字格、甚至还有八字格、九字格。运用字格一定要注重词组搭配和行文需要，切勿牵强附会，片面追求格式化词组而一味地生拼硬凑。
格式化短语的生成是水到渠成的自然流露，如果不顾表意，不但以词害义，而且会弄巧成拙。
5.模糊词语运用
模糊词语就是大概或不确定性的词语。模糊词语具有伸缩性、概括性、灵活性的特点，看似表量模糊，其实质表意却十分准确。模糊词语在公文中大量使用。拟稿恰当运用模糊词语，不但使表达更得体，而且更能如实地反映客观实际。
拟稿通常运用模糊词语大致有以下几种情况：
⑴时间表述。通常用：“近年来”、“目前”、近期、近日、最近、过去、现在、将来、“最近”、“不久前”、曾经、已经、长期、一定时期等词语。如，“近年来，研究院圆满地完成了科研生产任务。”“目前，国有企业改革与脱困已经取得重大进展”。
⑵数量表述。通常用“绝大多数”、“各种”、“巨大”、“很多”一些、有些、某些、大部分、个别、多次、不少于、较大等词语。如，毛泽东在《中国共产党的三大作风》中说：“我们党现在已有了一百二十一万党员。其中绝大多数是在抗日时期入党的，在他们之中存在着各种不纯正的思想。几年来的整风工作收到了巨大的成效，使这些不纯正的思想得到了很多的纠正。”毛泽东在这段话里连续使用了多个模糊词语，虚实结合，表意明确。
⑶程度表述。通常有：“十分”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“大体”、“更加”、“极大”等词语。如，“制度建设是一个十分重要而又具有基础性、根本性的问题”；“要进一步增强党的宗旨意识”；“科研经营效益显著增长”。
⑷方法表述。通常有：“适当”、“多种多样”、“合理”、“逐步”等词语。如，“党组织要采取适当方式广泛征求群众意见”；“研究院积极开展多种多样的文化娱乐活动”；“稳定并逐步扩大非航空技术产品的产业规模”。
⑸态度表述。通常有：“认真贯彻”、“加强”、“完善”、“提高”、“比较好”、“符合要求”等词语。胡锦涛指出：“要认真贯彻落实《深化干部人事制度改革纲要》”；“加强科学化管理，完善分配制度，不断提高企业的核心竞争能力”（国家经贸委《关于深化改革建立面向行业的技术开发基地的意见》）。
⑹范围表示。通常有：“各级”、“各项”、“所有”、“有关”、“相关”、“围绕”等词语。如，“各级领导干部要把抓落实摆在重要位置”；“努力完成各项工作任务”；“紧密围绕科研生产中心工作”。
模糊词语内涵丰富，运用时应注意掌握分寸，用得恰到好处。在实际拟稿中，模糊词语往往与精确词语配合使用，虚实结合，相得益彰，使表达更具有准确性。
6.数字图表的运用
数字、图表具有直观、具体、量化、形象的特点，是文字不可替代的重要表达工具。运用数字、图表反映事物数量关系和统计指标，是现代公文的必然要求。数字、图表说明事物不仅省去繁琐的文字，而且会使公文更加简洁明了，科学严谨，令人确信无疑。
⑴数字。就是用来表示各种统计的文字。公文运用数字大致有两种情况，一种表示增加；一种表示减少。表示增加时，只用倍数、番数或分数，例如：“研究院上半年民品实现利润200万元，同比增加了一倍”；也可说“同比利润翻了一番”；或“同比利润增长50％”。
表示减少时，只用分数或成数，而不可用倍数或番数，例如，“研究院物业经营收益由10万元减少到8万元，同比减少（下降）20％”；也可说“下降了20％或减少两成”；却不能说“物业经营收益减少了1番或下降了1倍”。
数字在公文中具有量化的作用，是衡量工作业绩、评价机制的重要指标。拟稿运用的数据必须真实准确，不能似是而非，主观臆测。
拟稿要根据行文要求正确运用数据，不要随意使用约数或“差不多”、“大概”等数词，一般请示批准事项、统计上报材料、通报工作情况都要使用准确的数据。在说明情况、预测趋势时，通常用约数表示。不论运用准确数据还是约数都应注意定量与定性相结合，正确科学地表示数据，增强数据的可信度。
⑵图形。就是在平面上用线条构成的形象。图形一般由图题和坐标组成。公文图形主要表示变量的分布、对比、构成及动态。拟稿经常需要将数据转化成图形，为决策提供直观的数据分析依据。拟稿通常运用的图形大致有以下几种：
①柱状图形。
②圆比例图形。一般用来显示各种数字比例关系。
③折线图形。一般用来标明事物量的变化和变化的原因。
④流程图形。一般用来表示复杂的工作网络体系。
5形象图形。
图易于进行比较和说明问题。使用时应少而精，要绘制得清晰、简明、大方、美观，使人通过看图能够加深对内容的理解。
图形要根据所表达的内容进行设计，图文照应。图形表示事物有多种形式，如果条件许可可采用照片作为图形语言。现在很多报告普遍采用电子PPT形式，图文并茂，准确地反映了事物的真实面貌，效果非常好。
⑶表格。就是按类别排列事项的形式。表格一般由表题、表序、表栏组成。公文表格分为两类，一类是数字表格，主要适用于各类数据的精确统计。
三、公文语言修辞
公文主要是依靠选词与炼句来提高语言表达效果。如果说选词、炼句是为了把话写通，使公文文从字顺，那么，讲究修辞，则是为了把话写美。所谓“把话写美”，就是要求拟稿语言具有一定的形式美。在拟稿中运用修辞手法，可以增强公文的可读性和感染力。
拟稿通常用比喻、排比、对比、设问、简缩等修辞格。
1.比喻
比喻就是打比方，是用熟知的事物比喻不常见或不易懂的事物和道理。比喻具有形象具体化的特征，拟稿运用比喻能使抽象的道理变得具体，使深奥的道理变得浅显易懂，使平淡无奇的事物描绘得生动形象，从而增强表达的形象性，提高公文的感染力、说服力。
比喻分明喻、暗喻和借喻三种格式。
明喻就是明显的打比方，用比喻词把本体与喻体连接起来，被比喻物和比喻物都出现，一般格式为“甲象乙”常见比喻词有“好比”、“仿佛”、“好似”、“方佛”、“如同……一般”、“跟……一样”等等，如，研究院为了攻克航空技术难关，攻关组如同苦行憎一般，在暗无天日的“技术隧道”里殊死拼杀，终于研制成功国内最复杂的UM系统。拟稿人用苦行僧比喻科研人员的奉献精神，用“技术隧道”形容技术道路的艰险，取意精深新颖，比喻贴切自然，感染力极为强烈。
暗喻就是隐含的打比方。一般格式为“甲是乙”，常用“成为”、“变成”、“是”等带有判断性质的词语取代比喻词把本体与喻体连接起来。，如，“道路是曲折的，前途是光明的。”（江泽民《全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面》）。又如，郭沫若在《科学的春天》中这样写道：“你们是初升的太阳，希望寄托在你们身上。革命加科学将使你们如虎添翼，把老一代革命家和科学家点燃的火炬接下去，青出于蓝而胜于蓝”把青年比喻“是初升的太阳”，形象有力，深深地表达了对年青一代殷切的期望。
借喻就是借彼事物比喻此事物，本体与比喻词均不出现，而由喻体直接代替本体出现。如，邓小平同志在《解放思想、实事求是，团结一致向前看》中指出：“我们要创造民主的条件，要重申‘三不主义’：不抓辫子，不扣帽子，不打棍子。”这里运用的借喻，把以前工作和生活中出现的问题和错误比喻成“辫子”，把对这些问题和错误的认识上纲上线比喻成“帽子”，把对问题和错误的处理比喻成“棍子”。这种比喻既做到了恰当、贴切，同时又注意了浅显、鲜明和新颖，生动形象，通俗易懂。
比喻使事物生动、形象、具体，给人以鲜明的印象。荀子在《劝学篇》中用“驽马十驾，功在不舍”；“锲而不舍，金石可缕”比喻学习在于持之以恒的道理。毛泽东在《中国共产党的三大作风》中形象地把思想比喻为“房子”，“不打扫就会积满了灰尘”，把批评比喻为“治病救人”，使抽象的概念形象化了，从而给人以鲜明生动的印象，为我们党自觉“抵抗各种政治灰尘”提出了一条“唯一有效的方法。
比喻修辞格在公文中运用的相当普遍。用”文山会海“比喻文件多、会议多；用”堵塞漏洞“比喻加强工作；用”“上台阶”比喻经营效益又有了新突破。《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》中多次运用象征性的喻体作比喻，如：“坚决反对搞花架子”；“清理和取消‘小金库’；”反对搞华而不实和脱离实际的‘形象工程’、‘政绩工程’“等比喻，生动鲜明地痛批了官僚主义作风。
比喻要注意比喻的两种事物必须要有相似点，同一事物或没有相似点的事物是不能作比喻的，只能用有类似点的事物来比拟想要说的事物。贴切恰当的比喻，能给人以启发和联想。因此，拟稿要精细地分析所选用的材料，准确地把握比喻事物的含义，做到本体与喻体相一致，按照拟稿中心思想准确比喻，以增强比喻的表达力。
2.排比
排比就是把结构相同，表意相似的句子连续排列一起组成的语言形式。排比句节奏鲜明，结构整齐，音律铿锵有力，公文常用排比句突出强调叙述的事理。
在公文中构成排比的句子，从结构上看大致有格律句、层递句、重复句三种类型。
格律排比，字数相等，结构相同，排列整齐，读起来琅琅上口，很有节奏感。例如：“权为民所用，情为民所系，利为民所谋”。句式整齐，结构紧凑，势如排炮，一气呵成，情深意笃，富于感染力。