人们说任何一句话，都希望能够对听话人产生适合己意的作用和影响。但在社会交往过程中，由于听话对象不同，产生的作用和影响也迥然有异。听话对象的不同体现在多个方面，包括民族、地域、性别、年龄、职业、文化、修养、阅历、性格等诸多方面。同一句话，有的人能够听得懂，也有人干脆听不懂。有的人可能只听明白了本意，也有人可能听出了弦外之音；同一个意思，有人领会为褒，也有人可能领会为贬。因此，对说话者来说，要想达到某种表达效果，就必须区分接受对象。根据不同的接受对象施以不同的表达方式和表达技巧。
一、区别说话对象的艺术与分寸
春秋时郑国著名学者邓析对这个问题还专门写了一篇谈辩说形式的《转辞》，主张“依类辩故”。他明确指出：“夫言之术，与智者言，依于博；与博者言，依于豪；与贫者言，依于利；与勇者言，依于敢；与愚者言，依于说。”他的意思就是：在辩、说的时候，要区分不同对象的不同情况而采用不同的表达形式。可见区分对象对表达的重要。
区分接受对象可以从许多方面着手，主要的有：
看性别说话
性别不同，对言辞的接受也有差别。俄罗斯有一句谚语说：“男人靠眼睛来爱，女人靠耳朵来爱。”这就指出性别对于接受是有影响的。
无论是言辞涉及的内容，还是言辞表达的程度、声调都如此。
在现实生活的社交场合、会议间隙、公益活动中，人们在礼节性的互致问候之后，往往喜欢三个一群、五个一伙地聚在一起交谈。而这三个、五个的，又总是按性别组合的——男士与男士侃，女士与女士谈。
我们注意到这样一个情况：男士的话题大而广，女士的话题小而狭。一般说来，男士爱谈的是时事、政治、法律、体育、文化、社会问题、经济动向等；而女士爱谈的则是服饰、孩子、丈夫、日常经济、消费心得、风流艳闻等。说话者必须依据性别选择说话内容，努力使自己的言辞吻合接受者性别的需求。
在说话者言辞接受的程度上，一般说来，男士较能承受率直、干脆、粗放、量重的话语，而女士则喜欢委婉、轻柔、细腻、量轻的话语。说话者必须依据接受对象的性别选择自己的表达方式与程度。
在通常情况下，说话者如果是男士，而接受者又并非自己的妻子、恋人或关系很密切的姐妹，那么言辞就应当严格把握分寸，在内容上、方式上都要充分注意女性的接受特点。对一些可以向男士说的话，就不一定能向女士说；对一些可以向男士使用的表达方式，就不一定可以用之于女士。
例如，对于陌生或不太熟悉的女性就不宜轻率地询问她的年龄，也不应贸然询问他的家庭住址及家庭情况。即使对那些十分熟悉的女性，也切忌因某事而讪笑人家，也不能说其他女性的坏话。
对男性，说得随便一些、重一些、粗放一些，甚至偶尔带点骂辞、脏语，也无多大关系；但对女性就不能这样，并且涉及性、爱的话题，要力求回避。尤其是男女之间的个别谈话，以及开玩笑、逗趣之时，就更要注意区别使用适宜的言辞。
懂心理学的管理者还善于根据男女性别心理上的差异巧妙说话，从而顺利地达到自己的交际目的。
对于“老”字，男人一般觉得没多大关系；但若说某位女性年龄大、老，她会非常不悦。
冬天，在电影院里，常有年轻女观众入场后不脱帽子，影响后面的观众观看。为此，放映员多次广播：“影片放映时请不要戴帽子。”但许多人依然我行我素，不予理睬。后来，放映员干脆说：“本影院为了照顾年老体衰的女观众，允许她们照常戴帽子，不必摘下。”结果，所有戴帽子的女性全摘下帽子，因为她们都不愿意让别人认为自己是衰老之人。
看教养层次说话
教养是指接受对象的一般文化和品德水准。包括文化程度、知识积累、生活阅历、涵养气度等。教养层次不同，对说话者言辞的接受程度也不同。有些话说出来，甲听得懂，理解得了，乙就可能听不懂，理解不了。所以说话者在进行言辞表达时，要认清自己的接受对象教养层次如何，盲目表达不仅达不到说话的目的，甚至弄巧成拙，贻笑大方。
看性格说话
人各有其情，各有其性。言辞表达的内容与方式必须因人而异，符合接受对象的脾气、性格，才有可能产生“同声相应，同气相求”的效果。
性格外向的人易于“喜形于色”，性格内向的人多半“沉默寡言”。
同性格外向的人谈话，你可以侃侃而谈；同性格内向的人谈话，则应注意循循善诱。两千多年前，孔子就注意针对学生的不同性格来回答他的问题。有一次，孔子的学生仲由问：“听到了，就去干吗？”孔子回答说：“不能。”另一个学生冉求也问：“听到了，就去干吗？”孔子说：“干吧！”公西华听了有些疑惑，就问孔子：“两个人问题相同，而你的回答却相反。我有点儿糊涂，想来请教。”孔子答：“求也退，故进之；由也兼人，故退之。”（意思是，冉求平时做事好退缩，所以我给他壮胆；仲由好胜，胆大勇为，所以我要劝阻他）可见，孔子诲人不是千篇一律，而是因人而异，特别注意学生的性格特征的。日常生活、公关活动等各方面的交谈也要注意这一点。
看对方心境说话
人际交流中经常会有“言者无意，听者有心”的情况，说话不注意洞察对方的心理状态，往往会发生意外的问题。《红楼梦》第八十三回写到大观园中一个婆子教训自己的外孙女：“你这不成人的小蹄子！你是个什么东西，来这园子里头混搅！”这话恰好被黛玉听到，她误认为婆子骂她，于是大叫一声道：“这里住不得了！”直气得“两眼反插上去”。婆子的话本来是不让外孙女到大观园中来，但黛玉不这么想。
她那种寄人篱下的特定处境和心态使她产生了误会。所以同样一句话，不同的人听来感受完全不同。
看文化背景说话
随着社交范围的不断扩大，我们的交际对象也将会有不同国家、不同民族、不同地区、不同阶层的人，要适应交际的广泛性，就要考虑不同文化背景下说话的特点，使我们说出来的话与特定的文化背景协调一致。
说话中对这一分寸的掌握十分必要，比如说，与人有交际往来的时候，不考虑谈话对象的文化背景，对文化较低的人讲技术术语或满口的之乎者也，不但不能进行有效沟通，也会引起对方的反感。
二、与领导说话的艺术与分寸
与领导说话，不难有礼，难在得体。
大多数人对于上司或领导者都是非常尊重的。因此，他们在对上级领导说话时，都是很讲文明礼貌的。可以说，做到这一点不论对哪一个人来说都是很容易的。但对于他们在领导面前说出的话是否得体，是否把握了分寸，是否恰到好处，这就不是任何人都能轻易做得到的了。
那么怎样才能把握与领导说话的分寸呢？
具体地说，应注意以下几点。
不媚不俗、不卑不亢
对领导要做到有礼貌、谦逊。但是，绝不要采取“低三下四”的态度。绝大多数有见识的领导，对那种一味奉承、随声附和的人，是不会予以重视的。在保持独立人格的前提下，你应采取不卑不亢的态度。
在必要的场合，你也不必害怕表示自己的不同观点，只要你是从工作出发，摆事实、讲道理，领导一般是会予以考虑的。
尽量适应领导的语言习惯
应该了解领导的性格、爱好、语言习惯，如有些人性格爽快、干脆，有些人沉默寡言。尤其领导都有一种统治欲和控制欲，任何敢于侵犯其权威地位的行为都会受到报复。还有的领导是有奇特怪病和变态心理的人，你必须适应这一点。
选择适当的时机
领导一天到晚要考虑的问题很多，你应当根据自己问题的重要与否，选择适当时机与领导对话。假如你是为个人琐事，就不要在他正埋头处理事务时去打扰他。如果你不知领导何时有空，不妨先给他写张纸条，写上问题的要点，然后请求与他交谈。或写上你要求面谈的时间、地点，请他先约定，这样，领导便可以安排时间了。
对谈话内容事先做好充分准备
在谈话时，要尽量将自己所要说话的内容，简练、扼要、明确地向领导汇报。如果有些问题是需要请示的，自己心中应有两个以上的方案，而且能向上级分析各方案的利弊，这样有利于领导做决断。为此，事先应当周密准备，弄清每个细节，随时可以回答，如果领导同意某一方案，你应尽快将其整理成文字再呈上，以免日后领导又改了主意，造成不必要的麻烦。
要先替领导考虑提出问题的可行性。有些人明知客观上不存在解决问题的条件，却一定要去找领导，结果造成了不欢而散的结局。这是非常不可取的。
正确对待上级的批评或指责
对上级的批评或指责，对的地方要虚心接受；不对的地方要善于艺术地辩护。
晋文公一次用餐时，厨官让人献上烤肉，肉上却缠着头发。文公叫来厨官，大声责骂他说：“你存心想让我噎死吗？为什么用头发缠着烤肉？”
厨官叩着响头，拜了两拜，装着认罪，说：“小臣有死罪三条：我找来细磨刀石磨刀，刀磨得像宝刀那样锋利，切肉肉就断了，可是粘在肉上的头发却没切断，这是小臣的第一条罪状；拿木棍穿上肉块却没有发现头发，这是小臣的第二条罪状；捧着炽热的炉子，炭火都烧得通红，烤肉烘熟了，可是头发竟没烧焦，这是小臣的第三条罪状。君王的厅堂里莫非有怀恨小臣的侍臣么？”
文公说：“你讲的有道理。”就叫来厅堂外的侍臣责问，果然有人想诬陷厨官，文公就将此人杀了。
三、与下属说话的艺术与分寸
能否把握与下属说话的分寸，对领导者塑造自己的威信是至关重要的。因为领导与下属之间的沟通基本上都是建立在口头上的。要想把每一条命令或建议都写下来是不切实际的，也是不可能的。要想让下属真正地领会、欣然地接受、切实地执行自己的命令或建议，领导者必须得把握好说话的分寸。
具体做法是：
仔细考虑说话内容
领导者必须认识到，自己所说的每一件事对基层员工来说，都代表着权威。管理层级或职衔越高，所说的话就越重要。任何大公司的总裁都不会轻易发表评论。
领导者不仅要思考自己打算说什么，还要考虑下属会如何获得和理解信息，甚至还要想到接受者可能做出的反应。
注意说话方式和态度
说话的方式与内容同等重要。用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者所接收到的反应几乎总是情绪性的或是对立性的。由此领导者可以预料到听者也会以同样的方式做出反应。
因此，领导者在发出指令时，下属应该从中得到一个全面的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自以为是。
要认真思考来自下属那里的任何有意义的修改意见，以获得更理想的结果。
在下达口头指示时，领导者还必须事先预料到下属可能做出的反应。他们会提出什么反对意见？如何回答这些反对意见？如何把无聊的抱怨与合理的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？如何让这个人在会议中处于“中立状态”？
选择好谈话地点
在传递口头信息时应该考虑的一项重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？领导办公室是传递信息的最安全场所。这里是领导权威的最强象征。对于下面这些信息来说，领导者选择办公室作为交谈地点是十分恰当的：新的指示、程序的变化、需要解决的问题以及对下属进行的批评。
还有很多情况下，领导到下属的办公桌前或办公室里交谈更为恰当。比如，下属可能拥有进行讨论的数据和资料，领导不希望打断下属的工作。如果你希望表扬下属或对他表现出特殊的认可，到下属的办公室或办公桌前驻足交谈也是一个好办法。
领导可能希望相互之间交流显得更随意。在大厅或饭厅里碰到下属，向他发出你的信息或指令，就好像一切均在不经意的时候发生的。
当需要向很多下属传达指示或指令时，就需要使用会议室了。
四、与同事说话的艺术与分寸
办公室的是是非非每天都在发生着，你可能是个很有正义感的人，忍不住要挺身而出“匡扶正义”，也可能你是个外向型的人，眼里看不惯嘴里要说出来，也可能你是个“事不关己，高高挂起”闲事少管的人……不管你是个什么样的人，你都得要和同事们日复一日年复一年地相处下去。这就需要你掌握一些与同事说话有分寸的招法，在他们中间塑造一种受欢迎和受欣赏的说话形象和风格，以便使身边的同事不至于小看你或者抓住你的某个话柄找你的麻烦。
把握以和为贵的原则
在中国的处世哲学中，中庸之道被奉为经典之道，中庸之道的精华之处就是以和为贵。同事作为你工作中的伙伴，难免有利益上的或其他方面的冲突，处理这些矛盾的时候，你第一个想到的解决方法应该是和平相处。毕竟，同处一个屋檐下，抬头不见低头见，如果让任何一个人破坏了你的心情，说不定将来吃亏的是你，而不是别人。与同事和睦相处，在上司眼中，你的分量将会又上一个台阶，因为人际关系的和谐处理不仅仅是一种生存的需要，更是工作上、生活上的需要。所以，与同事说话尽量不要说伤害和气的话。