房子空间大、人员少，给人的印象是新闻发布会的新闻内容价值不大；满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象是有很重要的消息。不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其他反射光线的背景之前，以防镜头效果受损。会场应设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次，特别是在有贵宾到会的情况下。在每个记者席上准备有关资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。室外布景是营造热烈气氛的先导，可以在会场外围设置一些横幅、竖幅、飘空气球、拱形门等。
8.4.2新闻发布会的人员安排
在准备新闻发布会时，主办方必须精心做好有关人员的安排工作。新闻发布会的主持人都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。新闻发布会的发言人是会议的主角，发言人通常由本单位的主要负责人担任。精选一些本单位的员工，负责会议现场的礼仪接待工作，最好是由品貌端庄、工作负责、善于交际的年轻女性担任。
1.发言人的选择
（1）有效的传播与沟通能力。发言人应具有广泛的知识面，清晰明确的语言表达能力、倾听能力和反应能力，善于运用肢体语言。
（2）具有执行原定计划并加以灵活调整的能力。
（3）头衔--新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
2.主持人的选择
在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一语，都代表主办单位形象，因此，必须注意讲话的分寸。无论主持人还是发言人，都是以办好新闻发布会为宗旨的，因此二者之间一定要做到分工明确、彼此支持，有默契地相互配合。
8.4.3新闻发布会的礼仪
1.仪表的要求
主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰，一定要事先进行认真修饰。主持人、发言人要进行必要的化妆，并且以化淡妆为主。发型应当庄重而大方，男士宜穿深色西装套装、白色衬衫、黑色鞋子，并且打领带，女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜、高跟皮鞋。服装必须干净、挺拔，一般不宜佩戴首饰。在面对媒体时，主持人、发言人都要做到举止自然大方，面含微笑，目光炯炯，表情松弛，坐姿端正。
2.材料的准备
在筹备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人预备好宣传提纲、发言提纲、问答提纲、辅助材料4个方面的主要材料。材料是提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，在新闻发布会前发放给新闻媒体。
在新闻发布会后，有时也可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观。但值得注意的是，这些安排要符合实际，不可弄虚作假或泄露商业秘密。
3.后续工作
新闻发布会结束之后，应对照一下现场使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查新闻界人士的到会情况。统计出与会的新闻界人士中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿，认真整理保存新闻发布会的所有资料。需要整理、保存的有关资料包括会议自身的图文声像资料和新闻媒介有关会议报道的资料。这样不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的新闻发布会提供借鉴。
复习思考题
1.新闻发布会的时间与地点选择应该注意什么？
2.你认为新闻发言人应该具备哪些素质，为什么？
3.参加新闻发布会的人员着装上有哪些方面的要求？
阅读分析讨论
在一家大型企业新闻发布会上，记者提问：“你们公司作为行业的龙头企业，请问你们的发展战略是什么？”企业负责人回答：“我们将采用成本领先策略、差异化策略、目标集中策略3种战略。”下面有人点头，有人摇头，很多人听到后十分茫然。其实，该企业给人的感觉是以创新、差异化而出名的。企业的3种战略发展思路还没有深入人心，大家对于该企业的战略还不了解。
分析讨论
1.新闻发言人回答问题时应该注意什么？
2.对于记者的这个提问，你认为应当如何回答？
写一份新闻发布会的流程
实训目标：掌握新闻发布会仪式的流程和礼仪规范。
实训内容与要求：同学们分组模拟新闻发布会，请同学分析有无遗漏环节，并提出修改意见。
实训成果与检测：每组学生演练完毕后，其他学生及教师进行检查和点评。
1.马飞.商务礼仪规范手册.北京：金城出版社，2009.
2.中国礼仪网，http：//www.welcome.org.cn.
3.金正昆.商务礼仪教程.北京：中国人民大学出版社，2009.
8.5展览会礼仪
1.了解展览会的分类；
2.掌握组织展览会的礼仪。
在一个大型展览会上，一家参展单位的工作人员都在自己的座位上上网、整理文件。对于来展位上参观的观众和顾客只是点头致意一下就继续做自己的事了。有一位观众没有理会展台上不许乱摸乱动的规定，工作人员立刻站起来呵斥。顾客觉得委屈，于是两个人就在该企业的展位上恶语相加，最后不得不请保安人员协助才疏散了观望的人群。
思考题
你觉得应该如何办好展览会？展览会上应该注意哪些礼仪？
展览会主要是特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人们参观了解的形式所组织的宣传性聚会。参展单位需要在正式参加展览会时，要求派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力。
展览会在商务交往中发挥着重大的作用，几乎所有的商界单位都对展览会倍加重视，积极参加。
展览会礼仪通常是指商界单位在组织、参加展览会时，应当遵循的礼仪规范和惯例。
8.5.1展览会的分类
展览会是一个覆盖面很广、内涵非常丰富的概念。按照不同的标准观察，展览会是由许许多多不尽相同的具体类型构成的。要开好一次展览会，首先必须确定其具体类型，然后再进行相应的定位。否则，会影响展览会的效果。
1.按展览会的性质分类
展览会按性质分为贸易和消费两种。对工商界开放的是贸易展览，对公众开放的是消费展览。
2.按展览品的种类分类
展览会按展览品的种类分为综合展览和专业展览两类。
3.按展览会的规模分类
展览会按规模分为国际、国家、地区、地方展，以及单个公司的独家展。规模是指展出者和参观者所代表的区域规模而不是展览场地规模。
4.按展览会的场地分类
展览会按场地分为室内场馆和室外场馆。大部分展览会是在专用展览场馆举办的。
5.按展览会的时间分类
展览会按时间分为定期和不定期两种。不定期展览会是视需要和条件举办的。
8.5.2组织展览会的礼仪
1.参展单位的确定
一旦决定举办展览会，按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，向拟参展的单位发出正式的邀请或召集。邀请或召集参展单位的主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。不管是采用其中哪一种方式，均须同时将展览会的宗旨、展出的主要题目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用等，一并如实地告知参展单位，以便对方据此决定是否参展。
对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核，切勿良莠不分，来者不拒。当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时以专函进行通知，使被批准的参展单位尽早做好准备。
2.展览内容的宣传