书城成功励志把话说到领导心坎里:一分钟打动领导的说话术
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第8章 让领导明白你是一个有用的人——日常工作沟通七大法则(1)

领导之所以聘用你,不是为了供养你,而是觉得你有解决某种问题的能力,能够给企业创造效益,而你是不是一个能解决问题的人,不是你说了算的,它是由你的领导来判断的。因此,在和领导的日常沟通中,不管自己是否真的能够解决问题,都一定要语气坚定,做出冷静、巧妙的回答,让领导看到你的这个能力。

上司传唤时要迅速表态

在职场中,不只是作为下属的压力与日俱增,就连领导肩上的压力也是一天比一天重。一个聪明、优秀的下属不仅仅是在工作时认真负责让领导感到开心,在面对领导的传唤时,他们更是会做出冷静、迅速的回答,让领导听着放心而且舒心。

徐涛是一个杰出的网络工程师,工作于一家网络技术公司。最近公司对外宣传的网站总是遭到莫名的攻击,网站时不时处于瘫痪状态。为此,对网络一窍不通的上司非常恼火,常常大发雷霆。每当这个时候,上司都会找来公司技术最好的徐涛,问他究竟是什么原因造成的网络瘫痪。

徐涛也是,每次面对上司的质问,总是支支吾吾地说不出个一二三来。

后来经过徐涛跟同事的努力排查,终于找到了原因:原来是因为公司的网络推广做得很好,引起了诸多同行们的嫉妒,明的玩不过,就来暗的了。他们花钱找了一些黑客,时常对徐涛公司的网站进行攻击。

尽管问题是解决了,可从这以后,上司就再也没有给过徐涛以及另外几个网络工程师好脸色。

偶尔的一次,徐涛在参加同学聚会的时候,将自己心里的不痛快向自己的一位在公司发展非常好的同学倾诉了一番,本来还想博得同学的同情。谁知道,他的同学却严肃地对他说:“你认为这是你领导的问题吗?你有没有想过你自身有没有什么问题?”徐涛不悦地看着他的这位同学说:“我有什么问题,我最后经过努力不是把问题解决了吗?”那位同学回答说:“是的,问题不在你有没有把事情解决,而在于你对领导的回答出现了错误。”同学喝了口酒继续说:“如果在你的领导传唤你时,你不是支支吾吾,而是对他说‘领导请您放心,我马上就去处理’,你的领导一定会很满意。”

徐涛立刻反驳道:“那如果我这样回答后,结果没把问题解决好,怎么办,岂不是更不好?”同学告诉他:“如果你事后把问题处理好了,那证明你能力强、有本事;而如果你没有处理好,这样的回答也最起码表示你把公司的事情放在了心上,领导自然不会去责怪你。”经过同学的一番讲解,徐涛最后一边点头,一边在心里暗暗思考……

后来,在工作中,不管出现什么样的问题,只要上司找徐涛,他总会迅速地说:“您放心,我马上处理。”渐渐地,徐涛成为了上司眼中的红人……徐涛现在才明白,工作能力是一方面,说出来的话让上司感觉到你在尽心工作又是一方面。

因为在上司传唤时,徐涛的支支吾吾导致了上司对他的冷落,之后因为总是能够在第一时间做出冷静、迅速的回答,又成为了上司眼里的红人。徐涛的转变不可谓不大,而究其原因就是他改变了跟上司说话的方式。在被上司传唤的时候,如果你能够对他说:“您放心,我马上去处理。”不但会让上司看到自己对他吩咐的事情的一种积极态度,而且还向上司证明自己是一个能解决问题的人,没有哪个上司会不喜欢这样的下属。反之,说话支支吾吾,半天说不出个一二三的下属只会惹得老板大发雷霆。

当然,迅速、冷静地做出回答只是在面对上司的传唤时要做的第一步,接下来的关键还是要赶紧拿出自己的行动去处理问题。如果只说不做,只会说一些令老板感觉高兴的话,老板就会以为你只是一个耍嘴皮子的下属,而没有解决事情的能力,这样就有些弄巧成拙了。

所以作为下属,不仅需要工作的时候勇敢地负起自己的责任,还需要在与上司沟通时学会说话,说出来的话要能让上司感觉到你对工作积极的态度,要让上司明白你是一个能为他分忧的下属,有能力解决问题的人。

那么,在上司传唤的时候,下属应该怎样做呢?以下提出几点建议,下属们参考一下:

1.上司传唤时,要快速到位

在上司传唤时,下属要迅速地到达上司的面前,不管即将面对的是上司的怒火或者上司的表扬。有些下属在知道将要面临的是上司的怒火的时候,总是拖拖拉拉、磨磨唧唧,总想着等上司的怒火过去了再去见上司,殊不知,这样做的后果无疑是火上浇油。

2.在回答上司的问题时,要冷静、简单、迅速地做出回答

当你出现在上司面前时,上司可能就某一问题需要听取你的意见,或者上司吩咐你去做一些事情,无论是何种情况,你都不能支支吾吾、一脸茫然。聪明的下属会冷静、简单、迅速做出回答。其实,上司这个时候并不一定真的需要你的答案,他只是想知道你是否是一个能解决问题的人。

说话感悟

在上司传唤时,冷静,迅速地做出回答,会令上司感觉你是一名有效率的好下属,即使真的没能处理好,他也会因为你的积极态度而原谅你;相反,犹豫不决的态度只会惹得本来就责任繁重的上司不快。给你“穿小鞋”也是很有可能的事情。因此,一定要学会表明自己的态度,表情坚定地对上司说:“领导,我马上去处理!”

及时汇报获取领导的信赖

有很多下属在日常工作中,经常会有这样的困惑:自己工作能力超群,不但工作做得很到位,而且还能说会道,但却始终得不到领导的信赖。究其原因就在于,这样的下属没有及时、主动地向领导汇报工作,没有做到让领导随时了解你的工作进程、工作效率等等。

一般来说,在下属和领导的关系中,领导总是处在主导的位置。换句话说就是,下属的命运在很大程度上是由领导掌握的,作为领导,他们都渴望随时了解下属的工作动向。在这种明显不平等的关系中,下属要想取得领导的信赖,不但工作要努力积极,最重要的就是要满足领导的这种渴望,凡事要随时向领导多汇报。勤于向上司汇报你的工作,是你成功获得领导信赖的重要途径,也是让领导重视你的好方法。

陈风在一家豆制品公司任销售主管,工作的这几年也是兢兢业业,没有什么大的工作失误。可是最近陈风发现一个问题,每当在和总经理沟通市场情况,谈到自家品种偏少、口感下降、竞争对手增多等一些实际问题的时候,老板总是非常不耐烦,经常动不动就打断他的谈话,还没好气地说“知道了”。对此,陈风深切地明白,这是老板对自己失去了信任所致。

为了重新取得老板的信任,扫除与老板沟通时候的障碍,并且让老板明白自己是一个能解决问题的好下属,陈风决定改变自己。

陈风一改往日里走访市场不深入的毛病,不但把自己公司的产品在市场上的反应,以及暴露出来的每一个问题、每一个细节都摸得一清二楚,还把竞争对手的产品特点以及市场反应弄了个明明白白,并且积累了大量的一线市场数据。另外,陈风还改变了平日里给老板汇报工作的风格和方式。

首先,他自掏腰包买下竞争对手的产品样品交给老板亲自品尝,同时把竞争对手的产品价格及变化情况随时以邮件的方式汇报给老板;

其次,他把竞争对手的促销时间、采用的促销方式、促销效果等制成表格并写成详细的分析报告发给老板;

第三,他把公司的产品与竞争对手的产品做了深入的比较,不但找出了双方产品的优劣所在,还给老板提出自己的对策建议;

第四,他在每个季度前都发送一份数据翔实、分析具体、切实可行的工作报告,请老板指点,并在季度结束后上交一份完成情况的总结;

第五,他在公司的会议上,一改以往夸赞竞争对手的习惯,开始先汇报销售较好的几类产品和地区,随后找出销售最差的地区,真诚地检讨自己工作的不足,并制定下一步的行动计划。

就这样,陈风工作了将近一年之后,慢慢地发现老板以前对自己不信任的态度有所转变,每当他向老板汇报工作时老板总是极富耐心,还时不时地提出问题征求他的意见,并且夸奖他工作细致,处理问题时有思路、有想法。当市场整体情况不好,陈风的业绩出现滑坡时,只注重工作结果而非过程的老板也不再发怒了,而是跟陈风站在一起解决问题。

陈风看着自己努力一年的结果,在心底偷偷地笑了。

空洞乏味、毫无重点的汇报显得很肤浅,陈风刚开始时失去老板的信任就在于此。一般情况下,下属在给老板汇报工作的时候,应该把自己较为熟悉的情况的某个方面作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结。汇报中的这张“王牌”最能反映出你工作的质量。陈风后来就是按照这样,调整自己工作的方法和汇报的方式,才重新赢回了老板的信任。

在日常工作中,千万不要忽视随时向领导汇报工作的作用,因为它能让领导认为你是一个能解决问题的人。你应该把每一次汇报工作都尽量做得完美无缺,让上司对你的信任和赏识慢慢加深。

当然,向领导汇报工作也是有技巧的。一次好的工作汇报,能让领导肯定你的成绩,对你刮目相看;相反,领导则会无情地否定你的工作成绩,甚至低估你的工作能力。因此,掌握一些汇报工作时的技巧就显得至关重要。

无论是做口头的汇报,还是书面的汇报,都需要掌握以下几个技巧:

1.思路要清晰

思路要清晰,是让你在向领导汇报前,应该对汇报过程做仔细的梳理。先说什么,再说什么;哪些问题要简述,哪些问题该详细说明,必须要有个清晰的思路。否则,就很难打动领导。

2.重点要突出

无论哪一种工作都有自己的重点。因此,下属在向领导汇报问题的时候,应该掌握“事不过三”的原则,就是指汇报时注意每次只强调一个问题,只突出一个重点,最多不超过三个问题或三件事情。这样做不但有利于领导理清思路,迅速决断,而且能使领导对你的能力或效率产生好感。

3.去繁存简

所谓的去繁存简,就是要把一切不必要的话从汇报中删去。无论你是做书面汇报,还是口头汇报,都必须做到去繁存简。因为它不仅是技巧,更是原则。

4.请领导点评

工作汇报完之后,不要立刻一走了之,应该主动请领导对你的工作总结加以点评。无论最后领导给出何种的点评,差的也好,坏的也罢,下属都要以认真的精神、负责任的态度去细心地反思。因为,只有那些虚心接受领导点评的下属,才能再次被领导重用。

说话感悟

作为下属,向领导汇报工作不仅是责任,也是考验。在工作的过程中或工作结束的时候,要养成随时向领导汇报、及时总结汇报的习惯,当然,在汇报的过程中,掌握汇报的技巧也至关重要,因为它能让你的工作更上一层楼。

纠正领导的过错时,把指责变为商量

上司只是普普通通的一个人,所以很多时候都不是万能的,也有做错事情的时候。作为下属的你,这个时候一定要纠正上司的错。不过,纠错的方式、方法很重要。在古代,给皇帝进谏的大臣们,讲究方式、方法的都成了一代名臣;方法不好的,基本上都成了“刀下之鬼”。

心理学家研究表明,谁都不愿把自己的错处或隐私在公众面前曝光,一旦被人曝光,就会感到难堪或恼怒。在上司有错的时候,作为下属的你纠正时一定不要在公共场合人多的地方,这样会使上司很难堪,大丢面子。今天你让他丢了面子,明天他就有可能让你丢了饭碗。

李亮公司上周招聘了20名业务员,安排在本周二统一进行培训,培训三天,培训由具有多年培训经验的副总经理主讲,人事部从旁协助。

周二上午八点,20名公司的新业务员穿着统一的服装整齐划一地坐在培训教室里,等待着培训的开始。不一会儿,副总经理来到了教室,从人事部经理手中接过一份名单,副总经理要点一下名字,看人员是否到齐。

当副总经理念到“王土明”的时候,教室里一片寂静,无人应答。接着,副总经理又念了几遍“王土明”,还是无人应答。

这时,一位业务员突然站了起来,没好气地说道:“错了,领导,我叫王士明,不是王土明。”话里透出深深指责的意思。顿时,教室里发出一阵低低的笑声,副总经理的脸色一时变得很难看。

“报告副总,我是人事部的打字员,我把字打错了。对不起。”站在人事部经理旁边的一位小伙子赶紧说道。

“太马虎了,下次注意。”副总挥挥手,接着念了下去。

培训结束后,没过多久,那位叫王士明的新业务员就被辞退了,而人事部的那位打字员却被调到副总经理身边做了助理。

大多时候,只要是人,就难免因一时糊涂做错事情。遇到这种情况,就需要把握住指责别人时的度。既要指出对方的错误,又要保留对方的面子。业务员王士明在指责副总时,虽然指出了错误,但是却让副总在众下属面前丢了面子,他就是没有很好地把握这个度。

上司犯错误是难免的,而聪明的下属在纠正上司的错时往往都是把指责上司的错变成跟上司商量问题。

下午刚上班,一份文件摆在了王磊的办公桌上。王磊打开一看,是关于奖励销售人员去度假的。可是紧接着往下看,王磊却皱起了眉头,原因是文件里注明参加度假的只能有8位人员。这一下子让王磊这个销售经理犯难了,因为销售部的销售人员有10个人,工作都很努力,如果只去8位,那剩下的2个人肯定不干。王磊拿起电话问了相关人员,得知是张总弄错了销售部的编制。

王磊找到了领导张总,然后说:“张总啊,谢谢您这次给我们销售部这么大的奖励。”张总说:“这都是你们应得的!”

“找您商量个事情,好吗?”王磊最后神秘地说。

“有什么事你说吧。”

“张总,是这样的,我看文件上说参加度假的只有8个人。可是我们部门有10名销售员呢。如果去8个人,剩下的2个人肯定会心理不平衡。”当王磊说道“10个人”的时候,张总脸色一变,说:“那你认为该怎么办?”

王磊回答说:“激励总比不激励要好。您看能不能这样,为了整个销售部的战斗力,再增加2个名额?反正公司都已经决定花钱奖励了,再多2人去也是一样。到时把吃喝住行各方面的标准稍微降下一点,这两个人的钱不是出来了吗?您看,这样能行吗?”

张总看王磊没有点破自己搞错人员名单的事情,就会心地一笑,说:“好吧,我一会儿跟有关人员说一声,就按你说的办。”

王磊走出办公室的时候长出了一口气。

纠正上司的错误时,要以亲切的话语作为开场白,言辞不但要婉转,语气还要尽量温和,最好能用商量的方式,变指责为讨论。实践证明,迂回战术让你无往而不利,直捣黄龙让你得不偿失。像王磊一样,不但巧妙指出了问题的所在,还提供了问题的解决方案。他说话时,婉转地暗示上司所犯的错误的同时,还没有让上司感到难堪,不但保住了上司的面子,而且还让上司改正了错误。

如何才能让犯错却不自知的老板明白自己的错误,这也是需要技巧的,下面就来归纳总结一下: