书城管理管理技能培训全案(上)
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第3章 有效沟通的基本步骤(3)

操作要点

推进沟通中的相互交谈时要注意以下几点:

沟通需要双方的配合,要及时地反馈和跟进。

把握好在沟通中的角色定位。

掌握必要的闲谈艺术。

避免说一些冒犯对方的话语。

尽量弥补后悔说出的话语。

小李是某著名大公司的一名资深培训师。来公司应聘时,公司规模还很小,但是公司给他的反馈是:“虽然目前并不缺培训师,但是我们正在挖掘这类优秀人才,您可以把简历递过来。”

小李很快把简历送到了公司。公司的人事经理看了以后,虽然没觉得简历有什么特殊之处,但是在小李的一再要求下,出于礼貌还是给了他面试的机会。在面试过程中,小李从容镇静,谈吐得体大方,又充满朝气。经理全面了解了小李的能力,很欣赏他的才华和自信。小李顺利被录取了。

在沟通中进行必要的自我袒露

沟通是交流信息的过程,这种信息有时是开放性的,有时又可能是关于个人或者企业的比较机密的信息。当在沟通中,有必要把这些信息表述出来时,可以按照下面的几点建议来进行。

1.确认自我袒露的必要性

对刚刚开始接触的一些新朋友一般不要表述一些比较机密的信息。当双方比较了解之后,为了进一步加强了解或合作,可以适当地把一些个人或者企业的信息告诉对方。当然还要考虑对方以前在沟通中有无不良记录。如果以前发生过不愉快的事情,那么在进行自我袒露前一定要仔细斟酌。

袒露是双方的,如果仅仅是沟通一方袒露信息,另一方却只是倾听的话,那么这种袒露就无法再进行下去。您可以在进行自我袒露前先试探一下,例如先从一般性的角度来探问,看看对方的反应如何,然后再确定是否需要把信息传达给对方。

2.克服恐惧心理

尽管进行自我袒露可以使沟通双方的关系更加亲密,但也不能否认这种做法也有不太理想的后果。由于所要袒露的信息可能透露出自己的隐私、缺点或者劣势,必然会影响到自己或整个企业的良好形象。自我袒露本身有一定风险,但在经过对对方细心的观察和对袒露内容的筛选后,这种风险就会降到最低点,所以也没有必要对自我袒露产生恐惧。

3.选择袒露的信息

自我袒露不是把所有的信息都毫无保留地表述出来,而是要有所选择。可以把自己知道,对方不知道,在允许的情况下可以让对方知道的信息袒露出来。而对那些只有自己知道,又不能让别人知道的信息要格外注意,不要把这些信息当做自我袒露的对象。

4.选择袒露的时机

在沟通过程中,沟通双方有向深度交流的趋向时可以考虑进行必要的自我袒露。在表述这些信息之前要首先明确自我袒露的动机。要弄清楚自己为什么要向对方表述这些信息,在进行自我袒露之后会有什么样的结果。

5.测评沟通效果

进行自我袒露之后,到底有没有起到增进双方感情,加深相互了解的目的呢?这就需要在沟通后有一个追踪过程。可以通过这次沟通以后对方对您的态度、评价、合作等各方面的表现来测评。如果对方在各方面的表现都超出了以前的程度,那么证明这次自我袒露取得了良好的效果;如果对方各方面的表现大大不如从前,那么说明这次自我袒露可能引起了对方的反感,在以后的交流中要多加注意。

自我袒露是沟通双方进行深度交谈之后,增进了解和密切关系的很自然的做法。由于带有很大的风险,所以在进行自我袒露时最好要三思而后行。

操作要点

沟通中需要进行必要的自我袒露时要注意:

确认自我袒露的必要性。

克服恐惧心理。

选择袒露的信息。

选择袒露的时机。

测评沟通效果。

克服沟通中的障碍。

沟通中的种种因素会阻碍信息的表达,引起我们对沟通信息的误解,从而导致无法进行沟通或沟通不畅。要想进行有效沟通就必须克服这些障碍。

1.克服沟通中的语言障碍

语言是沟通中最重要的工具,如果在语言方面出了差错,肯定会对沟通的顺利进行产生很大影响。所以一定要克服语言方面的障碍给沟通带来的信息扭曲,甚至沟通破裂的后果。

(1)克服语言不同、语音差异造成的沟通障碍。中国是一个拥有56个民族的大家庭,不同的民族都有自己的语言,即使是同一个民族,由于地域的不同,语音也有很大差异。所以当不同民族,不同地域的人们进行交流时,由于语言或语音上的差异,肯定会对沟通造成一定的影响。为了克服这种沟通障碍就需要沟通双方的语言、语音一致,例如一个汉族人和一个蒙古族人在交流时,要么统一说汉语,要么统一说蒙古语,或者统一为一种大家都听得懂的语言。同一民族不同地域的人要尽量说标准的民族语言,例如汉语要说标准的普通话。总之语言一致是沟通顺畅的重要前提。

(2)克服语义不明造成的沟通障碍。语义不明大多为语言表达上的失误所造成的。表达中措辞不当或者内容失调都可能使对方不知所云。所以在语言表述中要注意词语搭配得当,根据场合和沟通双方地位、品位的不同而分别选用恰当的词语;在内容上要求表述完整,分清主次。

(3)克服不良的说话习惯造成的沟通障碍。不良的说话习惯也会对沟通造成十分不好的影响。例如习惯用鼻音说话,声音过高或者过低,语音、语速生硬,缺少应有的变化,动作过多,过多使用口头禅等。要克服这些不良的说话习惯,需在平时说话中多加注意,可以多按照正确的说话方式来练习,还可以找人来监督。

2.克服沟通中的习俗障碍

不同的国家、民族和地域由于历史的沉淀形成了各具特色的风俗习惯,从而为沟通设置了一道无形的屏障。要想在沟通中打破这道屏障,就要求在沟通前对沟通对象的风俗习惯有所了解,从而在沟通中避免触犯对方的禁忌。

3.克服沟通中的角色障碍

我们每个人在生活中都扮演着多种角色,例如丈夫、儿子、领导、下属、党员,等等。在与对方沟通中如果角色定位错误,或者没有意识到双方角色的差异,都会对沟通造成不好的影响。所以在沟通前最好能明确自己在沟通中的角色:是和下属沟通,还是和上级沟通,同时还要对沟通对象在社会地位、价值观念、宗教派别、职业差别等各个方面都有一定的了解,这样在沟通中更有针对性,有选择地传递一些有利于双方达成共识的信息。

4.克服沟通中的个性障碍

现代社会是一个提倡个性解放的社会,个性的张扬无疑对沟通有一定的影响。如果双方在个性上有一定冲突,那么必然在沟通中会以某种形式表现出来。所以在沟通前或者沟通过程中,要通过对对方言谈举止的敏锐观察,来判断他的气质、性格、能力、兴趣等各方面特点。然后针对这些判断找出双方的共同点,以此来促进沟通的进一步开展。

5.克服沟通中的心理障碍

沟通中的个人认知差异、情感冲突都为成功沟通埋下了隐患。只有克服了这些心理上的障碍,沟通才能取得比较满意的效果。

(1)克服个人认知的心理障碍。个人认知中影响沟通效果的因素有先入为主的第一印象,固定的社会心理等。如果您总是以第一印象来决定与对方沟通的结果,那就有些武断,因为第一印象只是了解对方的第一步,并不能显示出对方的全部信息。所以一定要结合沟通中对方的表现来验证第一印象,这样得出的结论才是全面可靠的。

固定的社会心理也会影响到沟通的效果。如果您对对方有一些种族、政治、宗教上的偏见,对某些职业有一些概念化的印象等,那么在沟通中肯定会或多或少地影响到对对方的态度和评价,从而使沟通达不到预想的良好效果。要克服这些障碍首先要能客观地看待这些事物,或者把这些分歧暂时忽略掉,使沟通在平等、友好的氛围中顺利进行。

(2)克服情感冲突所造成的沟通障碍。人都是有感情的,沟通中适当的感情表露能增加双方的信任感,促进进一步的沟通。如果感情表露不当或者感情失控,沟通就无法顺利进行。所以在沟通中要会驾驭自己的感情,根据沟通中的具体情况,表达出恰当的高兴、同情、理解等,要把握好感情表露的程度。