第一节会议方案
一、会议方案的概念
会议方案，是为使会议顺利进行、并取得完满的结果，在会议召开前，对整个会议整体部署，做出的方案。
二、会议方案的特点
会议方案有很强的计划性、具体性和可操作性。
三、会议方案的分类
根据会议规模不同，会议方案可分为有一般会议方案和大型会议方案。
四、会议方案的写作格式和注意事项
会议方案，常常由标题、正文和落款三部分构成。
1.标题
常是召开机关＋事由（或会议名称）＋文种，或省略机关即事由（或会议名称）＋文种。
2.正文
正文内容，主要包含开会缘由、会议名称、会议时间、地点、会期、会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况等。
3.落款
落款签署发文所在的机关部门和日期，如果已在标题中标明，则省略不写。
五、范例
（一）一般会议方案
××机械厂关于召开职工教育工作会议的方案
××市机械局：
为了贯彻落实****中央、******《关于加强职工教育的决定》，我厂定于5月10日至15日，在厂招待所召开职工教育工作会议，特制定会议方案如下：
一、会议目的。认真学习****中央、******《关于加强职工教育工作的决定》，传达省市教育工作会议精神，结合我厂实际情况，制订加强职工教育的规划，研究落实中青年职工的“双补”教育工作。
二、会议规模。主管教育工作的厂党委书记、厂长；厂部有关科室负责人、工作人员；各分厂主管教育工作的负责人；各车间主管教育工作的主任；工会、共表团各级主管教育工作的负责人，共58人。
三、会议日程。5月10日，传达省市教育工作会议精神，学习****中央、******《关于加强职工教育工作的决定》。大会传达后，分组讨论，吃透上级精神，提高认识，端正态度。5月11日至15日，结合我厂实际情况制订加强职工教育规划，研究落实“双补”教育任务，解决“双补”教育中的各种实际问题。
四、会议采取大小会相结合的方法进行。10日上午举行开幕式，大会传达上级会议精神及中央文件，由党委书记×××作动员报告。15日下午举行闭幕式，宣读我厂加强职工教育规划，部署开展“双补”教育任务和措施。
五、会议准备工作。厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志，用半个月时间通过调查研究，上下结合，写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展“双补”教育工作的实施方案，并制订出加强职工教育工作五年规划（草案），拿到会议上讨论修改。
六、会议经费。为了集中精力开好会，所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。（略）
七、请局领导参加我们的会议，并请分管教育工作的×××局长在开幕式上讲话。关于讲话稿的撰写，将派专人面谈。
以上方案，当否，请批示。××机构厂（公章）××××年×月×日
（二）大型会议方案
××学校××周年庆典大会工作方案
总负责：××校长
总协调：××
一、需要各部门配合保障的工作：
1.由后勤集团（电工班）确保会议用电供应，确保不中断供电，并有预备方案；
2.由校保卫部负责交通引导与管制，做好大会的保安工作；
3.由宣传部负责联系校外新闻媒体对大会进行报道，并派出本校记者照相和报道；
4.由教务处派出我校电教人员对大会进行录像；
5.由校医院在校区建立医疗急救及医疗服务保障点；
6.如果出25日前下雨，请后勤保障组作出预案，确保会场内椅子在场地上能安全摆放；
7.后勤保障要加强通讯保障，采取措施，确实保证通讯畅通；
8.后勤保障组要确保23日能够提供给领导、贵宾和嘉宾的校庆资料袋并送达宾馆和图书馆；同时发放到各学院和各单位。
二、会议的组织：
（一）郭××同志为主负责和协调的工作
1.由郭××同志负责大会的总体协调，李××同志配合；
2.在10月15日前由李××同志负责、黄××、××等配合完成会议议程、会议主持词、各种代拟稿、庆典大会前播音稿的修订工作（相关人员配合）；
3.协调、安排男女播音员在大会上宣读贺信和庆典大会前播音的工作（相关人员配合）；
4.向庆典公司提供各种标语和庆贺文字（相关人员配合）；
5.联系××市批准挂气球或者指导庆典公司挂庆贺标语（相关人员配合）；
6.大会开始前10分钟发布学生进入指令给学生处，要求要组织好学生有秩序进入（相关人员配合）；
7.台下会场内各种金球、气球和标语的安排与监控（相关人员配合）；
8.完成庆典大会各块观众示意图，公布庆典大会座位安排图（相关人员配合）；
9.在10月15日前提出学校邀请的参会人员报到与接待工作方案，完成报到与接待的布署工作（相关人员配合）；
10.安排庆典大会会场礼仪队总体工作（相关人员配合）；
11.负责现场用电的协调与保障工作（相关人员配合）；
12.组织好在图书馆内部的报到与接待引导工作，并且注意引导嘉宾和领导进入会场（相关人员配合）；
13.在10月22日由××负责组织庆典大会的第一次预演；
14.大会期间负责协调台下发生的各种情况；
15.大会期间负责与保卫部的协调（相关人员配合）；
16.安排好会议的照相、录像以及校外新闻记者；（相关人员配合）；
17.做好与庆典公司联系、沟通与对接的工作（相关人员配合）；
18.做好与庆典公司经费结算工作（相关人员配合）；
19.由负责联络学校领导和其他联络工作；
20.落实如果下雨台下的预备方案（相关人员配合）；
21.与气象部门联系掌握气象情况（相关人员负责）；
22.在10月8日前由相关负责人与有关公司一起选定大会使用的《国歌》、《歌唱祖国》音乐和歌片；10月9日开始负责组织学生学唱《国歌》和《歌唱祖国》；负责组织50名学生礼仪队员参加庆典大会的迎宾和礼仪工作。
（二）由××同志为主负责和协调的工作
1.由林秋生同志负责台上位置的排名（相关人员配合）；
2.向庆典公司送各种桌牌的文字要求（相关人员配合）；
3.完成主席台和台下贵宾区桌上各种材料的摆放，检查桌牌文字（相关人员配合）；
4.15日前完成庆典大会前播音稿的初稿；
5.负责协调各联络小组的工作，提出要求，汇总信息，负责与宾馆接待小组反馈来宾信息（相关人员配合）；
6.汇总各联络小组的报到信息，及时向校副书记发出庆典大会开始的请示，9：10要报告一次（相关人员配合）；
7.监督大会期间音响和音乐的正常播放（相关人员配合）；
8.负责协调会议开始后主席台上的各项议程和各种突发的情况（相关人员配合）；
9.由×××同志负责策划、组织、完成捐赠表彰大会的议程内容（相关人员配合）；
10.安排好服务捐赠表彰议程的礼仪队工作（相关人员配合）：
11.学校邀请的台上和台下各类领导、贵宾的资料袋发放，注意与各联络组、宾馆对接（相关人员配合）；
12.学校邀请的台上和台下各类领导、贵宾的车辆通行证制作与发放（相关人员配合）；
13.落实如果下雨主席台的预备方案（相关人员配合）。
三、由学校邀请的领导、嘉宾和校友代表位置安排方案（相关人员配合）；
1.台上贵宾区的排位（由副省级以上来宾构成，约30人）；
2.台下贵宾区的安排（由高校代表、境外嘉宾和校友代表、国内嘉宾和校友代表、校领导和原校领导、离退休老同志代表组成，约430人）；
3.检查桌子和椅子要符合要求（相关人员配合）。
四、由学院邀请的校友、学院和各单位组织参会的教职工的位置1000人安排方案（由×××提出方案学生处落实）：
1.各学院邀请的校友700人会场位置安排；
2.各学院、各单位教职工代表300人会场位置安排；
3.10月24日配备1000张椅子到位（学生处）（相关人员配合）；
五、庆典大会学生观众的位置安排与组织（由程文忠同志负责10月10日前完成方案，由林志凯同志配合）：
1.规划好庆典大会学生的位置，做好所有参加庆典学生的组织与安排；
2.组织好学生预备观众（足够人数），在庆典大会开始前，组织学生预备观众进入台下嘉宾区、校友区、教工区的空位；
3.组织好全体学生按照统一指挥，有秩序的入场和退场。
六、各学院邀请的校友、来宾报到区的安排（相关人员配合）：
1.在10月15日前完成各学院校友来宾报到区的帐篷规划分布图交校庆办阮树强处发布；
2.在10月22日前完成报到帐篷的布置并交给各学院；
3.在10月15日左右开协调会（相关人员配合）。
七、学校邀请的领导、贵宾、嘉宾报到点与休息区的规划与布置（相关人员配合）：
1.×××同志负责林林配合完成以上报到点与休息区的规划（包含校庆氛围布置）要求；
2.×××和××同志共同负责确保在10月22日前完成布置。请图书馆配合；
3.由××同志负责供应会议的茶水和矿泉水（由×××同志跟踪检查贵宾、嘉宾和会议茶水、矿泉水的配给）。
八、各项工作要准时到位，确保大会顺利进行：
1.工作要尽量提前完成；
2.工作要细致到位；
3.各项工作要互相配合；
4.每个部门、每个人的工作都要到位。
第二节会议通知
一、会议通知的概念
会议通知，是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的一种常见应用文体。
二、会议通知的特点
会议通知运用广泛，几乎各行各业都会用到。其次，会议通知的内容事项，一般比较完整齐全，具体确切，对与会者起到告知作用。
三、会议通知的分类
根据会议的性质和内容，可将会议通知分为行政性会议通知、经济性会议通知以及学术性会议通知。
四、会议通知的写作格式和注意事项
会议通知，写作比较简单，一般由标题和正文两部分即可。
1.标题
就是形式形式是事项告知作用，因此——Page 357标题有两种形式，一种是直接事由＋文种，另一种标题形式就是制发机关＋事由＋文种，受文者可以是机关、单位、部门，也可以是个人。
2.正文
正文，要写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员以及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式及其他事项。
此外，撰写会议通知，需要注意：
一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，次种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。
五、范例
（一）行政性会议通知
卫生工作会议通知
各街道党工委、办事处，区级有关部门：
经区委、区政府研究，定于××年××月××日召开20××年××区卫生工作会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：
贯彻落实全省、全市卫生工作会议精神，总结我区去年卫生工作，部署20××年全区卫生工作。
二、会议时间：
20××年1月12日（星期四）下午2：00-2：20签到，2：30准时开会。
三、会议地点：
区机关食堂二楼。
四、参会人员：
1、邀请市卫生局领导；2、区委、区政府、区人大、区政协分管领导；3、区爱卫会成员单位分管领导；4、各街道分管副主任及卫生干事；5、区卫生局各直属单位党、政负责人。6、爱卫工作“十佳单位”和“十佳社区”。
五、会议要求：
请参会人员安排好工作，准时参加会议。
××区人民政府办公室
20××年×月××日
（二）经济性会议通知
经济工作会议通知
××大学将在2003年12月17日-18日承办第三届“WTO、中国和亚洲经济”会议，此次会议由××商学院主办、××大学国际经济研究中心、××银行以及××大学协办。希望能与世界各国的学者共同研究、交流中国入世之后如何发展与亚洲及世界各国经贸关系这一涉及中国和亚洲未来发展的课题，以促进相关领域的广泛学术交流和深入合作有研究。
学术研讨议题和领域：
中国加入WTO对策及其他国家经济的影响，尤其是对其他亚洲经济体的影响；
中国和其他亚洲经济体之间的贸易和投资关系、竞争以及相互依赖；
发展中国家所面临的与WTO相关或不相关的贸易问题；
亚洲危机之前、期间和之后的中国和其他亚洲经济体；
中国和其他亚洲经济体的贸易和货币政策；
WTO与发展中国家。
会议时间安排：
回执：2003年5月10日前
提交论文摘要或初稿：2003年7月10日前
提交论文成稿：2003年11月10日前
报到：2003年12月16日
会议：2003年12月17日至18日
会议语言：英语
执行主席：中××大学商学院×××院长
联络人：×××××
地址：××××××××邮编：××××××
联络电话及传真：××××××××
E-mail：××××××××
大会网页：××××××××××××××
注意：请用英文写论文摘要，控制在500-2000字之间。论文摘要要附在回执上一并寄回。同时将电子版发回到大会电子信箱中。
供稿：××
××××年×月×日