（３）用词要恰当
“你是骗子”、“你太没有信用”等话会严重刺伤对方。只要评论事实即可，即使是对方没有信用也不能如此当面斥责。此外，千万不要以贬义词为下属的将来下定义。“你这人以后不会有多大出息”、“你这样做都没有人敢娶你”、“你实在不行”等之类的话，领导是不该也不能说的。应该以事实为根据，就事说事，就下属目前的情形而论，不要否定下属的将来。
批评下属有时是不得已而为之的，但该批评时就得批评，只要就事论事、批评在理、用词恰当，这样的批评方式，下属还是能虚心接受的。
学会两头赞扬，中间批评
—位哲人曾经说过：“冷淡的称赞要比猛烈的批评更令人惭愧。因为批评你的人往往会被看做是有偏见和敌意；而冷淡地称赞你的人则往往被看做是朋友，只是他乐意称赞却找不出什么值得一赞的。”
戴尔·卡耐基曾给他的学员们讲述，他是如何用赞扬的批评来帮助自己的侄女的。
他说道：“我的侄女约瑟芬·卡耐基来到纽约给我做秘书时，那年她才19岁，从中学毕业刚３年，工作经验等于零。现在，她可以说是西方国家最熟练的秘书之一，但是在开始时，只能说她是可以提高的。一天，当我正要批评她时，我对自己说：‘稍等一下，戴尔·卡耐基。你在年龄上比约瑟芬大两倍，在工作经验上多一万倍，你怎么能期望她具有你的观念、你的判断力、你的能动性？尽管这也只是普普通通的能力。再稍等一下，戴尔，你在19岁时是怎么干的？记得你犯下的愚蠢的错误、办的傻事吧？记得你做的这个……做的那个……
“思考了一番后，我诚实、公正地得出结论，约瑟芬的平均工作成绩比我在19岁时的平均成绩要好，我很内疚地承认约瑟芬没有为此得到多少表扬。
“因此，以后我每当想让约瑟芬注意错误时，都会先说这样的话：‘你出了个错误，约瑟芬，不过老天知道，比起我曾经犯过的许多错误，你的要轻得多。你不是生来就精明的，这只能从经验中产生，而你比我在这个年龄时好多了。我对自己所做的蠢事、傻事很感内疚，因而并不想批评你或别人。不过，如果你这样做，你觉得是不是更明智些？’”
卡耐基认为：“如果批评者在开始的时候就谦卑地承认自己也并非没有缺点，那么听他述说错误也就不那么逆耳了。”
事实上，批评只有被对方从内心上接受才是有效的。这就意味着，批评虽然有道理，但不等于完全会被对方接受。心理学家通过研究发现，人类在接受批评时的最主要的心理障碍，是担心批评会伤害自己的面子，损害到自己的利益。为此，在批评之前要帮助对方打消这个顾虑，这样才能将批评听进去。打消顾虑的比较好的方法，就是先表扬后批评，亦即在肯定对方成绩的基础上再对他进行适当的批评。
美国前总统卡尔文·柯立芝也是通过熟练地运用这种做法，来达到批评对方，帮助对方改正错误的最佳效果的。
柯立芝生性沉默寡言。但是，有一天，他在总统的私人办公室对自己的一位女秘书说：“你上午穿的那套衣服很漂亮，你是一个很有魅力的女子。”
那位女秘书红着脸，不知所措。柯立芝接着说：“好啦，别愣在那儿了，我这样说只是为了让你高兴。从现在起，我希望你对标点符号能再稍微注意点。”
柯立芝高明地运用了心理学原理。在批评之前先对对方的优点进行表扬，这样做可以使人更容易接受接下来的批评。
在批评他人的时候，西方的一些管理者也主张使用这种“三明治”的方式——在批评别人时，先找出对方的长处并赞美一番，然后再提出批评，而且力图使谈话在友好的气氛中结束，同时再使用一些赞扬的词语。这种两头赞扬、中间批评的方式，很像三明治这种中间夹馅儿的食品，故以此为名。用这种方式处理问题，对方不会太难为情，这也减少了因被激怒而引起冲突的可能性。这种方法在很多情况下都是比较有效的，其优点就在于由批评者讲对方的长处，起到了替对方辩护的作用。
比如说对方的能力、为人、工作是否努力等方面，有很多可以肯定的地方，批评者如果视而不见，对方可能会觉得这样不公平，认为自己多方面的成绩或长期的努力没有得到应有的重视，而一次失误就被抓住，大概是对方专门和自己作对。而批评者首先赞扬对方，就能避免对方产生这种误会，表明对对方工作的承认，使他知道批评是对具体事而不是对人的，对方自然也就会放弃用辩解来维护自尊心的做法。
有的人认为先说赞扬的话，再批评，带有操纵人的意味，用意过于明显，所以不喜欢用。这种说法也有一定的道理，因为当领导找来某人后先是热情地表扬他时，他根本听不进领导的表扬，他只想知道，另一棒会在什么时候打下来——表扬之后有什么坏消息降临。所以在更多的时候，许多领导都把表扬放在批评之后。当我们用表扬结束批评时，人们考虑的往往是自己的行为，而不是领导的态度。以下是正确、错误的两种说法。
正确：“我相信你会从中得到窍门——只要坚持试一试。”
错误：“你最好马上就改进，要不然就别干了。”
在批评结束时对下属表示鼓励，让他把对这次批评的回忆当成是促使自己上进的力量，而不是一次意外的打击。此外，还应该让对方知道，虽然他屡次在某件事上处理失当，然而你却尊重他的人格。为了把你的尊重传达给对方，适度的赞美和工作上的认同是必要的，否则只是针对对方的某项缺失提出批评，容易让对方感到不受尊重，从而心怀不平。
许多成功的管理者在批评下属的时候，都注意采用刚柔并济的方法。
据说，某人进入一家公司服务，这家公司是由个人承包的企业，它的承包人是一个脾气很暴躁的人。他在批评下级的时候，通常都是声色俱厉、毫不留情，令下属简直无地自容。但是，批评到最后，他的表情会突然来个一百八十度的大转弯，和颜悦色地说：“你到底是怎样弄成这个局面的？”这时，下属就会立刻感到无比温暖。
这位经理真是把批评的艺术掌握到了炉火纯青的地步！他虽然要求很严格，但是很得下级的敬重。这是因为他懂得一张一弛、相得益彰的道理。
以退为进的批评术
生活中，当一个人犯了错误而我们又希望他能够及时地改正时，与其苦口婆心地劝说，或者声色俱厉地指责，还不如用表扬的方式，让对方在羞愧中自己改正。
陶行知做校长时，就是通过这种方式，使一个顽劣调皮的学生王友主动承认错误，并且请求校长处罚自己。
有一天，王友在下课时，在教室里用泥巴砸同学，这件事正好被从此经过的校长陶行知看到了。陶行知当时并没有批评王友，而是让他下课后到自己的办公室里去。
放学后，王友心惊胆战地来到了校长办公室，低着头，一言不发。这时，从外边进来的陶行知连忙塞给了他一块糖，说道：“来，奖给你一块糖，因为你准时到办公室来了，而我却迟到了。”
王友很小心地接过糖果，不知道校长到底要干什么。
就在他疑惑的时候，陶行知又塞给了他一块糖，说道：“再奖励你一块糖。当我不允许你再打同学时，你马上住手了。你这么尊重我，我应该奖励你。”
此时，王友手里拿着两块糖，更加不知所措了。
“再奖励一块。我调查过了，你用泥块砸那些男生，是因为他们不守游戏规则，欺负女生。你砸他们，说明你很善良正直，有跟不良行为作斗争的勇气，应该奖励你！”说着，陶行知又塞给了王友一块糖。
到了这时，王友既为自己砸同学的过失而内疚，又为校长这种尊重人格的教育方法而感动。他哽咽着说：“校长，我错了……不管怎么样，我都不该打人，何况……他们不是坏人，他们是我的同学啊。您就……打我两下，惩罚惩罚我吧……”
陶行知听到王友这么一说，微笑着说：“你能够正确认识错误，再奖励你一块。可惜我只有这一块糖了，我看我们的这次谈话也应该结束了。”
说完，陶校长快步走出了办公室，留下王友独自在那里发愣。
其实，我们小时候就已经知道了很多道理，比如，不准打人，不准辱骂同学，要尊重师长之类的道理。因此，生活中很多人在这方面犯错误，不是他们不懂，而是由于其他的原因引起的。在对这些人进行说服教育时，不必给他们讲大道理，因为这样会让他们反感，反而不利于实现自己的目的。最明智的方法就是运用以退为进的方法，表扬他们，让他们通过思考自己该不该受表扬，从而认识到自己的错误。
可以说，这种方法是很有效的，它能够让对方在充分认识自己错误的基础上，接受我们的批评教育。