商务人员在日常交往中所必不可少的一件事，就是要组织各种商务专题活动、组织各种会议或参加各式会议。因此，商务专题活动成为商务活动的有机组成部分之一。商务人员在各种专题活动中，应当遵守有关礼仪规范，提高本企业在社会上的知名度和美誉度，树立良好的形象。
8.1商务会议礼仪
1.掌握一般商务会议礼仪的组织工作；
2.掌握会议通知及回执；
3.掌握会场的选择及布置。
公司要小王主持圆桌会议讨论。此前王晓没有经验，又因为准备得不充分，她感到非常紧张，没有把气氛调动起来。同事在旁边给王晓提醒，让她不要随时打断嘉宾的谈话，要给他们制造话题，使讨论更激烈些。可此时的小王只是在发抖，脑子一片空白，恨不得一头钻进地缝里。最后，这次商务会议的效果可想而知，领导对小王的表现及态度非常失望，小王的自信心也受到重创。
思考题
如果你是小王，你应该怎么做？
商务人员在日常商务交往中，必须经常要做的事情之一，就是组织会议、主持会议或参加会议，因此会议自然而然地成为商务活动的有机组成部分。在现代社会，会议是人们从事各类组织活动的一种重要方式，也是一个团体集中讨论问题、提出方案、布置任务的重要载体。在一般情况下，商务会议是指有目的地组织人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。
按照商务会议的具体性质进行分类，商界的会议大致可以分为4种类型：政务型会议；业务型会议；群体型会议；社交型会议。
会议是否成功取决于会议的组织者，组织会议必须确保会议的顺利进行。
8.1.1会议计划的制订
1.拟定会议主题
会议的主题即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，只有在会议的主题确定下来后，才可据此一一加以确定。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导人员确定。日常会议的议题，有时由分管某项工作的部门提出，有时由下级机关或根据领导指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审定后，按周、月或季度统筹安排。
2.拟发会议通知
各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好。参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并落实参会人员。
会议通知应包括以下6项内容。（1）标题，重点交代会议名称。（2）主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。（3）会期，应明确会议的起止时间。（4）报到的时间与地点，对交通路线特别要交代清楚。（5）会议的出席对象。（6）会议要求，这是指与会者材料及生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用等问题。
3.起草会议文件
会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的是开幕词、闭幕词和主题报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
4.安排会务服务
要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。在会场内，则应当对与会者有求必应，尽量满足其一切正当要求。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。
8.1.2会议通知及回执
1.会议通知的内容
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知的写法有两种：一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，这种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。
2.会议通知的种类
会议通知按形式划分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式划分，有面对面通知、电话通知、计算机通知、电报通知、墙报通知、报刊通知、广播通知、电视通知等。
书面通知按传递方式划分，有内部传递通知、邮寄传递通知，以及报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。
3.会议通知的发送
会议通知的发送应尽量早些，以便与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶赴会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。
4.会议通知的回执
回执对于主办者来说，是商务会议活动成功与否的判断标准之一。回执收到后，通常需要统计以下信息：人数、职务、性别、联系方式、到达时间、迎送要求等，同时确认回执的有效性。
回执有多种回复形式：传真、信函、电子邮件等。回执需要注意的是，如果会议条件允许，应考虑到与会者的特殊要求。
8.1.3会场的选择及布置
1.会场的选择
会场的选择要根据会议的性质、规模、与会者等综合情况来决定会场的选择。一般考虑下列因素：
（1）会场大小适中，面积以每人平均23平方米为宜；（2）会场地点适中；（3）会场附属设施齐全。
2.会场的布置
不同的会议要求有不同的布置形式。庆祝大会会场要求喜庆热烈，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常商务工作会议会场要求简单实用。
3.座次的安排
一般情况下，会议座次的安排分为以下两类。
（1）方桌会议。会议室中是长方形（包括椭圆形）的桌子。方桌可以体现主次，在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，则其一般坐在这个长方形的短边的一边，或者是比较靠里的位置。即以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就座，主人背对门坐，而客人面朝门坐。
（2）圆桌会议。会议室中以圆形桌布局。在圆桌会议中，可以不用拘泥太多礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的是比较主要的座位。
特殊情况座次安排
同级单位座谈交流适用座谈会座次。如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着主办方将自己引导到座位上去。一般会议的主席坐在离会议室门口最远的桌子末端。主席两边是参加公司会议的客人和拜访者的座位，或者是高级管理人员、助理的座位，以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。如果会议中有很特殊的规定，如有从其他国家或国内其他公司来的代表，那个公司的高级代表坐在长会议桌的中间，本公司的高级管理人员坐在其对面，在他们身边都坐着自己公司的职员，而会议桌的两端则空着。会议座位的次序不像正式宴会上男女交叉着来安排。业务会议不应区分性别，但最好避免男女面对面就座。
8.1.4会场服务及会后工作安排
1.会前的接待工作
会议前的接待工作包括签到与引座。
签到有簿式签到、卡证签到、会议工作人员代为签到和座次表签到等方法。
2.会议中的服务礼仪
1）会议接送
会议接送主要是根据参加会议者的具体情况，以及人数多少安排相应的车辆。
2）协调工作会场
协调工作会场主要是资料收集、整理与分发；准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿等会议相关物品。
3）会议设备
会议设备主要是提供会议所需的白板、纸笔、音像、投影仪、互联网、普通多媒体及其他视听设施服务；准备会务用品（代表证、餐票、会标等），印制、装订会议资料。
4）记录留念
记录留念主要是准备会议录像、摄影、广告宣传、会议纪念品；为会议制作通讯录，搜集反馈意见。
5）秘书事务
秘书事务是由专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮；落实秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3.会议的善后
会议的主要善后工作是形成会议纪要。在会议结束之后，会议纪要应遵循的商务会议礼仪主要是要形成文字结果，如果没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事务的跟进。
复习思考题
1.一般商务会议在会前要注意些什么？请举例说明。
2.商务会议大致可以分为哪几种类型？
3.商务会议过程中的服务工作主要涉及哪些内容？
阅读分析讨论
一个多变的通知
某企业以董事会的名义发布了一则会议通知。为了给各个部门有充裕的时间准备会议材料和安排工作，决定先由办公室电话通知各个部门，最后再发书面通知。电话通知后不久，一位领导指示，让负责某个项目的各部门负责人也要参加会议。于是再通知。不久，又有一位领导指示，让另一个项目的负责同志也参加会议。于是再一次进行了电话通知。一个会议的电话通知，通知了补充，补充了又补充，使得员工无所适从。
分析讨论
1.你从协调礼仪的角度分析，应如何避免类似情况的发生？
2.你认为会议通知要注意哪些内容？
模拟商务会议流程
实训目标：掌握商务会议的流程并了解会议的礼仪规范。
实训内容与要求：拟定一个会议通知，由同学分组准备商务会议，模拟商务会议流程，并检查是否完整规范。场地布置及礼仪要求必须面面俱到。
实训成果与检测：每组学生进行演示，其他学生及教师进行检查和点评。
1.马飞.商务礼仪规范手册.北京：金城出版社，2009.
2.中国礼仪网，http：//www.welcome.org.cn.
3.金正昆.商务礼仪教程.北京：中国人民大学出版社，2009.
8.2开业仪式礼仪
1.初步掌握开业仪式的原则；
2.掌握开业场地布置；
3.掌握开业仪式程序。
贵阳旅游春节系列活动启动暨贵阳机场旅游形象店剪彩仪式
2010年2月10日上午，贵阳龙洞堡国际机场到达厅锣鼓阵阵、人潮涌动。市长在启动仪式上宣布“红红火火过新年·欢欢喜喜游贵阳”活动启动。副市长在启动仪式上致辞，主要领导为贵阳机场旅游形象店剪彩。启动仪式结束后，就有刚下飞机的游客到贵阳机场旅游形象店咨询，特别是刚发行的新版贵阳旅游交通图，十分受游客欢迎。让来到贵阳的游客“一图在手，轻轻松松自助游”。
思考题
在这样隆重的开业仪式活动中，你认为作为一名商务礼仪小姐应该做哪些事情？
8.2.1筹备开业仪式
1.开业仪式遵循的三原则
开业仪式在指导思想上要遵循“热烈”、“节俭”与“缜密”三原则。
“热烈”是要想方设法在开业仪式的进行过程中营造出一种欢快、喜庆、隆重而又令人激动的氛围，而不应让其过于沉闷、乏味。
“节俭”是要求主办单位勤俭持家，在举办开业仪式和为其进行筹备工作的整个过程中，在经费的支出方面量力而行，节制、俭省。
“缜密”是主办单位在筹备开业仪式之时，既要遵行礼仪惯例，又要具体情况具体分析，认真策划，注重细节，分工负责，一丝不苟。力求周密、细致，严防百密一疏，临场出错。
筹备开业仪式时，对于舆论宣传、来宾约请、场地布置、接待服务、礼品馈赠、程序拟定6个方面的工作，尤其需要事先做好认真安排。
2.舆论宣传工作
舆论宣传的常规工作如下。
（1）选择有效的大众传播媒介，进行集中性的广告宣传。其内容大多是开业仪式举行的日期、开业仪式举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。
（2）邀请有关的大众传播人士在开业仪式举行之时到场进行采访、报告。这主要是对本单位进行进一步的正面宣传。
3.来宾约请工作
开业仪式影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与人数的多少。在力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业仪式。地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导、合作单位与同行单位的领导、社会团体负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并装入精美的信封，由专人提前送达对方手中，以便来宾早作安排。
8.2.2场地布置工作
开业仪式多在开业现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。
（1）举行开业仪式时宾主一律站立，一般不布置主席台或座椅。为显示隆重与敬客，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球和彩带。
（2）在醒目之处摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等，亦须提前准备好。对于音响、照明设备，以及开业仪式举行之时所需使用的用具、设备，必须事先认真进行检查、调试，以防其在使用时出现差错。
（3）做好接待服务工作。在举行开业仪式的现场，一定要有专人负责来宾的接待服务工作。在接待贵宾时，需由本单位主要负责人亲自出面。在接待其他来宾时，则可由本单位的礼仪小姐负责此事。须为来宾准备好专用的停车场、休息室，并为其安排饮食。
礼品馈赠
（1）宣传性。礼品可选用本单位的产品，也可在礼品及其包装上印有本单位的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。
（2）荣誉性。要使礼品具有一定的纪念意义，并且使拥有者对其珍惜、重视，并为之感到光荣和自豪。
（3）独特性。礼品应与众不同，具有本单位或本地区的鲜明特色，一目了然，并且令人过目不忘。
8.2.3开业仪式程序
1.开场
开场即奏乐，邀请来宾就位，宣布仪式正式开始，介绍主要来宾。
2.过程
过程是开业仪式的核心内容，通常包括本单位负责人讲话，来宾代表致辞，启动某项开业标志等。
3.结尾
结尾包括开业仪式结束后，宾主一起进行现场参观、联欢、座谈等。
开业仪式是一个统称，在不同的适用场合它往往会采用其他一些名称，如开幕仪式、开工仪式、奠基仪式、竣工仪式、通车仪式、通航仪式等。它们的共性都是要以热烈而隆重的仪式，来为本单位的发展创造一个良好的开端。它们的个性，则表现在仪式的具体运作上存在一定差异，需要有所区别。
复习思考题
1.开业仪式的场地布置应该注意些什么？请举例说明。
2.来宾约请中的注意事项有哪些？
3.开业仪式过程中应该注意哪些问题？
阅读分析讨论
某鞋城开业典礼仪式议程安排
9：28参加开业典礼的领导、嘉宾由礼仪人员引领走上主席台。
9：30开业典礼正式开始。
主持人介绍参加开业典礼的领导、嘉宾；宣布某鞋城开业典礼开始。
请上级领导致贺词。（2分钟）。