书城管理赢在管理:有效管理的58个细节
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第9章 提高效率的前提是时间的管理与利用(2)

→做任何决策时都别怕浪费时间,但是,做任何决策的时候,都不要浪费时间。

Part 16 时刻反省自己的时间管理策略

时间是大于金钱,等同于生命的,所以说,时间是宝贵的,因为没有了时间,没有了生命,也就不会在存在任何的拼搏,人生的意义也就消失了。

在任何时候,每个人都要时刻的反省自己对时间的管理策略,如果一直停留在对时间最原始的管理上,这样的结果无非是在浪费自己不多的时间,因为,随着时代的快速发展,人类的思维也会跟着进化,而一直保持原样不动思维的人,就像是“人身猿脑”一样,从外表看来是进化了,但是正真的本质却并没有进行改变,而思维一直是所有事物的前驱,所以,没有进化的思维就相当于没有进化。

对于时间,每个人所拥有的分量都是相同的,但是,面对成功,每个人所拥有的却是不相同的,而针对每个人对成功不同的“股份”,区别在于合理和浪费。

做为一个管理者,就要学会时刻反省自己的时间管理策略,因为时间所涉及的范围很广泛,如果不小心误踏禁地,就会出现很多无法弥补的错误。

时刻反省自己的时间管理策略,不仅可以减少自己对时间的浪费,还可以使自己找出多余的夹缝时间,然后利用夹缝时间做更多有意义的事情。

对于一个管理者来说,任何多出的时间都会是一笔意想不到的财富,因为时间本身也是一种财富。

【案例解析】

在企业的管理中,什么事项是最浪费时间的?

针对这个问题的答案,有百分之八十的人都感同身受——会议,这是一个鲜明的词语,如果你现在拿着它在众人的面前晃一下,可以就会看到多数的人都无耐的摇摇头,对于这种反映状况,某企业的财务经理深有体会。

财务经理每次开会的时候,都会通知各部门的财务主管进行讨论(即便有些财务主管根本就不需要参加),针对会议的问题,每个主管都会发表自己的意见,但是意见往往都和内容不符。并且,一些主管在陈述“文不对题”的问题时,会顺势拉长会议的时间,使处于会议中的人不得不“埋头苦听”,但是,所处的状态却是“身在朝野心在汉”。面对这样的情况,财务经理深感会议的不易,但是因为怕一些财务问题会是每个人都会遇到的,因而才会找大家一起商量。

后来,财务经理在一次座谈会中,非常诚恳的问大家对会议的看法,没想到大家都觉得会议浪费时间,面对这样的情况,财务经理才感觉到自己的安排确实存在问题,而且还应当马上解决,于是,就针对会议问题,财务经理做了仔细的研究,最后终于想到了两全齐美的方法,既不会耽误与会议内容无关的主管的时间,也能顾全所有人的感受。

原来,财务经理把会议做成了“活性”会议,即他把每次会议必须要参加的人以布告的形式列出来,然后注明会议将集中讨论的问题,告诉需要听此问题或要加入讨论的人员,可以在指定的时间地点,进入会议室进行探讨。

当财务经理实施了这样的方法后,让每个人能在合适的时间,找到合适的事情做,快速的提高了公司的效益。财务经理的这一举动不仅约束了自己的时间,也管理了别人的时间。

●从案例中,我们可以看出,财务经理最先的做法出现了很大的漏洞,他要求每个主管参加会议,可是会议最后的结果却是他没有想到的。浪费了自己的时间,也浪费了别人的时间,可以讨论的结果却还是“零”,这样的结果其实是很讽刺的,但是,由于管理的误区,这样的情况在企业中却是时常发生的。

但是,值得庆幸的是,这位财务经理懂得如何反省自己的管理,在知道自己管理出现故障的时候,可以及时的改变自己的策略,从而进行新的部署,使浪费减少到最低。

尤此可见,学会时刻反省自己的时间管理决策是多么重要的一件事情。

对时间管理是否恰当关系着自己的时间利用,而对时间管理决策是否妥当,关系的却是下属的时间。企业发展需要不断的时间扩展,因此,做为一个管理者,就要时刻的反省自己的时间管理策略是否可行,以此来减少错误的发生。

作为一个管理者,管理别人的时间比管理自己的时间要简单,因此就需要时刻的提醒自己,善待自己的时间。

【专家点拨】

→反省是人类的最高境界,只有不断的反省自身缺点,才能做到尽量的完善缺点,使优点胜出。作为高级动物,我们既然多了一项反省自我的功能,就应该好好的利用,尽量减少自己犯错的机会,用反省的心态去看待时间,这时珍惜会更加的明显。

→决策的成败关系的并不是一个人的时间问题,而是和决策有牵连的所有人的时间,一旦决策产生负面的影响,就会出现较大的漏洞,因此,作为一个管理者,就应当时时的反省自己的管理决策,以免造成时间的困扰。

→管理需要人力、物力和资金的支撑,但还有一项最重要的是就是时间,当管理决策成功的时候,就会得到双倍的价值,但是,当决策失败的时候,就会产生更加严重的后果。

→制止错误的唯一方法就是不断的反省,发现问题,然后改正。

→做人最怕不思进取,因为要学会反省。

Part 17 避免浪费时间的活动

管理对于每个人来说,都是很严肃的问题,因为管理的成功与否,关系着一个人的成败。但是成功毕竟不是纸上谈兵,它需要的是实际性的操作。同时,也只有在现实生活中投入努力,才能提交成功的成效。

成功离不开时间的约束,时间的分配和时间的合理利用,所以说,成功需要争分夺秒的争夺时间,也只有对时间的充分认识和重视,才能使成功离自己近一步。

管理是提出有效方案,剔除浪费时间的活动,无论在管理学还是在企业学中,合理有效的利用时间是每个想成功的人必须要做到的。

如果每个人都把时间浪费在无用的活动上,这样无疑是耗费资力,而且也得不到好处的做法。一个成功的管理者,他懂得如何正确的利用时间,不会浪费时间做一些无用的活动。

一个成功的管理者,所注重的是他会如何有效的利用自己的时间做有意义的事情,而不是通过浪费时间做些无用的活动。

摆在一个成功管理人面前的永远不是活动,而是时间,因为时间是一切有效成果的实施者。一个成功的管理者会思考如何在减少时间的同时还能得到有效的收益,然后把节省的时间再重新投入到下一项工作的进行中,其原因在于,在管理者的眼中,时间是永远不够用的,所以他们会尽量减少一些不必要的时间浪费,从而转投到更有意义的事情上去。

【案例解析】

张帆最初是这家企业的小职员,后来通过自己的不懈努力,现在坐到了总经理的位置。而张帆的成功得利于客户对他的信任,不断的帮助他开拓新客户的“连锁圈”。因此,对于自己的老客户,张帆一直都心存感激,即使是在他坐上总经理位置,给自己重新部署工作日程的时候,也不忘给自己的老客户在心里找一个位置。

为了更好的进行接下来的工作,张帆把自己的工作分为三部分,一部分是和高层管理的同事做研究讨论;第二个部分用来接待自己的老客户;第三部分是参加各种社交活动。这样的安排在张帆的眼中看来很完美,可以将自己周围的一切都兼顾得到。

但是,事实证明,这并不是一个合理的安排,张帆的这种行为在一个礼拜后就出现了结果,由于张帆过多的介入于接待自己的老客户,给本身规律的工作安排增加了负担,使原本该正常交单工作都出现了误单的现象。

原因在于,张帆对于自己老客户所下的订单都亲自处理,打电话给生产部门,但是,每个工序都有其规律的形成,由于张帆并没有把客户的订单按照正常的流程递交,因此导致误工的情况出现,对于这样的结果,张帆虽然感觉不可思议,但是对于秘书手里详细的记载,张帆不得不相信事实的真相。

●从案例中,我们可以看出,显然张帆是在浪费自己的宝贵时间,来做一件没有意义的事情。之所以会这样说,是因为公司的正常流程中已经包含了张帆所做的事情,相反,因为张帆的插足而使得流程并不能正常的进行,所以说,张帆所做的是一件毫无意义的事情。

在张帆所做的决定中,我们可以看出他是想对自己的客户负责,在公司有流程约束的时候,张帆就应该从最根本的问题思考,考虑自己盲目行事的最终结果是否可以满足自己最初的想法。

张帆的问题是在于用一个良性的种子,种出了恶性的果子,所以,当恶性的果子成熟后,人们便会忽略他最初的本质,而只着重于看待他的恶性后果的一面。

然而,张帆错的最离谱的地方是:他选择浪费自己宝贵的时间,来选择不关乎自己的活动,使本身没有问题的事物出现问题,这就好像是搬起石头砸自己的脚一样。

其实,在管理中,最能体现管理者身份的象征就是对时间的分配,如果作为一个管理者,却不知道节约自己的时间,而是无节制的浪费,这将是管理最大的误区。

作为一个管理者,学会分配自己的时间,避免一切浪费时间的行为。不仅能很好的提高自己的效率,也能让下属以自己为榜样,学习合理有效的利用时间。

【专家点拨】

→时间代表了生命,代表了效率,代表了成功,但是受到生命约束的时间是有限的,所以,当我们在做任何决定的时候,首先要想到我们身受生命的约束,就意味着我们也将受到时间的约束,所以说,时间是宝贵、有限的,做为一个管理者,就应当学会把有限的时间合理的利用,避免对时间的浪费。

→作为管理者,最高的境界并不是管别人,而是管自己。然后让身边的人随着自己的管理的放式来约束自己的行为。

→当一个管理者开始浪费时间的时候,就是他职业生涯走向颓败的象征。

→合理的利用时间,在任何时候都是标榜优秀管理者的标杆。

→时间是宝贵的,总会在转眼之间就“万事成蹉跎”。因此,对于现在拥有时间的管理者说,合理的利用、珍惜时间才是最重要的。