3.店铺采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
（1）加强店铺采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握店铺的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本店的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
（2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。店长应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。
（3）处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
（4）信守合同。合同的履行情况，不仅关系到店铺经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
去梯言
在合同签署当中，如果一些采购在业务方面不熟悉的话，将会给门店带来大量损耗，特别是无形的损耗——也就是那些平时不能注意，盘点时却使店长们大吃一惊的成本。一个完整的商品采购合同，下面几点是最为关键的项目：标的、质量、价格、付款条件及付款期限、促销协议、费用收取、订单、退换货等。它们对于明确合作双方的权利和义务，维护流通企业方的正当利益有很重要的作用。而采购及防损人员在这方面所要做的工作，就是对这八项主要内容进行审核、分析，保证其符合法律规定、符合公司利益。
★40.不要失控：不能放松货品查验这根神经
情景故事
红旗街新开了一家绿色农产品店，绿色产品深合现代人的消费理念，加上门店地理位置极佳，开业当月人头攒动，热闹非凡。眼看着销售势头良好，店长喜在心头，没想到刚刚进入第二个月就发生了问题。
门店陆续接到几起投诉，说门店售出的一批绿色非饲料鸭蛋有很多已经过期了，顾客甚至带着臭鸭蛋来门店来“踢馆”，正赶上该省正严查食品安全问题，一时间“臭鸭蛋”事件成了社会焦点。
店长忙扑火忙得焦头烂额，指责某地供货商提供的鸭蛋质量不过关，但还是没能挽回门店声誉。这家开张不长时间的农产品店，很快就倒闭了。
问题分析
我们回头看一下这个案例，就会发现，问题是出在货品查验这一关上，事发后才指责供货商已经没有任何意义了。如果店长在采购后，能认真地对鸭蛋进行抽样查验，有问题及时与供货商沟通换货，那么就能够防止这一事件的发生。
上面的案例中，我们可以说是一笔交易毁了整个门店，这里面的教训是深刻和发人深省的。但是货品检验还只是冰山一角，一笔采购业务，特别是金额较大的业务通常涉及到采购计划的编制、物资的请购、订货或采购、验收入库、货款结算等。因此，应当针对各个具体环节的活动，建立完整的采购程序、方法和规范，并严格依照执行。只有前期执行到位了，才能最大限度地防止错弊，保证货品的质量。
店长讲堂
店长在货品查验方面有两个工作重点：
首先，入库验收控制要严格把关。应根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物，只有两者相符时才予以接受；对于所有已收到的货物，应定期完整填写收货报告，将货物编号并登记明细账簿，对验收中所出现的问题要及时向有关部门反映；货物入库和移交时，经办人之间应有明确的职责分工，要对所有可能接触货物的途径加以控制，以防调换、损坏和失窃。
其次，店长必须做好货款支付控制。发票价格、运费、税费等必须与合同符合无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款，如有部分退货，则注意要从原发票中扣除后再办理结算；除了向不能转账支付和不足转账金额的单位、个人支付现金外，货款一般应办理转账。在购货发票以外增加的费用如装卸、搬运以及在途损耗等，支付前必须经会计部门进行审核，有关部门进行耗损原因分析，以确定其合法性和合理性；付款凭证要连续编号，付款业务及时准确记录；与供货商定期联系，了解未付款情况，追查耽误原因。
实际工作中，具体的检验内容有哪些呢？
（1）合格证检查
检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。
（2）清点检查
重点检查商品数量、包装质量及其完好性。
（3）抽样检查
抽样应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样进行检查。
（4）索取有关质量证明
按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。
（5）标志、包装检查
对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
（6）对有使用期限的商品进行检查
应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。
（7）感官检查
对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
在这里，我们还为店长们总结了一些高效的验货方法，希望能有所助益：
情况一：货品一次性到达，所用验货方法为：
①.当减当入法
执行步骤：
1.检查货品包装是否完好无损；
2.找送货人当场监验货品；
3.先数大件（箱）数，确认后方可开箱验货；
4.开箱后，再分别把当箱（箱内）数量与箱外所贴示的数量（明细）核对；
5.实际数量与箱外贴示的数量相符后，再把货品按款式、颜色、大小有序类分好；
6.最后将来货清单拿出与实货进行核对（实货收一件，清单上减一件）；
7.实货减完后，观察清单上的货品是否已经减完；
8.若确认货品无误后，并与送货人当场签写到货（收货）单据；
情况二：货品分批次到达并且第一批货品中没有来货清单时，所用验货方法为：
②.以据对据法
1.检查货品包装是否完好无损；
2.找送货人当场监验货品；
3.先数大件（箱）数，确认后方可开箱验货；
4.开箱后，再分别把当箱（箱内）数量与箱外所贴示的数量（明细）核对；
5.实际数量与箱外贴示的数量相符后，再把货品按款式、颜色、大小有序类分好；
6.把类分好的货品按照盘点的方法记录下来(即视为现收货品单），确认后要有送货人和接货人共同签字；
7.与送货人当场签写到货（收货）单据时应注明此次实收X件（箱），还有X件（箱）仍在途未收；
8.以后几批次也按以上操作（不管后期何时有来货清单）；
9.最后将所有现收货品单拿出来与来货清单进行核对；
注意事项：
1.来货清单和到货（收货）单据等要妥善保管，便于出现货品差异时查找原因。
2.收货方一定要送货方当场监验货品，并留下自据，以便货品出现差异时查找责任方。
3.检验货品一定要从数量、质量、尺码、颜色等几方面分别进行确认，以便当着送货方的面解决货品差异。
4.来货清单和到货（收货）单据等至少要有发货方、送货方、收货方等三方以上签字和确认。
5.货品整理分类一定要明确区分，防止漏验、多验或混验等情况的发生。
6.货品整理一定要根据货品标牌进行区分。
7.收货前一定要检查货品包装是否完好无损.
去梯言
门店一定要建立健全商品结构表，并且非常清晰地注明商品的属性，必要时保留一些样品或资料卡片。店长们不妨参考沃尔玛的做法：专门设置样品库，隶属于采购部下设的商品行政部，商品行政部有专门的样品管理小组，做样品的管理，来货时按样品进行收货验货，把损耗降到了最低。
★41.不要无序：盘点时不能让肉烂在锅里
情景故事
又到了卖场盘点的日子，店长将卖场上下动员起来，要求进行一次认真细致的盘点。
店员们暗地里叫苦连天：盘点要将卖场排面进行最后的调整定位，价签一一对应，清理排面后和地笼里的整件商品，补充货源，保证排面丰满，确保正常的营业销售……卖场很大，可员工又不多，排面的整理工作和盘点表的抄写工作也要分几天才完成，而同时还要清理仓库，仅靠上班的时间完全不够用…….
鸡飞狗跳地忙了几天后，盘点结果出来了：帐物不符金额高达15.8万元，占当期销售额的4.4%。后虽经多次复查，调整了6万余元的票据，其他仍难以查明个中缘由。店长无奈之下只好安慰自己，好在肉最后也是烂在锅里。并打定了注意，以后减少盘点次数，要不也是费力不讨好……..
问题分析
卖场面积大，人手相对不足，仓库卖场盘点人员如何分配？每个人分配下的盘点区域较大，在规定的时间内能否在保证工作质量的前提下顺利完成工作？新进员工比率大，商品品类多，怎样才能避免或缩小差错率……盘点确实是一件让人头痛的事，然而不能因此就像案例中的那位店长一样懒于去做，盘点对门店来说是一次有意义的阶段性总结，因此该做的事情还认真去做。
盘点后经常出现五个不等于现象。即：1.期末门店存额≠期初门店存额+当期入店额——当期销售额——合理损耗——退库额;2.入店金额≠仓储配送额——退库额;3.当期财务销售现金流量≠当期门店实际销售额;4.财务当期库存量≠仓储库存商品;5.财务应付商品货款≠∑供应商贷款金额。盘点查错率高仅仅是表象，其背后必然有物流、票流的无序和管理混乱等上游原因。因此，店长一定要认真对待盘点问题。
店长讲堂
盘点(包括盘帐和盘物)，本是商业活动中的一个常规项目。开门营业是序幕，货架销售是过程，定期盘点是商业拼斗成果的阶段性总结。通过盘点既可回顾前期，又可预测后市，具有承前启后的特殊意义。从盘点本身来讲，并无多少复杂和不可掌控性。那麽，究竟是什么原因使现在的商业盘点如此尴尬，这般难受?细究起来主要由两方面的变化而引起，一是商品品种急剧增加，由过去的几百种扩展到了目前的少则数千种，多则上万种。品种多了，管理的难度也自然增大。二是进销存模式，由过去的副食商场小组直接*作，改进为购销分离，同一采购，计算机管理，大物流循环。面对剧烈的变革，很多门店的管理却缺乏规范化、标准化和制度化，表现出了明显的滞后和不适应。
在实际盘点过程中，店长要掌握两个公式和五个关口：
公式一，实际存货盘点：实际盘点金额(A)=盘点前收银机当日的营业额(Y)十盘点时所计算的存货金额(P)—盘点中的营业额的二分之一(Z／2)。
公式二，盘损盈计算：盘点最终目的在于店内的盘损盈，计算出合理的成本率，才能进一步编制正确的损益表。从理论上来看，账面的金额应该等于实际盘点金额。盘损盈(K)=实际盘点金额(A)-帐面金额(E)若结果是负数则为盘损，正数则为盘盈。
第一关：验货入库关。这个环节内的问题可分为两类情形：一类属于失误或疏漏，常常出现票据数量和实物数量不符。如实际收货20件，而收货单上却写为25件;再如，当前收货的包装系数已变为1×16，而收货单据上仍为1×32。另一类是内外串通，蓄意欺骗。这种状况反映了超市在接货管理上有严重漏洞，长期一人接货，缺少轮岗和监督机制，久而久之被坏人钻空子。前不久就有媒体对某超市接货人员与供应商沆瀣一气，骗取企业70多万贷款作了披露。这一沉痛教训，怎能不引发我们的沉思和警醒。
第二关：信息录审关。用计算机实现单品管理，是商业史上的一个重要里程碑。但为满足管理需要，绝大多数商品单位由件、箱分拆成了袋，因而商品信息录入者，便常常与近乎天文数字打交道。面对枯燥的数字，再细心者也会手下有误。有供应商估算，某大型超市因数量误录，一年的损失至少不低于50万元。因此，大型超市均应采取录审分离制，以避免收货数量的“多零”现象。小型超市不便实行分离制的，也应由录审员严格执行自我审录，自我修正程序。
第三关：售卖收银关。一般来讲，POS机收银只要价格信息录入无误，就不该出错。实则不然，一是有的顾客惯于偷梁换柱，把低价的商品码撕贴在高价商品上，收银员只顾扫码，不看商品。二是一组商品(1*6，1*4)，按单个商品收银等。
第四关：商品离场关：无论是破损商品返厂，还是报损，都必须有严格的离场程序。同时，坚决杜绝有关负责人打白条现象。即使是自家的门店，店主也不可随意违规，给经营管理造成漏洞，给盘点带来无端的困难。
第五关：盘点作业关：盘点是一项十分辛苦和细致的工作，须事先作好单据的汇总整理，商品的归类码放，数量的认真校点和未贴商品标签。对于初盘中的错误，通过人员交叉复盘后，一般均可发现和纠正。况且，随着盘点扫码枪的应用与普及，将会大大减轻其劳动强度，提高盘点准确率。
此外，为了确保准确性，盘点过程中还应注意一下细节问题：
1.盘点单必须用正楷字和阿拉伯数字填写，不得发生涂改。若盘点单出现涂改/模糊/或没有按要求空格/分份填写的则一律作废，记录人员必须重新填写并承担相关处罚！
2.盘点的记录和核对人员必须确保自己所记录的数据与实货相符。若出现漏盘/多盘/混盘等情况的相关盘点人员就根据所盘出货品的价格予以赔偿！
3.参与盘点的人员必须服从安排，不得擅自离开盘点区位或与其他同事发生争吵、说笑或玩弄手机等。若参与盘点的人员扰乱盘点秩序时，就予以警告处罚！
4.盘点中人员安排至少要按新老搭配，一报一填和一审一核的方式进行，并且要严格按照货品上的吊牌唱报和统计货号。
5.记录的时候若出现单页盘点单没有统计完该区域的货品可另起一页继续，而且不同的货号也要通过一定的手段明确的区分开（如空格等）。
6.盘点结束后，其余不整理数据的人员要将货品归位并整理顺当，最后将卫生打扫干净，做好明日营运的前期准备！
去梯言
对店长来说，盘点的目的就是为了准确的获悉货品的现存实数和检测前期账务的实虚，同时也是为下期营运或交接做好货品期初实物和期初的货品账务。可以说每次的盘点对门店运营都是一次有益的促进，而知其利害就要确保每次执行的准确性，如果要确保数据准确（盘点没有差异）也就意味着必须确保盘点方法的准确性和可操作性。因此盘点的方法店长必须根据店铺的面积比例或空间规划的不同而灵活掌握。