3.主题是领导意图的体现，修改时应进一步核实吃透意图精神，深入领会发文的目的和意义，使意图具体化，成为具有指导现实工作的意见。
4.修改主题要站在时代的高度，深刻地反映事物发展的本质，把肤浅的模糊的认识，提炼为深刻的正确的主题。
拟稿主题只能有一个中心，不能什么问题都提，什么问题都想解决。正如毛泽东在《反对党八股》中所说：“一篇文章……，不提出问题，不分析问题，不解决问题，不表示赞成什么，反对什么，说来说去还是一个中药铺，没有什么真切的内容。”其结果必然淹没重点问题，冲淡主题。如果主题不明确，即使拟稿行文正确，也挽救不了文稿被否定的命运。
二、观点修改
观点是文稿的一面旗帜。著名理论家胡乔木《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“一篇文章有个基本观点，总的要求，它在文章中就要象一面旗帜一样，主要观点鲜明，提得突出。”观点修改的目的就是在于让观点更加鲜明，更加突出起来。
1.材料是观点的前提，修改观点首先要看观点和材料是否紧密联系，如果讲材料的时候没有观点，讲观点的时候没有材料，或者只提出一大堆材料，不提出观点，或者只有很多观点，没有材料，就是观点不鲜明。鲜明的观点是材料集中的反映。观点修改就是把相当的材料集中安排说明一个观点，使观点和材料紧密联系，赞成什么，反对什么，旗帜鲜明。
2.有句成语叫“纲举目张”，主题是分观点的纲，分观点是主题的目，观点修改的关键就是要抓纲举目，看主题是否统目，看分观点是否从纲，在主题统领下，把若干分观点按层次逻辑排列，条理叙述，使主题与分观点互为联系，层层论证，突出观点。
3.文要切题，题要配文，如果文不对题，题目过长或太笼统，都必须修改，使题目能概括地准确地表达文稿的中心观点，见题知文，一目了然。
三、结构修改
结构是文稿的重要表现形式。结构修改就是对拟稿思路、层次布局的再调整。通过结构修改使文稿各部分脉络清晰，布局趋向合理。
1.拟稿一般为“提出问题，分析问题，解决问题”的结构形式，修改要紧密围绕主题谋篇布局，认真审视和检查全文的结构是否完整、严谨、匀称、自然。修改的过程就是增、删、调、换的过程。通过对结构进行合理的重新调整与安排，使结构趋于合理。
2.重新梳理思路，要纵观全局，抓住中心，要站在应有的高度，对文稿全貌进行领会审视，从全局考虑各层次、段落以及标题等要素。修改先从大小标题之间的关系来看文稿的思路，通过修改大小标题使思路连贯通畅。
3.层次的划分应是同一标准。一般文稿分好几个层次，层次下又有分层次，一个层次一层意思。结构修改就是尽量避免把两个互不统一的意思放在一个层次里，一个层次一个观点，结构相同、层级一致。
4.拟稿常见的毛病是把一个段落写的太长，有的甚至通篇没有一个段落，读起来相当费劲。修改就是断段定义，把长段断为短段，把含糊的意义定义明确，删去内容和意义上的重复与交叉，必要时调整各段内容或顺序，以保证段落分明，结构合理。
5.拟稿具有很强的实效性，大都是“急就稿”，容易出现主次详略不分的问题。修改时要抓住重点，突出加强主要的，删去添枝加叶、离题太远或无关紧要的论述，使文稿详略得当。
6.开头、结尾、正文的修改，最好采用“倒悬”式结构，把结论放在开头，经过放在后面，启发放在结尾，开头要引人入胜，结尾要深刻有力，正文要层次分明。同时，要特别注意修改标题，避长就短，除繁剔杂，使标题清新醒目。
四、材料修改
材料是说明观点、证明观点的重要依据。材料修改就是在拟稿的基础上，对所掌握材料的再认识、再鉴别，清代学者魏际瑞说：“善改者不如善删，善取者不如善舍”。善于删去文稿中不合适的材料，是修改能力的表现。
1.如果文稿内容不够全面深刻，肯定是材料不够充分或比较单薄，修改就要增添材料，把残缺的材料增添完整，把单薄的材料增厚添实。
2.如果文稿比较臃肿，肯定是材料堆砌得过多，修改就要删减材料，删除多余的材料，减去关系不大的材料，让被材料淹没的观点显山露水。
3.如果文稿前后矛盾，肯定是材料搭配不当，修改就要比较材料，把可疑的材料核实弄清，调换有矛盾的材料，使内容、观点前后保持一致性。
4.如果文稿老套干瘪，肯定是材料不够典型新颖，修改就要提炼升华材料，把平淡的材料提炼为典型的材料，给陈旧的材料赋予新意，或换一个角度修改，使材料得到升华。
5.如果文稿缺乏说服力，肯定是材料运用的不合适，修改就要调换材料，把牵强附会的材料调换为能够充分证明观点的材料，增强可信度。
五、语言修改
语言是表达思想观点的工具。语言通顺不通顺，有没有病句，是文稿合格不合格的重要标准。唐代作家皮日休说：“百炼成字，千炼成句”。语言修改就是对文稿的字、词、句、标点符号进行反复推敲，使语言表达更加得体、准确、简洁、庄重、朴实和生动。
1.认真检查修改文稿中的错别字和不规范的简化字，确保文稿没有一个错别字和不规范的简化字。
2.用词不准，或词不达意是拟稿常见的毛病，修改首先要注意词语的选择推敲，特别要注意一些概念、术语用词的精确性，反复推敲区分同义词和近义词，尽量把晦涩难懂或生僻的词修改为通俗易懂常见的词。
3.句子修改，主要是修改病句，是把搭配不当、成分残缺、误用虚词、近义词、语序颠倒等病句修改为符合语法的句子。句子要修改得通顺流畅。
4.根据不同的文种对语言进行修改润色，尽量使语言得体、庄重、生动，具有可读性。
5.标点符号是文稿构成的要素之一，要认真修改标点符号，通过修改标点符号，准确体现语义，增强表达效果。
语言修改目的是为了准确地表情达意，所以，推敲文字不能脱离内容的需要，去孤立地雕琢文词，追求华丽。要特别注意修改那些华而不实的辞藻，要以最精练的语言文字，给人以启发和思考。
拟稿修改的内容因人而异，因文而已，拟稿人文字功底越好，拟稿就越好，修改就越少，甚至不作修改即可成文，反之，就要修改，甚至要大改。总之，修改要根据文稿的实际情况来确定，是怎么回事就怎么改，不要流入凭空揣摩抠字眼的误区。
文稿修改方式
文稿修改要讲求方式方法，方法对，修改自然会得心应手。常见的文稿修改主要有自我修改、请人修改和集体修改三种方式。
一、自我修改
初稿完成后，自己首先要进行反复修改，修改满意了再拿给别人看。保尔·拉法格在《忆马克思》书中说：马克思“绝不出版一本没有经过他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受他未完成的东西公诸于大众的这种思想。要把他没有做最后校正的手稿给别人看，对他是最痛苦的事情。……有一天他对我说，他宁可把自己的手稿烧掉，也不愿半生不熟地遗留于身后。”自己不满意的文稿不要轻易拿给别人看，拿给别人看的东西必定是改好的东西。
自我修改是一种主动的修改方式，修改的质量和效率较高，容易贯通文脉，一气呵成。自我修改主要有以下方法：
1.速看法
速看法是指拟稿完成后，通过用眼睛快速扫描全文，一目十行，迅速扑捉拟稿被忽略了的明显的错误。美国视觉家玛格丽特·利文斯说：“人的眼睛通常具备一种中心视觉，它能够帮助我们很好地观察一个物体的细节部分。（路易斯·奥特罗：《你在看什么？》，西班牙《趣味》）。通篇文字”一目十行“是快速扑捉错误的有效方法，据《梁书·简文帝纪》记载，简文帝”读书十行俱下“，却每能指出关键。
一目十行不仅仅是阅读速度，而是指一个人在阅读文字时眼睛的运动停留间隙，表面上是在看，却是在寻找文稿中最引人注意的部分，并把目光最终停留在那里，目光停留的地方就是需要修改的地方。
实际上，我们常常在展开文稿时就有”一眼就看出来了“的惊奇发现，在看文字中，使视觉追踪准确地跟踪忽略或遗漏的地方，从而达到修改的目的。
2.朗读法
朗读法就是朗读文稿，在朗读中发现问题，然后修改。我国语言学家叶圣陶在《和教师谈写作》中认为：读，对于修改文章，是”最为方便而且有效的“。他说：“修改稿子不要光是‘看’，要‘念’，就是把全篇稿子放到口头说说看。也可以不出声念，只在心中默默地说。一路念下去，疏忽的地方自然会发现……而这些发现正是修改的办法。”据说，他每次写好初稿后，总是先看几遍，然后一遍一遍地朗读给自己听，边读边寻找出最能表情达意的词句和最贴切的表达方法。
拟稿完成后，最好是诵读几遍，像读别人的文稿那样去读，别扭而不畅达的地方，就会立即显露出来，甚至有时仅凭“语感”也能发现不妥之处。一般来说，读起来不上口，或者“别扭”，那一定有毛病。读能读出不通顺的地方，读一遍改一遍，在读的过程中不断地发现问题，修改问题，直到读得朗朗上口为止。
3.启示法
启示法就是针对文稿中涉及的内容先阅读一些同类资料，获得启示和灵感的修改方法。公文拟稿内容往往涉及到一些很强的政策，必须认真对待，慎重处理。有些内容表述看似简单，修改起来却并不那么简单。比如，修改一份关于科研体制改革的文稿，需要修改的重点，主要是那些提法上与国家科研体制改革政策不太一致的地方，如果没有足够的政策水平，不去参阅同类性的资料，修改是不可能有所深度的。
公文具有同质性，阅读同类资料，可以激活僵化的思维定势，拓宽思路，开阔眼界，修改往往会收到事半功倍的效果。所以，对文稿涉及内容没有足够把握的或者有所怀疑的地方，一定要先阅读一些相关资料。
通过阅读上级文件，掌握党和国家的最新政策和法律知识，触类旁通地悟出新的见解；通过阅读相关材料，获取启示和灵感，修改出切合实际的具体措施。
启示法，实际上就是就本文稿而不以本文稿的修改方法，改定在文稿，功夫却在文稿以外，站在时代的高度上全面审视文稿的主题内容，切不可自以为是，望文生义，不作深究，随意修改。
4.比较法
比较法就是联系背景对文稿的观点和材料作比较的修改方法。事物都是互相联系的，修改一个观点或一个事实，不能孤立的修改，必须联系背景，通过比较，发现问题。比如，修改一份职代会工作报告，科研生产经营成绩怎样总结？没有背景，成绩就无法得到客观鲜明的表达。
党的十六届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》，就是站在时代背景的高度，提出了符合我国国情、顺应时代要求、凝聚人民意愿的发展目标。
任何事物都有正反两个方面，正面的意见要有反面的意见衬托，胡乔木《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“有时我们写文章话都说了，可是人家看不懂，为什么呢？常常就是因为没有背景，没有衬托，没有比较。”背景就是把现在和过去作比较，观点要有背景，事实也要有背景，那个地方需要修改？拿到背景中一比较，就能作出准确的判断，修改自然就有了用武之地。
5.暂放法
暂放法就是在拟稿完成后，不要立即修改，而是暂时放一放再修改。清代唐彪在《读书作文谱》中说：“文章初脱稿时，弊病多不自觉，过数月后，始能改窜，其故何也？凡人作文，心思一时多不能遍到，过数月后，遗漏之义始能见及，故易改也。”现代著名作家鲁迅常常把写完的稿子放上几天再拿出来修改，他说：稿子“等到成后，搁它几天，然后再来复看，删去若干，改换几字。”公文拟稿不能像唐彪和鲁迅写文章一样，写好后放上几日，甚至放上数月再改。
公文拟稿大都有一定的实效性，所以，暂放的时间不能过长。一般根据文稿的急缓程度来确定暂放的时间。拟稿完成后，如果时间允许，最好暂时放一放，在头脑冷静下来的时候再修改。
如果是急就文稿，拟完后不妨看看无关资料或听听音乐，转移一下兴奋的思绪，再看初稿，思想就会产生新的感受，新的认识，作出理智的判断，修改往往有点睛之笔。
6.抄写法
抄写法就是把草稿从头到尾再抄写一遍的修改方法。抄写是极为有效的修改方法，抄写的过程就是思路得到进一步启发，灵感得到激发的过程。列宁写作时“把稿纸一分为二，一边打草稿，另一边抄写”（娜·康·克鲁普斯卡娅：《列宁回忆录》，人民出版社）。
我国现代作家中也有不少人谈过这方面的经验，著名作家刘绍棠写作，“把写完的东西抄在白纸上，边抄边改”。据说，他所有的文稿都是经过了数次抄写修改，最后才清清楚楚誊在稿纸上。
现代办文大都使用电脑拟稿，重新抄写似乎意义不大，但是，在实践中电脑为抄写修改提供了更为便捷的手段。比如，将修改过的文稿重新存档，对照前文，就会有新的感悟。