书城管理红烧肉一样的项目管理
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第3章 立项与启动--年会也是一个项目(3)

朱笑笑想不到他会问自己,一时间有点儿慌神:“呃,伏总……我……李总……李总说,让你给提意见。”

伏龙腾冷笑了一下,歪着头,斜眼看着朱笑笑:“你自己都不知道要问么子,那你干啥子来?”

朱笑笑不知如何作答,脸涨得通红。

伏龙腾看了一眼表,匆忙把桌子上的资料摞起来:“我忙得很,再说,年会是你们部门的事情噻!”见朱笑笑欲言又止的样子,他又补充了一句,“细节我不关心,我只提一个问题,这个计划的第一句话是‘为了成功筹办2013年度年会’,我且问你,啥子叫成功噻?”

伏龙腾龙卷风般地走了,只留下目瞪口呆的朱笑笑。

嘭!朱笑笑只觉得天旋地转,无数只萤火虫在眼前飞舞,过了好一会儿才慢慢地恢复了意识。咦?怎么有点儿头疼?而且越来越疼!啊?天上掉下来扇玻璃门,门里还有只龇牙咧嘴的“独角兽”?门上COSYS几个大大的红字似乎在嘲笑她,你不是一直自豪眼睛大吗,今天怎么变成出气儿的了?那可是她怕有人不小心撞上,亲自贴上去的呀!哪个喝了假酒的不关门哪!坑爹呀!

朱笑笑羞愤交加,低头转身想要跑开。咚!又撞上了一座山(还好是肉做的)。妈呀,怎么没个地缝儿让我钻哪!朱笑笑像只疯狂老鼠,立马抱头逃窜,却被人一把抓住。

“小朱,咋地啦?”

抓狂中的朱笑笑猛然听到这么亲切的问候,反而怔住了,回头一看,原来是汤树人。由于在工作中很少接触,她对此人并不熟悉,印象最深的只是他那高大魁梧的身材,有点儿像《哈利波特》里边的海格,看起来让人很有安全感。在他亲切甚至可以说是慈祥的目光中,深陷窘境的朱笑笑觉得心里暖乎乎的:“对不起汤总,我……”

朱笑笑撞门这一幕汤树人其实看到了,而周围的员工只知道站在一边看笑话,这让他觉得很不像话。然而,毕竟不是自己的属下,正在想是不是该说说他们的时候,朱笑笑慌里慌张地又一头撞到自己身上。既然如此,索性安慰一下小姑娘吧:“没事儿!你看看我这体格儿,别说你一个小丫头,泰森来了我也给他撞飞出去,哈哈……”

朱笑笑扑哧一下乐了,心想,听别人说汤总是最好说话的,果然不错!

汤树人一指那扇惹祸的玻璃门,替朱笑笑抱怨道:“你说也是,这门安的有问题哈。人家的门都是往屋里拉的,哪有往过道上推的?这不净等着惹事嘛,瞎整!”

唉!报应啊!其实那门是朱笑笑让这么装的,当时她想在屋里多摆张桌子,没承想反而给自己埋下了这颗不定时炸弹。

见朱笑笑表情不自然,汤树人转移话题:“对了,年会筹划得怎么样了?”

一句话勾起了朱笑笑的伤心事,她这才想起来还有个问题没解决呢:“嗯……伏总问我,什么是成功,把我给问住了。”她边说边抬手摸了摸额头,疼得把嘴咧成了O型。

汤树人边摇头边呵呵笑着:“这个伏龙腾!这个问题说复杂就复杂,说简单也简单,所谓见仁见智吧。有人认为成功就是实现预计目标,有人把它定义为功成名就,还有人说有了钱就算成功。”

朱笑笑忽闪着大眼睛:“唐骏说,他把大家都忽悠了也挺成功的。”

汤树人哈哈大笑:“是啊是啊,从某个角度看,他说的也不错。不过,据我看,成功只是个结果,不能算是目标。”

朱笑笑瞪大了眼睛:“啊?成功不是目标吗?”

汤树人意味深长地点点头:“是,成功不是目标。举个例子吧,高考时,你的目标是什么?”

朱笑笑说:“成功考上大学呀!”

“对喽!你的目标是‘成功考上大学’,而不是‘成功考大学’吧?你是学中文的,分析分析这两种说法有什么区别?”

朱笑笑沉思再三,试探着说:“前者强调‘考上’这个结果,后者则只说了‘考’这个动作。”

汤树人点点头:“是呀!目标是你想要产生什么结果、达到什么效果,所以应该是个名词或动宾词组。而成功是个形容词,它只能对目标进行修饰,但并不是目标本身!至于一件事是否成功,我们只能等事情结束了之后才能做出判断,哪儿有还没开始就已经成功的?”

“原来汤总也是语言学专家,小女子拜服!”朱笑笑不禁作了个揖。

汤树人连连摆手:“我也是举一反三而已,希望对你有点儿帮助。”

“岂止是有点儿啊,简直是神奇,原来语法分析也对企业管理有用啊!”

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项目管理是典型的目标管理,因为没有目标就没有方向!

依你的说法,目标就是项目所要产生的成果?

是的,这在项目管理学科中有个专业术语,叫“可交付成果”。

可交付成果是“在某一过程、阶段或项目完成时,必须产出的任何独特并可验证的产品、成果或服务能力”。这个定义的核心词是“可验证”,即无论最终的产出物是有形的(通常称为“产品”)还是无形的(通常称为“服务”),必须能以某种方式进行验证。

什么是验证呀?

ISO9000(质量管理体系标准)是这么说的:“所谓验证,是保证产品的生产过程和质量管理以正确的方式进行,证明这一生产过程是准确和可靠的,并具有重现性,能保证最后得到符合质量标准的产品的一系列活动。”说白了,就是“能通过某种方式证明它是合格的”这个意思。

有形的好说,无形的怎么验证呢?

一个项目的可交付成果往往不是一个,而是一组,是有形产品与无形服务的集合体。比如大家看这本书,也是个项目,对吧?有形的可交付成果是书本身,无形的则主要是大家对项目管理有了更深入的了解和掌握。要想验证这点其实有很多方法,比如大家自己的心得体会、参加项目管理认证考试等,甚至大家也可以尝试做一名项目管理培训师。

那么,用什么来验证呢?

它就是“验收标准”。不同的人在不同时间点的感受不一样,给出的验收结论也千差万别。为了避免这种风险,我们应该在项目启动甚至更早些时候就把可交付成果的验收方式和标准定下来--也就是“量化”的意思。

项目目标--拿数据说话

第一次进入汤树人的办公室,朱笑笑大跌眼镜:没想到汤总虽然外表像个大老粗,但其实不仅涵养好,而且办公环境也收拾得井井有条!尤其引人注目的是窗边那盆发财树,长得枝繁叶茂的,一看就是精心呵护的结果,公司其他的绿植可没有这么精神。

朱笑笑直直地盯着发财树,疑惑地问:“汤总,你的这棵树长得这么好,每片叶子都油绿油绿的,一定经常擦吧?”

汤树人不以为意,颇为自豪地说:“植物也像人一样,你对得起它,它就对得起你。”

朱笑笑点了点头,心里很是触动:“但愿如此!”

汤树人示意朱笑笑坐在会客区的沙发上,亲自从冰箱里拿了瓶矿泉水递给她,然后在她斜对面坐了下来。由于两人之间没有办公桌的阻隔,朱笑笑觉得特别不自在,不知该把手脚放在哪里。看到她手足无措的样子,汤树人指了一下矿泉水瓶子:“小朱,你可以冷敷一下,会舒服些。”朱笑笑感激地“哦”了一声。

汤树人叉着手,正色道:“小朱,我知道公司让你负责年会,是有点儿难为你。但凡事都有两面性,你反过来想想,这可是个好机会呢。整好了,将来你在职位上或许有所提升;即使没整好,对你个人而言也是一次不可多得的磨砺。你说是不?”

“汤总说得对,我也很愿意接受这个挑战。只是,我从来没有做过,不知道该从哪里下手。”朱笑笑赶紧说,然后把手里攥得皱巴巴的年会计划递过去,“这是我写的计划,想请您看看行不行。”

汤树人看得虽快,但明显比伏龙腾仔细多了。他一边看一边问了些问题,其中好多都是朱笑笑从没想到过的--也难怪,毕竟是抄来的,根本没消化嘛,不胀肚才怪!

汤树人不想打击这个职场新手,两手拇指来回转动着,绞尽脑汁地措辞。既不伤害小姑娘的感情,又能清楚表达自己真实的意思:“小朱啊,我对这个计划的整体感觉嘛,我认为内容方面还是比较完整的,不过呢……”

见他沉吟良久,朱笑笑心知这个计划还是不行,但感激汤树人的亲和友善,倒也不觉得特别挫败:“汤总,我知道这个计划有很多不足,还请您多多指正,我就指望您了,谢谢,谢谢!”

朱笑笑激动地连说两个“谢谢”,足见她是真心实意地寻求帮助。汤树人直视着朱笑笑说:“你要这么说,我可就不客气了!”

“别客气,别客气,千万别客气!”

汤树人故意换了副严肃的面孔:“好!我觉得你写的东西压根儿就不像是年会计划!”

这等于判了计划的死刑,难道我这几天都白忙活了?朱笑笑心里多少有点儿不服气:“为什么呢?我这可都是从网上和公司资料库里查的!”

“正因为你抄得太多,所以我说这个计划不像样!”汤树人好像没看见朱笑笑茫然失措的表情,“你知道为什么要开年会吗?你知道这次年会的主题是什么吗?你知道如何给参加年会的人留下深刻印象吗?你知道如何达到预期效果吗?”

朱笑笑被这一连串的问题问住了:“我……这……”

汤树人稍稍缓和了一下神情,但加重了语气:“做任何事情,都必须明确目标,而你这个计划恰恰就缺少明确的目标!”

汤总说得对。计划里虽然有“目标”一节,但只有“为了成功筹办2013年度年会,特制订本计划”这一句话,而“成功”一词是虚的,所以,实际上等于什么都没说。汗!

“汤总,您说过目标是想要达到的结果,那么,怎样才算明确目标了呢?”

“问得好!所谓“明确”,就是要能说得明白、算得明白,像什么‘最优秀’‘超一流’‘国际领先’等说法没有任何实际意义,要拿具体数据说话!”

朱笑笑挠了挠后脑勺:“我知道公司对销售有合同额、利润额的要求,人力资源工作也以员工招聘数、流失率等为考核指标,这些数据都好算,可是年会拿什么算啊?”

汤树人眯起了眼睛:“这个问题不能问我,你得问公司。”

什么,问公司?

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怎样测量目标是否实现了?

在实际工作中,组织如何考核成员的工作绩效呢?

相信大家一定听说过KPI(Key Performance Index,关键绩效指标)这个名词吧?事实上,无论什么行业、哪种业务模式,也无论针对什么职务,绩效考核指标都至少包括这几项:进度(或称“时间”)、资源(有时称“成本”“预算”“利润”“人力”或其他)、质量(有时称为“满意度”)。

这就是项目管理的三大KPI!

我们公司不考察项目成本绩效啊!

的确,许多公司更加关注进度和质量,但并不意味着他们不看重成本,只不过公司是以其他指标来控制而已。比如许多软件研发项目,项目组的考核指标里可能没有“预算”这一项,但由于公司主要是以人员工资、软硬件购置费用等来核算研发成本的,因此控制研发团队规模、严把进度关实际上就是在控制成本。

时间、成本、质量,哪个更重要呢?

这要看具体的项目特点了。有的项目会把质量放在首位,而有的则为了按时交付不惜血本。并且,在项目的不同时间点上,这三大KPI的重要程度也可能发生变化。对项目经理而言,最重要的职责之一,就是要在变化当中动态权衡这三大KPI之间的关系(详见第12章“03项目约束条件--多快好省要不得”)。

综上所述,用通俗的话说,项目目标的完整表述应该是“花多少钱、用多长时间、交付满足什么质量标准的可交付成果”。

听起来好复杂啊!

也没有那么复杂啦!大家只要记住“SMART原则”就好啦:

Specific(明确):具体的可交付成果是什么?不能笼统地概而论之。

Measurable(可度量):用什么方法度量?必须满足哪些指标?考核指标必须是数量化或行为化的,验证这些绩效指标的数据或信息是可以获得的。

Achievable(可完成):在付出努力的前提下可以达到吗?避免目标过低或过高。

Realistic(现实):目标是实实在在的、可以证明和观察的吗?或者,

Relevant(相关):目标与本职工作相关吗?避免多个目标各自为政,对实现组织整体战略作用不大的现象(如指派出纳学习人力资源管理课程)。

Time-based(时限):什么时间完成?杜绝虎头蛇尾、不了了之的现象。