5.明确电子邮件沟通的利弊
随着网络技术的飞快发展，电子邮件像电话一样成了我们日常工作的主要沟通方式。网络使沟通的速度也大大地随之加快，同时时间、地点和国家皆不受限制。不仅文字可以传输，声音、图片等都可以同时传输。可以说网络把我们带到了一个全新的沟通世界。
由于网络发展还存在着某些方面的不完善，网络安全成了目前最大的隐患，而且计算机病毒、垃圾邮件、网络黑客等也时常困扰着我们。所以为了安全起见，特别重要的沟通最好不要采用此种方式。
沟通方式尽管很多，但是每一种都有它的适用范围。不妨将几种沟通方式结合起来使用，这样既可以弥补它们各自的不足，同时又让它们的优势更加突出，沟通当然也就更顺畅了。
操作要点
确定沟通中恰当的表达方式要做到：
明确电话沟通的利弊。
明确书面沟通的利弊。
明确当面沟通的利弊。
明确传真沟通的利弊。
明确电子邮件沟通的利弊。
王强是X企业研发部的部门经理，目前正准备与Y企业联合开发一款新产品。他首先打电话联系Y企业研发部的经理表达自己的合作意向，然后发传真简单陈述了合作的大致计划，最后在对方明确表示出愿意合作的意向后，发邀请函约Y企业的研发部经理来X企业与他进一步详谈。双方经过磋商，签订了合作协议。
开始时打电话，可以及时把合作的信息传达给对方，然后用传真的形式把大致合作计划发给对方，让对方有一个大概的了解，形式上比电话稍微正式了一些。当对方有合作意向时，再用书面形式的邀请函更显出对对方的重视。在与对方当面沟通时达成了一致意见，最终签订了正式的书面合作协议。这次沟通的成功得益于多种沟通方式的恰当运用。
在沟通中恰当地运用语言表达
有效沟通就是使信息在双方之间自由传递。要把您所要表达的信息顺畅地传达给对方，就要运用恰当的语言表达技巧。
1.表述清晰明确
语言表达要清晰、明确，能让对方明白您要表达的意思。只有清楚您的意图，对方才可以做出正确的反应，以配合这次沟通。首先，要保证语句的结构没有问题；其次，要尽量用简洁的语言来表达，避免用一些复杂、烦琐的句式；再次，对一些特殊语言要特殊对待，例如专业术语一般用于特定的行业，通俗俚语多用于朋友间非正式的交谈；最后，语言表述要有条理，不可杂乱无章。当然还要求普通话尽量标准。
2.说话铿锵有力
说话的力度也不容忽视，它体现了沟通者对所要表达信息的确定和对自己的信心。一般认为不包含模糊或者限制性词语的语言比较有力度。所以要尽量直接表述出自己的观点，多用动词，再配合简短的语句，加上洪亮的声音，往往能够取得比较理想的效果。
3.描述幽默生动
威严不可缺少，但是幽默感也同样重要。一个不懂幽默的人很难在所有的沟通场合中游刃有余。在适当的场合适度地开一些无伤大雅的小玩笑，有时甚至是自嘲，既可以缓解紧张气氛，又可以增进与对方的友好感情。讲故事或者轶事也可以表现出幽默感，而且在具体表述某件事情时，经常用第一人称或者比较奇特的新词也同样可以让语言生动起来。
4.尊重道德选择
语言表述中同样有道德成分。依据某些人的特征，分别给他们起一些绰号，例如“乡巴佬”“四眼”“百灵鸟”等，由于他们应用的场合和对象的不同，其中的含义也不尽相同。有时只是一种单纯意义的描述，有时却会带有某种感情色彩，表示喜欢或者厌恶。当然也不排除有的绰号具有讽刺、侮辱的性质。对这样的语言，要区别场合对待。尊重别人在表述时的道德选择，同样也尊重自己的道德感。
语言的奥妙不可穷尽，在沟通中掌握了以上语言表达方面的技巧，会使您的语言更具魅力。
操作要点
在沟通中恰当地运用语言表达的技巧有：
表述清晰明确。
说话铿锵有力。
描述幽默生动。
尊重道德选择。
著名作家马克·吐温在美国的密苏里州办报纸时，一位读者在他的报纸中发现了一只蜘蛛，便写信询问马克·吐温，问他是吉兆还是凶兆。马克·吐温给他回信写道：“亲爱的先生，您在报纸里发现一只蜘蛛，这既不是吉兆，也不是凶兆。这只蜘蛛只不过是想在报纸上看看还有哪个商人未做广告，好到他家里去结网，以便过安静日子罢了。”
在沟通中准确阐述自己的观点
有人认为表达自己的观点是非常容易的事情，甚至不需要考虑什么，只要心里想什么就说什么就行了。但是每当他们按照这种方法去做时，总会发现不能达到理想的沟通效果。其实只要掌握以下几个要点，就能够在沟通中准确地传达自己的信息。
1.观点阐述要清晰
表述清晰是沟通中应该具备的基本要求，如果您说的话本身就不清晰，对方更是很难从中获取您所要表达的有效信息，当然也就不清楚您到底在说些什么了。阐述观点时您可以从以下三方面来把握：
（1）语句要清晰。您所表达的语言在结构上要尽量完整，除非在沟通双方比较熟悉的情况下，可以省略一部分句子成分，一般情况下，都应该把句子说完整。这样对方在聆听时就不会产生疑问，既让对方明白了您要表达的意思，又节省了沟通的时间。
（2）条理要清晰。一篇文章如果没有标点符号，没有段落，要想读懂它会花很多时间。表达观点也是同样的道理。如果您表达的意思不清晰，尽管费了很多口舌，最终还是不能让对方明白您的意思。所以在阐述自己的观点时应把想说的话在心里先梳理一下，要先说什么，后说什么，不要给人语无伦次的感觉。
（3）吐字要清晰。口齿伶俐，吐字清晰是使沟通顺畅的基本要素。如果对方连您说的话都听不清楚，那么沟通便无法再进行下去。所以学好普通话变得非常重要。要做到吐字清晰，注意发音一定要标准。可以针对自己存在的具体问题做反复的练习，例如可以对着镜子练习发音的口型，或者找专门的老师来辅导发音。和外商交流时同样要求外语发音要标准，避免出现“中国人听不懂，外国人不明白”的尴尬局面。
2.观点阐述要全面
（1）内容要全面。当您准备阐述自己的观点时，首先要考虑一下，您对这个观点的看法是否比较全面、客观，而不仅是自己的一时冲动。如果看法确实比较全面，那么大胆地把它说出来；如果看法不是很全面，请再仔细考虑一下，还有哪些内容没有考虑周到。
（2）表述要全面。确认自己的观点比较全面之后，就要把观点阐述清楚。按照前期的思路，归结出几个内容要点，在讲完后，再重新回顾一下所表达的内容，这样一方面更能让对方了解您的主要观点，另一方面又可以检查一下您是否漏掉了部分内容。如果有些内容确实没有提到，还可以及时补充。
（3）考虑要全面。俗话说“有备无患”，除了把观点阐述清楚外，还应该预测一下对方聆听或者听完您讲话时的反应，并且依据对方不同的反应来制定相应的对策。还要对沟通过程中可能发生的意外事件或过激行为有所准备。只有对沟通中可能出现的各种情况都做好了准备，才能在任何沟通中都游刃有余。
3.观点阐述要讲究艺术
（1）围绕中心，重点明确。阐述观点时要求内容清晰、全面，但并不是所有的内容都很重要。表述过程中要突出主要内容，可以用比较多的语言来详细表述，或者配合语气、眼神等各种辅助手段，共同把重要信息准确无误地传达给对方。
所有的内容不是一一平等的，但都是为能更好地阐述您的观点而服务的。所以内容必须和您要表达的主题密切关联，一定要避免把无关内容也掺杂进来。否则既容易跑题，也浪费时间。可以把要阐述的观点进行条理化分解，按照目的、原因、时间、地点、措施、人员等各种项目进行归类，这样就可以总结出要表达的所有信息和重点内容。
（2）符合逻辑，顺序合理。语言表达要体现一定的逻辑关系，否则即使费了半天口舌，对方还是不清楚您要表达的主要意思，给人语无伦次的感觉。所以一定要理清所表达内容的逻辑顺序。是按事情的重要性还是按人们接受事物的思维方式或者其他的逻辑顺序来讲，这要看具体的沟通环境。为什么先说这个，后说那个，看似很普通，其实大有文章。顺序安排合理就能够达到预期的最佳效果，否则就会功亏一篑。推荐采用FAB法，按照这个方法试一下，您会发现不同的沟通效果。
观点的正确表达是多个因素综合作用的结果，所以不要忽视任何一个步骤和细节。
操作要点
在沟通中准确地阐述自己的观点要做到：
观点阐述要清晰。
观点阐述要全面。
观点阐述要讲究艺术。
在沟通中恰当地处理对方的异议。
沟通有时很顺畅，有时却不尽如人意。在沟通过程中如果清楚地阐述了您的观点，但是对方却对此有质疑，并且提出了完全相反的观点。这时您该如何恰当地处理呢？
1.直面异议，不可回避
当对方提出了不同的观点时，一定要引起重视，并且把这种情况看成是沟通中可以逾越的障碍。须知只有解决了异议，双方达成了共识，才算是一次有效的沟通。如果您认为自己的观点表述清楚了，同意不同意是对方的事情，那么这次沟通就不会有什么结果。所以遇到这种情况时，不可在心理上回避或者忽略对方的不同观点。
2.尊重对方，表示理解
要创造这样一种沟通的环境，即沟通双方人人平等，大家畅所欲言，各抒己见的环境。如果在沟通过程中，对方不同意您的观点，首先要向对方表示理解，尊重对方的情绪和意见。并且可以适当地解释一下您具体在哪些方面可以理解或者支持对方的观点，让对方感觉到他的观点已经引起了您足够的重视，并且在某种程度上得到了您的理解，为进一步说服对方创造良好的沟通环境和氛围。
沟通可以遵循以下几个简单步骤：
说明问题时，可以表述为“我听说”。
寻求一致意见时，可以表述为“我同意”。
理解对方感受时，可以表述为“我理解”。
表达观点时，可以表述为“我认为”。
3.用“柔道法”说服对方
沟通中如果对方不同意您的观点，一般要耐心地尽量说服对方。说服别人往往不如说服自己容易。依据这个原理，我们向您推荐使用“柔道法”，即用对方的观点来说服对方。当对方对您的观点提出异议时，一定要仔细倾听，了解其表述的主要内容是什么，然后再仔细分析其中的漏洞或自相矛盾的地方，最后再抓住机会有理有据地向对方说明。这样对方也就容易改变自己的观点，接受您的观点了。
4.双方磋商，达成一致
当自己的观点本身的确存在一些问题，或者对方的观点无懈可击时，可以用双方磋商的方式来解决。为了避免自己在沟通中处于劣势或者被动地位，要明确自己观点的合理之处或者对方观点的不严谨之处。在综合了双方的意见之后，达成一个双方都能接受和认可的观点。
对方的异议是沟通中的绊脚石，如果不及时清除，沟通就不会顺畅。但是我们绝不能被这些绊脚石困住。在尝试上面这些办法之后，相信您就可以从容应对了。
操作要点
在沟通中您可以通过这些方法来恰当地处理对方的异议：
直面异议，不可回避。
尊重对方，对对方的异议表示理解。
可以用“柔道法”来说服对方。
双方可以通过共同磋商来达成一致意见。
推进沟通中的相互交谈
沟通过程中的相互交谈是维系沟通的一种有效手段，在沟通可能会陷入困境时，如何才能成功地打破这种困境，继续推进双方的交谈呢？可以参照下面的几个要点：
1.沟通需要双方的配合，要及时地反馈和跟进
沟通是双方或者多方传递、交流信息的一种过程。只有单独一方也就无所谓沟通了。沟通要继续下去需要具备六个要素：信息传递者、需要传递的信息、通过何种方式来传递、信息接收者、信息要有反馈、反馈要有跟进。一般情况下，沟通通常都具备前四个要素，后面的两个因素对沟通的继续推进会产生很大的影响。如果沟通一方以某种表达方式把信息传递了出去，而对方却没有给出相应的反馈，那么沟通便有可能终止。如果对方作出了反馈，而您没有对对方的反馈进行及时跟进，沟通也有可能就此终止，也就不可能进一步展开深度沟通了。
2.把握好在沟通中的角色定位
沟通的相互关系是由沟通的参与者期望相互扮演的角色来决定的。有时这种角色被严格界定，有时又会有很大的灵活性。例如有的领导比较保守，认为下属在工作期间就要认真工作，他会严格要求下属在工作时间不允许打私人电话，甚至不允许接听私人电话；但是有的领导则较为开明，认为只要下属能把自己的工作任务完成，其他不过分的私人要求都是可以允许的。所以在沟通中，要明确自己的角色定位和对方所期望您扮演的角色是什么，能依据具体情况来沟通，就不会使沟通因定位不准确而中断。
3.掌握必要的闲谈艺术
在沟通开始时，您可能因为对对方不太了解，换了一个新环境，或者对沟通的结果没有把握等诸多因素而感到有些焦躁不安，无所适从。当您被这些不确定性因素困扰时，可以尝试以闲聊的方式来摆脱这种困境。人们往往习惯用提问的方式来交流，谈论的话题大多涉及问候、自我介绍、天气、健康、兴趣、目前的情况、以后的发展、结束的原因等各方面内容。这些话题可以贯穿于整个沟通过程。如果您对对方有一些了解，可以使问候更个人化，例如“我很欣赏您上周在公司会议上的发言”。除了这些寻求共同话题的方式之外，还可以通过闲谈来使对方注意到您，以便与对方进行进一步的沟通。可以在介绍自己的时候突出自己，以引起对方注意，然后抓住时间进行交流；还可以尽量想办法使自己的名字突出，让对方更容易记住。
4.避免说一些冒犯对方的话语
一般而言，冒犯性的话语是故意说出的打击、侮蔑、贬低对方的语言。例如瘪三、黑鬼、傀儡等类话语就属于冒犯性语言。在沟通中一定要避免出现这样的恶性语言，以免伤害了对方，也贬低了自己，使沟通没办法再继续下去。
5.尽量弥补后悔说出的话语
我们不时会听到有人说“我真后悔说这些话”。有时在无意识的情况下，可能会把本来不该说的一些话也随意说出来，结果泄露了机密，或者伤害了别人，使沟通双方陷入十分尴尬的境地。当意识到这点以后，一定要及时补救。可以根据具体情况采取以下措施：向对方道歉，及时更正或者重新来表达您的意思，最大限度地减少您的话对沟通所造成的负面影响，使沟通得以继续下去。
在沟通中，您可能会遇到很多因意想不到的原因使沟通陷入窘境的情况，这时就要冷静下来，依据具体的原因采取不同的措施。只要措施得当，就能够取得比较满意的效果。