S：Yes，sir· I have provided all the necessary material· I have also prepared a meeting memo·
K：Excellent· After the meeting has been adjourned，please inform the interested parties of any action taken· Write up the official notice in duplicate·
K:陈小姐，每月一次的执行委员会会议定于下星期召开，所有的委员你都通知到了吗？
S:都通知到了，先生。我已经打电话或写便函就此会议非正式地通知了每个委员。
K:陈小姐，会议的议程准备好了吗？
S:准备好了，先生。这是一份复印本。
K:会议记录本、公司的内部章程、凭照以及决议草案都准备好了吗？
S:是的，先生。我已经提供了所有的必需材料，我还准备了会议备忘录。
K:好极了。休会后，请你把所有安排事宜告知各有关方面。写出正式通知并一式两份。
三、会议通知
1·常用词句
The meeting will be held at the Grand International Hotel· 这次会议将在国际大饭店举行。
You are expected to attend the conference· 希望您能参加这次会议。
A1l the nonexecutive directors will be present at the meeting· 所有的非执行董事都要参加这次会议。
We will ho1d a meeting to decide the long-term plan of this company· 我们将举行一次会议，确定公司的长期计划。
The auditors will meet at 3 p·m· on Friday，December 21，in the Lincoln Room· 审计师们将于12月21日星期五下午3：00在林肯会议室举行一次会议。
The purpose of this meeting is to make the following decisions· 这次会议的目的是要对以下事项做出决定。
The meeting has been rescheduled for June 3· 这次会议已改在6月3日召开。
2·范例
实例
会议通知
Date：December 15，2007
To：Roger Williams，R&D Manager
From：Mary Geyrac，Chair
Re：A Speech on High Technology at the Annual Conference
This year the annual conference will take place at the Pearl Hotel from December 15 to 18· Enclosed are the agenda，the minutes of the last annual conference and details of the accommodation arrangements·
Last year you gave a very interesting presentation on the subject of“High Technology· ”I would be grateful if you would consider giving us an update on this· I would appreciate it if you could send me a confirmation·
译文：
日期：2007年12月15日
接收人：罗杰·威廉姆斯(研究与开发部经理)
发送人：玛丽·盖拉克(会议主席)
主题：在年会上作一个关于高新技术的发言
今年的年会定于12月15日至18日在明珠饭店举行。随函谨附会议议程、去年年会的记录以及食宿安排的详细情况。
去年，您作了一个题为“高新技术”的报告，非常精彩。若您能对此再作一次内容新颖的报告，我将非常感激。请回函确认。
实例
会议更改通知
To：Members of the long-Range Planning Committee
From：Xi Chen，Secretary
Date：March 18，2008
Subject：Change in May Meeting Date
The regularly scheduled Febrary 18，2008 meeting of the Long-Range Planning Committee is rescheduled for March 25，2008，at 3：00 p·m· in the Third Conference Room because President must attend a marketing conference in New York·
P1ease notify me at extension 3106 if you Will be unable to attend·
译文：
接收人：长期计划委员会成员
发送人：陈茜(秘书)
日期：2008年3月18日
主题：5月份会议日期变更通知
原定在2008年2月18日召开的长期计划委员会会议，因总裁要去纽约参加一个非常重要的营销会议，改在3月25日下午3：00举行，会议地点是第三会议室。
如果不能参加，请拔分机3106通知我。
四、会议议程
1·常用词句
opening call to order宣布会议开始
roll call点名
announcement of quorum宣布法定人数
announcement of agenda宣布会议议程
approval of agenda通过会议议程
approval of minutes from previous meeting通过上次会议的记录
discussion of late delivery problems讨论不能按时交货的问题
continuation of discussion of hiring procedures继续讨论聘用程序
report of welfare committee宣读福利委员会报告
unfinished business讨论尚未完成的工作
new business讨论新的业务
plans for feasibility study计划进行可行性研究
selection of next meeting date决定下次会议时间
appointment of committee任命工作小组
nominations and elections提名与改选
assignment of responsibilities安排工作职责
contact联系人
other items其他
adjournment休会
2·范例
实例
AGENDA
Date：January 30
Time：9：00 a·m· to 10：30 a·m·
Location：The Third Meeting Room，AA Hotel
Objective：Decide Whether to Increase Production Capacity
Attendees：Jud Mary(J·M·)
Healther Endlf(H·E·)
Simone Martens(S·M·)
Michael Kent(M·K·)
Roger Williams(R·W·)
Jilian Black(J·B·)
Agenda ItemPurposeTimePresenter
Estimate criteria for making decisionConsensus15 minutes——
Review 5-year production figuresInformation10 minutesR·W·
Estimate 1ong-and Short-term demandsConsensus
20 minutes
S·M·
Review cost estimateInformation15 minutesM·K·
Consider use of current potential capacityDecision
20 minutes
H·E·
会议议程
日期：1月3日
时间：上午9：00到10：30
地点：AA酒店第三会议室
目的：决定是否应该提高生产能力
与会人员：加德·玛丽(J· M· )
希瑟·恩道夫(H· E· )
西蒙·马丁斯(S· M· )
迈克尔·肯特(M· K)
罗杰·威廉姆斯(R· W· )
吉利安·布莱克(J· B· )
事项目的时间发言人
评估决策标准达成共识15分钟
评议5年的产量通报信息10分钟R·W·
评估近期和远期需求达成共识20分钟S·M·
评估成本通报信息15分钟M·K·
讨论对目前生产能力潜力的利用形成决定20分钟H·E·
探究·思考
1·请思考打电话时如何介绍自己，如果你接到来电又不知对方是谁时，该如何提问？
2·请自己写下几组电话号码，练习数字的读法。
3·请试着写一份会议议程·
4·如果公司来了一位愤怒的客人，他要求见你上司，你如何应对？