公文拟稿完成后，必须进行认真修改润色。修改润色是拟稿不可缺少的重要环节，是提高公文质量的有效保证。所谓拟稿，只是公文的”毛坯“，修改就是对这一”毛坯“进行润饰和再加工。一篇公文稿件，不需修改润色，一次成文，即可下发执行，是难以想象的。其实，许多有影响力的公文，一挥而就是很少见的，多数都是经过反复修改润色的产物。”文字频改，工夫自出“（吕本中：《吕氏童蒙训》），从某种意义上讲，好公文都是修改润色的结果。
拟稿修改的意义
一、修改是不可缺少的重要环节
拟稿是公文的雏形表现形态，是拟稿人根据领导意图拟写的公文“草稿”，不可能没有这样或那样的“毛病”。“世人著书，不能无病”（曹植：《与杨德祖书》），所以，修改就成为必不可缺少的重要环节。
我国著名文论家唐彪在《读书作文谱》中说：“文章全借改窜”。北宋著名散文家欧阳修常常把写成的文章草稿贴在墙上，朝夕观看，不断修改，他的文章大都经过了多次反复的修改，有的甚至改得不剩原稿一字，据宋代《曲洧旧闻》中记载 “欧公作文，先贴于壁，时加窜定，有终篇不留一字者。”相传《醉翁亭记》听了一个樵夫的意见改为“环滁皆山也”，成为千古名文。曹雪芹写《红楼梦》，于悼红轩中，披阅十载，增删五次，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。
现代文学巨匠巴金：“写到死、改到死；用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞”。在巴金的书桌上，始终放着三样东西：放大镜、收录机，还有一本经年翻阅、已经破旧的《新华字典》。据上海文艺出版社编审江曾培回忆说，就在他生命最后一息，他还在听取编辑的修改意见，编辑每解释清楚一条，巴金便点头答道：“改”，“依然保持着这样一丝不苟的职业习惯”（《文汇报》2005年10月24日），巴金的道德文章已为世人所敬仰。
公文拟稿涉及政治、经济和政策等问题，必须反复修改。周恩来总理精益求精修改公文稿件的精神，为我们树立了典范和楷模。他不仅对拟稿内容反复修改，而且对用词也是再三斟酌“推敲”。比如，1949年12月，周总理对《政务院关于生产救灾的指示》稿的修改就多达几十处，其中“引起各级人民政府更高度的重视，重视为是关系到几百万人的生死问题”一句就有两次修改。一次把“重视”改为注意，一次把“重视为”划掉，改为“认识到生产救灾”。1955年3月4日，周总理在修改完毕一份国家计委文稿上写道：“文字含糊而不清楚，笼统而不明确，错误而不准确；文法混乱而无条理，错误而不通；文义常不合逻辑，更缺少辩证；文风则生硬僵化，不生动活泼。这是今日一般文件的通病。”凡是经过周总理修改的文稿，无一不是字斟句酌地“推敲”修改，使每一份文件都达到了几乎完美的境界。
我党著名理论家胡乔木同志长期在中央和毛泽东身边工作，留下了极其丰富的著述，党中央的重要文件、中央主要领导人的重要讲话有许多都出自他的手笔，经他修改的重要文件不计其数。五十年代中期，为周恩来起草《在知识分子问题会议上的报告》稿，在会议召开前一刻钟胡乔木还在对讲话稿进行最后的文字润色。为纪念党的七十周年，他拖着重病之躯“拼老命”修改完成了《中国共产党怎样发展了马克思列宁主义》文稿。据胡乔木的夫人谷羽回忆说：胡乔木病重期间，“在清样上作了许多修改，有的地方成段地补写，还写了许多小纸条，就某一事件或论断提出具体修改意见。”（李秀芹：《胡乔木秘书研究》，《秘书之友》2000.9）。经他修改定稿的《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》、《中国共产党的七十年》成为我党历史上具有里程碑的光辉文献。
实际上，党和国家的重要文件，都是在中央领导主持下，组织专门写作班子写成初稿后，广泛征求各有关方面的意见，几上几下，反复修改，直到其思想内容和表现形式都达到比较完美的境界，才提交有关重要会议进行讨论。在讨论过程中又加以必要的修改，再经过全会审议通过才正式公布实施。例如《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》，胡锦涛同志主持中央政治局常委会召开了三次专题会议，对《建议》稿进行讨论和审议。此后，中央还广泛征求了党内外各方面的意见，起草小组对《建议》进行了800多处修改，其中涉及内容修改的就有近300多处，2005年10月11日党的十六届五中全会通过的《建议》已是九易其稿，正如温家宝总理在《建议的说明》中所说：“《建议》形成的过程，是充分发扬民主的过程，比较好地集中了各方面的智慧。”
俄国十九世纪著名的小说家、戏剧家契诃夫说过：“写作的技巧，其实并不是写作的技巧，而是删掉写的不好的技巧。”德国著名诗人海涅也说过：“优秀作家的成就，很少是经过他所写下的表现出来，而是通过他所摈弃的表现出来。”
好的公文离不开修改。只要时间允许，就要反复修改。修改的过程，既是对文稿完善的过程，也是自我学习、提高的过程。修改是文稿通向精彩的必由之路。
二、修改是升华认识的重要过程
修改不仅可以进一步精粹文稿，更重要的是通过修改可以重新审视观点，使认识得到升华。修改的过程就是认识不断升华的过程。
公文多数是“奉命”拟稿，既有所熟悉的事物又有所不熟悉的事物，不熟悉的事物，认识它不容易，反映它更是困难。即使熟悉的事物认识也不可能一次完成，这就决定了拟稿人不可能一下子就拟写出符合客观事实的稿件。
毛泽东在《反对党八股》中指出：“文章是客观事物的反映，而事物是曲折的复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识。”准确、恰当地反映客观事物，需要有一个反复思索，逐步深化认识的过程。从不够准确、恰当到比较准确、恰当的表达，必然是一个认识不断升华，表现形式不断增色的过程。
修改就是对事物进一步明确、深刻、全面的认识过程。哪些是重要的？哪些是尽可能要删去的内容？该写什么，不该写什么？只有反复修改，才能达到对客观事物规律性的正确认识和准确把握。
客观事物是复杂的，对实际情况理解不深，认识不足在所难免。唐代诗人刘禹锡有一首诗这样写道：“百胜难虑敌，三折乃良医。人生不失意，焉能暴己知。”就是说百战百胜的将军，也不一定能够清楚地认识敌人，多次折断过胳膊，自己就会懂得医治折臂的方法，人的一生中如果没有经历过失败和挫折，那能暴露出自己的不足而有所认识呢？这里说的就是“吃一堑，长一智”的道理。
许多认识往往是在修改过程中获得思想突破的。改革开放初期，胡乔木为邓小平起草《在党的十一届三中全会上的讲话》稿，初稿写好后感到不满意。据谷羽回忆说：“乔木在家中将收集的那些重要材料和有关文件摆了一长条桌，仔细翻阅、思索，着手修改时，没日没夜地伏案工作，作了很多修改，有的地方进行了大段的增删。”（李秀芹：《胡乔木秘书研究》，《秘书之友》2000.9）邓小平看了修改稿后非常满意，中央当即给予了肯定。江泽民在党的十五大报告中这样评价邓小平的讲话：“是在‘文化大革命’结束以后，中国面临向何处去的重大历史关头，冲破”两个凡是“的禁锢，开辟新时期新道路、开创建设有中国特色社会主义新理论的宣言书。”认为讲话的观点“构成了建设有中国特色的社会主义理论的轮廓”。
公文拟稿从本质上说是一个认识过程，是认识在修改中得到不断升华的过程，是由客观事物到人的主观认识的“意化”过程，再从主观认识到书面表现的“物化”过程。在意化过程中常常出现“意不符物”，在物化过程中又容易发生“言不达意”，这是公文拟稿实践中的一种正常现象。
作家老舍说：“文章必须修改，谁也不能一下子就写成一大篇，又快又好。”公文拟稿一般都是在被动的情况下仓促上阵的，思路往往被领导定势化了，修改正是为走出思维定势提供了审视的机会，修改可以高屋建瓴地对观点、结构、层次进行总体把握，从容地调整结构，组织材料，琢磨段落和语句，使文稿趋向完善。
因此，拟稿完成后，要进行认真的修改，反复的推敲，“重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”（毛泽东：《反对党八股》）在不断修改的过程中不断升华认识，使“意化”和“物化”趋向融和，逐渐达到完美的表现。
三、修改是提高公文质量的保障
修改是拟稿成功走向公文的最后一道工序，没有修改就难以保证公文质量。培养严谨的修改态度，是提高公文质量的保障。
拟稿的最终目的是要形成公文的，拟稿以己昏昏，必然使受文者昏昏。认真修改拟稿，是一种严谨的科学态度和高度的负责精神。毛泽东痛恨那些不做认真修改的文章，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来，其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛像个才子，实则到处害人。”（毛泽东：《反对党八股》）他不仅要求别人修改文章，他自己的文章也常常是反复修改，著名的《论十大关系》初稿写好后，毛泽东征求各方面的修改意见长达半年时间，修改的地方就有100多处。郭沫若在《关于文风问题》中说：“有些同志写文章就存心不要人家懂，而毛主席写文章却是连标点也不放过，存心要人家懂。正因为苦心孤诣为读者着想，才写得出这样的文章。”毛泽东这种严谨的精益求精的治学态度和对社会高度负责精神，为我们树立了光辉的榜样。
优秀的公文都是修改的结果，没有修改就没有公文的质量，或者说公文的质量就难以保障。认真修改拟稿，严格把关，是对职工群众负责、对工作和事业高度负责的表现。
拟稿不加以认真修改，抱残守缺，敝帚自珍，不肯修改，或依赖他人修改，不负责任地把“病稿”送审，只会给领导或机关造成误导或制造麻烦，不但贻误工作，而且会造成政治或经济损失。
修改文稿，必须抱着高度的负责精神，要以党和国家的方针政策为指导，以在实际工作中产生效应为出发点，认真推敲和琢磨每一个观点，每一个词语，千斟万酌，以求完美。
四、修改是提高拟稿能力的有效途径
提高拟稿能力，既要多写，更要多改。拟稿有什么问题，哪些地方写的不好，怎么修改？修改对了，就是拟稿能力的一次进步。
修改的过程就是感悟的过程。据宋代朱弁在《曲洧旧闻》中记载，相传宋代文学家黄庭坚初学文章不得要领，“屡写屡蹶”，十分苦恼。有一天去相国寺偶然得到一本宋祁的《唐史稿》，爱不释手，反复揣摩经大师修改的地方，终于感悟到了真谛，成为文章大家。清代文学家、书画家郑板桥在《词集自序》中说：“为文须千斟万酌以求一是，再三更改，无伤也。然改而善者十之七，改而谬者亦十之三，乖隔晦拙，反走入荆棘丛中去。要不可以废改，是学人一片苦心也”。郑板桥把修改作为“学人”，“以求一是”的重要条件，他每写完一篇文章，都要反复修改，“此中酸甜苦辣备尝而有获者亦多矣。”正是在一次次修改中悟出了写作的“秘诀”。
鲁迅说：修改是“极为有益的学习方法”，修改一次就会有所心得和体会。俗话说“失败是成功之母”，修改就是对“失败”的总结。我党理论家胡乔木在《关于提高文化修养问题的一封信》中说：“我虽也常写些文章，却深感自己语法修辞逻辑的训练不足，以至写出来的东西每看一次，就发现许多疵点。”五十年代中期，他起草第二次文代会讲话稿，“至少看过五遍”，以审读者的立场客观地、从容地对自己的文稿进行反复自评，每看一遍都要总结，每总结一次就有所收获。
只有对自己的文稿不断进行修改，才能发现拟稿的“许多疵点”，每修改一个疵点，就会有一次新的提高。不断修改的过程，也就是不断提高拟稿能力的过程。反复修改，拟稿方能逐渐地得心应手起来，从而达到了完美的境界。
修改是拟稿能力的表现，会不会修改，可以说直接关系文稿的生命。俄罗斯作家契柯夫说：“写得好的本领，就是删掉写得不好的地方的本领”。可见修改也是一种能力，是拟稿的一个组成部分，秘书学家把修改叫做“改定功夫”。所谓改定功夫，就是修改能力，拟稿人必须具备这种改定功夫。拟好一份公文稿件不易，改定就更加不容易。
改定功夫，实际上是认识和能力的反映，因文而异，因人而异，把好稿件改成坏稿件的不在少数，让坏稿件起死回生也屡见不鲜。改好改坏全在于认识和修改能力。
培养修改能力，只能在修改的实践中才能获得，不但要会写，而且更要会改，通过修改不断提高修改能力和技巧。
拟稿修改的内容
拟稿修改的内容很多，一般主要包括主题、观点、结构、材料和语言的修改。
一、主题修改
主题是公文的核心，关乎拟稿成败的关键。主题不正确，就得必须下大力气进行修改，有必要时不妨伤筋动骨。所以，修改首先要考虑构建正确的主题，以避免导入推倒重来的覆辙。
1.主题修改要以高度的负责精神，认真审视文稿的立场、观点和提法，坚决与党和国家的方针政策及上级文件精神相一致，这是修改要注意的根本问题。
2.主题一般都具有说明和要解决什么问题的鲜明特征，主题修改要抓住重点问题，看拟稿是否针对重点问题作出了明确的回答，全文是否紧紧围绕重点问题展开。把分散的隐藏的重点问题，修改为一个鲜明突出的中心主题。