书城成功励志跟工作和解
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第51章 和上司说话的艺术

文/宋康

一句话把上司“否”了这几天,每次遇到必须找上司办的事时,某公司开发部的职员金羽,都是心里一路打鼓地走到上司办公室那扇敞开的门前,因为他怕向上司汇报工作时,再一次说错话。

那是在一个月前,金羽拿一份材料让部门经理签字,经理一边低头翻阅材料,一边有些随意地问:“小金啊,最近公司准备开发一种新产品,是一种专门为女性顾客设计的新型汽水,你觉得怎么样啊?”

金羽上大学时曾经做过一段时间的信息调查员工作,对市场上的汽水品牌销售情况略知一二。于是他就立即回答说:“我认为汽水细分市场还不成熟,目前还不适合做开发,而且最好应先做详细的市场调查,看看消费者有无这种需求。”

金羽话音未落,经理抬头目光锐利地看了他一眼,声音沉沉地说:“新产品的开发必须保密,让顾客和同业竞争对手都感到神秘才好。恐怕不适合做详细的市场调查吧。你这样想是不是太草率了?”

经理挥挥手让金羽走了。金羽坐在办公室里,越想经理冷漠的神情,越觉得心里不是滋味。于是他和同事说:“经理和我提起开发新型女性汽水的事,我说市场还不成熟。”

同事说:“这项新产品是经理一手策划的,你这样说话,恐怕他会不高兴。”

金羽心里倒吸一口气,心想:上司辛辛苦苦策划了一个项目,自己直截了当地就给否决了,是够让上司窝心的,我也实在太不会说话了。

一堆话又让上司“烦”了

金羽经历和上司的那次“窝心”的谈话后,在和上司说话时一直小心翼翼,生怕太直白了,又把话说错。

有一段时间,金羽一直协助部门经理与国外一家驻华企业谈判,希望能为公司引进一项新技术。

公司主管业务的张总非常关注,让金羽汇报一下目前的情况。金羽想:这可是个好机会,在谈判过程遇到的好多事,都要和张总详细说说。

金羽先絮絮地从财务处控制谈判经费报销说起,一点一点地诉说着财务处的不是。

谁知,张总没等金羽列举完,就用手中的笔敲了敲桌子,打断了她的话:“这些我会提醒他们注意的。那么,你和合作方现在谈得到底怎么样了?”

“昨天,对方发来一份传真,您看一下。都是关于一些细节问题的。一共谈到了六点。这六点分别是……”金羽被张总骤然打断,一时有点愣神。停了几秒,才又接着说起。

张总扫了一眼密密麻麻的传真件,不耐烦地说:“这份传真我会看的。你先概括地说说,现在谈判到了哪一步了?”说到最后,张总的语气明显地加重,颇有些冷峻了。

金羽当时满脑子都是关于谈判的一些琐碎的事,一时真不知道怎么说。正当他搜肠刮肚地整理出几条刚想汇报时,桌上的电话铃响了。张总拿起电话,对金羽示意:“你先回去吧。我还有事要处理。”金羽真是满腹委屈,不知道自己因何让张总这么不高兴。一二三!和上司说话初入职场的新人,往往会碰到像金羽一样的烦恼。他们不知道和上司该怎样说话。直截了当可能会让上司生气,绕来绕去说话时,又让上司烦躁了。此中的玄机,让很多职场新人望而生畏。下面就教你几招,我们称它为和上司说话的“一二三”原则。

克服交谈前的心理障碍

在上司面前表达意见时,不少人自己在心里设置障碍,变得顾虑重重。其实,你的主管一定也希望你有主动的表现,这样才能使他看起来是一个有亲和力的主管。再说,公司和部门有那么多事情要忙,如果你不主动和上司沟通,他可能不知道你在做什么或在想什么,对工作不利。

上司不是你的敌人,而是你的朋友。与上司谈话时,心情难免有些紧张,但说话不要过分卑躬屈膝,调整好心态,以自信的面貌出现在上司面前。

和上司说话的原则

第一原则:说话简洁、清晰。如果你向一个只愿把握大局的人汇报上一大通细枝末节,那么无疑他会很烦。所以你要开门见山,先说结论。不要把时间和精力用来描述你做的事,而首先直接把结果告诉他。上司都很忙,要用有限的时间,报告他最关心的事。

如果时间允许,再进一步详细说明过程。报告内容尽可能简明扼要。你先做好准备工作,写下自己要汇报的内容,力求简洁全面,重点突出,条理清楚。

提示:最重要的东西用醒目的笔标示,做到一目了然。

第二原则:表达委婉、圆滑。平时要注意对公司事务的关注和信息的积累。这里面的好处是:如果你清楚地知道你的上司想要完成什么任务,那么在你提出意见时就可以有意向这方面靠拢。同时,如果你提出的这些意见,能帮助你的上司达到目标,上司自然也就会视你为部门中有价值的成员。

最佳方案:引导上司自己一步步地从你提供的材料中得到你预定的意见。那么看起来好像是上司自己从材料中得出的。

巧和上司说话的三种方法

提供多个备选方案如果你仅有一个方案,上司很可能会否定它,因为没有一个方案是十全十美的。所以要尽量提供2—3个可供上司选择的意见方案,并把其中的优劣一一分析清楚,由上司自己选择。

这样做的好处是:首先,你把决定权交给了上司,承认了他的权威性;其次,你的工作能力得到充分地展现;其三,你可以了解上司的倾向性。

切忌直接拒绝上司的意见聪明的员工总是会背着个梯子——给上司台阶下。和上司意见不同时,在表达上也需要三步走:

第一步:对于上司任何有关工作的意见,你在原则上都应当赞同。如果有任何疑问的话,也不要在他表达意见时打断他(这也是基本的礼貌)。

第二步:认真倾听。了解上司的真实想法,冷静、客观地把上司意见的全部内容都弄清楚。

第三步:完全确定上司意见错误时,再找个好时机指出来(最好是私下里)。首先肯定上司的意见好的一面,然后才把这样做的不妥之处婉转地说出来。

不要怕报告坏消息当工作遇到了比较棘手的问题时,不要怕上司责怪而隐瞒不报。作为上司,他是需要捕捉来自下属的信息和反馈的,这样可帮助他做出相应的计划和安排。不过,要学会使用以最婉约的方式传递坏消息的句型:“我们似乎遇到一些情况……”尽量以不带情绪起伏的声调,从容不迫地说出本句型,千万别慌慌张张。也别使用“问题”或“麻烦”这一类的字眼,让上司觉得事情似乎严重到无法解决。

情况汇报完了,不要催促上司立刻做出回答。如果上司能很快解决问题,他会主动提示你。但如果事情一时没有下文,你可以隔一段时间去上司那里提一两句,点到为止,以免让上司以为你不信任他。力用来描述你做的事,而首先直接把结果告诉他。上司都很忙,要用有限的时间,报告他最关心的事。

如果时间允许,再进一步详细说明过程。报告内容尽可能简明扼要。你先做好准备工作,写下自己要汇报的内容,力求简洁全面,重点突出,条理清楚。

提示:最重要的东西用醒目的笔标示,做到一目了然。

第二原则:表达委婉、圆滑。平时要注意对公司事务的关注和信息的积累。这里面的好处是:如果你清楚地知道你的上司想要完成什么任务,那么在你提出意见时就可以有意向这方面靠拢。同时,如果你提出的这些意见,能帮助你的上司达到目标,上司自然也就会视你为部门中有价值的成员。

最佳方案:引导上司自己一步步地从你提供的材料中得到你预定的意见。那么看起来好像是上司自己从材料中得出的。

巧和上司说话的三种方法

提供多个备选方案如果你仅有一个方案,上司很可能会否定它,因为没有一个方案是十全十美的。所以要尽量提供2—3个可供上司选择的意见方案,并把其中的优劣一一分析清楚,由上司自己选择。

这样做的好处是:首先,你把决定权交给了上司,承认了他的权威性;其次,你的工作能力得到充分地展现;其三,你可以了解上司的倾向性。

切忌直接拒绝上司的意见聪明的员工总是会背着个梯子——给上司台阶下。和上司意见不同时,在表达上也需要三步走:

第一步:对于上司任何有关工作的意见,你在原则上都应当赞同。如果有任何疑问的话,也不要在他表达意见时打断他(这也是基本的礼貌)。

第二步:认真倾听。了解上司的真实想法,冷静、客观地把上司意见的全部内容都弄清楚。

第三步:完全确定上司意见错误时,再找个好时机指出来(最好是私下里)。首先肯定上司的意见好的一面,然后才把这样做的不妥之处婉转地说出来。

不要怕报告坏消息当工作遇到了比较棘手的问题时,不要怕上司责怪而隐瞒不报。作为上司,他是需要捕捉来自下属的信息和反馈的,这样可帮助他做出相应的计划和安排。不过,要学会使用以最婉约的方式传递坏消息的句型:“我们似乎遇到一些情况……”尽量以不带情绪起伏的声调,从容不迫地说出本句型,千万别慌慌张张。也别使用“问题”或“麻烦”这一类的字眼,让上司觉得事情似乎严重到无法解决。

情况汇报完了,不要催促上司立刻做出回答。如果上司能很快解决问题,他会主动提示你。但如果事情一时没有下文,你可以隔一段时间去上司那里提一两句,点到为止,以免让上司以为你不信任他。