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第89章 涉外宴请的基本程序

涉外宴请的程序比较复杂,其过程也较讲究。从确定宴请的目的、名义、对象、范围、形式以及宴请的时间、地点,到邀请、订菜、席位安排、现场布置、餐具准备以及宴请现场工作,都不能允许有稍许遗漏差错。下面分别介绍其基本程序。

1.确定宴请的目的、对象、范围与形式

★宴请的目的可为某人,也可为某事,如为代表团来访,为庆祝节日、纪念日,为会议的开幕、闭幕,为饭店、商店的开业等。在国际交往中,还根据某种需要举办一些日常的宴请活动。

★确定邀请对象应考虑主、客身份对等。如宴请来访的外宾团组,主人的职务和专业应同团长对等对口,身份低使人感到冷淡,规格太高则无必要。日常交往宴请可酌情以个人名义或夫妇名义出面邀请。

★邀请范围是指请哪些人,请到哪一级别,请多少人,主人一方请什么人出来做陪。这要考虑多种因素,如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我方的做法等,然后再草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼,以及对方是否有配偶都要弄清。多边关系还要考虑政治关系,尽可能避免邀请政治上相互对立国家的人员出席同一活动。

★宴请形式一般按照当地的习惯做法。正式、规格高、人数少的以宴会为宜,人数多则以冷餐会或酒会更为合适,妇女活动多用茶会。

2.确定时间、地点

★宴请的时间应适合主、客双方。注意不要选择对方的重大节假日和有重要活动或有禁忌的日子。小型宴请应首先征询主宾意见,最好相机当面或电话约请。主宾同意后,才可以约请其他客人。

★对宴请地点的选择,官方正式隆重的活动,一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行,其余则按活动性质、规模和主人意愿及实际情况而定。举行小型正式宴会,如可能,可在宴会厅外设休息室,供宴会前作简短叙谈用,待主宾到达后一起进宴会厅入席。

3.发邀请信和请柬

宴请活动,一般均发请柬,这既是礼貌,也供客人备忘用。便宴约妥后,也可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。有些国家,邀请最高领导人作为主宾参加活动,需单独发邀请信,其他宾客发请柬。

★请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号,其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名(其姓名写在请柬信封上),主人姓名放在落款处。请柬格式与行文方面,中外文本的差异较大,注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写,手写字迹要美观、清晰。

★请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬,我国国内如遇此种情况凭请柬入场的场合需每人一张。正式宴会,最好能在发请柬之前排好座次,并在信封下角注上席次号。请柬发出后,应及时落实出席情况,准确记载,以便调整席位。

★请柬一般提前一周到二周发出。已经口头约妥的活动,仍应补送,在请柬右上方或下方注上“To remind”(备忘)字样。需安排座位的宴请活动,应注上被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R.S.V.P(请答复)法文缩写字样,并注明联系电话,也可用电话询问能否出席。

★请柬的几种格式:

正式宴会请柬:

例一:

为欢迎×××州长率领的美国×××州友好代表团访问杭州谨订于××××年×月×日(星期×)晚×时在××饭店××阁举行酒会

敬请光临

R.S.V.P

×××省人民政府

例二:

为××××先生谨订于××××年×月×日(星期×)晚×时在××宾馆××楼举行宴会

敬请光临

××××公司

总经理××

普通请柬:

谨订于××××年×月×日(星期×)晚×时在××饭店举行宴会

敬请光临

敬请回复

电话:××××××× ×××(主人姓名)

4.订菜

宴请的酒菜根据活动形式和规格,在规定的费用标准以内安排,选菜主要考虑主宾的喜好和禁忌。如个别人有特殊需要,也可以单独为其上菜。菜肴道数和分量都要适宜。在地方上,宜用有地方特色的食品招待,用本地产的名酒。不能以个人认为名贵的菜招待客人。无论哪一种宴请,事先均应开列菜单,并征求主要负责人的同意。宴会可印制或书写菜单,菜单一般1桌2份,至少l份。

5.席位安排

正式宴会一般均排座次,也可只排部分客人的座次,其他人只排桌次或自由入座。在入座前通知到每一个出席者,现场应有人引导。

★按国际惯例,桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。桌数较多时,要摆桌次卡。同一桌上,座次高低以离主人的座位远近而定。外国习惯,男女穿插安排,以女主人为准,主宾在女主人右上方,主宾夫人在男主人右上方。

★在排座次前,要把主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除此以外,在具体安排座次时,还需要考虑其他实际情况。适当照顾身份大体相同、使用同一语言,或属同一专业的,可排在一起。翻译一般安排在主宾的右侧。在许多国家,翻译不上席,只安排坐在主人和主宾的背后,以便工作。

★遇特殊情况要灵活处理。如遇主宾身份高于主人,为表示对他的尊重,也可以把主宾摆在主人的位置上,而主人则坐在主宾位置上,第二主人坐在主宾的左侧。如果本国出席人员中有身份高于主人者,可以由身份高者坐主位,主人坐身份高者左侧。主宾有夫人,而主人的夫人又不能出席,通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席,也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。

★座次排妥后着手写座签。我方举行的宴会,中文写在上面,外文写在下面。可打印,也可用钢笔或毛笔书写,字不能太小,以便于辨认。便宴、家宴可以不摆座签,但主人对客人的座位要有大致安排。

6.现场布置

宴会厅和休息室的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应严肃、庄重、大方。

★宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌。两桌以上的宴会,桌子之间的距离要适当,座位之间的距离也要相等。如安排有乐队演奏席间乐,不要离得太近,乐声宜轻。宴会休息室通常放小茶几或小圆桌,与酒会布置类同。如人数少,也可按客厅布置。

★冷餐会的菜台用长方桌,通常靠四周陈设,也可根据宴会厅情况,摆在房间的中间。如坐下用餐,可摆四五人一桌的方桌或圆桌。座位要安排足够,以便客人自由就座。

★酒会一般摆小圆桌或茶几,以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可以在四周放些椅子,供妇孺体弱者就座。

7.准备餐具

★应按人数和菜肴的道数准备餐具。餐桌用品要保持清洁卫生。餐巾、桌布应清洁熨平。酒杯、饮料、碗碟、筷子、刀叉应洗净擦亮。应准备足够每道菜撤换用的菜盘。

★中式餐用筷子、匙、碗、盘、小碟、酱醋碟等。饮料杯放在菜盘前,右上方放酒杯,酒杯数和种类应与所上酒的品种相同。餐巾折成花形插在饮料杯中,或叠放在菜盘上。宴请外宾时,除筷子外,应放上刀叉。酱、醋等佐料通常一桌两份。公筷、公勺应备有筷、勺座,一般有两套,分别摆在主人和第二主人面前。餐桌上应备有牙签。

★西餐的餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀(刀口有锯齿,用于切牛排、猪排)、奶油刀、水果刀。叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉。匙有汤匙、菜匙等。杯的种类更多,茶杯、咖啡杯应为瓷器,并配杯托;饮料杯、酒杯为玻璃制品,不同的酒使用的酒杯规格亦不相同;几道酒就配有几种酒杯。西餐具的摆法是:正面放食盘(汤盘),其左侧放叉,右侧放刀,上方放匙(汤匙及甜食匙),再上方放酒杯,右起分别为烈性酒或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯和饮料杯。餐巾插在饮料杯内或摆在食盘上。面包奶油盘在左上方。吃正餐,刀叉数目应与菜的道数相等,按上菜顺序由外至里排列,刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时,一并撤去使用过的刀叉。

8.宴请现场的礼宾工作

★主人应在门口组成迎宾线迎接客人。其位置在客人进门存衣以后进入休息厅之前。同客人握手后,由工作人员引客进餐前休息室,或者直接进入宴会厅,但不入座。休息室内有相应身份的人员照料客人。主宾到达后由主人陪同进入休息室与其他客人见面,然后准时进入宴会厅,全体客人就坐,宴会正式开始。

★正式宴会一般要致辞,可由主人在用甜食前先讲话,再由客人讲。一般宴会可在客人入席后即致辞。冷餐会和酒会讲话时间则更灵活。用完水果,主人、主宾起立,宴会结束。

★外国人的日常宴请在女主人为第一主人时,往往以她的行为为准。入席时女主人先坐下,并由女主人招呼客人开始就餐。餐毕,女主人请全体女宾一起退出宴会厅,然后男宾起立,尾随进入休息室。男女宾客在休息室会齐,再上茶(咖啡)等饮料。主宾告辞,主人应送至门口,然后与其他客人握别。

★家宴比较随便。客人到达,主人主动趋前握手,如主人正与其他客人周旋,则客人应前去握手问好。餐毕即可陆续告辞。通常男宾先与男主人告别,女宾与女主人告别,然后交叉,再与家庭其他成员握别。

★礼宾人员应提前到现场检查落实准备工作。如是宴会,事先将座签及菜单摆好。座签置于酒杯前或平摆于餐具前方,不能放在餐盘内。菜单放在餐具右侧。

★宴会前要落实讲稿。一般双方事先交换讲稿,举办宴会的一方先提供。代表团访问,欢迎宴会由东道国先提供讲稿;回请则由代表团先提供讲稿。现场译员应事先商定。