刘 华
图书馆的文献采访工作是根据图书馆的性质、任务和读者需求、经费状况，通过选择、采集等多种方式获取文献，以积累和补充馆藏的工作。它是图书馆工作的重要组成部分，其水平的高低直接影响着图书馆馆藏的数量和质量，直接影响着读者需求的满足程度和图书馆的服务水平。目前，图书在图书馆馆藏文献中仍占有很大的比重，随着社会政治、经济的发展，图书出版数量剧增，图书市场空前繁荣，销售渠道也变得多样化，使得图书馆图书采购渠道不断扩大。自从2003年1月1日《中华人民共和国政府采购法》正式实施，为了促进市场的有序竞争，促进图书采购工作的市场化、规范化以及加强廉政建设的需要，图书被政府集中采购目录明确列入招标范围以来，图书馆逐渐走上了图书招标采购的正规之路。其宗旨在于选择最合适的图书供应商，最快、最全、最经济地采购到读者最需要的图书，避免图书采购中的一些不合理现象，有效地防止采购腐败的发生。但由于我国图书招标采购起步较晚，时间较短，操作规范尚不成熟，致使图书招标采购过程中问题较多，乃至对图书采购质量及图书馆馆藏质量造成一些负面的影响。我们在积极评价招标在文献资源采购中的正面作用的同时，面对存在的问题，如何理性对待，探讨解决的方法与措施，使之健康发展，是我们面临的一个崭新的课题。
1.图书馆图书招标采购过程中出现的问题
1.1不健全的招标制度
缺少专门的组织机构，招标文件不科学、不规范、不具有操作性，招标程序以及对投标商资格审查等必备环节过于简单。
1.2不科学的评价指标
图书招标采购的评价指标分为商务指标和技术指标两部分。商务指标一般包括：报价、图书采购要求、质量要求等；技术指标一般包括：财务状况、信誉、资信证明、售后服务等。目前的图书招标采购缺乏客观依据和一个相对科学的招标体系，普遍存在着技术指标不全和不标准，权重设置不合理，在评标过程中存在较大的随意性和不易操作性等问题。
1.3评标委员会成员的组成
评标委员会由招标人负责组建，负责评标活动，向招标人推荐中标候选人或者根据招标人的授权直接确定中标人。委员会成员是否为图书馆专业人士，是否了解图书采购业务、流程管理、图书市场动态、馆配商业绩与诚信、出版行情等专业问题，将直接影响评标的公正及结果，直接影响图书招标采购质量。
1.4片面追求经济效益，低价中标现象普遍
由于价格是评价采购资金使用效益的关键性指标之一，故在评标过程中，为了获得准入资格，部分投标商不考虑自身实际承受能力，过分压价，超出合理的折扣范围，其中标后的图书质量、到书率以及其他后续服务却大打折扣（在此以山西省图书馆低价中标为例：山西省图书馆2009年成为全省第一家被纳入文献资源政府采购的单位。第一次中文图书招标就遭遇了低价中标，中标折扣是48.5%；2010年的中标折扣是64%，最终都因到货率不达标及服务质量不合格而中止合同。造成的后果是图书馆的文献资源建设质量无法保障；读者的阅读权益受损；馆配商无法通过良性竞争获得发展）。低价竞标不仅影响了图书采购质量，也形成了对规范经营馆配商的不公平竞争，资质优良、服务完善的馆配商因为运营成本较高，压不下折扣，无法在招标中胜出，最终不得不选择退出（2011年7月，在国内中文图书市场占有龙头地位的知名企业中国教育图书进出口公司因连年亏损，宣布退出中文图书市场）。
1.5监督管理机制亟待完善
政府采购法虽然有专门的“监督检查”一章，但是没有提到对合同执行情况的监督检查，图书馆面对馆配商的违约行为缺乏有效的约束机制。从实际情况看，馆配商违约主要表现在：到书率低；不按订单供书，随意搭配，订准率低；到书时间周期长、速度慢；不提供承诺的加工服务等。面对违约，常常是图书馆和馆配商来回扯皮，导致新书无法及时上架，不但影响采访质量，更影响图书馆馆藏质量以及服务能力和水平。
1.6图书采购招标程序复杂，招标时间过于漫长
图书招标涉及经费启动、拟标书、公布招标项目、投标方递交标书、评标委员会开标、评标、选定馆配商、签订相关合同等一系列法定程序，整个招标过程需要2—3个月的时间。由于国情所致，招标时间必须根据财政预算而定（预算数字影响着招标量、购书金额等），一般年财政预算每年4月份才能出来，招投标又需要一个过程，导致购书计划滞后，真正用于履行合同的采购时间不足半年，既影响本年度采购业务的进行，也影响下年度采购业务的开展，加大了图书馆的采购压力，突击采购图书不可避免，最终的结果就是影响图书的采购质量和图书馆的服务水平。
1.7一年一招，过于频繁
一年一招，一方面导致中标馆配商频繁更换，与新的馆配商合作，从业务工作对接，到双方互相适应，一年时间已过大半，又将面临下一年招标，由此影响到图书馆采访工作的质量，影响馆藏的完整性和连续性。另一方面，有的图书馆通过几年的招标实践，每年中标的书商基本变化不大，而每年花费人力物力，组织招标投标评标工作有些得不偿失，不仅浪费人力物力成本，而且也不利于图书馆采访部门工作顺利开展。
1.8招标采购使得图书采购渠道受到制约
在图书招标采购过程中，图书馆只能在中标供应商处进行采访。目前随着出版社改企转制的逐步完成，企业化出版市场的现状是图书出版量猛增，合作出版、包销书激增，图书出版周期不稳定，任何供应商都不可能做到全品种供货，这种招标模式的成功的前提是中标供应商具有相当的实力以及较强的责任心，反之，势必造成相当数量的文献资源缺藏，影响馆藏质量。
1.9日常业务的过分转嫁
中标商承担的附加服务除了提供分类编目电子数据外，还包括贴条码、磁条、贴书标、覆膜、加盖馆藏章、添加馆藏等一系列原本属于图书馆内部的业务工作。原本是图书馆的成本转嫁为中标商的成本，加重了中标商的负担，为了降低成本，中标商只能在供书质量上面做文章。从另一个角度看，这种混淆专业分工角色的做法，从长远而言不利于图书馆业务工作水平的提升。
2.解决图书招标采购问题的思考
2.1健全招标制度建立健全相关的组织机构
图书馆图书采购招标过程中，必须以相关法律、法规为依据，严格按照程序开展招标投标工作，才能保证招标投标活动当事人和参与人的权利义务。成立采购招标工作小组，逐步减少纪检、审计、财务等参与人数量，增加图书馆采访专业人员数量，按照主体明确、职责分明、运行有序的原则，细分采购人、采购机构、采购监督管理部门需要划分的权利、义务和责任，避免职责权限不清而导致采购过程混乱和采购效果低劣等情况的发生。
2.2建立科学的指标体系
制定全面规范的图书采购招标评分要项及评分标准，细化技术评分要求，如经营资质、经营场所、客户群体、客户数量、信誉度、服务能力、财务状况、到货率、到货周期、性价比等均要有详细的指标。确定评价体系中各关键环节的比重，减少价格分的比例，避免图书招标因某一指标的突出而忽略了其他指标的综合性价比，杜绝低价中标。权重确定之后，计算出每个投标商的综合得分，选择最高者中标，更好地保证图书的采购质量。实地亲临考察投标方的硬件设施情况、客户群体的分配情况和客户数量，从而保证项目的安全实施。
2.3规范招标程序 完善监评机制
除了对图书招标采购过程进行全面监督，包括财务、技术和党纪监督，还应对馆配商的服务质量进行监督。在招标小组加大图书馆专业人员的比重，可以采取外聘专家的方式，用以保证中标商的资信及服务能力，淡化折扣的比重。制定从书目清单提供、图书到货验收及图书加工上架全过程的管理制度并落实；制定图书质量与服务评价体系，评价内容包括书目涵盖范围及质量、清单式样、现采能力、到货速度、到货率、MARC数据质量、后期加工服务水平以及合作态度等方面，并对中标商定期进行测评。
2.4合理规划招标周期
为了图书馆更好地开展各项业务，可将一年一度的招标延长为两年或三年一个周期，招标业务宜在年底进行，既节省人力物力的投入，更有利于提高招标效率。
2.5选择灵活多样的招标方式
公共图书馆收藏的文献种类繁多，各种文献的采购均有其特殊性。为了保证馆藏文献的系统性、完整性、连续性，保持和发展馆藏特色，首先要合理安排文献资源招标采购比例，其次图书馆应主动向有关部门申请，每年应在预算的采购经费中预留一定的、机动的购书经费，对那些零星出版、独家经营、自办发行并无法列入招标采购计划之内的文献实行自主采购。
2.6保证协议的严格执行
在采购过程中，要严格按照合同和标书的要求执行，杜绝具有不规范行为的供应商中标，对不能履约的中标商应及时终止合同，确保图书采购质量。
2.7提高图书采访人员获取出版信息的能力
一个合格的图书馆采访人员，除了要熟悉本馆馆藏结构，还要关注出版动态，面对海量的出版信息，如果只依靠中标商的书目或是现场采购是远远不够的，图书采访人员应具备较强的信息捕捉能力；要扮演好阅读导向员的角色，要具备敏锐的洞察力，客观、中立的职业素养，在正确把握社会阅读趋势的前提下，尽可能使所采图书满足读者的需求。
图书采购工作关系到图书馆的馆藏质量和读者服务水平，而图书供应商的实力和服务质量又对图书采购工作起着根本的影响作用。目前我国的图书招标采购还处于探索阶段，对于如何规范馆配市场和完善图书招标采购的研究还需要一个长期的过程，我们相信并期待通过大家的积极努力，必将克服招标采购的弊端，走向成熟。
四川省图书馆采访部 馆员