优秀的管理者善于与员工沟通，因为沟通是管理者发现问题、解决问题的有效手段。在沟通的过程中，管理者既可以认识到自己的疏忽和纰漏，又可以弄清楚导致员工不满或抱怨的缘由。
1．交谈是最直接的沟通
作为管理者，少不了要与员工沟通，而最直接的沟通方式就是交谈。
一般说来，管理者与员工之间的谈话主要有以下四种功能：
第一，监督功能。
通过谈话，管理者了解员工的工作情况，从而监督员工是否在按照要求工作。
第二，参与功能。
在研究执行决定的过程中，如果遇到难以解决的问题，管理者可以让员工积极参与，从而找到一个比较全面的解决办法。
第三，指示功能。
通过谈话，管理者直接传递上级的指示或管理者本人的决定。
第四，悉人功能。
通过谈话，管理者能够更加深入地了解各个员工的情况。另外，管理者还可以通过员工说活的表达方式、回答问题的语气等确定员工的基本性格特征。
从本质上来讲，谈话既是一种交流信息的方式，又是一种交往方式。
为了保证交谈的顺利进行，并达到预期的谈话效果，管理者有必要多多了解谈话的艺术。
作为管理者，在与员工交淡的过程中，要注意哪些问题、掌握哪些技巧呢？不妨参考以下几点：
（1）使员工敢于讲话
谈话是双方都要参与的双向交流活动，而不是一方说、另一方听。如果在与员工的交流过程中，员工不敢开口或不愿意开口，谈话局面无疑会陷入僵局。因此，管理者在与员工谈话时，一定要通过各种方式激发员工的说话欲望。
（2）鼓励员工讲真话
在谈话过程中，有些员工由于种种原因不愿意讲出他们心中的真实想法，以至于管理者了解到的情况不真实。如果管理者按照这种不真实的情况去处理问题或指定策略，无疑会造成负面影响。因此，管理者必须消除员工的种种顾虑，让他们敢于讲真话。要做到这一点，管理者本人在言行上就应该有所注意。比如，在与员工交谈的时候，管理者必须去掉专制、蛮横的作风，采用坦率、诚恳、求实的态度。
（3）活跃谈话气氛
管理者在与员工谈话的时候，一定要注意创造活跃的谈话气氛。如果做到了这点，当管理者提出一个问题或陈述一件事情时，员工就会积极回应。
活跃谈话气氛的方式有很多，比如，管理者在听取员工陈述时，可以对员工微笑，或者表示赞同地点点头，或者充满热情地用“好”字称赞等。
（4）要抓住主要问题
与员工进行工作上的交流时，管理者必须突出谈话的重点，做到扼要紧凑。
第一，管理者一定要以身作则，在一般的礼节问候之后，应该迅速地转入正题当中，尽快地阐明问题的实质。
第二，管理者要使员工意识到：时间非常宝贵，回答问题必须简明扼要，一定不要讲一些与主题无关的话。
（5）掌握好评论的时间和分寸
管理者在听取员工的陈述时，不要在员工的谈话过程中发表评论性的意见。如果真要发表评论，也应该等员工的陈述完毕。还要注意的是，发表评论的时候一定要表达谨慎，措词严密，以便作为定论。另外，管理者在发表自己的评论时如果能够采取劝告或建议的形式，员工就更容易接受。
（6）遇事要避免冲动，善于克制自己
当员工陈述的情况令管理者不满时，管理者一定要保持冷静，千万不要因为一时冲动而控制不住情绪，滔滔不绝地讲述一番。
（7）及时回应员工
员工在陈述的过程中肯定有停顿的时候，管理者应在此时积极地配合员工。
出现停顿一般有两种情况，管理者应该区别对待。一种情况是员工故意停顿，这样做是为了观察一下领导对自己讲话的反应。这时，管理者有评论的必要，以便鼓励他继续讲述下去。另外一种情况就是思维突然中断所引起的停顿。当员工在陈述过程中出现这种情况，管理者最好采用“反响提问法”，来帮助员工接通思路。比如他刚刚讲到“一台新机器为什么会突然停止运行了呢……”突然出现停顿，管理者可以及时地反问：“难道这就意味着新机器真的停止运行了吗？”
（8）克服社会知觉中的最初效应
在谈话的过程中，管理者一定要克服社会知觉中的最初效应。
所谓“最初效应”，也就是人们平常所说的“先入为主”。有的人容易被这种效应控制，并且还具有“造成某种初次印象”的能力。作为管理者，在与员工交谈时必须保持客观的态度，公正评判每个员工的陈述。
（9）不放过一切谈话机会
谈话可以分为两种方式：正式的和非正式的。正式的谈话指在工作中进行的谈话，而非正式的谈话是在工作之余进行的。
作为管理者，不应该放弃非正式的谈话机会。因为这种谈话方式是在员工没有戒备的心理状态下所进行的，管理者可以从中得到意外的信息。
作为管理者，如果不抽时间与员工交谈，那么早晚就得抽时间解决问题。与其解决问题不如勤与员工交流，杜绝问题。
2．注意交流方式，于人于己有利
据统计，管理者要想管理好员工，90％要借助语言。正所谓“好话一句三冬暖，恶语一句六月寒”。管理者在与员工谈话的时候，不仅要遵循一定的程序，选择合适的时机和场所，还要注意避免语言本身给员工造成的不良影响。
对于任何管理者来说，讲话的时候一定要避免犯以下几种毛病：
（1）套话连篇
例如：“你的成绩是主要的，但也还存在一些问题和不足”、“由于我水平有限，再加上掌握的情况不是非常的全面，以上所讲的并非都正确，对的请你接受，错的请你原谅”等。
这些便是名副其实的套话。员工听完这样的话后，会感到无所适从。因为管理者没有明确的对错标准，员工不知道自己对在哪里，错在哪里。在以后的工作中，员工还是不明白什么该做、什么不该做。
（2）自我吹嘘
例如：“我在你这年龄早就……”、“记得我当时在那里负责时只有××岁”、“我们当时的工作条件要比你们现在艰苦得多”、“你不要再说了，说得再多、再难，反正你干的事我都干过”等。
管理者与员工之间是上下级关系，员工比较尊重管理者。为了使自己有一天能够成为管理者，他们希望从管理者那里得到一些实用的知识和经验。如果管理者不理解这一点，而是在员工面前进行一番对他们来说毫无价值的自我吹嘘，自然会引起反感。
（3）言过其实
例如：“你是我最佩服的”、“你的涵养特别好”、“你的功劳最大”、“你的群众基础最牢”、“你是最有德性、最具有全面的非常难得的人才”等。
赞扬的目的本来是为了激励员工、让员工更加投入工作，但夸大其词的赞扬却因为不合实际，起到反效果。员工的理解能力再差，也能分辨出这是发自上司内心还是随口应和。有些时候，员工甚至会把这种赞扬当作上司对自己的一种讽刺，从而影响双方的关系。
（4）人前说人
例如：“在这方面×××要比你差得多”、“×××的工作不如你多”、“×××的能力不如你强”、“做这项工作，×××不如你合适”等。
如果管理者在员工面前说三道四，特别是在谈话中涉及他人的缺点和不足，不仅会破坏谈话的气氛，还容易产生流言飞语。
（5）主观武断
例如：“我所分析的绝对没错”、“×××对你的评价是完全对的”、“你别再解释了，绝对是你的错（或绝对是你不对）”、“你所做的、所讲的百分之百只能由你自己负责”、“你还有什么可说的呢”等。
如果管理者总是自以为是，不能倾听员工的意见，很容易引起员工的不满。
（6）人身攻击
例如：“我问你，你长没长脑袋”、“你真的不配当这个角色”、“少逞能吧，看你那模样”等。
这类话语会刺激或伤害员工的心灵，使其感到人格受到了侮辱，甚至会导致员工丧失自尊和自信，索性“破罐子破摔”。
（7）居高临下
例如：“你不听也得听”、“我希望你承认这一点”、“你没意见也好，有意见也罢，反正就这么定了，反正就这么办”等。
与其说是谈话，不如说是在下命令，给人一种受训的感觉。假如员工一直感觉自己在受训的话，自然而然地会产生压抑感，谈话就很难顺利进行。
（8）虚张声势
例如：“你倘若再这样的话，我就……”、“这是上级要求和有关政策规定，你非得这样不可，否则，后果自负”等。
这类虚张声势的官腔官调，会让员工丧失对管理者本人的信任，还会让员工感到无所适从。如此一来，谈话的目的更难以达到。
作为管理者，要想在员工面前树立良好的形象，就必须注意什么话该讲，什么话不该讲；什么话会伤人，什么话会暖人。掌握了说话技巧会更有利于与员工交流，促进管理。
3．因人而异，灵活沟通
不同的员工有不同的性格。管理者应摸清情况，采用不同的方式与员工进行沟通。
有这样一个笑话：
一家公司门口，两个工人正在奋力地搬运一个大木箱。尽管他们累得精疲力竭，但箱子却并没有被移动半点儿。
最后，门里面的那个人说道：“我看算了，我们绝不可能把箱子弄出去了。”
“你说什么？把箱子弄出去？难道不是搬进去吗？”门外面的人嚷道，“我还以为我们正试图将它搬进去呢，怎么不早说啊？”
从这个笑话可以看出，沟通不当往往会适得其反。为了正确沟通，管理者在与员工沟通的时候要注意以下几个方面。
（1）话不在多而在精
墨子是战国初期宋国人，是当时很有名的思想家和政治家。他的一位学生曾经问他：“老师，多说话到底好不好？”
墨子为学生举了两个例子：“不知道你有没有注意水边的蛤蟆和到处乱飞的苍蝇。它们总是不知疲惫地叫个不停，就是不想被人们忽视。然而，无论它们叫得多么卖力、叫得多么辛苦，人们始终对它们的叫声充耳不闻，对它们的存在视而不见。雄鸡则与蛤蟆、苍蝇不同。每当黎明出现时，它便站在屋顶，迎着朝阳昂首啼叫。人们一听到它的叫声，便起床迎接新的一天。”
墨子接着说道：“蛤蟆和苍蝇整天叫个不停，换来的是人们的忽视；雄鸡每天早上只叫一小会儿，人们却能够闻声而动。说话也是同样的道理。”
有些管理者认为，要想让员工完全听懂自己的话，一定要多与员工沟通。于是，他们会不厌其烦地找员工交流。在这，管理者犯下了与蛤蟆、苍蝇类似的错误。这样做的后果只能让员工感到烦躁，最终对管理者的话不予理睬。
作为管理者，更重要的是表达简洁明了，使员工能够轻松理解自己的期望。这样一来，员工在短暂的交谈之后就能明白管理者的话，管理者的目的也就达到了。
（2）沟通要因人而异
孔子和他的几位弟子在游学时曾路过一个村庄，当时他们又累又渴，就把马拴在村旁的一棵树上，在另一棵树下休息。他们坐在地上，边喝水边聊天，正在这时，他们的马用力挣断了束缚它的缰绳，冲向附近的麦田吃起麦苗来。麦田的主人非常生气，一怒之下扣下了它。
当时子贡也在场，他是孔子弟子中特别突出的一位，不仅口齿伶俐，而且善于辩论。见到老师的马被人扣下后，子贡走上前去与麦田主人理论，争取通过和解的方式把马要回来。然而，麦田的主人毕竟是个农夫，他听不懂子贡文绉绉的大道理，不愿意理会他，子贡只好无功而返。
这时，孔子的另一位弟子表示愿意替老师要回马。这位弟子在不久前才归入孔子门下，其才华远远比不上子贡，但孔子还是同意了他的请求。
他不紧不慢地走到麦田主人的跟前，笑着说道：“我的马吃了你的麦子，自然是我的不对。然而，你有麦田，我也有麦田。我们的田地离得又不是很远，难道你能保证自己不会有疏忽的时候？如果你此时扣了我的马，以后你的牛吃了我的庄稼后，我又该如何做呢？我们同是种庄稼的人，难道不能相互谅解吗？”
麦田主人听了他讲的道理后，心情顿时舒畅，表示不再追究此事。于是，这位弟子顺利地把马牵回了。
在企业里，有些员工性格比较内向，管理者在与他们交流的时候，最好不要与他们开玩笑；有些员工自尊心比较强，管理者在与他们交流的时候，一定要更加注意自己的用语，千万不要让他们感觉到自尊心受到伤害。
如果管理者在与员工沟通的过程中，不知道根据员工性格采用不同的沟通方式，就会事倍功半，甚至无功而返。
沟通要因人而异，针对不同的人采取不同的沟通手段，才能取得最佳效果。
4．要想交流，先要同流
如果管理者始终认为员工不理解自己的原因，是员工本身的水平有限，那么管理者是无论如何也不能与员工“同流”的，甚至令自己和员工之间的距离越来越远。如果出现了这种情况，所谓的与员工进行有效交流便成了一句空话。
战国后期，楚顷襄王在位时，宋玉担任楚国大夫。
宋玉在任期间，常有人上奏指责他。为了澄清事实，顷襄王将宋玉召入宫中，当面质问。顷襄王厉声问道：“宋玉，你能不能让我的耳根清净清净？自从你上任以来，我总是听到有人向我反映对你的不满。对你不满的人不仅为数众多，而且包括各个阶层，你让我如何相信你呢？”
从顷襄王的话中，宋玉知道自己触怒龙颜，如果不能解释清楚，就会大祸临头。他立即伏地叩拜，忐忑不安地说：“臣有罪，弄得大王不得安宁。任何事情的发生都是有原因的，众人对我的不满自然有他们的原因，但这并不表示我的做法是错误的。希望大王能够容许我讲一个故事，我相信大王听完后，就会明白其中的缘由。”
顷襄王示意宋玉继续说下去，于是宋玉接着说：“先王时代，一位歌唱家曾在这个地方表演过。首先，他演唱了《下里》和《巴人》，这两首歌曲非常通俗，妇孺皆知，以至于数千人与他和唱，顿时歌声震天；接着，他唱了《阳阿》和《薤露》，这两首歌曲是民谣，流行程度不及《下里》和《巴人》，如此一来，和唱者仅剩下数百人；后来，他演唱了《阳春》和《白雪》，这两首歌曲不仅格调高雅，而且韵律变化无穷，令人难以捕捉，结果和唱者寥寥无几。这种现象说明，当歌曲的风格和境界达到一定程度时，能够和唱的人自然会减少，而能够理解的人将会更少，甚至没有人能够理解。”
世间的万事万物都遵循这个道理。例如，鸟中有凤，鱼中有鲲。凤凰稍一振翅，便可直上云霄。它能翱翔天空，知道天有多大、地有多高，而这些是在灌木丛中寻食的山鸡难以理解的。大鲲稍稍摆尾，便能潜人海底。它能畅游大海，知道江有多阔、海有多深，而这些是在池塘中嬉戏的小鲵难以理解的。
“既然如此，世上肯定有这样一类人，他们如鸟中凤和鱼中鲲，其思想和行为由于不平凡而难以被常人理解。所以，对我不满的人是因为他们不理解我，而不是因为我做得不对。”
宋玉的解释虽有其道理，但对于管理者而言，要想管理好员工，一定要与员工广泛接触。在接触的过程中，既要听懂员工的话、理解员工的行为，又要使员工明白自己的期望、理解自己。只有这样，才能达到交流的目的。宋玉那种被人误解的情况就不会出现了。
要想与员工之间进行心与心之间的交流，必须先要学会如何与员工同流。同流的方式有很多，这里列举三种：
（1）示弱
有位记者对一位政治家非常反感，因为他不能容忍政治家的趾高气扬。为了让政治家出出丑，他前去拜访，想搜集一些有关政治家的丑闻。