内容管理系统主要是一个多媒体对象的知识库。然而，无论从商业还是文化角度看，它的价值体现在使内容的开发更为便利。为了做到这一点，内容管理系统必须提供应用程序模块和接口，以便为内容的开发、创建和利用提供优化的支持。依据组织处理的内容及其与处理和使用内容相关的环境，需要不同的工作流来支持。
内容丰富的组织（尤其是广播电视公司）目前是内容的主要用户，因此也是内容管理系统的主要用户。考虑不同用户组的不同需求和内容管理系统结构的工组流过程是非常重要的。认识到内容管理系统的巨大潜力并能将它方便地引入组织而不产生冲突是极为关键的。因此，分析潜在的商业过程对于内容管理系统的开发者和内容丰富的组织本身都是重要的。
每个行业和研究机构都有关于内容处理的特殊结构和工作流。各个组织虽然有所不同，但是它们基本的工作步骤大多都是相似的。除了广播电视公司和媒体生产机构外，其他使用内容管理系统来支持业务和工作过程的重要领域有电子商务系统的内容销售、教学和培训系统以及支持营销和销售活动的系统实现等。本章所给出的例子将有助于组织在考虑引入内容管理系统时应该明确的一些重要问题。
2.1谁在处理内容
在富媒体组织内（如广播电视公司、生产和后生产机构、电影制片厂、出版社、图书馆和多媒体档案室），几乎每个人都在直接或间接的处理内容。有些人生产和处理内容，也有一些专业人士会涉及与内容有关的管理和法律问题。而且，其他一些组织也越来越多地处理大量的内容，例如，营销和公共关系公司必须管理视听材料和文本材料。大的产业公司、用户公司和服务公司都拥有文档、多媒体培训和营销材料，这些文档和材料都要在企业内部进行管理。在这种环境中，对内容及其管理不再是操作的核心。而且，对需要大量的人处理的内容进行有效的管理会在诸如营销和员工发展这些领域产生优势。
在一个组织内部，各种不同的专业小组在处理和管理着内容。他们对于内容、访问内容和相关信息的要求有不同的理解，这是由于他们的角色、权利和兴趣的不同所决定的。不同的用户组有对相关内容的特殊要求。这种信息的访问和呈现一定要考虑特殊用户，有时是个人的特殊需求。处理内容的小组包括生产员工、总监、创作总监、新闻记者、编辑、工艺编辑、后期生产编辑、编目人员和档案人员，还包括只处理元数据和相关信息的行政管理人员。下文将讨论不同的用户组和他们在处理内容时的作用，讨论将结合他们在内容生产和管理中参与生产、呈现和管理任务的程度。
2.1.1生产中的内容访问
在内容创建过程的前期生产和生产阶段，对两种主要的用户组要加以区别，即“艺术家”（如制片人和导演）和“手艺人”（如摄像师、音响工程师、制片助理和编辑等）。前者关注理念和创造性的工作，包括研究工作、生产计划和剧本。在内容创建过程中，一系列关于内容对象的原始元数据被创建。理想情况是这些信息应该在内容管理系统的环境中创建。这些信息应该被保存起来，并且在内容对象的整个生命周期都与其联系在一起。而且，在生产过程中产生的信息（如生产注解）应该和内容保存在一起。起初，这类用户组对内容的访问是纯文本的，诸如剧本（自由文本）和计划文档（包括时间规划、工作计划和预算）。在生产阶段，主管和编辑也要在这个过程中审查工作。因此，他们必须能够有效地访问原素材和作注解（这些也是应该保存在内容管理系统中的元数据）。生产中的审查过程可以由非专业化的代理来完成。在这种情况下，必须确保浏览的副本能真实地表现原始材料，对内容的访问必须容易且直观。既然这个小组常常和广播电视生产工具打交道，那么应用界面应该采用类似的风格并提供类似的功能。
生产员工（如摄像师和音响工程师）产生新的内容。传统上，在生产过程中主要生产素材（即视频和音频素材）。然而，在这个阶段理想的做法是，这些素材应该加上与生产相关的元数据的注解。在原始素材的导入阶段，这种元数据就应该能被传到内容管理系统中。为了保证这个任务的工作负荷最小，内容管理系统应该能够自动检索到尽可能多的信息。例如，生产媒体可以通过设备的设置去获得，位置和时间参数可以用GPS模块得到。
在生产中稍后的阶段，编辑人员将这些素材进行编辑和润色工作，但要使用专门的设备来访问和处理素材，这个过程在内容管理系统的控制之外进行。因此，在这个工作步骤中创建素材和元数据，而在这步工作结束或偶尔在这步工作进行中必须要将创建的素材和元数据导入到内容管理系统中。这些元数据包括编辑注解和编辑决策列表（Edit Decision List， EDL）。为了提供最优化的支持，内容管理系统必须与本地的生产工具进行集成，不同工具间的结合点和接口必须要定义好。这种用户组的访问必须是直接的，而且要格外关注所生产的相关信息和素材。理想的情况是，内容管理系统的应用界面应该与本地生产工具集成以便允许在给定环境中实现无缝操作。
2.1.2文档和分类中的内容访问
在内容管理中一个核心的任务就是内容的档案化和分类，这是归档的传统任务。许多训练有素的助理、分类员和档案员处理内容深度化的文档和素材的保存。从内容进入内容管理系统的那一刻起，就要求有大量的描述信息能对内容进行搜索、查找和检索。最初的文档处理通常是由所谓助理来完成的，他在素材进入系统时就对其进行实时注释（如代理片、工作样片和原素材等）。这类用户要求能快速方便地访问内容，即任何与新来素材和浏览副本（即帧和时码准确的原素材的副本）相关的初始元数据必须即时可用。既然注解必须实时产生，那么应用界面就必须为这些用户的需要量身定做。
由档案员进行深入分类的任务也必须有内容管理系统的支持。人们要求直接对组织的文档数据库进行访问。而且，对内容详细的自由文本的描述也要在这种环境中能实现。对于连续媒体（如视频和音频），这种描述是应用时码特别指明内容的某些片断。档案员和分类员的工作可以由约束单词表或分类词汇集这样的工具来支持，这些工作通常是有针对性的，因此对不同的组织必须进行具体的实现和编写。其他先进的工具如视频分析和关键词定位也逐渐出现，它们作为辅助工具来帮助实现归档过程，可以为材料的档案提供附加的信息。然而，由于目前这些自动工具并不能提供百分之百的准确性，因此工作人员还必须对这些信息进行修正。
在这种环境中，对素材的处理在不断地变化着。迄今为止，素材都存储在物理载体上，即视频或音频磁带上。在这种情况下，归档的任务是将这些载体存储在一个可控的环境中，并且通过将逐渐受损的载体上的素材备份到新载体上来保护内容。而且，磁带格式和设备有一定的生命周期，旧的格式或许要被替换掉，因为原有的设备、备件和训练有素的操作员都不可再用。因此，备份过程也经常涉及到将素材向新载体所对应的新格式的迁移。这些备份工作要花费很大的成本，并且多媒体档案要占用大量的存储容量。在新出现的内容管理系统中采用数字化格式，这种编码格式和素材的物理载体是分离的。素材的拷贝能被在线存储在磁盘上或磁带上。这里的磁带不一定是音频或视频磁带，也可以是存储在自动化磁带库中的数据磁带。素材的实际存储和检索过程完全是自动的，这其中也包括用于保存或格式转换要求的自动备份过程。在系统中可以保存多个备份，在线存储于服务器和近线保存于磁带库。尤其是可以在任何需要的时候创建和删除在线备份。这也改变了我们对内容对象的理解。现在，一般内容对象是由它的物理载体（即磁带）来表示。将来，要想清楚地知道素材和其物理载体的位置已不太可能，因为它在系统中不同的地方会有多个副本和多种不同的格式存在。因此，内容对象的概念变得更加抽象，这对归档工作也会带来影响。越来越多的焦点将会转移到对内容对象的逻辑表示（即档案化）上，而不是媒体的物理处理上。
2.1.3内容的搜索和检索
内容的价值在于对它的开发（即表示和使用）。因此，在内容管理系统中必须能够容易地对内容进行搜索和检索。传统上这是归档的任务，它提供诸如中介研究这样的服务，搜索和检索取决于专门的文档工具（如数据库）和特殊的文档程序和语言，要求具备专业知识。随着内容的不断增长和对内容进行访问的用户的不断增长，搜索程序必须更加直观和容易处理。在内容管理系统内搜索内容的用户有记者、编辑、研究人员、营销专家，（在开放系统中）甚至还有公众。因此，搜索和检索最为重要的方面是具有简单和友好的用户应用界面、搜索结果的规范表示以及对用户角色访问权的考虑。搜索工具必须允许非结构化（即全文本）的搜索和专业数据库的搜索。此外，随着媒体处理工具的出现，将来使用诸如图像相似性检索或哼唱查询这类搜索将成为可能。因此，系统也要为这些新的搜索操作提供界面。
在结果单中内容的表示主要是文本形式的。然而，这类信息也通过原始素材高码率的副本或视频关键帧、浏览和其他视听摘要的形式变得越来越丰富了。理想情况下，搜索和结果表示的界面应该是可配置的，以适应用户组和个人用户的具体需要。选择的过程也包括粗编，它可使用户标记内容的某些部分以便进一步的处理。
搜索内容的用户应该有不同的权限用于对内容进行查看和检索。在一个专业的环境中，这种权限包括将素材副本（或被选择的部分）自动迁移到生产或广播电视设备中。有些用户可能只被允许查看低质量的副本。在网络环境中，为了防止收看的用户存储这些内容的副本，其下载的内容可能是流的形式的。
2.1.4与内容相关的管理和经营任务
在富媒体组织内，有大量专业小组处理与内容相关的管理任务。这些小组是金融计划和会计部门、法律部门以及生产和节目计划。这些人需要访问与内容对象相关的状态、成本或法律问题的所有相关数据。通常他们已经在使用特殊的应用程序和软件工具（如企业资源计划系统、数字版权管理系统和节目计划系统等）。他们对内容的查看也仅限于文档某些方面的内容对象的元数据部分。他们几乎不需要对实际内容、素材本身或任何带有元数据的视听代理的描述性信息的访问。
然而，这些用户正在产生和使用的信息的某些部分也应该存在于内容管理系统中，例如，关于具体内容对象的版权状态的说明或者能访问关于某个项目的财政摘要的说明。另一方面，与内容管理方面相关的用户或许也要从内容管理系统中获取信息，例如，关于内容生产或重用的信息就是这些用户所感兴趣的。因此，不同系统中的信息必须能够交换。或者，应该提供（限制性的）访问系统中特殊部分存储的关于内容对象的特殊信息。在这种情况下，就期望在应用水平上有一种集成的方式，即用户应该只使用一种应用程序，而第三方系统也用该程序来表示和查看信息。
2.1.5内容管理者的角色
内容管理系统目前用于协助各种用户组处理内容。它被看做是一种辅助工具来支持现存工作流并方便那些与内容打交道的用户的工作。然而，内容管理系统也改变了内容处理的方式，而且新的系统和（硬件和软件）组件需要专业的服务和维护。
既然内容管理系统包含数据库和海量存储技术、PC和服务器系统、通信网络和广播电视设备，那么就需要有掌握工作流和处理内容过程的技术全面的人员。而且，需要有人专门从事内容管理系统内的文档工作和实际的内容管理。许多与内容处理和管理相关联的内容管理任务都与传统的档案员、编目人员和广播电视工程师密切相关。然而，既然内容的处理正成为操作的核心部分，这就需要有一个内容管理者专门负责系统和存储在系统中的内容。这样一个内容管理者的关注点有两部分，其必须既关注技术和工程问题，同时也要关注内容和工作流，前者指的是系统和体系结构的技术维护，而后者涉及的是对处理过程和用户处理内容的实际支持。
不同的部门和个人都要对组织内的内容管理系统的操作负责。随着这种系统的逐渐被采用，对于系统和其内容上的一条清晰的责任线必须要建立起来，这件事应给予重视。内容管理者在这种环境中将起到重要的作用，因为他要对提供跨部门服务的系统的操作负责。不只是考虑体系结构和IT任务，内容管理者的工作也包括对内容的实际处理（即内容管理的非技术部分）。
根据系统和组织规模的大小，内容管理者的角色可能被分为实际的内容管理者或更多专注与内容相关方面的分类编辑（如素材和媒体处理、系统资源和提供等）以及与系统维护方面（如硬件，软件和网络维护）相关的内容管理系统工程师。这些新的角色如何被集成到现存的组织结构中去，将取决于在引入内容管理系统后的工作流的变化。